Zapytanie ofertowe — co to jest, do jakiej kwoty i jak na nie odpowiedzieć

Co to jest

Zapytanie ofertowe to uproszczony konkurs ofert — sposób, w jaki firmy i instytucje wybierają wykonawcę tam, gdzie nie muszą organizować przetargu. Zamawiający opisuje, co chce kupić, wyznacza termin i kryteria, a zainteresowane firmy odsyłają wypełniony formularz z ceną. Bez SWZ, bez wadium, bez trybów z ustawy — cała procedura bywa zamknięta w kilku akapitach.

Dla Ciebie jako wykonawcy to najniższy próg wejścia do rynku zamówień: mniejsza konkurencja niż w dużych przetargach, prostsze dokumenty i krótszy czas od oferty do umowy. Jednocześnie to pełnoprawne zamówienia — publiczne pieniądze, realne kontrakty i zamawiający, którzy jutro mogą ogłosić przetarg powyżej progu. Dobrze zrealizowane zapytanie ofertowe to często pierwsza referencja, która później otwiera drogę do większych postępowań.

Formalnie zapytanie ofertowe nie jest zdefiniowane w żadnej ustawie. To praktyka wynikająca z dwóch źródeł: wewnętrznych regulaminów zakupowych zamawiających (poniżej progu ustawy PZP) oraz zasady konkurencyjności w projektach finansowanych z funduszy unijnych. Od tego, z którym źródłem masz do czynienia, zależą konkretne reguły gry — dlatego omówimy je osobno.

Do jakiej kwoty

Od 1 stycznia 2026 r. ustawy PZP nie stosuje się do zamówień klasycznych o wartości poniżej 170 000 zł netto (art. 2 ust. 1 pkt 1 PZP). Wszystko poniżej tej kwoty to strefa zapytań ofertowych, zleceń z wolnej ręki i wewnętrznych regulaminów. Próg podniosła nowelizacja z 25 lipca 2025 r. (Dz.U. poz. 1173) — wcześniej przez pięć lat wynosił 130 000 zł.

Uwaga na przepisy przejściowe: postępowania wszczęte do 31 grudnia 2025 r. dokańcza się według starych zasad, z progiem 130 000 zł. Jeśli więc trafisz na zapytanie opublikowane w grudniu 2025 r., obowiązuje przy nim stary stan prawny — decyduje data wszczęcia, nie data podpisania umowy.

Ważny niuans: próg liczy się od szacunkowej wartości zamówienia netto, bez VAT — nie od ceny Twojej oferty. Zamówienie o wartości 168 000 zł netto może więc oznaczać umowę na ponad 200 000 zł brutto, wciąż zawartą po zapytaniu ofertowym, bez przetargu.

Co nie znaczy, że poniżej progu panuje dowolność. Zamawiających publicznych wiąże ustawa o finansach publicznych: wydatki mają być celowe i oszczędne, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów (art. 44 ust. 3). W praktyce jednostki mają regulaminy zakupowe, które od określonej kwoty (najczęściej od kilku do kilkudziesięciu tysięcy złotych) nakazują zebrać kilka ofert — i właśnie stąd bierze się większość zapytań ofertowych, na które możesz odpowiedzieć.

Projekty UE i Baza Konkurencyjności

Drugi wielki strumień zapytań ofertowych płynie z projektów dofinansowanych z funduszy europejskich. Tu reguły wyznaczają Wytyczne dotyczące kwalifikowalności wydatków na lata 2021–2027, a kluczowa jest zasada konkurencyjności: obowiązuje dla zamówień o wartości powyżej 80 000 zł netto. Próg wzrósł 25 marca 2025 r. — wcześniej wynosił 50 000 zł. O tym, która wersja wytycznych obowiązuje, decyduje dzień wszczęcia postępowania, czyli dzień publikacji zapytania.

Zapytania objęte zasadą konkurencyjności muszą być opublikowane w Bazie Konkurencyjności (bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl) — i to jest dla Ciebie najważniejszy praktyczny adres. Całe „życie" takiego postępowania toczy się w Bazie: tam zadajesz pytania do treści zapytania, tam składasz ofertę i tam zamawiający publikuje rozstrzygnięcie. Bez konta wykonawcy w Bazie nie złożysz oferty — konto jest bezpłatne, więc warto je założyć, zanim znajdziesz pierwsze interesujące zapytanie, nie w dniu upływu terminu.

Beneficjentami są nie tylko urzędy — zapytania w Bazie publikują też firmy prywatne realizujące projekty unijne: producenci kupujący maszyny, spółki IT zamawiające sprzęt, szkoleniowcy szukający sal. To rynek, w którym Twoim klientem bywa inny przedsiębiorca, a nie instytucja.

Starsze poradniki wspominają jeszcze o „rozeznaniu rynku" jako obowiązkowej procedurze dla zamówień 20–50 tys. zł. To już historia: w wytycznych na lata 2021–2027 sformalizowane rozeznanie rynku zlikwidowano — pozostała zasada konkurencyjności powyżej progu oraz ogólny wymóg racjonalności mniejszych wydatków.

