Dostawa, wdrożenie i uruchomienie systemu do automatycznej digitalizacji dokumentacji medycznej

Zamawiającym jest Lider Projektu Partnerskiego — Centrum Medyczne Tommed Sp. z o.o. Ośrodek Diagnostyki Sp. k., działający w imieniu własnym oraz, na podstawie Umowy Partnerskiej z dnia 22-01-2026 r., w imieniu i na rzecz:

• Centrum Medyczne Tommed Sp. z o.o. Prof-Med Sp. k. (NIP: 6342282358)
• Tommed Sp. z o.o. (NIP: 6342896149)
• Centrum Medyczne Tommed Sp. z o.o. (NIP: 6342444045) Zamówienie stanowi zakup grupowy wykorzystywany przez Lidera i Partnerów Projektu. Dane kontaktowe Lidera (Zamawiającego):
• Siedziba: ul. Fredry 22, 40-662 Katowice

Postępowanie prowadzone jest w trybie zasady konkurencyjności (a nie w trybie ustawy Pzp), zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach funduszy UE na lata 2021–2027.

• Nie stosuje się przepisów ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2024 r., poz. 1320 z późn. zm.).
• Zamawiający deklaruje, że stosuje przepisy i procedury w sposób zapewniający ich spójność z zasadą konkurencyjności, w szczególności w zakresie przejrzystości i uczciwej konkurencji.
• Nie ma mowy o trybie z wolnej ręki ani o stosowaniu przepisów ustawy o obronności (art. 137 Pzp).

W dokumencie SWZ nie podano szacunkowej wartości zamówienia (netto ani brutto) ani kwoty, jaką Zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia. Kwota ta zostanie podana bezpośrednio przed otwarciem ofert (s. 11). Zamówienie finansowane jest ze środków Unii Europejskiej w ramach Programu Fundusze Europejskie dla Śląskiego 2021–2027, Oś Priorytetowa VIII, Działanie 08.05 E-zdrowie, nabór nr FESL.08.05-IZ.01-224/25. Udzielenie zamówienia jest warunkowe – uzależnione od uzyskania przez Zamawiającego decyzji o przyznaniu dofinansowania i podpisania umowy o dofinansowanie (s. 2). Rozstrzygnięcie postępowania o dofinansowanie planowane jest na III kwartał 2026 r. (s. 3).

Termin wykonania zamówienia: maksymalnie 12 tygodni od dnia rozpoczęcia obowiązywania umowy (rozdział III). Zamawiający przewiduje realizację etapową, a rozpoczęcie wybranych etapów możliwe jest jeszcze przed uzyskaniem dofinansowania.

Zamawiający określił następujące warunki udziału w postępowaniu: 1. Doświadczenie (wiedza i doświadczenie): Wykonawca musi wykazać, że w okresie ostatnich 5 lat przed upływem terminu składania ofert (a jeśli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie) należycie zrealizował co najmniej dwa wdrożenia zgodne z przedmiotem niniejszego zamówienia. Dla usług nadal realizowanych – warunek uznaje się za spełniony, jeżeli usługa została wykonana w zakresie umożliwiającym ocenę jej należytej realizacji. Wykonawca przedstawia referencje zawierające: nazwę zamówienia, wartość zamówienia, liczbę wdrożonych licencji i elementów systemu (urządzenia peryferyjne), czas realizacji wdrożenia (od–do), zakres usług objętych wdrożeniem (w szczególności dostawa, wdrożenie, konfiguracja, migracja danych, szkolenia, utrzymanie – o ile dotyczy) oraz rodzaj systemu HIS, z którym system został zintegrowany. Zamawiający zastrzega prawo weryfikacji referencji. 2. Kadra (osoby zdolne do wykonania zamówienia): Wykonawca musi dysponować zespołem osób, w tym co najmniej:

• jedną osobą pełniącą funkcję kierownika projektu;
• co najmniej jedną osobą posiadającą doświadczenie techniczne w zakresie wdrażania lub konfiguracji systemów tej klasy lub systemów równoważnych;
• co najmniej jedną osobą odpowiedzialną za szkolenia użytkowników i/lub wsparcie powdrożeniowe.

Zamawiający wybiera ofertę na podstawie trzech kryteriów: 1. Cena — waga 60% 2. Parametry techniczne i funkcjonalne — waga 20% 3. Kryteria środowiskowe — waga 20% Punktacja w kryterium „Cena” liczona jest wg wzoru: (cena najniższa / cena badanej oferty) × 60 × 100. Punkty w kryterium „Parametry techniczne i funkcjonalne” oraz „Kryteria środowiskowe” przyznawane są na podstawie odpowiednio Załącznika nr 6 (Zestawienie parametrów techniczno-użytkowych) oraz Załącznika nr 4 (Oświadczenie DNSH i zielonych zamówień). Łączna liczba punktów = A + B + C.

