Zamówienie jednoczęściowe — usługa obiektowa dla międzynarodowej konferencji naukowej:
- Udostępnienie we Wrocławiu (z dojazdem komunikacją miejską) powierzchni konferencyjno-eventowej na konferencję dla maks. 450 uczestników, w dniach 18–21 maja 2027 r. (dostęp do obiektu 18–22 maja, z montażem, próbach technicznymi i demontażem).
- Sala audytoryjna z widownią amfiteatralną, sceną, możliwością zaciemnienia i garderobami.
- Przestrzeń przyległa do sali audytoryjnej: stanowiska rejestracyjne, min. 10 stanowisk sponsorskich i wystawienniczych, strefy przerw kawowych, szatnia.
- Dwie dodatkowe sale konferencyjne: jedna na lunch bufetowy, druga na sesję posterową z ekspozycją min. 50 posterów naukowych.
- Sala bankietowa z bezpośrednim wyjściem na tereny zewnętrzne (bankiet 19 maja 2027 r.) oraz taras i przestrzenie zewnętrzne na eventy networkingowe.
- Wyposażenie techniczne i multimedialne: nagłośnienie, projekcja, oświetlenie sceniczne, ekrany, stanowiska AV, zasilanie stanowisk oraz sieć Wi-Fi w całym obiekcie.
- Personel: koordynator wydarzenia, obsługa techniczna i multimedialna, serwis sprzątający, ochrona, elektrycy.
- Opcja: kompleksowy catering (przerwy kawowe, lunche, bankiet) z menu uwzględniającym diety wegańskie, wegetariańskie, bezglutenowe i bezlaktozowe; możliwość ustawienia ścianek promocyjnych, roll-upów i plakatów.
Trudność: średnia
Zamówienie wymaga doświadczenia w obsłudze wydarzeń i koordynacji wielu równoległych strumieni (kilka sal, infrastruktura AV, personel, opcja cateringu dla 450 osób), ale dotyczy standardowej na rynku usługi obiektu konferencyjnego.
1Zatrudnienie na stosunku pracy — osoby wykonujące czynności w zakresie realizacji zamówienia: obsługa techniczna obiektu i infrastruktury, utrzymanie czystości i porządku, obsługa cateringowa, prowadzenie korespondencji z Zamawiającym (art. 95 ust. 1 PZP)
2Tytuł prawny do Przedmiotu najmu — skuteczny i wiążący na dzień składania ofert oraz przez cały okres realizacji, zapewniający prawo do samodzielnego i bezpośredniego udostępnienia obiektu Zamawiającemu; kluczowe zadanie wykonane osobiście, bez powierzenia Podwykonawcy
Wyodrębnione z wyjaśnień treści SWZ.
1w związku z postępowaniem prowadzonym pod numerem DZ.271.167.2026 pn. „Świadczenie usługi polegającej na udostępnieniu powierzchni konferencyjno-eventowej wraz z niezbędną infrastrukturą techniczną, multimedialną, organizacyjną i obsługową na potrzeby organizacji Konferencji przez Sieć Badawcza ŁUKASIEWICZ - PORT Polski Ośrodek Rozwoju Technologii”, zwracamy się z uprzejmą prośbą o wyjaśnienie postanowień SWZ dotyczących tytułu prawnego do Przedmiotu najmu oraz obowiązku jego bezpośredniego udostępnienia Zamawiającemu. W pkt 11.11 SWZ wskazano, że Wykonawca jest zobowiązany posiadać na dzień składania ofert tytuł prawny do zaoferowanego Przedmiotu najmu, zapewniający mu prawo do jego samodzielnego i bezpośredniego udostępnienia Zamawiającemu, a obowiązek ten ma być utrzymany przez cały wymagany okres realizacji zamówienia. Jednocześnie w formularzu ofertowym Zamawiający wskazał jako możliwe tytuły prawne m.in. prawo własności, użytkowanie wieczyste, umowę najmu, umowę dzierżawy oraz inny tytuł prawny. W związku z powyższym prosimy o jednoznaczne wyjaśnienie następujących kwestii: Czy Zamawiający potwierdza, że Wykonawca nie musi być właścicielem oferowanego obiektu, a za wystarczający tytuł prawny może zostać uznana zawarta przed dniem składania ofert umowa najmu lub dzierżawy obejmująca cały Przedmiot najmu w zakresie wymaganym przez OPZ?Zamawiający potwierdza, że Wykonawca nie musi być właścicielem oferowanego Przedmiotu najmu.
