ZAPYTANIE OFERTOWE NR CSIiZ/01/2026 Zaprojektowanie i przygotowanie do wdrożenia jednolitego, skalowalnego systemu elektronicznego zarządzania informacją i dokumentacją (EZD) w strukturach NSZZ „Solidarność”, dostosowanego do specyfiki organizacyjnej Związku na poziomie krajowym, regionalnym i zakładowym

Zamówienie udzielane jest w trybie zapytania ofertowego zgodnie z zasadą konkurencyjności określoną w „Wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków na lata 2021–2027”. Zamawiający nie jest podmiotem zobowiązanym do stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych (PZP) na podstawie art. 3 PZP.

Zamawiający stosuje tryb zapytania ofertowego zgodnie z zasadą konkurencyjności w rozumieniu „Wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków na lata 2021 – 2027”. Szacunkowa wartość zamówienia przekracza 80 000 PLN netto, co uruchamia obowiązek stosowania zasady konkurencyjności (Zamawiający nie jest podmiotem zobowiązanym do stosowania ustawy PZP). Ceny w ofertach podawane są jako ceny brutto (zawierają należny podatek VAT). Cena brutto obejmuje pełną realizację zamówienia zgodnie z OPZ. Ustalone ceny jednostkowe nie mogą ulec zmianie przez cały okres trwania umowy.

Zamawiający wymaga łącznego spełnienia następujących warunków udziału:

1. Uprawnienia do wykonywania działalności — Wykonawca składa oświadczenie według wzoru z Załącznika nr 2 (Oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu).
2. Brak powiązań kapitałowo-osobowych z Zamawiającym oraz brak objęcia sankcjami międzynarodowymi (m.in. rozporządzenie Rady UE nr 833/2014 oraz ustawa o przeciwdziałaniu wspieraniu agresji na Ukrainę) — potwierdzone Załącznikiem nr 3 (Oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia).
3. Zespół wykonawczy — minimum 4 osoby, w tym:

• co najmniej 1 osoba odpowiedzialna za nadzór merytoryczny,
• co najmniej 1 osoba do przeprowadzenia analizy potrzeb,

Zamawiający stosuje cztery kryteria oceny ofert (łącznie 100 pkt):

1. Cena oferty brutto (Kryterium I) – waga 60%. Punktacja według wzoru: (cena najniższa ÷ cena oferty ocenianej) × 100 × 60%. Maksymalnie 60 pkt.
2. Funkcjonalność (Kryterium II) – waga 20%, oceniana przez przyznanie punktów za:

• Intuicyjność (max 10 pkt):
• liczba kroków przy rejestracji pisma przychodzącego: do 3 – 6 pkt, 4–6 – 4 pkt, 7 i więcej – 0 pkt.
• automatyczne wypełnianie pól znakiem z JRWA: TAK – 4 pkt, NIE – 0 pkt.
• Elastyczność (max 10 pkt):

Zamawiający przewiduje kary umowne na rzecz Zamawiającego w wysokości do 50% wartości umowy. Wyszczególniono następujące stawki kar:

• 1% całkowitego umownego wynagrodzenia za każdy rozpoczęty dzień zwłoki w realizacji umowy niezgodnie z harmonogramem;
• 20% łącznej ceny brutto w przypadku odstąpienia od umowy przez Zamawiającego z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy;
• 1% umownego wynagrodzenia należnego za daną część zamówienia za każdy dzień zwłoki w przedstawieniu dokumentów realizacji umowy;

Zamawiający przewiduje możliwość zmiany zawartej umowy w następujących przypadkach:

• zmiana terminu wykonania przedmiotu umowy ze względów organizacyjnych, z zastrzeżeniem realizacji w określonych ramach czasowych,
• zmiana stawki VAT,
• zmiany obligatoryjne wynikające ze zmian przepisów prawa,
• zmiana powszechnie obowiązujących przepisów prawa mających wpływ na realizację przedmiotu zamówienia,
• konieczność wprowadzenia zmian będąca następstwem zmian w umowach pomiędzy Zamawiającym a inną stroną, w tym instytucjami nadzorującymi projekt. Umowa przewiduje przeniesienie pełni autorskich praw majątkowych do wszelkich materiałów wytworzonych podczas realizacji usługi. Wykonawcy nie będzie przysługiwać dodatkowe wynagrodzenie z tego tytułu. Brak danych w SWZ. Brak danych w SWZ. Brak danych w SWZ.

Wykonawca zobowiązany jest złożyć wraz z ofertą następujące dokumenty (załączniki do zapytania ofertowego):

• Załącznik nr 1 – Minimalne wymagania funkcjonalne dla systemu EZD
• Załącznik nr 2 – Oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu
• Załącznik nr 3 – Oświadczenie wykonawcy o braku podstaw do wykluczenia
• Załącznik nr 4 – Skład zespołu i doświadczenie w realizacjach systemów EZD
• Załącznik nr 5 – Formularz oferty
• Załącznik nr 6 – Deklarowana minimalna funkcjonalność systemu

Brak opublikowanych pytań i odpowiedzi w treści SWZ. Dokument zawiera jedynie ogólne postanowienia dotyczące trybu zadawania pytań: Wykonawca może zwracać się do Zamawiającego o wyjaśnienie treści zapytania ofertowego za pośrednictwem Bazy Konkurencyjności, a Zamawiający udzieli wyjaśnień niezwłocznie, nie później niż 2 dni przed upływem terminu składania ofert, pod warunkiem że wniosek wpłynął nie później niż do końca dnia, w którym upływa połowa wyznaczonego terminu składania ofert (**s.

Na podstawie treści SWZ zidentyfikowano następujące potencjalne ryzyka i sygnały ostrzegawcze: 1. Krótki termin składania ofert — termin składania ofert upływa 8.06.2026 r. (tj. zaledwie 12 dni od daty publikacji zapytania z 27.05.2026 r.), co może utrudnić przygotowanie rzetelnej oferty, szczególnie przy wymaganym 4-osobowym zespole z udokumentowanym doświadczeniem. 2. Brak jawnej kwoty budżetu / szacunkowej wartości zamówienia — w dokumencie podano jedynie, że wartość przekracza 80 tys. PLN netto (sekcja IV), ale nie ujawniono konkretnej kwoty. Może to utrudnić Wykonawcom realną ocenę opłacalności i ryzyka rażąco niskiej ceny (próg rażąco niskiej ceny: 30% poniżej szacowanej wartości). 3. Nieproporcjonalnie wysokie kary umowne — kara za odstąpienie od umowy z winy Wykonawcy wynosi 20% łącznej ceny brutto, a maksymalna łączna kara może sięgnąć 50% wartości umowy (sekcja XI pkt 5a).