Kogo i od kiedy obowiązuje
Krajowy System e-Faktur przechodzi z trybu dobrowolnego na obowiązkowy — i obejmuje także faktury za zamówienia publiczne. Harmonogram jest trzystopniowy:
- 1 lutego 2026 r. — obowiązek wystawiania faktur w KSeF dla firm, których sprzedaż brutto w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł.
- 1 kwietnia 2026 r. — obowiązek dla wszystkich pozostałych przedsiębiorców.
- 1 stycznia 2027 r. — dołączają najmniejsi: firmy wystawiające faktury o łącznej wartości do 10 tys. zł miesięcznie.
Jedna data jest jednak wspólna: od 1 lutego 2026 r. każdy przedsiębiorca musi być gotowy na odbieranie faktur z KSeF — nawet jeśli sam jeszcze wystawia po staremu. Dla dużych podatników przewidziano też przejściową furtkę: do końca 2026 r. mogą wystawić poza systemem faktury o łącznej wartości do 10 tys. zł brutto miesięcznie.
Dla wykonawców zamówień publicznych kluczowe jest jedno zdanie: obowiązek obejmuje transakcje B2G. Faktura dla gminy, szpitala, uczelni czy ministerstwa przechodzi przez KSeF dokładnie tak samo jak faktura dla firmy.
KSeF a PEF
W zamówieniach publicznych elektroniczne fakturowanie nie jest nowością — od lat działa PEF, Platforma Elektronicznego Fakturowania, oparta na ustawie o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych. Zasada była asymetryczna: zamawiający ma obowiązek przyjmować faktury przez PEF, wykonawca może — ale nie musi — nią wysyłać.
KSeF tego nie wywraca, tylko domyka. Od 1 lutego 2026 r. oba systemy są w pełni zintegrowane: faktura wystawiona w PEF trafia do KSeF, przechodzi walidację, otrzymuje numer KSeF i UPO (urzędowe poświadczenie odbioru). W zamówieniach publicznych faktura ustrukturyzowana zachowuje przy tym europejski standard EN-16931 — to nie jest zwykła krajowa struktura FA(3); do KSeF trafiają faktury PEF standardowe, specjalizowane i korygujące. Technikalium, które warto znać: faktury PEF przechodzą do KSeF wyłącznie w sesji interaktywnej — wysyłka wsadowa nie działa.
W praktyce oznacza to dwa równoległe wejścia do jednego systemu. Możesz fakturować zamawiającego bezpośrednio w KSeF albo — jeśli z jakichś powodów wolisz — przez PEF; tak czy inaczej dokument kończy z numerem KSeF. Przy powszechnym obowiązku KSeF znaczenie PEF będzie w praktyce malało — ale zamawiający nie może odmówić przyjęcia faktury przesłanej tą drogą.
Jak wystawić fakturę zamawiającemu
Mechanika od strony wykonawcy:
- Wystaw fakturę w swoim systemie księgowym zintegrowanym z KSeF (albo w bezpłatnej Aplikacji Podatnika KSeF). Nabywcą jest zamawiający — identyfikowany po NIP.
- Sprawdź NIP nabywcy dokładnie. W jednostkach samorządu po centralizacji VAT fakturę wystawia się zwykle na gminę (podatnika), a nie na szkołę czy ośrodek, który faktycznie zamawiał — dane do faktury znajdziesz w umowie.
- System nadaje numer KSeF — z tą chwilą faktura jest formalnie doręczona nabywcy.
- Poinformuj właściwą komórkę zamawiającego, jeśli umowa tego wymaga — w dużych jednostkach faktura w KSeF musi jeszcze wewnętrznie trafić do właściwego wydziału, dlatego umowy coraz częściej przewidują dodatkowe identyfikatory lub numer umowy w treści faktury.
- Załączniki wyślij uzgodnionym kanałem — protokół odbioru czy zestawienie prac nie podróżują przez KSeF.
