Polityka prywatności

Administratorem Twoich danych osobowych w rozumieniu art. 4 pkt 7 RODO jest:

Nie wyznaczyliśmy Inspektora Ochrony Danych — nie jesteśmy do tego zobowiązani na podstawie art. 37 RODO. We wszystkich sprawach dotyczących Twoich danych prosimy o kontakt na powyższy adres e-mail.

W zależności od sposobu korzystania z Platformy, przetwarzamy następujące kategorie danych:

• Dane rejestracyjne — adres e-mail, hasło (przechowywane wyłącznie w postaci zabezpieczonego skrótu) oraz nazwa firmy. Jeśli zakładasz Konto przez Google, zamiast hasła otrzymujemy od Google adres e-mail, imię i nazwisko oraz zdjęcie profilowe.
• NIP — podajesz go najpóźniej przed pierwszym wypełnieniem dokumentów ofertowych.
• Numer telefonu — nieobowiązkowy, do kontaktu w sprawie Konta; nie wysyłamy na niego kodu SMS.
• Dane firmy z rejestru REGON — REGON, KRS, adres, kod PKD oraz dane kontaktowe pobrane z bazy Głównego Urzędu Statystycznego po podaniu NIP.
• Dane z konfiguracji — kody CPV, regiony, zakres budżetowy, frazy zainteresowań, OC/wadium podane przez Ciebie w procesie wdrożeniowym oraz w ustawieniach profilu.
• Treść strony WWW Twojej firmy — jeśli wskażesz swoją stronę w procesie wdrożeniowym, pobieramy jej publicznie dostępną treść w celu wygenerowania propozycji konfiguracji. Surowy tekst strony nie jest przechowywany — zapisujemy wyłącznie wygenerowane podsumowanie i propozycje.
• Treści dodawane w Platformie — wiadomości w czacie z Januszem, wgrane dokumenty, ceny, notatki oraz dane do wypełnianych dokumentów ofertowych.
• Dane rozliczeniowe — dane do faktury, identyfikator transakcji Stripe (nie przechowujemy danych kart płatniczych).
• Dane połączonych aplikacji AI — gdy łączysz Konto z aplikacją AI (np. Claude, ChatGPT): identyfikator aplikacji, adres IP, czas i rodzaj użytych narzędzi oraz polecenia przekazane narzędziom (np. szukane słowa, numer przetargu, wybrany status), bez odpowiedzi narzędzi. Przy zmianie danych firmy i danych wpisywanych do dokumentów zapisujemy tylko, które pola zmieniono, bez ich treści.
• Dane techniczne — adres IP, identyfikator urządzenia, typ przeglądarki, czas i rodzaj wykonanych operacji w Platformie (logi).

Twoje dane przetwarzamy w następujących celach:

• Świadczenie usługi (rejestracja, logowanie, w tym kontem Google, dostęp do funkcji Platformy) — podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy).
• Obsługa płatności i wystawianie faktur — podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b RODO oraz art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązek prawny, m.in. ustawa o rachunkowości).
• Komunikacja transakcyjna (potwierdzenie rejestracji, powiadomienia o przetargach dopasowanych do profilu, faktury) — podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
• Marketing własny i newsletter — podstawa: art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda), którą możesz wycofać w każdej chwili.
• Analiza ruchu i poprawa Platformy — podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes administratora w postaci utrzymania i rozwoju usługi).
• Analiza aktywności w Platformie — mierzymy czas aktywny zalogowanego użytkownika w poszczególnych widokach aplikacji, aby rozwijać produkt, wykrywać nieprawidłowości i dbać o bezpieczeństwo. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes). Nie stosujemy zautomatyzowanego podejmowania decyzji ani profilowania wywołującego skutki prawne.
• Obsługa reklamacji i dochodzenie roszczeń — podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

• Dane Konta — przez okres trwania umowy oraz dodatkowo 6 miesięcy po jej zakończeniu, aby umożliwić reaktywację bez utraty konfiguracji.
• Dane rozliczeniowe i faktury — 5 lat od końca roku, w którym wystawiono fakturę (obowiązek z ustawy o rachunkowości).
• Logi techniczne — do 90 dni, chyba że konieczne jest dłuższe przechowywanie na potrzeby bezpieczeństwa.
• Dane o aktywności w Platformie (czas aktywny w widokach) — w postaci surowej do 90 dni, a w formie zagregowanej (statystyki dzienne) dłużej, na potrzeby analiz produktowych.
• Zgoda na marketing — do momentu jej wycofania.

Po upływie okresu przechowywania dane są usuwane lub anonimizowane.

