Co to jest tryb podstawowy z negocjacjami?
Tryb podstawowy z negocjacjami to procedura udzielania zamówień poniżej progów unijnych, w której po złożeniu ofert wstępnych zamawiający może (wariant 2) lub musi (wariant 3) przeprowadzić negocjacje z wybranymi wykonawcami. Podstawa prawna: art. 275 pkt 2 i 3 PZP.
Jest to tryb znacznie rzadziej stosowany niż wariant 1 — wymaga więcej pracy od zamawiającego i wydłuża czas procedury.
Wariant 2 — negocjacje fakultatywne
Zamawiający ogłasza przetarg, przyjmuje oferty wstępne, a następnie sam decyduje, czy negocjuje. Jeśli zdecyduje się na negocjacje:
- Zaprasza wybranych wykonawców (min. 3, jeśli tyle złożyło oferty)
- Negocjuje wyłącznie elementy wskazane wcześniej w SWZ
- Po zakończeniu negocjacji zaprasza do złożenia ofert ostatecznych
- Wybiera ofertę najkorzystniejszą spośród ofert ostatecznych
Jeśli zamawiający nie zdecyduje się na negocjacje, wybiera ofertę bezpośrednio spośród wstępnych.
Wariant 3 — negocjacje obligatoryjne
Procedura jest taka sama jak w wariancie 2, ale negocjacje są obowiązkowe. Zamawiający musi:
- Zaprosić co najmniej 3 wykonawców
- Przeprowadzić negocjacje
- Zaprosić do złożenia ofert ostatecznych
Wariant 3 stosuje się gdy zamawiający chce mieć pewność, że uzyska najlepsze warunki i potrzebuje porównania ofert po dialogu.
Jak wykonawca powinien podejść do negocjacji?
Przed złożeniem oferty wstępnej:
- Przeczytaj SWZ dokładnie pod kątem tego, co podlega negocjacjom — to klucz
- Złóż ofertę wstępną, która zmieści się w budżecie zamawiającego, ale zostaw sobie margines do negocjacji
- Zidentyfikuj elementy, które możesz ulepszyć bez strat (np. skrócenie terminu przy dostępności zasobów)
W trakcie negocjacji:
- Zamawiający nie może ujawnić ofert innych wykonawców — to naruszenie zasady poufności
- Możesz poprawić ofertę tylko w obszarach wskazanych w SWZ jako negocjowalne
- Brak złożenia oferty ostatecznej = odrzucenie z przetargu
Harmonogram trybu z negocjacjami
| Etap | Minimalny czas |
|---|---|
| Ogłoszenie → składanie ofert wstępnych | 7 dni (dostawy/usługi) / 14 dni (roboty) |
| Zaproszenie do negocjacji | Niezwłocznie po badaniu ofert wstępnych |
| Negocjacje | Bez ustawowego minimum — w praktyce 5–14 dni |
| Złożenie ofert ostatecznych | Min. 5 dni od zaproszenia |
Pułapki, w które wpadają wykonawcy
Realny przykład z bazy
Powiat ogłosił przetarg na usługi IT (wartość 400 000 zł), wariant 2. Spłynęło 5 ofert wstępnych — wszystkie powyżej budżetu. Zamawiający zdecydował się na negocjacje z 3 najlepszymi wykonawcami w zakresie ceny i harmonogramu. Oferty ostateczne były już w budżecie. Wniosek: wariant 2 jest szczególnie przydatny gdy zamawiający spodziewa się, że wstępne ceny przekroczą przeznaczone środki.