Co to jest rażąco niska cena?
Złożyłeś ofertę z ceną najniższą w postępowaniu. Zamiast gratulacji — dostałeś pismo z wezwaniem do wyjaśnień dotyczących "rażąco niskiej ceny". Co to oznacza i co teraz?
Rażąco niska cena (RNC) to pojęcie z art. 224 Ustawy Prawo Zamówień Publicznych z 11 września 2019 r. Chodzi o ofertę, która jest tak niska, że wzbudza uzasadnione wątpliwości, czy wykonawca jest w stanie prawidłowo wykonać zamówienie za tę kwotę.
Zamawiający nie może po prostu odrzucić Twojej oferty bez pytania — musi najpierw dać Ci szansę wyjaśnienia, skąd bierze się ta cena. Dopiero jeśli wyjaśnienia są niewystarczające lub jeśli nie odpiszesz — może odrzucić.
Jak zamawiający liczy próg rażąco niskiej ceny (art. 224 ust. 2 PZP)?
Ustawa wskazuje dwie sytuacje, w których zamawiający musi wezwać do wyjaśnień:
Sytuacja 1: Cena Twojej oferty jest niższa o ponad 30% od wartości zamówienia ustalonej przez zamawiającego przed wszczęciem postępowania (powiększonej o VAT).
Sytuacja 2: Cena Twojej oferty jest niższa o ponad 30% od średniej arytmetycznej cen wszystkich złożonych ofert.
Przykład z życia: zamawiający wycenił usługę na 500 000 zł brutto. Złożono cztery oferty: 480 000, 420 000, 390 000 i 310 000 zł. Średnia wynosi 400 000 zł. Próg 30% od wartości zamawiającego to 350 000 zł (500 000 × 0,7). Próg 30% od średniej to 280 000 zł (400 000 × 0,7). Oferta za 310 000 zł: jest poniżej progu od wartości zamawiającego (350 000 zł) → zamawiający musi wysłać wezwanie.
Ważne: zamawiający może wezwać do wyjaśnień nawet gdy cena nie przekracza tych progów, jeśli ma inne uzasadnione wątpliwości co do realności ceny. To jego uprawnienie, nie obowiązek — ale i tak lepiej być przygotowanym.
Procedura wyjaśnień (art. 224 ust. 2 PZP) krok po kroku
-
Zamawiający wysyła wezwanie w formie pisemnej (najczęściej przez platformę e-Zamówienia lub e-mailem). W wezwaniu wskazuje, które elementy ceny budzą wątpliwości i wyznacza termin odpowiedzi.
-
Masz zazwyczaj 3–5 dni roboczych. Termin jest krótki — miej kalkulacje gotowe zawczasu.
-
Twoja odpowiedź musi zawierać konkretne wyjaśnienia i dowody — nie wystarczy napisać "cena jest rynkowa". Zamawiający oczekuje faktów.
-
Zamawiający ocenia wyjaśnienia. Jeśli są przekonujące — sprawa zamknięta, oferta pozostaje w grze. Jeśli niewystarczające — odrzucenie (art. 226 ust. 1 pkt 8 PZP).
-
Ciężar dowodu spoczywa na Tobie, nie na zamawiającym. To Ty musisz udowodnić, że cena jest realna — zamawiający tylko ocenia.
Jak napisać wyjaśnienia rażąco niskiej ceny — co powinny zawierać?
Dobra odpowiedź na wezwanie o RNC to dokument, który przekonuje liczbami, a nie słowami. Zamawiający widzi dziesiątki takich pism — wyróżniają się te, które mają kalkulację i dokumenty.
Struktura odpowiedzi:
1. Szczegółowa kalkulacja kosztów — rozpisz, z czego składa się Twoja cena:
- Koszty robocizny (stawki godzinowe, liczba etatów/godzin)
- Koszty materiałów lub towarów (z ofertami od dostawców lub fakturami)
- Koszty podwykonawców (jeśli korzystasz)
- Koszty pośrednie (zarząd, administracja)
- Marża — może być niska, ale musi być wyraźna
2. Dowody zewnętrzne — dokumenty potwierdzające koszty:
- Oferty od dostawców / podwykonawców z tej konkretnej wyceny
- Faktury za podobne usługi z ostatnich 6–12 miesięcy
- Wydruki z katalogów cenowych (np. SEKOCENBUD dla budowlanki)
- Umowy ramowe z cenami rabatowymi
3. Przewagi konkurencyjne — wyjaśnij, dlaczego możesz zaoferować niższą cenę:
- Posiadasz własny sprzęt (brak kosztów wynajmu)
- Realizujesz podobne zlecenia w tym samym czasie (efekt skali)
- Masz długoterminowe kontrakty z dostawcami po preferencyjnych cenach
- Siedziba jest blisko miejsca realizacji (niskie koszty transportu)
4. Zastrzeżenie tajemnicy przedsiębiorstwa — jeśli dane w wyjaśnieniach są wrażliwe (cenniki od dostawców, stawki umów), możesz zastrzec te fragmenty. Pamiętaj o uzasadnieniu.
Przykład z BZP — jak nie pisać wyjaśnień
Postępowanie: BZP nr 2024/BZP 00123456, usługa ochrony fizycznej dla urzędu miasta, wartość szacunkowa 380 000 zł brutto. Jeden z wykonawców złożył ofertę na 245 000 zł (35% poniżej wartości zamawiającego). Na wezwanie odpowiedział jednym zdaniem: "Cena uwzględnia specyfikę naszej firmy i wieloletnie doświadczenie w branży ochroniarskiej."
Wynik: oferta odrzucona. Zamawiający stwierdził, że wyjaśnienia nie zawierają żadnych konkretnych danych pozwalających ocenić realność ceny. Firma odwołała się do KIO — przegrała.
Dla kontrastu: zwycięzca tego samego postępowania, który złożył ofertę za 264 000 zł (też poniżej progu), dołączył 8-stronicową kalkulację z ofertami od podwykonawców i wykazem posiadanego własnego sprzętu. Postępowanie zakończone podpisaniem umowy.
Pułapki, w które wpadają oferenci
[autor wstawi z głowy — konkretne błędy widziane przy weryfikacji ofert i ich skutki]
Odwołanie do KIO — kiedy warto?
Jeśli uważasz, że zamawiający odrzucił Twoją ofertę bezpodstawnie — masz prawo złożyć odwołanie do Krajowej Izby Odwoławczej w ciągu 10 dni od dnia, w którym dowiedziałeś się o odrzuceniu (art. 515 PZP).
KIO wielokrotnie orzekała na korzyść wykonawców w sprawach RNC, gdy:
- Zamawiający nie wykazał, że wyjaśnienia były niewystarczające
- Wezwanie było zbyt ogólne i nie wskazywało konkretnych elementów budzących wątpliwości
- Zamawiający odrzucił ofertę bez wezwania do wyjaśnień (poza oczywistymi przypadkami)
Koszt odwołania: 15 000 zł wpis od zamówień na usługi i dostawy powyżej progów unijnych, 7 500 zł poniżej. Warto, gdy stawką jest kontrakt o wartości kilkuset tysięcy lub więcej.
Wypełniasz przetargi ręcznie? Janusz robi to za Ciebie — analizuje SWZ, wykrywa czerwone flagi, wypełnia formularze. Wypróbuj 14 dni za darmo.
Tekst napisał Jan Kubik. AI używany jako asystent (research, draft, struktura). Final review: redakcja Przetargowego Janusza.