Wyodrębnione z wyjaśnień treści SWZ.
1Dotyczy: imiennych kart fizycznych
Zwracamy się z uprzejmą prośbą o potwierdzenie, że poprzez "imienną kartę" Zamawiający rozumie fizyczną kartę pozwalającą na identyfikację użytkownika w obiekcie sportowym wraz z okazaniem dokumentu potwierdzającego jego tożsamość. Tym samym, Zamawiający nie narzuca, jakiego rodzaju dodatkowe zabezpieczania powinna mieć karta (chipowe, zbliżeniowe lub magnetyczne). Z kilkuletniego doświadczenia Wykonawcy i obserwacji rynku wynika, że poziom tzw. fraudów, tj. korzystania z usług przez osoby nieuprawnione, nie różni się w żaden sposób w zależności od tego czy karta jest zabezpieczona chipem czy nie.
W ocenie Wykonawcy, karta służąca weryfikacji w obiekcie, udostępniania użytkownikom, nie musi posiadać takich samych zabezpieczeń jak karta wydawana przez innych Operatorów, przy czym nie ulega wątpliwości, że korzystać z niej mogą tylko osoby uprawnione, co gwarantują zabezpieczenia i systemy stosowane przez Wykonawcę. Dzięki temu, że imienna karta weryfikowana jest za każdym razem wraz z okazaniem dokumentu potwierdzającego tożsamość użytkownika, nigdy nie dojdzie do sytuacji, w której z usługi sportowo-rekreacyjnej skorzysta osoba nieuprawniona.Tak. Poprzez kartę imienną zamawiający rozumie fizyczną kartę pozwalającą na identyfikację użytkownika w obiekcie sportowym. Zamawiający nie określa rodzaju technologii ani dodatkowych zabezpieczeń jakie powinna posiadać karta.
2Jednocześnie zaznaczamy, iż dane takie jak numer telefonu, adres e-mail czy Pesel przekazywane są przez Użytkownika wyłącznie na etapie zapisywania się do programu sportowego - nie są zbierane bezpośrednio przez Zamawiającego, tylko pracownicy samodzielnie uzupełniają formularz przystąpienia do programu dostępny w wersji online. Sama identyfikacja w obiekcie, następować będzie wyłącznie poprzez weryfikację jego imienia i nazwiska oraz w niektórych przypadkach na podstawie przedstawionego dokumentu potwierdzającego tożsamość. W żadnym wypadku podczas rejestracji wejścia w obiekcie nie dochodzi do przekazania numeru Pesel, adresu e-mail, czy numeru telefonu.
Ponadto, dzięki przekazaniu Wykonawcy przez Użytkownika ww. danych, Użytkownik w aplikacji mobilnej lub na stronie internetowej może zarządzać wszystkimi swoimi usługami zakupionymi w naszej Grupie. Zgłoszeni przez Zamawiającego Użytkownicy uzyskają wygodny dostęp do jednego panelu umożliwiającego im zarządzanie wieloma usługami, przyczyniając się tym samym do ograniczenia liczby posiadanych aplikacji.
Jeżeli Zamawiający nie wyrazi zgody na powyższe, zwracamy się z prośbą o dopuszczenie możliwości zaoferowania przez Wykonawcę aplikacji, a nie obligatoryjnie jej oferowanie. Pomoże to zwiększyć konkurencyjność i równe traktowanie Wykonawców w postępowaniu nie zwiększając przy tym również końcowych cen dla użytkowników.Zamawiając, chcąc uniknąć nadmiernego przetwarzania danych osobowy użytkowników dopuszcza możliwość pozyskiwania adresu e-mail oraz numeru telefonu. Zamawiający dopuszcza również możliwość udostępnienie użytkownikom aplikacji mobilnej.
3Dotyczy: przekazywanych danych
W przypadku braku zgody na powyższe, prosimy o jednoznaczne potwierdzenie, że Zamawiający dopuszcza wyłącznie jedną formę weryfikacji, czyli imienną kartę fizyczną, bez możliwości korzystania z aplikacji mobilnej.
Jednocześnie chcemy podkreślić, że przychylenie się do prośby Wykonawcy pozytywnie wpłynie na konkurencyjność postępowania, dzięki czemu Zamawiający może otrzymać więcej ofert, a co za tym idzie dużo korzystniejsze propozycje pod względem finansowym, co będzie opłacalne zarówno dla Zamawiającego, jak i jego pracowników. W przeciwnym wypadku Wykonawca nie będzie w stanie złożyć oferty w niniejszym postępowaniu, co może negatywnie wpłynąć na konkurencyjność procesu.Wykonawca winien zapewnić użytkownikom imienne karty, które będą stanowiły podstawowy sposób weryfikacji. Zmawiający nie wyklucza możliwość udostępnienia użytkownikom przez Wykonawcę, aplikacji mobilnej jako formy weryfikacji.