A co, gdy system nie działa? Przepisy przewidują tryby szczególne. W trybie offline24 możesz wystawić fakturę poza systemem (z kodem QR na bazie certyfikatu wystawcy) i przesłać ją do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego. Przy ogłoszonej niedostępności systemu fakturę dosyłasz do następnego dnia roboczego po jej ustaniu, a przy oficjalnie ogłoszonej awarii KSeF masz na to 7 dni roboczych od końca awarii. Wniosek praktyczny: awaria systemu nie zwalnia z fakturowania ani nie przesuwa rozliczeń z zamawiającym — po prostu zmienia kolejność czynności, a Ty musisz zawczasu wyrobić certyfikat wystawcy, bez którego tryb offline nie zadziała.
Data otrzymania i termin płatności
To najbardziej niedoceniana zmiana. Datą otrzymania faktury ustrukturyzowanej jest data nadania jej numeru KSeF. Jeżeli umowa przewiduje płatność „w terminie 30 dni od otrzymania prawidłowo wystawionej faktury” — zegar startuje w chwili, gdy system nada numer, a nie gdy księgowa zamawiającego otworzy dokument.
Dla wykonawców to zmiana na plus: kończy się epoka faktur, które „nie dotarły”, „utknęły w sekretariacie” albo „wpłynęły dopiero po urlopie pani z księgowości”. Doręczenie jest automatyczne, potwierdzone systemowo i nie do podważenia. Z drugiej strony — działa to też w drugą stronę: faktura wystawiona przedwcześnie (np. przed podpisaniem protokołu odbioru, wbrew umowie) też formalnie „wpływa” natychmiast i może wywołać spór o jej zasadność. Wystawiaj więc dokładnie wtedy, kiedy pozwala na to kontrakt.
Co zapisać w umowie
Nowe realia warto zabezpieczyć w umowie o zamówienie — a przy przetargu zgłosić uwagi do projektu umowy pytaniem do SWZ. Sensowny standard:
- wskazanie KSeF jako kanału fakturowania (z zachowaniem prawa wykonawcy do PEF),
- elementy identyfikujące płatność — numer umowy w polu referencyjnym faktury, ewentualne wewnętrzne identyfikatory jednostki,
- zasady przekazywania załączników (protokoły, zestawienia) — jakim kanałem i w jakim terminie,
- moment wystawienia faktury — po jakim zdarzeniu (odbiór, protokół) wykonawca ma prawo fakturować.
Te cztery punkty eliminują 90% typowych sporów rozliczeniowych, zanim się zaczną.
Co to realnie zmienia dla wykonawców
Krótko i bez marketingu Ministerstwa Finansów.
Płynność powinna się poprawić. Automatyczne doręczenie ucina najpopularniejszą wymówkę opóźnień — „faktura do nas nie dotarła”. Termin płatności biegnie od numeru KSeF i jest weryfikowalny co do minuty. W sektorze, w którym zatory płatnicze bywały zmorą podwykonawców, to systemowa zmiana na korzyść.
Dyscyplina rośnie po obu stronach. Faktury nie da się „zgubić” ani po cichu wycofać — każdy błąd wymaga korekty, która również zostaje w systemie na 10 lat. Niechlujne fakturowanie (zła stawka, brak numeru umowy, przedwczesna faktura) będzie widoczne i policzalne. Warto ustawić proces po swojej stronie raz, a dobrze.
Przejściowy chaos jest wliczony w cenę. Luty–kwiecień 2026 r. to okres, w którym część zamawiających będzie dopiero układać wewnętrzny obieg faktur z KSeF, a część wykonawców — uczyć się nowych obowiązków. W tym oknie najbezpieczniej trzymać się prostej zasady: fakturuj zgodnie z umową, zachowuj UPO i nie licz na to, że „po staremu też przejdzie” — po Twoim terminie z harmonogramu KSeF faktura papierowa czy PDF mailem przestaje być fakturą.
