Wykonanie, dostawa i wdrożenie systemu do rezerwacji obiektów sportowych i oświatowych, realizowanego w ramach zadania pn.: „Inteligentne zarządzanie dostępnością obiektów sportowych i oświatowych”. Zadanie realizowane w ramach projektu FEPD.01.04-IZ.00-0001/25 pn. „Budowa Smart City i Smart Village poprzez wykorzystanie nowoczesnych technik cyfrowych do zarządzania MOF” dofinansowanego z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach programu Fundusze Europejskie dla Podlaskiego 2021-2027.

Nr sprawy: RFZ.042.23.4.2026. Typ zamówienia: Dostawa i usługa — wykonanie, dostawa i wdrożenie systemu do rezerwacji obiektów sportowych i oświatowych (zamówienie mieszane, przeważają usługi informatyczne). Oznaczenie CPV: 48000000-8 (Pakiety oprogramowania i systemy informatyczne) oraz 72421000-7 (Usługi w zakresie rozwijania internetowych lub intranetowych aplikacji klienckich). Tryb udzielenia zamówienia: Postępowanie wyłączone z obowiązku stosowania ustawy Pzp na podstawie **art. 2 ust.

Miasto Suwałki — adres: ul. Adama Mickiewicza 1, 16-400 Suwałki. NIP: 844-215-51-52, Regon: 790671030. E-mail: org@um.suwalki.pl. Inspektor Ochrony Danych: iod@um.suwalki.pl.

Postępowanie prowadzone jest w trybie zapytania ofertowego zgodnie z zasadą konkurencyjności. Zamówienie jest wyłączone z obowiązku stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych na podstawie art. 2 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Pzp (t.j.

Zamawiający nie stosuje ustawy Pzp (podstawa: art. 2 ust. 1 pkt 1). Warunki udziału w postępowaniu: 1. Potencjał techniczny i osobowy – Wykonawca musi posiadać potencjał techniczny i osobowy niezbędny do wykonania zamówienia. Potwierdza się to poprzez złożenie Oświadczenia o potencjale technicznym (Załącznik nr 6). 2. Brak podstaw wykluczenia – Wykonawca nie może podlegać wykluczeniu na podstawie **art.

Dokument SWZ nie zawiera żadnych zapisów dotyczących kar umownych, sankcji, sądu polubownego, aneksowania umowy, rozwiązania umowy, siły wyższej ani FKG. Wszystkie istotne postanowienia umowne Zamawiający odsyła do projektu umowy stanowiącego Załącznik nr 5 – UMOWA wzór, który nie został udostępniony w przekazanych materiałach. Jedyna wzmianka o karach pojawia się w kontekście odpowiedzialności karnej Użytkownika za poświadczenie nieprawdy w formularzu rezerwacji (art.

• Gwarancja: minimalny okres gwarancji wynosi 5 lat od dnia podpisania bez uwag protokołu odbioru końcowego. Wsparcie techniczne (aktualizacje systemu, CMS, frameworków, wtyczek) świadczone jest przez Wykonawcę przez co najmniej 5 lat — aktualizacje wykonywane najpóźniej 30 dni po wydaniu stabilnej wersji, a w przypadku zmiany przepisów prawa — 14 dni przed wejściem w życie (lub 5 dni od publikacji, jeśli publikacja nastąpiła później).
• Dokumentacja: Wykonawca przygotowuje dokumentację systemu, instrukcję obsługi dla Administratora/Pracownika (PDF, dostępna po zalogowaniu do Backend) oraz instrukcję dla Użytkownika (PDF, dostępna na Frontend) — w języku polskim. Dokumentacja aktualizowana przy każdej zmianie systemu.
• Szkolenia: Wykonawca przeprowadzi szkolenia online lub stacjonarne: 3‑godzinne dla roli Pracownik (maks. 36 osób) oraz 3‑godzinne dla roli Administrator (maks. 18 osób), wraz z materiałami szkoleniowymi i środowiskiem testowym. Po odbiorze końcowym dostarcza zaświadczenie o szkoleniach i listy obecności.
• Własność intelektualna / ochrona danych (RODO): System musi spełniać wymogi RODO — w tym metrykę i raport wykorzystania danych osobowych użytkownika, rejestr zmian operacji oraz procedurę usuwania konta z anonimizacją danych. Administrator danych: Urząd Miejski w Suwałkach. Wykonawca dostarcza umowę powierzenia przetwarzania danych (Załącznik nr 4).
• Wydajność: Średni czas odpowiedzi dla transakcji bez zapisu do bazy — max 5 s (maksymalny 20 s); z zapisem — średni 10 s (maksymalny 30 s).

Wymagane dokumenty ofertowe:

1. Formularz ofertowy – sporządzony według wzoru stanowiącego Załącznik nr 2.
2. Oświadczenie o potencjale technicznym – według wzoru stanowiącego Załącznik nr 6, potwierdzające posiadanie potencjału technicznego i osobowego niezbędnego do wykonania zamówienia.
3. Oświadczenie o nie wykluczeniu – według wzoru stanowiącego Załącznik nr 7, dotyczące niewykluczenia na podstawie art. 7 ust. 1 ustawy o przeciwdziałaniu wspieraniu agresji na Ukrainę.
4. Oświadczenie o braku powiązań kapitałowych lub osobowych – według wzoru stanowiącego Załącznik nr 8, dotyczące braku powiązań z Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań. Format dokumentów:

• Oferta musi być sporządzona w języku polskim, z zachowaniem formy pisemnej pod rygorem nieważności.
• Oferta musi być złożona przez portal Bazy Konkurencyjności i opatrzona jednym z ważnych podpisów elektronicznych: podpisem kwalifikowanym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym osoby reprezentującej Wykonawcę.

Poniżej zestawiono potencjalne ryzyka dla Wykonawcy wynikające z treści SWZ i OPZ: 1. Krótki termin składania ofert – termin upływa 03.06.2026 r., godz. 10:00, a dokument został opublikowany 22.05.2026 r., co daje zaledwie około 12 dni na przygotowanie oferty i ewentualne pytania. 2. Realizacja w 60 dni roboczych – system musi zostać wdrożony w ciągu maksymalnie 60 dni roboczych od dnia zawarcia umowy, przy czym wdrożenie + dokumentacja + zgłoszenie gotowości – w 45 dni roboczych, a testy i poprawki – w kolejnych 5+5+5 dni roboczych. Jest to termin silnie skompresowany jak na system o tak rozbudowanej funkcjonalności (83 obiekty, 18 jednostek, integracja płatności, API, 2FA, WCAG 2.1 AA). 3. Nieproporcjonalne wymagania gwarancyjne i serwisowe – okres gwarancji min. 5 lat (str. 2 SWZ), a w ramach wsparcia technicznego Wykonawca zobowiązuje się do wykonywania aktualizacji wynikających ze zmian przepisów prawa w terminie do 14 dni przed wejściem w życie nowych przepisów. Ryzyko kosztownego utrzymania zgodności przez 5 lat. 4. Kryterium oceny ofert – wyłącznie cena (100%) – brak kryteriów jakościowych, co premiuje najniższą cenę i może prowadzić do niedoszacowania kosztów realizacji.