Wyodrębnione z wyjaśnień treści SWZ.
1Tryb realizacji reklamacji w okresie gwarancji. Zwracamy się z prośbą o rozważenie zmiany zapisu § 4 ust. 4–5 Ogólnych Warunków Umowy. W obecnym brzmieniu zobowiązuje on Wykonawcę do wymiany towaru na wolny od wad w terminie 7 dni roboczych od zgłoszenia reklamacji przez cały okres gwarancji. Proponujemy następujące brzmienie: „W okresie gwarancji reklamacje realizowane są na warunkach i w terminach gwarancji producenta, za pośrednictwem autoryzowanego serwisu producenta. Wymiana towaru na wolny od wad następuje w przypadku, gdy naprawa jest niemożliwa lub po trzech nieskutecznych naprawach, w terminie 14 dni roboczych od dnia uznania reklamacji.” Prosimy również o uzupełnienie SWU pkt 10 lit. d) o wskazanie, od kiedy liczy się zwłokę w rozpoznaniu reklamacji, ponieważ zapis w obecnej formie jest niepełny. Oferowany sprzęt objęty jest gwarancją producenta, realizowaną przez jego autoryzowaną sieć serwisową. Ta sieć dysponuje częściami zamiennymi i procedurami zapewniającymi najszybsze przywrócenie sprawności urządzeń. Powiązanie terminów umownych z procedurami producenta zapewni Zamawiającemu realną i przewidywalną obsługę gwarancyjną. Termin 7 dni roboczych na dostawę nowego egzemplarza jest natomiast w wielu przypadkach niewykonalny, ze względu na czas procesowania zgłoszeń przez producentów.Zamawiający podtrzymuje dotychczasowe brzmienie postanowień w przedmiotowym zakresie i nie wyraża zgody na proponowane przez Wykonawcę zmiany. W związku z powyższym zapisy Specyfikacji Warunków Zamówienia pozostają bez zmian.
2Rękojmia za wady. Zwracamy się z prośbą o rozważenie zmiany zapisu § 4 ust. 2 Ogólnych Warunków Umowy, który w obecnym brzmieniu przewiduje uprawnienia z tytułu rękojmi niezależnie od gwarancji. Proponujemy następujące brzmienie: „Na podstawie art. 558 § 1 Kodeksu cywilnego Strony wyłączają odpowiedzialność Wykonawcy z tytułu rękojmi za wady fizyczne przedmiotu umowy. Zamawiający korzysta z pełnej ochrony wynikającej z gwarancji producenta.” Umowa jest zawierana przedsiębiorcami, a Kodeks cywilny wprost dopuszcza w takim przypadku wyłączenie rękojmi. Pełną ochronę Zamawiającego zapewnia gwarancja producenta udzielana na dostarczany sprzęt. Równoległe funkcjonowanie dwóch reżimów odpowiedzialności za te same wady utrudnia jednoznaczne ustalenie trybu postępowania w razie reklamacji. Rozwiązanie to jest ponadto powszechnie stosowane w umowach na dostawy sprzętu IT.Zamawiający nie wyraża zgody na wyłączenie odpowiedzialności Wykonawcy z tytułu rękojmi za wady. Obowiązywanie rękojmi, niezależnie od uprawnień wynikających z gwarancji, stanowi wymaganie Zamawiającego i pozostaje bez zmian.
3Kara umowna za odstąpienie od umowy. Zwracamy się z prośbą o rozważenie zmiany zapisu SWU pkt 10 lit. e) w zw. z § 5 ust. 1 lit. e) Ogólnych Warunków Umowy. W obecnym brzmieniu przewiduje on karę w wysokości 20% maksymalnego wynagrodzenia umownego brutto, również w przypadku odstąpienia od części umowy. Proponujemy następujące brzmienie: „W przypadku odstąpienia od umowy lub jej części z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy – w wysokości 10% wynagrodzenia brutto za niezrealizowaną część przedmiotu umowy, od której Zamawiający odstąpił.” Prosimy jednocześnie o doprecyzowanie, czy podstawa wyliczenia obejmuje wartość zamówień w ramach prawa opcji. Powiązanie kary z wartością części umowy objętej odstąpieniem zachowuje funkcję dyscyplinującą kary. Jednocześnie zapewnia jej proporcjonalność do rzeczywistego zakresu niewykonanego świadczenia i ogranicza ryzyko miarkowania kary na podstawie art. 484 § 2 Kodeksu cywilnego.Zamawiający nie zmienia zapisów w tym zakresie. Zamawiający informuje, że podstawa wyliczenia nie obejmuje wartości wynikającej z prawa opcji.
