Zamówienia bagatelne — co to jest i jakie przepisy stosujemy poniżej 170 000 zł

Co to są zamówienia bagatelne

W praktyce polskiego rynku zamówień publicznych "zamówienia bagatelne" to wszystkie zakupy zamawiającego o wartości netto poniżej 170 000 zł — czyli poniżej progu stosowania ustawy PZP, określonego w art. 2 ust. 1 pkt 1 ustawy. Próg obowiązuje od 1 stycznia 2026 r. — wcześniej wynosił 130 000 zł, a postępowania wszczęte do 31 grudnia 2025 r. dokańcza się według starych zasad. To olbrzymia część rynku: drobne dostawy, jednorazowe usługi, naprawy, mniejsze remonty.

Z perspektywy MŚP rozróżnienie jest fundamentalne. Przetargi powyżej progu PZP są jawne, sformalizowane i kontrolowane (m.in. publikacja w BZP, środki ochrony prawnej, otwarcie ofert). Zamówienia bagatelne są mniej formalne — zamawiający ma swobodę co do procedury, ale wciąż musi działać racjonalnie ekonomicznie.

Jakie przepisy stosujemy poniżej 170 000 zł

Ustawy PZP nie stosujemy. Stosujemy:

• ustawę z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych — zasady celowości, oszczędności, efektywności (art. 44 ust. 3)
• wewnętrzny regulamin udzielania zamówień zamawiającego — każda jednostka sektora finansów publicznych ma własny, w którym opisana jest procedura zakupów bagatelnych
• przepisy kodeksu cywilnego dotyczące zawierania umów

Zamawiający najczęściej wprowadzają progi wewnętrzne, np.: do 10 000 zł (zakup bez procedury), 10 000–50 000 zł (rozeznanie cen), od 50 000 zł do progu ustawowego (zapytanie ofertowe do 3 wykonawców). To typowe wartości — konkretne progi różnią się między jednostkami, a po podniesieniu progu ustawowego wiele regulaminów jest właśnie aktualizowanych.

Jak MŚP może startować

W zamówieniach bagatelnych nie ma jednego publicznego portalu — informacje o zapytaniach trafiają na strony BIP zamawiających albo bezpośrednio do trzech wskazanych przez nich wykonawców. To trudniej śledzić niż BZP, ale jednocześnie konkurencja jest mniejsza.

Trzy strategie wejścia w segment bagatelny:

• monitoring BIP-ów lokalnych jednostek (gminy, szkoły, ośrodki kultury, ZGM)
• bezpośrednie listy referencyjne wysyłane do działów zaopatrzenia
• rejestracja w bazach wykonawców prowadzonych przez większe samorządy (niektóre prowadzą wewnętrzne listy)

Najczęstszy błąd oferenta

MŚP ignoruje segment bagatelny i celuje od razu w przetargi powyżej 170 000 zł. Tymczasem zamówienia bagatelne to najlepszy poligon: krótsze cykle, mniejsze ryzyko, szybkie referencje. Każde zrealizowane zlecenie z gminy lub szkoły to potencjalna referencja do dużego przetargu w przyszłości. Drugi częsty błąd: brak udokumentowania wykonania (protokół odbioru, faktura z opisem prac) — bez tego nie zbudujesz portfolio do przyszłych warunków udziału.

Realny przykład z BZP