Zakup i dostawa oprogramowania ERP z modułami MES, CRM, Sprzedaż, Zakupy, Magazyn w związku z realizacją przez JAR Sp. z o.o. projektu pt. „Rozwój przedsiębiorstwa JAR Sp. z o.o. w kierunku transformacji cyfrowej zgodnej ze standardami przemysłu 4.0 poprzez wdrożenie rozwiązań cyfrowych zgodnie z Planem Transformacji Cyfrowej” w ramach programu Fundusze Europejskie dla Polski Wschodniej 2021-2027, Priorytet: Przedsiębiorczość i Innowacje, Działanie 1.2 Automatyzacja i robotyzacja w MŚP (numer naboru FEPW.01.02-IP.01-001/24, numer wniosku o dofinansowanie FEPW.01.02-IP.01-0118/24, umowa o dofinansowanie FEPW.01.02-IP.01-0118/24)

Zamawiający: JAR Sp. z o.o. Adres: Lesk 33, 19-400 Olecko NIP: 8470000533 Zamawiający jest spółką z ograniczoną odpowiedzialnością, zajmującą się produkcją palet drewnianych (w tym fitosanitarnych) i innych opakowań drewnianych. Nie jest podmiotem leczniczym ani sektorowo-specyficznym w rozumieniu przepisów o zamówieniach publicznych.

Zamówienie jest udzielane w trybie zapytania ofertowego z zachowaniem zasady konkurencyjności i równego traktowania Wykonawców, zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach EFRR, EFS oraz Funduszu Spójności na lata 2021–2027. Nie stosuje się ustawy Prawo zamówień publicznych (Pzp) — postępowanie ma charakter prywatny, finansowane ze środków unijnych w ramach projektu FEPW.01.02-IP.01-0118/24.

Dokument nie zawiera informacji o wartości szacunkowej zamówienia ani o planowanym budżecie Zamawiającego. Nie podano także stawek VAT ani informacji o tym, czy kwoty w ofercie mają być brutto, czy netto — wskazano jedynie, że oferta powinna zawierać cenę netto i brutto, a cena ma charakter ryczałtowy. Zamówienie jest finansowane ze środków unijnych w ramach programu Fundusze Europejskie dla Polski Wschodniej 2021-2027, Priorytet: Przedsiębiorczość i Innowacje, Działanie 1.2 Automatyzacja i robotyzacja w MŚP. Numer umowy o dofinansowanie: FEPW.01.02-IP.01-0118/24.

Zamawiający JAR Sp. z o.o. (Lesk 33, 19-400 Olecko) określił następujące warunki udziału w postępowaniu: Kryteria dopuszczające (warunki udziału):

• Wykluczenie z tytułu powiązań kapitałowych lub osobowych – z udziału wykluczeni są oferenci powiązani osobowo lub kapitałowo z Zamawiającym (m.in. posiadanie ≥ 10% udziałów/akcji, pełnienie funkcji członka organu nadzorczego/zarządzającego, pokrewieństwo). Weryfikacja na podstawie oświadczenia (Załącznik nr 2).
• Wykluczenie z tytułu wspierania agresji Rosji na Ukrainę – na podstawie art. 7 ust. 1 ustawy z 13.04.2022 r. Weryfikacja na podstawie oświadczenia (Załącznik nr 5).
• Doświadczenie i potencjał techniczny – oferent musi posiadać niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponować potencjałem technicznym i osobowym zdolnym do wykonania zamówienia.
• Sytuacja finansowa i ekonomiczna – oferent musi znajdować się w sytuacji finansowej i ekonomicznej zapewniającej realizację zamówienia.
• Zgodność działalności – oferent musi prowadzić działalność gospodarczą zgodną z przedmiotem zamówienia.
• Uprawnienia – oferent musi posiadać uprawnienia do wykonywania określonej działalności, jeżeli przepisy prawa nakładają taki obowiązek.

KRYTERIA OCENY OFERT: 1. CENA (C) – waga 70 — ocenie podlega cena netto. Wzór: C = (najniższa oferowana cena netto / cena netto oferty badanej) × 70. 2. Szybkość reakcji serwisowej (S) – waga 15 — ocenie podlega czas reakcji serwisu w godzinach (termin wizyty serwisanta od momentu mailowego zgłoszenia usterki, dotyczy wyłącznie dni roboczych). Wzór: S = (najkrótszy czas reakcji serwisu w godzinach / czas reakcji serwisu w godzinach określony w ofercie badanej) × 15. 3. Termin dostawy urządzenia (T) – waga 15 — ocenie podlega termin dostawy przedmiotu zamówienia. Maksymalny termin dostawy: 6 m-cy od podpisania umowy. Za termin dostawy uznaje się protokolarny, bezusterkowy odbiór przedmiotu dostawy.

W analizowanym dokumencie nie wskazano konkretnych stawek kar umownych ani maksymalnych limitów odpowiedzialności z tytułu kar. Dokument przewiduje natomiast szczegółowe regulacje dotyczące zmian i rozwiązania umowy:

• Zmiany terminu realizacji – dopuszczalne w przypadku: wystąpienia siły wyższej (zdarzenie nieprzewidywalne, poza kontrolą stron), stanu nadzwyczajnego (stan wyjątkowy, wojenny, klęski żywiołowej), innych przeszkód, za które Wykonawca nie odpowiada, konieczności wykonania zamówień dodatkowych, zmian w projekcie wymagających akceptacji Instytucji Pośredniczącej, opóźnień leżących po stronie Zamawiającego, a także obiektywnych okoliczności niemożliwych do przewidzenia na etapie składania oferty.
• Forma zmian: pisemny aneks pod rygorem nieważności.