4Łączny limit kar umownych i odszkodowanie uzupełniające. Zwracamy się z prośbą o rozważenie zmiany zapisu SWU pkt 10 (łączna wysokość kar umownych) oraz § 5 ust. 3 Ogólnych Warunków Umowy. W obecnym brzmieniu przewidują one łączny limit kar na poziomie 50% wynagrodzenia brutto oraz nieograniczone odszkodowanie uzupełniające. Proponujemy następujące brzmienie: „Łączna wysokość kar umownych nie przekroczy 20% wynagrodzenia brutto określonego w pkt 3 Szczególnych Warunków Umowy. Łączna odpowiedzialność odszkodowawcza Wykonawcy, wraz z karami umownymi, ograniczona jest do wysokości wynagrodzenia brutto i nie obejmuje utraconych korzyści.” Limit na poziomie 20% odpowiada wartościom powszechnie stosowanym w zamówieniach na dostawy sprzętu IT. Pozwala on wykonawcom na rzetelną wycenę ryzyka kontraktowego bez konieczności uwzględniania w cenach ofertowych dodatkowych rezerw. W efekcie przekłada się to na korzystniejsze warunki cenowe dla Zamawiającego.Zamawiający podtrzymuje dotychczasowe brzmienie postanowień w przedmiotowym zakresie i nie wyraża zgody na proponowane przez Wykonawcę zmiany. W związku z powyższym zapisy Specyfikacji Warunków Zamówienia pozostają bez zmian.
5Mechanizm zmiany cen jednostkowych. Zwracamy się z prośbą o rozważenie zmiany zapisu SWU pkt 2 oraz § 6 ust. 1 pkt 2 lit. c) Ogólnych Warunków Umowy. W obecnym brzmieniu przewidują one niezmienność cen jednostkowych przez cały okres umowy, a zmianę ceny traktują jako podstawę do odstąpienia od umowy. Proponujemy dodanie w SWU pkt 2 następującego zapisu: „Ceny jednostkowe mogą ulec zmianie w przypadku zmiany oficjalnego cennika producenta danego towaru, proporcjonalnie do tej zmiany, na podstawie przedłożonego przez Wykonawcę zmienionego cennika producenta.” Proponujemy także uzupełnienie § 6 ust. 1 pkt 2 lit. c) o sformułowanie „z wyłączeniem zmian cen dokonanych zgodnie z SWU pkt 2”. Umowa ma charakter sukcesywny i przewiduje prawo opcji, więc dostawy mogą być realizowane w okresie aktualizacji cenników producentów oraz zmian cen komponentów. Obiektywny mechanizm oparty na cenniku producenta chroni obie strony przed skutkami zdarzeń rynkowych niezależnych od nich. Zapewnia również ciągłość dostaw w pełnym zakresie przewidzianym umową.Zamawiający podtrzymuje dotychczasowe brzmienie postanowień w przedmiotowym zakresie i nie wyraża zgody na proponowane przez Wykonawcę zmiany. W związku z powyższym zapisy Specyfikacji Warunków Zamówienia pozostają bez zmian.
6Termin realizacji zamówień w ramach prawa opcji. Zwracamy się z prośbą o rozważenie uzupełnienia § 10 Ogólnych Warunków Umowy (dodanego w pkt 3 postanowień uzupełniających SWU). W obecnym brzmieniu pozwala on złożyć oświadczenie o skorzystaniu z opcji do 15.12.2026 r., tj. do ostatniego dnia obowiązywania umowy, nie określając terminu dostawy zamówień opcjonalnych. Proponujemy następujące brzmienie: „Termin realizacji zamówienia w ramach prawa opcji wynosi 30 dni od dnia doręczenia Wykonawcy oświadczenia o skorzystaniu z prawa opcji. Zamawiający może złożyć oświadczenie o skorzystaniu z prawa opcji najpóźniej do dnia 15.11.2026 r.” Doprecyzowanie usunie niejasność co do terminu dostaw opcjonalnych i zapewni czas niezbędny do pozyskania sprzętu od producentów. Pozwoli też zakończyć realizację umowy w okresie jej obowiązywania.Zamawiający może złożyć oświadczenie o skorzystaniu z prawa opcji najpóźniej do dnia 15.11.2026 r., w tym zakresie modyfikuje projekt umowy.