Za wystarczający tytuł prawny może zostać uznana w szczególności umowa najmu lub dzierżawy, pod warunkiem że na dzień składania ofert stanowi ona skuteczny i wiążący tytuł prawny Wykonawcy do zaoferowanego Przedmiotu najmu oraz zapewnia Wykonawcy prawo do jego samodzielnego i bezpośredniego udostępnienia Zamawiającemu w pełnym zakresie wymaganym dokumentami zamówienia i przez cały wymagany okres realizacji zamówienia.
Nie będzie wystarczający dokument, który na dzień składania ofert nie daje Wykonawcy prawa do samodzielnego i bezpośredniego udostępnienia Przedmiotu najmu Zamawiającemu, a jedynie przewiduje możliwość uzyskania takiego prawa w przyszłości.
2Czy umowa najmu lub dzierżawy zawarta przez Wykonawcę z właścicielem lub innym podmiotem posiadającym skuteczny tytuł prawny do obiektu, która zapewnia Wykonawcy samodzielne i bezpośrednie prawo do korzystania z całego Przedmiotu najmu w okresie realizacji zamówienia, będzie przez Zamawiającego uznawana za tytuł prawny w rozumieniu pkt 11.11 SWZ?Tak, pod warunkiem że wskazana umowa najmu lub dzierżawy stanowi skuteczny i wiążący tytuł prawny Wykonawcy do całego Przedmiotu najmu oraz daje Wykonawcy, bez konieczności uzyskiwania dodatkowych zgód lub podejmowania dalszych czynności prawnych przez właściciela lub inny podmiot trzeci, prawo do samodzielnego i bezpośredniego udostępnienia Przedmiotu najmu Zamawiającemu przez cały wymagany okres realizacji zamówienia.
Samo zawarcie umowy nazwanej „umową najmu” lub „umową dzierżawy” nie przesądza o spełnieniu wymogu. Decydujące znaczenie ma zakres uprawnień wynikających z danego tytułu prawnego.
3Czy Zamawiający dopuści sytuację, w której Wykonawca przed dniem składania ofert zawrze z właścicielem obiektu wiążącą umowę, na podstawie której Wykonawca uzyska prawo do samodzielnego i bezpośredniego dysponowania całym obiektem w terminie realizacji zamówienia, przy czym umowa ta będzie stanowiła skuteczny tytuł prawny do korzystania z obiektu?Tak, o ile na dzień składania ofert Wykonawca posiada już skuteczny i wiążący tytuł prawny zapewniający mu prawo do samodzielnego i bezpośredniego dysponowania całym Przedmiotem najmu w zakresie niezbędnym do wykonania zamówienia.
Zamawiający podkreśla, że nie jest wystarczający stosunek prawny, z którego wynika wyłącznie zobowiązanie właściciela lub innego podmiotu do przyznania Wykonawcy takiego prawa w przyszłości, jeżeli na dzień składania ofert Wykonawca nie posiada jeszcze prawa wymaganego w pkt 11.11 i 21.3 SWZ.
4Prosimy o wyjaśnienie, czy przez „bezpośrednie udostępnienie Przedmiotu najmu Zamawiającemu przez Wykonawcę”, o którym mowa w pkt 21.3 SWZ, Zamawiający rozumie faktyczne władanie obiektem przez Wykonawcę na podstawie własnego tytułu prawnego, a nie konieczność posiadania prawa własności do obiektu.Przez bezpośrednie udostępnienie Przedmiotu najmu przez Wykonawcę Zamawiający rozumie sytuację, w której Wykonawca, na podstawie własnego skutecznego tytułu prawnego, jest uprawniony do samodzielnego udostępnienia Zamawiającemu całego Przedmiotu najmu w zakresie wymaganym dokumentami zamówienia.
