Co się zmieniło od 13 marca 2026
Od 13 marca 2026 r. spór o przetarg nie musi już oznaczać wyjazdu do Warszawy — rozprawa przed Krajową Izbą Odwoławczą może odbyć się zdalnie. To część szerszej zmiany procedury odwoławczej, którą wprowadziła ustawa z 21 maja 2025 r. o zmianie niektórych ustaw w celu deregulacji prawa gospodarczego i administracyjnego (Dz.U. 2025 poz. 769, tzw. ustawa deregulacyjna), a doprecyzowało rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów zmieniające rozporządzenie o postępowaniu przy rozpoznawaniu odwołań (Dz.U. 2026 poz. 329).
Trzy najważniejsze zmiany to: rozprawy i posiedzenia zdalne, elektroniczne wnoszenie odwołania przez e-Doręczenia oraz obowiązek złożenia dowodów przed rozprawą. Cel jest praktyczny — obniżyć koszt udziału w postępowaniu i ułatwić firmom dochodzenie swoich racji. Omawiamy każdą z tych zmian po kolei.
Ważne zastrzeżenie na start: nowe zasady dotyczą spraw nowych. Do postępowań odwoławczych wszczętych przed 13 marca 2026 r. — a także do postępowań o udzielenie zamówienia wszczętych przed tą datą — stosuje się dotychczasowe przepisy.
Jak wygląda rozprawa zdalna
Podstawą jest art. 508a PZP, który dopuszcza prowadzenie jawnych rozpraw i posiedzeń przy użyciu środków komunikacji na odległość. Mechanika jest następująca:
- O formie decyduje Prezes Izby. Wyznaczając termin rozprawy, może zarządzić jej przeprowadzenie w formie zdalnej. Forma zdalna jest fakultatywna — nie włącza się automatycznie.
- Skład orzekający zostaje w siedzibie. Na sali rozpraw fizycznie obecni są członkowie składu orzekającego oraz protokolant. To oni prowadzą rozprawę z sali w siedzibie Izby, a nie z domowych kamerek.
- Strony łączą się zdalnie albo przychodzą. Strony i ich pełnomocnicy mogą uczestniczyć w rozprawie przy użyciu środków komunikacji na odległość — z kancelarii, z biura firmy — albo stawić się osobiście.
W praktyce oznacza to rozprawę prowadzoną wideokonferencyjnie, z zachowaniem jawności, gdzie po jednej stronie łącza jest sala KIO ze składem i protokolantem, a po drugiej — odwołujący się wykonawca, zamawiający i przystępujący, każdy tam, gdzie mu wygodnie. Znika najbardziej kosztowny element odwołania dla firmy spoza stolicy: dzień wyjazdu, dojazd i nocleg.
Kiedy zdalna nie wchodzi w grę
Forma zdalna nie jest bezwarunkowa. Ustawa przewiduje sytuacje, w których rozprawa zdalna jest niedopuszczalna — gdy stoi temu na przeszkodzie charakter czynności, inne okoliczności sprawy albo konieczność zapewnienia ochrony praw procesowych uczestników. Innymi słowy: jeśli sprawa wymaga np. bezpośredniego przeprowadzenia dowodu, którego nie da się rzetelnie zrealizować przez łącze, Izba poprowadzi ją stacjonarnie.
Kluczowe zabezpieczenie działa też po stronie uczestnika: nawet gdy Prezes Izby zarządził rozprawę zdalną, strona może wziąć w niej udział osobiście, stawiając się w siedzibie KIO. Zdalny udział to uprawnienie, nie przymus — nikt nie zostanie wypchnięty z sali dlatego, że nie ma kamery, stabilnego łącza albo po prostu woli argumentować twarzą w twarz. Ta gwarancja jest istotna zwłaszcza dla mniejszych wykonawców, którzy nie mają zaplecza technicznego kancelarii.
Nowe wnoszenie odwołania
Druga zmiana dotyczy tego, jak w ogóle odwołanie trafia do Izby. Przed 13 marca 2026 r. panował w tej sprawie realny chaos: choć przepisy o doręczeniach elektronicznych już obowiązywały, KIO w praktyce uznawał wniesienie przez e-Doręczenia za nieskuteczne i za najbezpieczniejszy kanał uchodził ePUAP. Pomyłka co do kanału potrafiła kosztować odrzucenie odwołania z przyczyn czysto formalnych.
Nowe brzmienie przepisów to porządkuje. Pismo w postępowaniu odwoławczym przekazuje się na adres do doręczeń elektronicznych, o którym mowa w ustawie z 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych — to główny, jednoznacznie wskazany kanał dla odwołań (art. 508 PZP). Pozostałe pisma mogą iść na adres poczty elektronicznej Izby, a forma pisemna (np. przesyłka pocztowa) nadal jest dopuszczalna. Efekt: mniej pułapek proceduralnych na samym wejściu i koniec sporów o to, czy odwołanie „w ogóle wpłynęło”.