7Przesłanki odstąpienia od umowy. Zwracamy się z prośbą o rozważenie zmiany zapisu § 6 ust. 1 pkt 2 lit. a) i b) Ogólnych Warunków Umowy. W obecnym brzmieniu posługuje się on niezdefiniowanym pojęciem „towaru złej jakości” i nie przewiduje uprzedniego wezwania Wykonawcy do usunięcia naruszeń. Proponujemy następujące brzmienie: „a) dwukrotnego dostarczenia przez Wykonawcę towaru z wadami istotnymi, potwierdzonymi protokolarnie i nieusuniętymi w wyznaczonym terminie, po uprzednim pisemnym wezwaniu Wykonawcy do usunięcia naruszeń w terminie nie krótszym niż 7 dni; b) odmowy dostarczenia towaru bez uzasadnionych przyczyn, przy czym brak dostępności towaru u producenta nie stanowi odmowy dostarczenia towaru.” Precyzyjne określenie przesłanek odstąpienia zwiększa pewność obrotu i ogranicza ryzyko sporów interpretacyjnych. Jednocześnie w pełni zachowuje uprawnienia Zamawiającego w przypadku rzeczywistych i istotnych naruszeń umowy.Zamawiający nie wyraża zgody na proponowane przez Wykonawcę zmiany zapisów § 6 ust. 1 pkt 2 lit. a) i b) Ogólnych Warunków Umowy. Jednocześnie, w celu doprecyzowania określenia „towar złej jakości”, Zamawiający wskazuje, że przez towar złej jakości należy rozumieć towar posiadający wady lub cechy niezgodne z informacjami, specyfikacją techniczną lub parametrami deklarowanymi przez producenta dla danego modelu urządzenia, niezależnie od ich wpływu na funkcjonalność lub możliwość użytkowania towaru.
8Termin na złożenie wniosku o zmianę umowy. Zwracamy się z prośbą o rozważenie zmiany zapisu § 8 ust. 2 Ogólnych Warunków Umowy. W obecnym brzmieniu wymaga on złożenia propozycji zmiany w terminie 5 dni od dnia zaistnienia okoliczności będących jej podstawą. Proponujemy następujące brzmienie: „W celu dokonania zmiany Umowy Strona o to wnioskująca składa drugiej Stronie propozycję zmiany w terminie 14 dni od dnia powzięcia wiadomości o okolicznościach będących podstawą zmiany. Uchybienie temu terminowi nie pozbawia Strony prawa do wnioskowania o zmianę.” Zgodnie z § 8 ust. 3–4 OWU wniosek powinien zawierać dowody, np. korespondencję z producentem lub analizę dostępności rynkowej. Ich zgromadzenie w ciągu 5 dni bywa niemożliwe, a moment „zaistnienia” okoliczności nie zawsze pokrywa się z chwilą, w której Strona się o niej dowiaduje. Zaproponowany termin pozwoli na przygotowanie kompletnego i rzetelnie udokumentowanego wniosku.Zamawiający podtrzymuje dotychczasowe brzmienie postanowień w przedmiotowym zakresie i nie wyraża zgody na proponowane przez Wykonawcę zmiany. W związku z powyższym zapisy Specyfikacji Warunków Zamówienia pozostają bez zmian.
9Potrącanie kar umownych. Zwracamy się z prośbą o rozważenie zmiany zapisu § 5 ust. 4 Ogólnych Warunków Umowy, który w obecnym brzmieniu upoważnia Zamawiającego do potrącania kar umownych z wynagrodzenia bez określenia trybu. Proponujemy następujące brzmienie: „Zamawiający jest upoważniony do potrącania należnych kar umownych z wynagrodzenia Wykonawcy po uprzednim doręczeniu noty obciążeniowej wraz z uzasadnieniem, w zakresie kar niekwestionowanych przez Wykonawcę w terminie 7 dni od doręczenia noty.” Określenie trybu potrącenia zapewnia przejrzystość rozliczeń oraz możliwość wyjaśnienia ewentualnych rozbieżności przed dokonaniem potrącenia. Ogranicza tym samym ryzyko późniejszych sporów.Zamawiający podtrzymuje dotychczasowe brzmienie postanowień w przedmiotowym zakresie i nie wyraża zgody na proponowane przez Wykonawcę zmiany. W związku z powyższym zapisy Specyfikacji Warunków Zamówienia pozostają bez zmian.
10Przelew wierzytelności. Zwracamy się z prośbą o rozważenie uzupełnienia § 3 ust. 4 Umowy, który w obecnym brzmieniu uzależnia przeniesienie wierzytelności od zgody Zamawiającego. Proponujemy dodanie zdania: „Zamawiający nie odmówi wyrażenia zgody bez uzasadnionej przyczyny, w szczególności w przypadku przelewu wierzytelności o zapłatę wynagrodzenia na rzecz banku lub instytucji finansowej w ramach umowy faktoringu.” Możliwość korzystania ze standardowych instrumentów finansowania wspiera płynność finansową wykonawcy i stabilność realizacji dostaw. Nie wpływa przy tym na sytuację Zamawiającego ani na wysokość jego zobowiązań.Zamawiający podtrzymuje dotychczasowe brzmienie postanowień w przedmiotowym zakresie i nie wyraża zgody na proponowane przez Wykonawcę zmiany. W związku z powyższym zapisy Specyfikacji Warunków Zamówienia pozostają bez zmian.