Do świadczenia usługi korzystamy z dostawców wymienionych poniżej. Zakres danych przekazywanych dostawcom modeli AI opisujemy w punkcie 6.

Aplikacje AI, które łączysz sam. Możesz połączyć Konto z aplikacją AI, np. Claude (Anthropic) albo ChatGPT (OpenAI). Połączenie zakładasz sam: logujesz się w Platformie i zatwierdzasz dostęp. Aplikacja widzi wtedy dane Twojej firmy w Platformie (np. Twoje przetargi, archiwum dokumentów i alerty), a na Twoje polecenie w rozmowie może dodawać przetargi do „Moich przetargów”, zmieniać ich statusy, zamawiać streszczenia i zlecać wypełnianie dokumentów. Niczego nie usuwa i niczego nie wysyła w Twoim imieniu. To, o co poprosisz aplikację, trafia do jej dostawcy i podlega jego polityce prywatności; ten dostawca nie przetwarza danych w naszym imieniu. Ślad techniczny wywołań (czas, nazwa narzędzia, polecenie przekazane narzędziu, wynik, identyfikator Konta i aplikacji, adres IP) przechowujemy przez 90 dni, bez odpowiedzi narzędzi. Służy bezpieczeństwu, np. wykrywaniu masowego kopiowania danych, i poprawianiu działania usługi. Połączenie odłączysz w każdej chwili w Ustawieniach → Integracje → Aplikacje AI.

Część odbiorców przetwarza dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, głównie w USA: dostawcy modeli AI, Twilio, Daily.co, Sentry, Google (Analytics) i Microsoft (Clarity). Podstawą przekazania jest decyzja Komisji Europejskiej stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony (EU-US Data Privacy Framework) — wobec odbiorców nią objętych — a w pozostałych przypadkach standardowe klauzule umowne zatwierdzone przez Komisję Europejską. Kopię zabezpieczeń prześlemy na prośbę wysłaną na adres z punktu 1. Szczegóły analityki w Polityce cookies.

Modele AI przetwarzają u nas dwa rodzaje treści:

• Publiczne dokumenty przetargowe (ogłoszenia, SWZ, załączniki) oraz opis działalności firmy z profilu (co firma robi i czego nie robi) — do streszczeń i oceny, czy przetarg pasuje do firmy. Trafiają do dostawców modeli przez bramkę AI, także w USA. Ci dostawcy mogą przechowywać zapytania i wykorzystywać je do ulepszania modeli, dlatego poza opisem działalności nie przekazujemy im danych z Twojego Konta ani wiadomości, dokumentów i cen, które dodajesz w Platformie. Tytuły i opisy przedmiotu z ogłoszeń trafiają też do Alibaba Cloud (Singapur), która przypisuje im kody CPV.
• Treści, które dodajesz w Platformie (wiadomości w czacie, wgrane dokumenty, ceny, wypełniane dokumenty) — przetwarzają je dostawcy chmury obliczeniowej z modelami AI, w UE lub poza nią. Nie wykorzystują ich do trenowania modeli.

W związku z przetwarzaniem danych przysługują Ci następujące prawa (art. 15–22 RODO):

• Prawo dostępu — możesz zażądać kopii swoich danych.
• Prawo sprostowania — możesz poprawić nieaktualne lub nieprawidłowe dane.
• Prawo usunięcia („prawo do bycia zapomnianym") — możesz zażądać usunięcia danych z wyjątkami przewidzianymi prawem (np. faktury VAT przechowywane przez 5 lat).
• Prawo ograniczenia przetwarzania — możesz zażądać czasowego wstrzymania przetwarzania.
• Prawo do przenoszenia danych — możesz otrzymać swoje dane w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie.
• Prawo sprzeciwu — wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie administratora.
• Prawo wycofania zgody — w dowolnym momencie, bez wpływu na przetwarzanie wykonane przed wycofaniem.
• Prawo wniesienia skargi — do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (uodo.gov.pl).

Aby skorzystać z powyższych praw, napisz na adres kontakt@przetargowyjanusz.pl. Odpowiadamy w terminie 30 dni od otrzymania żądania.

Platforma wykorzystuje algorytmy i modele językowe do generowania podsumowań SWZ, detekcji czerwonych flag oraz dopasowywania ogłoszeń do profilu firmy. Wyniki tych algorytmów mają charakter pomocniczy i nie wywołują wobec Ciebie skutków prawnych ani nie wpływają na Ciebie w sposób istotny w rozumieniu art. 22 RODO — wszystkie decyzje przetargowe podejmuje samodzielnie Użytkownik.

Szczegółowe informacje o plikach cookies oraz Google Analytics 4 znajdziesz w odrębnej Polityce cookies.