Zamawiający nie wymaga, aby Wykonawca był właścicielem obiektu. Wymaga natomiast, aby realizacja kluczowego zadania polegającego na udostępnieniu obiektu nie była uzależniona od świadczenia tego zadania przez Podwykonawcę ani od przyszłej decyzji, zgody lub działania podmiotu trzeciego.
5W pkt 21.3 SWZ Zamawiający wskazał, że Wykonawca nie może powierzyć wykonania tego zadania Podwykonawcy. Prosimy o wyjaśnienie, czy ograniczenie to oznacza wyłącznie zakaz powierzenia Podwykonawcy samego obowiązku udostępnienia Zamawiającemu obiektu, czy również wyłącza możliwość korzystania przez Wykonawcę z tytułu prawnego uzyskanego od właściciela obiektu, np. na podstawie umowy najmu lub dzierżawy.Ograniczenie określone w pkt 21.2–21.3 SWZ oznacza, że kluczowe zadanie polegające na udostępnieniu Przedmiotu najmu Zamawiającemu musi zostać wykonane osobiście przez Wykonawcę i nie może zostać powierzone Podwykonawcy.
Ograniczenie to nie wyłącza możliwości posiadania przez Wykonawcę tytułu prawnego pochodzącego od właściciela obiektu lub innego uprawnionego podmiotu, np. na podstawie umowy najmu lub dzierżawy. Taki tytuł musi jednak zapewniać Wykonawcy własne, skuteczne prawo do samodzielnego i bezpośredniego udostępnienia Przedmiotu najmu Zamawiającemu.
Nie będzie zgodny z SWZ model, w którym Wykonawca nie posiada samodzielnego prawa do udostępnienia Przedmiotu najmu Zamawiającemu, a wykonanie tego kluczowego zadania byłoby uzależnione od odrębnego świadczenia właściciela, operatora obiektu lub innego podmiotu trzeciego, któremu Wykonawca powierzyłby jego wykonanie.
6Czy Zamawiający dopuści udział Wykonawcy, który nie jest właścicielem obiektu, ale przed złożeniem oferty uzyska od właściciela skuteczny i wiążący tytuł prawny umożliwiający Wykonawcy samodzielne i bezpośrednie udostępnienie całego obiektu Zamawiającemu przez cały okres realizacji zamówienia?Zamawiający dopuszcza.
7Prosimy również o wskazanie, czy za „inny tytuł prawny” wskazany w formularzu ofertowym Zamawiający uzna również inne umowy cywilnoprawne, których skutkiem jest uzyskanie przez Wykonawcę samodzielnego i bezpośredniego prawa do korzystania z całego Przedmiotu najmu w okresie realizacji zamówienia.Tak. Za „inny tytuł prawny” Zamawiający może uznać również inny stosunek prawny niż własność, użytkowanie wieczyste, najem lub dzierżawa, jeżeli z jego treści wynika skuteczne i wiążące prawo Wykonawcy do samodzielnego i bezpośredniego udostępnienia całego Przedmiotu najmu Zamawiającemu w wymaganym okresie oraz wykonania wszystkich zobowiązań dotyczących Przedmiotu najmu wynikających z dokumentów zamówienia.
Zamawiający podkreśla, że wymagany tytuł prawny musi istnieć najpóźniej na dzień składania ofert oraz być utrzymany przez cały wymagany okres realizacji zamówienia. Nie jest zatem wystarczające, aby Wykonawca uzyskał wymagany tytuł prawny dopiero po upływie terminu składania ofert, nawet jeżeli miałby go posiadać w okresie realizacji zamówienia.
O kwalifikacji danego tytułu nie decyduje jego nazwa, lecz zakres wynikających z niego uprawnień Wykonawcy.