4Dotyczy: schematu przetwarzania danych osobowych
Zwracamy się z uprzejmą prośbą o potwierdzenie, że Zamawiający przewiduje możliwość zawarcia odrębnej umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych, w której Wykonawca powierzy dane Użytkowników abonamentu Zamawiającemu, w celu prawidłowej realizacji umowy o świadczenie usług dostępu do obiektów sportowo-rekreacyjnych. Wzór umowy zostanie uzgodniony przez Strony po wyborze Wykonawcy, a przed zawarciem Umowy Głównej.
Informujemy, iż na gruncie umowy o świadczenie dostępu do obiektów sportowo-rekreacyjnych, administratorem danych osobowych Użytkowników jest Wykonawca. Natomiast Zamawiający jest administratorem danych osobowych pracowników, ale na podstawie stosunku pracy, a nie umowy o świadczenie usług. Uprawnienie te nie jest właściwą podstawą do przetwarzania danych osobowych odnośnie przedmiotu niniejszego zamówienia. Warto również zaznaczyć, iż programem objęte są również osoby towarzyszące, w tym dzieci pracowników, z którymi nie wiąże Zamawiającego żaden stosunek prawny. Wobec czego, aby możliwa była prawidłowa realizacja zamówienia, Zamawiający musi posiadać podstawę prawną do przetwarzania danych Użytkowników na gruncie umowy o świadczenie przedmiotowych usług.
Dlatego też, niezbędne jest zawarcie umowy powierzenia danych osobowych Zamawiającemu przez Wykonawcę, w celu i zakresie niezbędnym do jej realizacji.Zamawiający przewiduje możliwość zawarcia umowy powierzenia z Wykonawcą tylko w szczególnych przypadkach (np.: obsługa systemu). Zamawiający dąży do minimalizacji przetwarzania danych osobowych tj. (imię i nazwisko).
5Dotyczy: katalogu usług z dopłatami; par. 2 ust. 6 wzoru Umowy; pkt. 5 OPZ
Zwracamy się z uprzejmą prośbą o zmianę treści komentowanych postanowień i rozszerzenie katalogu usług, które mogą być objęte dopłatami o saunaria, jogę oraz sporty rakietowe inne niż wskazanych przez Zamawiającego squash i tenis. Dopłaty te będą w całości pokrywane z własnych środków finansowych Użytkownika w bezpośrednim rozliczeniu z obiektem partnerskim i nie będą w żadnym stopniu obciążać Zamawiającego.
Wskazane usługi są co do zasady usługami droższymi, które wymagają dopłat nie tylko u Wykonawcy wnioskującego, ale także u pozostałych Operatorów działających na rynku.
W zakresie sportów rakietowych, Wykonawca wskazuje, że katalog określony przez Zamawiającego - squash i tenis nie obejmują pełnego katalogu usług rakietowych, które co do zasady są jednymi z najdroższych usług na rynku i w przeważającej większości są świadczone na zasadzie rabatu/dopłaty. Do wskazanego zakresu można zaliczyć także usługi takie jak, np. badminton czy pickleball, których świadczenie odbywa się na podobnych zasadach co tenis czy squash.
W razie negatywnej odpowiedzi, Zamawiający pozbawi Użytkowników dostępu do atrakcyjnych usług, które choć nieco droższe nie stanowią obciążenia dla Zamawiającego oraz nadmiernego obciążenia dla Użytkowników.Zamawiający nie wyraża zgody na rozszerzenie katalogu usług, które mogą być objęte dopłatami. Zamawiający określił w SWZ minimalny zakres usług, które łącznie wykonawca musi zapewnić w oferowanych obiektach bez dopłat. Nie wyklucza to możliwości zaoferowania tych i innych usług w innych obiektach za dopłatą ze strony użytkownika.
6Dotyczy: obiektów z dopłatami
W celu uniknięcia rozbieżności w ofertach, zwracamy się z uprzejmą prośbą o informację, czy Wykonawca w formularzu ofertowym/w wykazie obiektów, w miejscu ilości dostępnych obiektów na terenie Polski oraz wymaganych przez Zamawiającego, ma uwzględnić liczbę:
a) wszystkich placówek sportowych dostępnych dla Użytkowników w ramach abonamentu,
czy
b) placówek sportowych, w których żadna z usług nie wymaga dodatkowej dopłaty do wejścia,
czy
c) placówek sportowych, w których przynajmniej jedna świadczona usługa nie wymaga dopłaty?