Brak danych – w analizowanym fragmencie SWZ (Specyfikacja Warunków Zamówienia) nie odnaleziono postanowień dotyczących kar umownych, stawek kar, maksymalnych wysokości kar, sądu polubownego, sądu powszechnego, aneksów, rozwiązania umowy, siły wyższej ani FKG. Dokument odsyła w tych kwestiach do Załącznika nr 5 – Istotne postanowienia umowne (str.

Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych — brak danych o podwykonawstwie w analizowanym fragmencie SWZ. Zamawiający przewiduje możliwość rozpoczęcia wybranych etapów wdrożenia przed uzyskaniem dofinansowania; realizacja kolejnych etapów może być uzależniona od decyzji Zamawiającego o przyznaniu dofinansowania. Zamawiający zastrzega prawo do wstrzymania realizacji dalszych etapów w przypadku nieuzyskania dofinansowania oraz do rozwiązania umowy w części niewykonanej bez ponoszenia dodatkowych kosztów. Wykonawca zobowiązany jest do gromadzenia i udostępniania na żądanie Zamawiającego dokumentów potwierdzających spełnienie wymagań DNSH, polityki zielonych zamówień oraz zrównoważonego rozwoju. Po dokonanej dostawie Wykonawca sporządza Raport zgodności z zasadą DNSH według wzoru (Załącznik nr 7). Model licencyjny nie może ograniczać trwałości Projektu ani uzależniać korzystania z systemu od dodatkowych, nieprzewidzianych opłat po zakończeniu realizacji Projektu. Licencje na System udzielone zostaną Liderowi i Partnerom Projektu realizującym zadanie wdrożenia. Administratorem danych jest Centrum Medyczne Tommed Sp. z o.o. Ośrodek Diagnostyki Sp. k. oraz **Centrum Medyczne Tommed Sp. z o.o.

Wykonawca zobowiązany jest złożyć wraz z ofertą następujące dokumenty i oświadczenia:

1. Formularz oferty – wypełniony i podpisany, według wzoru stanowiącego Załącznik nr 1 do Zapytania ofertowego.
2. Zestawienie parametrów techniczno-użytkowych przedmiotu zamówienia – wypełnione i podpisane, według wzoru stanowiącego Załącznik nr 6 do Zapytania ofertowego.
3. Oświadczenie Wykonawcy w zakresie spełnienia wymagań DNSH i zielonych zamówień – wypełnione i podpisane, według wzoru stanowiącego Załącznik nr 4 do Zapytania ofertowego.
4. Oświadczenie o braku powiązań osobowych i kapitałowych z Zamawiającym – według wzoru stanowiącego Załącznik nr 2 do Zapytania ofertowego.
5. Oświadczenie Wykonawcy o niepodleganiu wykluczeniu (w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego) – według wzoru stanowiącego Załącznik nr 3 do Zapytania ofertowego.
6. Stosowne pełnomocnictwo/a do reprezentowania Wykonawcy (Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie) – jeżeli upoważnienie do podpisania oferty nie wynika wprost z dokumentu stwierdzającego status prawny Wykonawcy.
7. Dokument(y) określający(e) status prawny Wykonawcy – np. odpis z właściwego rejestru lub zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej (o ile jest wymagany do potwierdzenia umocowania osób podpisujących ofertę).
8. Referencje – na potwierdzenie spełnienia warunku udziału w postępowaniu w obszarze wiedzy i doświadczenia (co najmniej dwa wdrożenia zgodne z przedmiotem zamówienia). Referencje muszą zawierać: nazwę zamówienia, wartość zamówienia, liczbę wdrożonych licencji i elementów Systemu, czas realizacji wdrożenia, zakres usług, rodzaj systemu HIS, z jakim System został zintegrowany.

Brak opublikowanych pytań i odpowiedzi w treści SWZ. Zamawiający przewidział jedynie procedurę składania wniosków o wyjaśnienie treści Zapytania: Wykonawca może zwrócić się z wnioskiem do połowy terminu składania ofert (termin składania: **06.03.2026 r., godz.

Zamówienie jest warunkowe – uzależnione od uzyskania dofinansowania z UE (decyzja planowana na III kwartał 2026 r.). Zamawiający zastrzega prawo unieważnienia postępowania lub odstąpienia od umowy bez roszczeń, jeśli środki nie zostaną przyznane. To realne ryzyko poniesienia kosztów oferty i negocjacji bez pewności realizacji. Zamawiający zastrzega możliwość rozpoczęcia wybranych etapów wdrożenia przed uzyskaniem dofinansowania, ale jednocześnie może wstrzymać realizację dalszych etapów i rozwiązać umowę w części niewykonanej „bez ponoszenia dodatkowych kosztów". Wykonawca może więc ponieść koszty rozpoczęcia prac, które nigdy nie zostaną sfinalizowane ani w pełni opłacone. Termin max 12 tygodni od rozpoczęcia obowiązywania umowy na dostawę, wdrożenie i uruchomienie systemu digitalizacji dokumentacji medycznej u czterech partnerów jest ekstremalnie napięty. Obejmuje konfigurację, migrację danych, integrację z systemami HIS, szkolenia i uruchomienie produkcyjne – ryzyko opóźnień bardzo wysokie.