Gdzie szukać

Zapytania ofertowe są rozproszone — i to jest ich największa wada z perspektywy wykonawcy. Główne miejsca publikacji:

1. Baza Konkurencyjności — obowiązkowa dla projektów UE powyżej 80 000 zł netto; najbardziej uporządkowane źródło.
2. Platformy zakupowe — Logintrade, platformazakupowa.pl, eB2B i podobne systemy mają moduły zapytań ofertowych (RFQ), przez które zamawiający wysyłają zaproszenia i zbierają oferty. Warto mieć konta na platformach używanych przez zamawiających z Twojego regionu i branży.
3. Strony internetowe i BIP zamawiających — jednostki publikują zapytania na własnych stronach, zwykle w zakładkach „zamówienia do 170 tys. zł" albo „zapytania ofertowe".
4. Zaproszenia bezpośrednie — zamawiający może po prostu wysłać zapytanie e-mailem do kilku znanych sobie firm. Tu decyduje to, czy w ogóle wie o Twoim istnieniu — dlatego warto raz na jakiś czas przypomnieć się jednostkom, dla których chcesz pracować.

Ręczne pilnowanie kilkudziesięciu BIP-ów i platform jest niewykonalne — dlatego powstały narzędzia monitorujące (jak Przetargowy Janusz), które agregują ogłoszenia z wielu źródeł, w tym z Bazy Konkurencyjności, i filtrują je pod profil Twojej firmy.

Jak odpowiedzieć

Najważniejsza zasada, która odróżnia zapytania od „ofertowania" w biznesie prywatnym: nie piszesz oferty od zera — wypełniasz dokumenty, które zamawiający załączył do zapytania. Standardowy pakiet to formularz ofertowy (cena, termin, dane firmy), czasem oświadczenia (np. o braku powiązań kapitałowych z zamawiającym — standard w projektach UE) i wykaz doświadczenia. Własny, elegancki szablon oferty nie zastąpi wymaganego formularza — oferta bez niego może w ogóle nie być oceniana.

Krok po kroku:

1. Przeczytaj całe zapytanie, zanim policzysz cenę. Sprawdź opis przedmiotu, termin realizacji, warunki udziału, kryteria oceny (cena zwykle dominuje, ale bywają kryteria jakościowe) i sposób złożenia oferty.
2. Zweryfikuj, czy spełniasz warunki. Jeśli zamawiający wymaga np. dwóch podobnych realizacji — a ich nie masz — odpuść albo rozważ podwykonawstwo. Naciąganie warunków w zamówieniach publicznych kończy się źle.
3. Zadaj pytania, jeśli coś jest niejasne. W Bazie Konkurencyjności służy do tego dedykowana funkcja; przy zapytaniach e-mailowych — zwykły e-mail. Odpowiedzi zamawiającego wiążą wszystkich wykonawców.
4. Wypełnij komplet załączników. Każde pole formularza, każde oświadczenie, każdy podpis. Sprawdź, czy wymagany jest podpis elektroniczny (kwalifikowany, zaufany), czy wystarczy skan podpisanego dokumentu.
5. Złóż ofertę we wskazany sposób i przed terminem. Przez Bazę, przez platformę zakupową albo na adres e-mail z zapytania — dokładnie tak, jak napisał zamawiający. Oferta wysłana innym kanałem lub po terminie przepada.
6. Pilnuj rozstrzygnięcia. Wynik pojawia się w Bazie albo dostajesz go e-mailem. Przegrałeś? Zapytaj o ceny konkurencji — wielu zamawiających udostępnia zestawienie ofert, a to bezcenna wiedza do kalibracji kolejnych wycen.

Terminy w zapytaniach ofertowych bywają krótkie — liczone w dniach, nie tygodniach. To kolejny argument za tym, żeby dowiadywać się o nich w dniu publikacji, a nie tuż przed końcem.

Zapytanie a przetarg

Najkrócej: przetarg to sformalizowana procedura z ustawy PZP, zapytanie ofertowe — uproszczony konkurs poza nią. W praktyce różnice wyglądają tak:

• Podstawa prawna: przetarg — ustawa PZP; zapytanie — regulamin zamawiającego albo wytyczne UE.
• Dokumentacja: przetarg — SWZ, często dziesiątki stron; zapytanie — kilka stron z formularzem.
• Wadium i zabezpieczenia: w zapytaniach praktycznie nie występują.
• Środki ochrony prawnej: w przetargu masz odwołanie do KIO; w zapytaniu — nie. Decyzja zamawiającego jest ostateczna, sporne przypadki zostają na drodze cywilnej.
• Jawność: przetargi są publikowane centralnie (e-Zamówienia, TED); zapytania — rozproszone po Bazie, platformach i BIP-ach.
• Uzupełnienia: w PZP zamawiający ma obowiązek wzywać do uzupełnienia dokumentów w określonych sytuacjach; w zapytaniu zależy to od zapisów samego zapytania — często jedna literówka w formularzu oznacza koniec.

Przykład

Pułapki