W sytuacji, kiedy Wykonawca będzie musiał wziąć pod uwagę liczbę obiektów, w których żadna z usług nie wymaga dodatkowej dopłaty do wejścia zabraknie partnerów oferujących usługi wyłącznie drogie i niszowe takie, jak: tenis, badminton, nauka pływania czy squash, gdyż są to aktywności wymagające dopłaty w ofertach wszystkich Operatorów abonamentów sportowych. Dodatkowo przy założeniu wszystkich obiektów bez dopłat uniemożliwione będzie skorzystanie także z szerokiej bazy obiektów, które oferują atrakcyjne usługi darmowe (bez dopłat), a jednocześnie z uwagi na rozbudowany katalog świadczonych usług mają w ofercie także usługi droższe za dopłatami. Takie rozwiązanie istotnie zmniejszałoby atrakcyjność oferty dla Użytkowników.
Pragniemy wyraźnie podkreślić, że dopłaty te są w całości pokrywane z własnych środków finansowych Użytkownika w bezpośrednim rozliczeniu z obiektem partnerskim.
Wobec charakteru powyżej wskazanych usług, niektórzy z Partnerów świadczą wyłącznie usługi niszowe, wymagające dopłaty. Nieuwzględnienie tych placówek w wykazie obiektów dawałoby mylący obraz rzeczywistości w zakresie oferowanych przez Wykonawcę usług i znaczne ich zawężenie, w momencie gdy oferta Wykonawcy jest o wiele bogatsza.
W związku z powyższym rekomendujemy, aby Zamawiający wybrał z powyższych opcji wskazaną w lit. a), tj. uwzględnienie wszystkich placówek sportowych dostępnych dla Użytkowników w ramach abonamentu, ostatecznie minimalnym zakresem powinno być dopuszczenie placówek określonych w opcji c) - z przynajmniej 1 usługą świadczoną bez dopłat.Wykonawca ma uwzględnić liczbę placówek sportowych, w których przynajmniej jedna świadczona usługa nie wymaga dopłaty. Wykonawca powinien zapewnić dostęp do obiektów na terenie całego kraju, w tym minimum 10 obiektów sportowych na terenie miasta Częstochowy. Obiekty powinny oferować następujące usługi: zajęcia fitness, basen kryty (całoroczny), siłownia, sztuki walki, joga, taniec, aerobik, grota solna, sauna, tenis oraz lodowisko (w okresie zimowym). Oferowane przez Wykonawcę usługi mają mieć charakter "OPEN", co oznacza możliwość korzystania z obiektów sportowych i oferowanych przez nie usług przez 7 dni w tygodniu, bez dodatkowych opłat za wejście i korzystanie z usług standardowych (w tym: opłat wpisowych, członkowskich, kaucji, opłat za szafki itp.).
7Dotyczy: dopłat
Zwracamy się z uprzejmą prośbą o dopuszczenie możliwości zaoferowania obiektów sportowo-rekreacyjnych, w których zostały wprowadzone opłaty niezależne od Wykonawcy, wynikające z wewnętrznych regulaminów obiektów, na które Wykonawca nie ma wpływu, tj. opłata wpisowa, kaucje, opłaty za szafki, itp. Dopłaty te są pobierane od wszystkich klientów korzystających z danego obiektu i w całości pokrywane z własnych środków finansowych Użytkownika w bezpośrednim rozliczeniu z obiektem partnerskim. Powyższa zmiana pozwoli Wykonawcom na zaoferowanie większej liczby obiektów.Zamawiający nie wyraża zgody na powyższe zmiany.
8Dotyczy: wymaganych przez Zamawiającego usług
Zwracamy się z uprzejmą prośbą o potwierdzenie, że Wykonawcy są uprawnieni do zaoferowania obiektów, które świadczą usługi obligatoryjnie wymagane przez Zamawiającego, niezależnie od nazw handlowych stosowanych przez obiekty partnerskie dla tych usług. Niektóre z nazw handlowych mogą różnić się od siebie, pomimo tego, że oferują dla Użytkowników bardzo zbliżony zakres aktywności, np. w miejsce fitness - zajęcia grupowe czy aerobic bądź odwrotnie, w miejsce sauny - łaźnie. Nazwa handlowa powinna mieć drugorzędne znaczenie przy określaniu dostępności obiektów i usług, jeżeli charakterystyka usług jest zgodna z wymogami Zamawiającego.Zamawiający dopuszcza taką możliwość.