Stosujemy adekwatne środki techniczne i organizacyjne ochrony danych zgodnie z art. 32 RODO, w szczególności:

• szyfrowanie połączeń (HTTPS/TLS 1.3) na wszystkich warstwach;
• szyfrowanie danych w spoczynku w bazie danych i magazynie plików;
• kontrolę dostępu opartą na zasadach Row-Level Security (RLS) na poziomie bazy;
• uwierzytelnianie e-mailem wymagające potwierdzenia adresu;
• regularne kopie zapasowe (backup), monitorowanie i alarmy bezpieczeństwa;
• testowanie i przegląd zabezpieczeń.

W publicznej części serwisu (strony i katalogi wykonawców oraz zamawiających) pokazujemy informacje o firmach, które składały oferty i wygrywały postępowania o udzielenie zamówień publicznych. Jeśli firmę prowadzi osoba fizyczna (jednoosobowa działalność, spółka cywilna), część tych informacji to jej dane osobowe.

• Skąd je mamy — z ogłoszeń o zamówieniach i ich wynikach (Biuletyn Zamówień Publicznych, platforma e-Zamówienia, Dziennik Urzędowy UE – TED, platformy zakupowe zamawiających), z rejestru umów podmiotów publicznych oraz z publicznych rejestrów: REGON (GUS), CEIDG, KRS, Krajowego Rejestru Zadłużonych i wykazu podatników VAT.
• Jakie dane — nazwa firmy (może zawierać imię i nazwisko), NIP, REGON, forma prawna, kod PKD, miejscowość i województwo, a także postępowania, w których firma startowała lub które wygrała, z kwotami, zamawiającymi i datami. Nie publikujemy adresu zamieszkania, numeru PESEL ani danych kontaktowych osób fizycznych.
• Po co i na jakiej podstawie — dla jawności wydatkowania środków publicznych i bezpieczeństwa obrotu gospodarczego. Podstawą jest prawnie uzasadniony interes administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Informacje o wykonawcach, którym udzielono zamówienia, są jawne z mocy ustawy Prawo zamówień publicznych.
• Jak długo — dopóki informacje są dostępne w źródłach i służą temu celowi. Aktualizujemy je na podstawie źródeł.
• Twoje prawa — dostęp do danych, ich sprostowanie, usunięcie lub ograniczenie przetwarzania, sprzeciw (art. 21 RODO) oraz skarga do Prezesa UODO. Sprzeciw albo prośbę o poprawienie danych wyślij na adres kontakt@przetargowyjanusz.pl. Odpowiadamy w ciągu miesiąca.

Na stronach pojedynczych umów z Centralnego Rejestru Umów pokazujemy także imię i nazwisko osoby prywatnej, która zawarła umowę z instytucją publiczną. Te dane są jawne z mocy prawa: rejestr publikuje je na podstawie art. 34a ustawy o finansach publicznych i rozporządzenia Ministra Finansów (Dz.U. 2026 poz. 440). Sądy — m.in. Sąd Najwyższy (wyrok z 8 listopada 2012 r., I CSK 190/12) i Naczelny Sąd Administracyjny — potwierdzają, że ujawnienie imienia i nazwiska osoby, która zawarła umowę opłacaną ze środków publicznych, nie narusza jej prywatności. Pokazujemy te dane w celu jawności wydatkowania środków publicznych. Podstawą jest nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Nie pokazujemy adresu tej osoby. Takich stron nie udostępniamy wyszukiwarkom, a w katalogach i na innych stronach serwisu w miejscu nazwiska widnieje „osoba fizyczna”. Jeśli nie chcesz, żeby Twoje nazwisko było u nas widoczne, napisz do nas — usuniemy je.

Wyjątkiem jest wyszukiwarka umów na stronie katalogu umów: jeśli wpiszesz w niej imię i nazwisko osoby prywatnej, która zawarła umowę z instytucją publiczną, w podpowiedziach i na liście wyników zobaczysz tę umowę z jej nazwiskiem (zamiast „osoba fizyczna”). Nie pokazujemy adresu tej osoby, a strony z wynikami wyszukiwania nie są udostępniane wyszukiwarkom internetowym. Podstawa i cel są takie same jak wyżej — nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) i jawność wydatkowania środków publicznych. Sprzeciw albo prośbę o usunięcie nazwiska wyślij na adres kontakt@przetargowyjanusz.pl.

Możemy aktualizować niniejszą Politykę, jeśli zmieni się zakres usług lub przepisy prawa. O istotnych zmianach poinformujemy z 14- dniowym wyprzedzeniem na adres e-mail przypisany do Konta. Bieżąca wersja jest zawsze dostępna pod tym adresem.