Koszt wejścia jest niski — także dla najmniejszych. Do wystawiania faktur w KSeF nie potrzebujesz płatnego systemu: Ministerstwo Finansów udostępnia bezpłatną aplikację, a popularne programy księgowe mają integrację w standardzie. Realny wysiłek to jednorazowe ogarnięcie uprawnień, certyfikatu wystawcy (na wypadek trybów offline) i procesu po swojej stronie — dzień pracy, który zwróci się przy pierwszym spornym terminie płatności.
Przykład
Firma elektryczna kończy w maju 2026 r. etap modernizacji oświetlenia dla gminy — umowa przewiduje płatność 30 dni od otrzymania faktury, wystawianej po podpisaniu protokołu odbioru. Protokół zostaje podpisany 8 maja. Tego samego dnia firma wystawia fakturę w swoim systemie: nabywcą jest gmina (NIP z umowy), w polu referencyjnym — numer umowy, zgodnie z jej zapisami. System nadaje numer KSeF 8 maja — i to jest dzień otrzymania faktury przez gminę. Termin płatności mija 7 czerwca; nie ma znaczenia, że referent otworzył dokument tydzień później. Protokół odbioru firma wysyła równolegle mailem do wydziału inwestycji, jak stanowi umowa.
Przy poprzednim kontrakcie, rok wcześniej, ta sama firma wysłała PDF na ogólny adres urzędu — faktura „odnalazła się” po trzech tygodniach, a spór o początek biegu terminu płatności ciągnął się dwa miesiące. Różnica jest dokładnie taka, jak obiecuje system: data doręczenia przestała być kwestią sporną.
Pułapki
- Zły NIP nabywcy po centralizacji VAT. Wystawiasz fakturę na szkołę czy ośrodek, a podatnikiem jest gmina. Skutek: faktura formalnie wystawiona na niewłaściwy podmiot — konieczna korekta, opóźnienie płatności. Jak uniknąć: dane nabywcy bierz z umowy, nie z korespondencji z jednostką.
- Faktura przed terminem umownym. Wystawiasz w KSeF przed podpisaniem protokołu, „żeby już poszło”. Skutek: faktura jest doręczona natychmiast i trwale — zamawiający kwestionuje jej zasadność, a Ty prostujesz korektą zamiast po prostu poczekać dwa dni. Jak uniknąć: fakturuj dokładnie po zdarzeniu przewidzianym w umowie.
- Załączniki „w KSeF”. Zakładasz, że protokół odbioru pójdzie razem z fakturą. Skutek: zamawiający wstrzymuje płatność, bo brakuje dokumentów rozliczeniowych wymaganych umową. Jak uniknąć: załączniki wysyłaj kanałem z umowy równolegle z fakturą; jeśli umowa milczy — dopytaj przed pierwszym rozliczeniem.
- Brak numeru umowy na fakturze. W dużej jednostce Twoja faktura z KSeF krąży między wydziałami. Skutek: płatność formalnie biegnie, ale praktycznie utyka — a Ty wolisz nie zaczynać współpracy od noty odsetkowej. Jak uniknąć: zawsze podawaj numer umowy i uzgodnione identyfikatory w treści faktury.
- „Mnie to jeszcze nie dotyczy”. Mała firma czeka ze wdrożeniem do 2027 r., zapominając, że odbierać faktury przez KSeF musi już od 1 lutego 2026 r. — np. od swoich dostawców. Skutek: przegapione faktury kosztowe i bałagan w rozliczeniach projektu. Jak uniknąć: dostęp do KSeF (choćby przez bezpłatną aplikację) skonfiguruj przed lutym 2026 r., niezależnie od własnego terminu wystawiania.
Fakturowanie to koniec drogi — najpierw trzeba wygrać. Janusz monitoruje przetargi z całej Polski, dopasowuje postępowania do profilu Twojej firmy, streszcza SWZ (w tym warunki płatności i fakturowania z projektu umowy) i pilnuje terminów. Wypróbuj 14 dni za darmo.
Tekst napisał Jan Kubik. AI używany jako asystent (research, draft, struktura). Final review: redakcja Przetargowego Janusza.