Czym są zaświadczenia ZUS i US w przetargu
W kontekście PZP zaświadczenia z Zakładu Ubezpieczeń Społecznych i z urzędu skarbowego należą do podmiotowych środków dowodowych — czyli dokumentów potwierdzających, że wykonawca nie podlega wykluczeniu z postępowania. Podstawa prawna: art. 109 ust. 1 pkt 1 ustawy PZP w związku z rozporządzeniem Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z 23 grudnia 2020 r. w sprawie podmiotowych środków dowodowych.
Cel obu zaświadczeń jest podobny: potwierdzić, że firma nie zalega z opłacaniem należności publicznoprawnych — składek ZUS (społecznych i zdrowotnych) oraz podatków. Zaległość przekraczająca określony ustawowy próg jest podstawą wykluczenia.
Termin ważności — wydane nie wcześniej niż 3 miesiące
Zaświadczenia muszą być wydane nie wcześniej niż 3 miesiące przed dniem ich złożenia w postępowaniu. To wynika bezpośrednio z rozporządzenia o podmiotowych środkach dowodowych.
Dodatkowo art. 126 ust. 1 PZP wymaga, by dokumenty były aktualne na dzień złożenia. Oznacza to, że nawet zaświadczenie sprzed dwóch miesięcy może być nieaktualne — jeśli w międzyczasie powstała zaległość. W praktyce: po otrzymaniu wezwania od zamawiającego do złożenia podmiotowych środków dowodowych, zamów świeże zaświadczenia, nawet jeśli masz starsze "w zapasie". Świeże zaświadczenie zmniejsza ryzyko, że zamawiający zażąda dodatkowego oświadczenia o aktualności.
Jak zamówić elektronicznie
ZUS — przez PUE ZUS na stronie zus.pl. Wniosek o zaświadczenie o niezaleganiu w opłacaniu składek. Wydawany standardowo w 1–3 dni roboczych. Dokument elektroniczny z podpisem urzędu — gotowy do złożenia w postępowaniu jako oryginał elektroniczny.
US — przez serwis e-Urząd Skarbowy (e-US). Wniosek o zaświadczenie o niezaleganiu w podatkach. Czas realizacji 1–7 dni roboczych. Plik PDF z elektronicznym podpisem urzędu.
Obie ścieżki wymagają autoryzacji przez podpis zaufany (login.gov.pl) lub kwalifikowany podpis elektroniczny. Dokumenty pojawiają się w skrzynkach lub bezpośrednio do pobrania w portalu.
Co z firmami z grupy lub udziałem zagranicznym
Jeśli wykonawca działa w grupie kapitałowej lub ma siedzibę poza Polską — zamawiający może żądać dodatkowych zaświadczeń:
- dla podmiotów udostępniających zasoby — komplet dokumentów na ich rzecz (osobne ZUS i US)
- dla wykonawców zagranicznych — równoważnych dokumentów z państwa siedziby (z tłumaczeniem przysięgłym na polski)
- dla członków grupy kapitałowej — oświadczenie o przynależności do grupy
Sprawdź zawsze SWZ — zamawiający precyzuje wymagania w dokumentacji.
Najczęstszy błąd oferenta
Wykonawcy traktują "wydane nie wcześniej niż 3 miesiące" jako jedyne kryterium i składają zaświadczenie sprzed prawie 3 miesięcy. Tymczasem zamawiający może zażądać dowodu aktualności — np. dodatkowego oświadczenia o braku zaległości na dzień złożenia. Jeśli zaświadczenie jest świeże (sprzed kilku dni), pytanie nie pada. Drugi typowy błąd: składanie zaświadczeń tylko dla firmy, bez analogicznych dokumentów dla podwykonawcy udostępniającego zasoby — to podstawa odrzucenia oferty.
Realny przykład z BZP
Postępowanie samorządowe na usługi catering w domu pomocy społecznej, wartość zamówienia ok. 380 000 zł netto rocznie, kontrakt 24-miesięczny. MŚP z branży gastronomicznej został wezwany do złożenia podmiotowych środków dowodowych z 10-dniowym terminem. Złożył zaświadczenia z ZUS i US sprzed 78 dni — formalnie w terminie 3 miesięcy. Zamawiający, podejrzewając możliwość powstania zaległości, wezwał do uzupełnienia. Wykonawca zamówił świeże zaświadczenie — w którym pojawiła się zaległość US z tytułu VAT za poprzedni kwartał (4 200 zł, omyłka księgowa). Wykonawca uregulował, ale w międzyczasie zamawiający stwierdził podstawę wykluczenia. Oferta odrzucona. Świeższe zaświadczenie zamówione od razu po wezwaniu mogło uchronić wykonawcę.
Wypełniasz przetargi ręcznie? Janusz robi to za Ciebie — analizuje SWZ, wykrywa czerwone flagi, wypełnia formularze. Wypróbuj 14 dni za darmo.
Tekst napisał Jan Kubik. AI używany jako asystent (research, draft, struktura). Final review: redakcja Przetargowego Janusza.