Zamawiający dopuszcza powierzenie wykonania części zamówienia podwykonawcom. Obowiązek wykazania, że oferta nie zawiera rażąco niskiej ceny spoczywa na Wykonawcy — w ramach wyjaśnień Zamawiający może żądać informacji o powierzeniu wykonania części zamówienia podwykonawcy. Zamawiający dopuszcza istotne zmiany postanowień umowy w stosunku do treści oferty, w szczególności w sytuacjach określonych w Wytycznych horyzontalnych na lata 2021–2027, a także:

• zmiany wynikające ze zmiany rozporządzeń, przepisów, dokumentów programowych i umowy o dofinansowanie;
• decyzje instytucji publicznych (IP/IZ);
• przyczyny zewnętrzne niezależne od stron;
• uzasadnione zmiany w sposobie realizacji przedmiotu zamówienia, których nie można było przewidzieć na etapie postępowania. Zmiany terminu realizacji dopuszczalne w przypadku:
• siły wyższej;
• stanu nadzwyczajnego (np. stan wyjątkowy, wojenny, klęski żywiołowej);
• przeszkód obiektywnych, za które nie odpowiada Wykonawca;
• konieczności wykonania zamówień dodatkowych;
• konieczności zmian w projekcie wymagających akceptacji Instytucji Pośredniczącej;
• opóźnień leżących po stronie Zamawiającego;
• innych obiektywnych okoliczności niemożliwych do przewidzenia w chwili składania oferty. Wszelkie zmiany i uzupełnienia umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności (aneksy podpisane przez obie strony). Odbiorcą danych Oferenta mogą być w szczególności Instytucje Pośredniczące, Instytucje Zarządzające oraz inne instytucje państwowe i unijne, a także podmioty zaangażowane przez te instytucje w związku z audytem, rozliczeniem i kontrolą projektu unijnego (Urząd Skarbowy, Bank, Kancelaria Prawna, Poczta Polska, firmy kurierskie). Dane mogą być przekazywane dostawcom i podwykonawcom usług (informatyk, biuro rachunkowe, firmy doradczo-konsultingowe) wyłącznie na podstawie umowy i zgodnie z poleceniami administratora. Brak danych — w dokumencie nie wskazano postanowień dotyczących przeniesienia praw autorskich, licencji na utwory ani zasad korzystania z wyników prac. Zamówienie dotyczy zakupu licencji na oprogramowanie (licencja sieciowa wieczysta), jednak szczegółowe warunki przeniesienia praw własności intelektualnej nie zostały określone.
• Oferent wyraża zgodę na gromadzenie i przetwarzanie danych przez Zamawiającego w zakresie niezbędnym do realizacji postępowania, zgodnie z RODO.

Oferent zobowiązany jest złożyć ofertę na formularzu stanowiącym Załącznik 01 wraz z następującymi dokumentami: 1. Oświadczenie o braku powiązań kapitałowych lub osobowych z Zamawiającym — według wzoru Załącznik 02 (składane przez każdego członka konsorcjum). 2. Dokument stwierdzający status prawny Wykonawcy — aktualny odpis z rejestru lub zaświadczenie o wpisie do CEIDG, wystawione nie wcześniej niż 9 miesięcy przed upływem terminu składania ofert. 3. Oświadczenie o wykonaniu obowiązków informacyjnych RODO — według wzoru Załącznik 03. 4. Klauzula informacyjna RODO — Załącznik 04, podpisana formułą „zapoznałem/-am się”. 5. Oświadczenie dot. podstaw wykluczenia związane z agresją Federacji Rosyjskiej na Ukrainę — według wzoru Załącznik 05. 6. Pełnomocnictwo — Załącznik 07 (jeżeli upoważnienie do podpisania oferty nie wynika wprost z dokumentu rejestrowego).

Na podstawie analizy treści SWZ zidentyfikowano następujące potencjalne ryzyka: 1. Brak określenia szacunkowej wartości zamówienia – W dokumencie nie podano kwoty, jaką Zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, co utrudnia ocenę adekwatności oferty cenowej. 2. Brak wadium – Nie przewidziano wadium ani zabezpieczenia należytego wykonania umowy, co zwiększa ryzyko dla Zamawiającego, ale jednocześnie ułatwia udział w postępowaniu. 3. Brak kar umownych – W dokumencie nie wskazano wysokości kar umownych za opóźnienie w realizacji, niewykonanie lub nienależyte wykonanie umowy. 4. Brak wymogu posiadania ubezpieczenia OC – Nie określono minimalnej sumy ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej wykonawcy. 5. Szeroki zakres uprawnień Zamawiającego do unieważnienia postępowania – Zamawiający zastrzega sobie prawo unieważnienia postępowania "na każdym etapie bez podawania przyczyny", co stwarza niepewność dla oferentów.