Dowody najpóźniej dzień przed
Trzecia zmiana jest najmniej efektowna, a najbardziej wymagająca w praktyce: koncentracja materiału dowodowego. Zasada brzmi prosto — twierdzenia i dowody przedstawiasz najpóźniej w dniu poprzedzającym dzień rozprawy, a co do zasady już wraz z odwołaniem (zamawiający — wraz z odpowiedzią na odwołanie, przystępujący — wraz ze zgłoszeniem przystąpienia).
Konsekwencja jest twarda: dowody spóźnione Izba może pominąć. Wyjątkiem są dowody, których obiektywnie nie dało się przedstawić wcześniej — ale to Ty musisz wykazać, że tak właśnie było. Znika model „dobiorę argumenty na sali, jak zobaczę, jak leci rozprawa”. Kto przychodzi z niekompletnym materiałem, ryzykuje, że jego najmocniejszy dowód w ogóle nie zostanie wzięty pod uwagę.
Dla wykonawcy to zmiana filozofii przygotowania: odwołanie trzeba dopiąć w całości, zanim je wniesiesz, a nie traktować jako szkic do rozwinięcia na rozprawie.
W praktyce warto zrobić dwie rzeczy. Po pierwsze, jeszcze przed upływem terminu na odwołanie zbierz cały materiał: własne wyliczenia, oferty od dostawców, korespondencję z zamawiającym, dokumenty z postępowania. Skoro oferty i protokół są jawne (masz prawo wglądu po otwarciu ofert), sięgnij po nie od razu, a nie „jak będzie potrzeba”. Po drugie, w samym odwołaniu precyzyjnie wskaż, jaki fakt którym dowodem wykazujesz — Izba i tak będzie tego wymagać, a uporządkowana argumentacja przed rozprawą to dziś przewaga, nie ozdobnik.
Co to realnie zmienia dla wykonawców
Bez lukru — trzy realne skutki.
Odwołanie staje się tańsze i mniej odstraszające. Dla firmy z Rzeszowa czy Olsztyna dotychczasowy rachunek odwołania obejmował nie tylko wpis i ewentualnego pełnomocnika, ale też stracony dzień, dojazd i nocleg w Warszawie. Rozprawa zdalna wycina ten koszt. Przy sporach granicznych — gdzie stawka jest umiarkowana, a szanse niepewne — to potrafi przeważyć decyzję „walczę czy odpuszczam” na korzyść walki. Więcej realnie dostępnej ochrony prawnej to zdrowszy rynek dla mniejszych graczy.
Wygrywa ten, kto lepiej się przygotuje. Obowiązek złożenia dowodów przed rozprawą nagradza tych, którzy porządnie zbierają sprawę od początku, a karze granie na przeczekanie. Kto ma komplet dowodów przed wniesieniem odwołania, wygrywa częściej; kto liczył na spryt na sali — przegrywa. Liczy się treść, a nie efektowne wystąpienie.
Mniej porażek formalnych na wejściu. Jednoznaczny kanał e-Doręczeń zdejmuje jedno z głupszych ryzyk starego stanu: przegraną nie dlatego, że sprawa była słaba, ale dlatego, że odwołanie „wpłynęło nie tam, gdzie trzeba”. Formalność przestaje być polem minowym.
Jedno trzeba powiedzieć wprost: zmiana dotyczy sposobu, nie prawa materialnego. Terminy na wniesienie odwołania, wysokość wpisu, przesłanki uwzględnienia — to wszystko zostaje. Zdalna rozprawa nie zwiększa Twoich szans na wygraną; zmniejsza koszt i tarcie dojścia do rozstrzygnięcia.
I tu pada najważniejsze zastrzeżenie, bo bez niego cała ta zmiana wygląda korzystniej, niż jest. Deregulacja ścina koszt dojazdu — ale nie rusza największej bariery, czyli wpisu od odwołania. A ten jest wysoki i niezmieniony od 2010 roku: 7 500 zł (dostawy i usługi poniżej progów unijnych), 15 000 zł (dostawy i usługi unijne), 10 000 zł i 20 000 zł dla robót budowlanych (odpowiednio krajowe i unijne) — zgodnie z rozporządzeniem z 30 grudnia 2020 r. (Dz.U. poz. 2437).
Tu tkwi realna nierówność. Dla dużego wykonawcy wpis 7 500 czy 20 000 zł to koszt marginalny — ułamek wartości kontraktu, który spokojnie mieści się w ryzyku sporu, więc odwołać się opłaca się niemal zawsze, gdy jest cień szansy. Dla mikrofirmy walczącej o postępowanie za 200–300 tys. zł ten sam wpis, powiększony o ryzyko kosztów drugiej strony i miesiące zawieszenia kontraktu, bywa ceną zaporową — i nawet przy dobrze rokującej sprawie właściciel często kalkuluje, że nie stać go na ryzyko. Efekt jest taki, że praktyczny dostęp do ochrony prawnej przechyla się w stronę tych, których na nią stać — a nie tych, którzy mają rację. W praktyce to mniejsi wykonawcy najczęściej rezygnują z dochodzenia swoich racji — nie dlatego, że ich nie mają, ale dlatego, że nie stać ich na ryzyko. Zdalna rozprawa tego nie zmienia: obniża koszt dotarcia do KIO, ale samo wejście kosztuje tyle samo dla wszystkich, więc uderza proporcjonalnie mocniej w mniejszych.
