Zamówienie jednoczęściowe (bez podziału na części): kompleksowa usługa archiwizacyjna — przechowywanie, transport i porządkowanie akt dla Centrum Projektów Polska Cyfrowa (CPPC):
przejęcie dokumentacji od dotychczasowego przechowawcy w Łubnej: załadunek, transport i wyładunek akt o metrażu od ok. 2 029 do 2 425,6 m.b., zamkniętych w 1 030–1 100 mniejszych i 3 900–4 780 większych pudełach archiwizacyjnych, z potwierdzeniem odbioru i numerów plomb;
przechowywanie przejętej i na bieżąco przekazywanej dokumentacji w zaplombowanych pudełach, w magazynie w odległości do 30 km od Pałacu Kultury i Nauki w Warszawie;
odbiór dokumentacji z siedziby CPPC z plombowaniem pudeł, dostarczanie nowych (nieużywanych) pudeł archiwizacyjnych oraz zapewnienie transportu na żądanie CPPC;
udostępnianie dokumentów na żądanie (tryb ekspresowy lub zwykły) oraz skanowanie dokumentacji (do 3 pudeł na zamówienie) z przekazaniem skanów przez połączenie VPN;
porządkowanie (archiwizacja) do 4,5 m.b. dokumentacji w ramach jednego zlecenia: wartościowanie, usuwanie zbędnych kopii oraz elementów metalowych i foliowych, teczkowanie w teczkach z tektury bezkwasowej, paginowanie, opisywanie teczek, układanie wg wykazu akt i sporządzanie spisów zdawczo-odbiorczych;
udostępnienie CPPC zestawu stosowanych procedur do ochrony dokumentów.
Trudność: średnia
Zamówienie łączy kilka powiązanych usług (transport i przechowywanie ok. 5 tys. pudeł oraz ok. 2,4 tys. m.b. dokumentacji, skanowanie, archiwizacja, brakowanie z certyfikacją) i wymaga doświadczenia w archiwizacji oraz spełnienia regulowanych wymagań wobec przechowawców akt, ale nie jest technicznie zaawansowane.
Terminy realizacji
Czas na realizację (termin wykonania) 24 miesiące od dnia zawarcia Umowy, nie wcześniej niż od 03.12.2026 r. (lub do wyczerpania kwoty maksymalnego wynagrodzenia); etapy: przejęcie akt 20 dni roboczych od 03.12.2026 r., porządkowanie (archiwizacja) 18 miesięcy od daty podpisania umowy, partie do 4,5 m.b. w 30 dni od zamówienia usługi
Warunki udziału
AI
1Wpis do rejestru — wpis do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych (art. 51a ust. 1 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach) lub uprawnienie do prowadzenia działalności gospodarczej w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców o czasowym okresie przechowywania (art. 51 ust. 2 tej ustawy)
2Doświadczenie — min. 3 usługi obejmujące przechowywanie dokumentacji i jej porządkowanie (archiwizację), każda w zakresie co najmniej 100 m.b. materiałów archiwalnych i 1000 m.b. dokumentacji niearchiwalnej, w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert
Pozostałe 4 warunki po założeniu darmowego konta.
Kryteria wyboru oferty
AI
Wagi punktowe, według których zamawiający oceni oferty.
Cena oferty bruttowzór Cmin/Cb × 60 pkt
60%
Skrócenie terminu przekazania skanów zamówionych dokumentów3 do 1 dnia rob. = 20 pkt
20%
Skrócenie terminu odbioru dokumentacji z siedziby CPPC, w tym plombowania pudeł2 do 1 dnia rob. = 20 pkt
20%
Czerwone flagi
AI
Sygnały, na które warto zwrócić uwagę przed startem.