8Czy Zamawiający dopuści udział wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia (konsorcjum), jeżeli tytuł prawny do Przedmiotu najmu będzie posiadał jeden z członków konsorcjum, a pozostali członkowie będą odpowiadać za pozostały zakres świadczenia, w szczególności infrastrukturę techniczną, multimedialną i obsługę?Zamawiający potwierdza, że zgodnie z pkt 9 SWZ dopuszcza wspólne ubieganie się Wykonawców o udzielenie zamówienia.
W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia wystarczające jest, aby wymagany tytuł prawny do Przedmiotu najmu posiadał jeden z członków konsorcjum, pod warunkiem że tytuł ten spełnia wymagania określone w pkt 11.11 oraz 21.3 SWZ, tj. istnieje najpóźniej na dzień składania ofert i zapewnia prawo do samodzielnego i bezpośredniego udostępnienia Przedmiotu najmu Zamawiającemu przez cały wymagany okres realizacji zamówienia.
Pozostali członkowie konsorcjum nie są zobowiązani do posiadania tytułu prawnego do Przedmiotu najmu. Mogą oni realizować pozostały zakres zamówienia zgodnie z przyjętym przez konsorcjum podziałem zadań, z zachowaniem wymagań określonych w SWZ.
Jednocześnie pozostaje aktualne zastrzeżenie określone w pkt 21.2–21.3 SWZ, zgodnie z którym kluczowe zadanie polegające na udostępnieniu Przedmiotu najmu Zamawiającemu nie może zostać powierzone Podwykonawcy.
9Prosimy o wskazanie, jakie konkretne względy związane z należytym wykonaniem zamówienia uzasadniają wymaganie posiadania przez Wykonawcę tytułu prawnego do Przedmiotu najmu już na dzień składania ofert, a także zastrzeżenie osobistego wykonania zadania polegającego na bezpośrednim udostępnieniu obiektu. Powyższe pytania wynikają z potrzeby prawidłowego ustalenia przez Wykonawcę sposobu przygotowania oferty oraz zabezpieczenia dostępności obiektu zgodnie z wymaganiami Zamawiającego. Jednocześnie prosimy o potwierdzenie, że przyjęta przez Zamawiającego konstrukcja wymogu ma na celu zapewnienie rzeczywistej i skutecznej dostępności obiektu dla Zamawiającego przez cały okres realizacji zamówienia, a nie ograniczenie udziału wykonawców wyłącznie do podmiotów będących właścicielami lub stałymi dysponentami obiektów.Zamawiający wskazuje, że wymagania określone w pkt 11.11 oraz 21.2–21.3 SWZ pozostają w bezpośrednim związku z przedmiotem zamówienia i służą zapewnieniu jego należytego wykonania.
Udostępnienie Przedmiotu najmu stanowi kluczowy element zamówienia, ponieważ możliwość realizacji pozostałych świadczeń objętych zamówieniem jest uzależniona od rzeczywistej dostępności zaoferowanego obiektu w wymaganym terminie. Organizacja Konferencji wymaga podjęcia współpracy między Zamawiającym a Wykonawcą, jak również dokonywania przez nich wiążących ustaleń w zakresie przedmiotu zamówienia niezwłocznie po zawarciu Umowy, co potwierdza chociażby obowiązek ustanowienia przez Wykonawcę koordynatora wydarzenia nie później niż 7 dni po zawarciu Umowy.
Z tego powodu Zamawiający wymaga, aby najpóźniej na dzień składania ofert Wykonawca posiadał skuteczny tytuł prawny umożliwiający mu samodzielne i bezpośrednie udostępnienie zaoferowanego Przedmiotu najmu Zamawiającemu oraz aby tytuł ten był utrzymany przez cały wymagany okres realizacji zamówienia.
Jednocześnie Zamawiający nie ogranicza rodzaju tytułu prawnego wyłącznie do prawa własności. Dopuszczalne są również inne tytuły prawne, o ile zapewniają Wykonawcy uprawnienia wymagane w SWZ.
Wymóg ten ma zapewnić, że oferta dotyczy obiektu, którym Wykonawca rzeczywiście może dysponować na potrzeby realizacji zamówienia, a nie obiektu, którego dostępność miałaby zostać dopiero zabezpieczona po złożeniu oferty.