Kierunek prac legislacyjnych jest przy tym odwrotny do obniżki: opublikowany w 2026 r. projekt (UD409) zakłada podwyższenie wpisów, choć z najbardziej drastycznych podwyżek Urząd Zamówień Publicznych się wycofał. To projekt, nie obowiązujące prawo — ale pokazuje, że tania droga do KIO dla małych firm nie jest na horyzoncie.
Trzeba też uczciwie powiedzieć, że rozprawa zdalna nie każdemu pasuje. Na sali łatwiej zauważyć reakcję członków Izby, dopytać i od razu odpowiedzieć na argument przeciwnika. Dlatego prawo do udziału osobistego jest tak ważne: to Ty decydujesz, czy poprowadzić sprawę przez ekran, czy przyjechać do siedziby Izby. Nowe przepisy dają wybór, a nie odbierają.
Przykład
Firma instalacyjna z Podkarpacia przegrywa przetarg na termomodernizację — jej oferta zostaje odrzucona, a wygrywa konkurent, którego cenę firma uważa za rażąco niską. Wartość sporu jest umiarkowana. W starym stanie prawnym kalkulacja wyglądała tak: wpis, pół dnia prawnika na odwołanie, a do tego wyjazd całego zespołu technicznego do Warszawy na rozprawę — dzień pracy w plecy, dojazd, nocleg. Przy niepewnych szansach właściciel często machnąłby ręką.
Po 13 marca 2026 r. rachunek jest inny. Firma wnosi odwołanie elektronicznie, na adres do e-Doręczeń, dołączając od razu komplet dowodów — własny kosztorys, oferty od dostawców, wyliczenie realnych kosztów robocizny — bo wie, że donoszenie ich później może się nie udać. Prezes Izby zarządza rozprawę zdalną. W dniu rozprawy właściciel i jego kosztorysant łączą się z biura firmy; skład orzekający prowadzi rozprawę z siedziby KIO. Nikt nie jedzie do Warszawy. Koszt „miękki” odwołania spadł o cały dzień wyjazdu — i to on przesądził, że firma w ogóle zdecydowała się walczyć.
Pułapki
- Wniesienie odwołania starym kanałem z przyzwyczajenia. Wysyłasz przez ePUAP „bo zawsze tak działało”. Skutek: ryzyko sporu o skuteczność wniesienia w nowym stanie prawnym, a w tle biegnący, nieprzywracalny termin. Jak uniknąć: po 13 marca 2026 r. wnoś odwołanie na adres do e-Doręczeń KIO wskazany w przepisach; kanał sprawdź przed, nie po terminie.
- Dowody „na później”. Wnosisz szkic odwołania, planując dołożyć dowody na rozprawie. Skutek: Izba może pominąć spóźniony materiał — Twój najmocniejszy argument nie liczy się w sprawie. Jak uniknąć: komplet twierdzeń i dowodów dopnij najpóźniej w dniu poprzedzającym rozprawę, a najlepiej już z odwołaniem.
- Założenie, że rozprawa zawsze będzie zdalna. Planujesz udział z biura, a Izba wyznacza rozprawę stacjonarną (charakter sprawy, ochrona praw procesowych). Skutek: zaskoczenie i improwizacja dojazdu w ostatniej chwili. Jak uniknąć: o formie decyduje Prezes Izby — sprawdź zawiadomienie o terminie i miej gotowy plan B na dojazd.
- Brak zaplecza technicznego na rozprawę zdalną. Łączysz się z telefonu w hałasie, bez stabilnego łącza i dokumentów pod ręką. Skutek: słaba prezentacja stanowiska w kluczowym momencie. Jak uniknąć: jeśli nie masz warunków do rozprawy online, skorzystaj z prawa do udziału osobistego w siedzibie Izby — to Twoje uprawnienie.
- Mylenie zmiany proceduralnej z materialną. Zakładasz, że skoro „procedura się poluzowała”, to i terminy czy przesłanki są łagodniejsze. Skutek: przegapiony termin na odwołanie albo błędna ocena szans. Jak uniknąć: terminy, wpis i przesłanki zostają bez zmian — zdalność dotyczy wyłącznie formy.
Spór o przetarg zaczyna się od dobrej oceny sprawy — a ta od dobrych danych. Janusz monitoruje przetargi z całej Polski, dopasowuje postępowania do profilu Twojej firmy, streszcza SWZ i pilnuje terminów — także tych, od których biegnie prawo do odwołania. Wypróbuj 14 dni za darmo.
Tekst napisał Jan Kubik. AI używany jako asystent (research, draft, struktura). Final review: redakcja Przetargowego Janusza.