Kompleksowa usługa organizacji konferencji pszczelarskiej – Kalsk

Ad. 1. Zamawiający wyjaśnia, że serwis kawowy powinien obejmować co najmniej: kawę, herbatę, wodę mineralną gazowaną i niegazowaną. Zamawiający nie wymaga zapewnienia w ramach serwisu kawowego soków, owoców, przekąsek słodnych lub słonych ani innych produktów niewskazanych w Załączniku nr 1 do SWZ – OPZ. Wykonawca może zapewnić szerszy zakres serwisu według własnego uznania, bez wpływu na cenę należną z tytułu realizacji zamówienia.

Zamawiający wyjaśnia, że w ramach wymaganego symetrycznego łącza internetowego o przepustowości min. 20 Mbit/s nie jest planowane prowadzenie oficjalnego streamingu (transmisji na żywo) wydarzenia do internetu. Łącze ma służyć do celów wskazanych w OPZ, tj. do wyświetlania filmów krótkometrażowych dostępnych na stronach internetowych oraz do ewentualnego zdalnego łączenia się z prelegentami, np. za pośrednictwem komunikatorów internetowych.

Zamawiający wyjaśnia, że przez „dokumentację filmową” rozumie materiały wideo dokumentujące przebieg konferencji w zakresie wskazanym w OPZ, tj. obejmujące w szczególności rejestrację uczestników, wystąpienia prelegentów, przebieg wykładów i warsztatów, serwis gastronomiczny, elementy towarzyszące wydarzeniu oraz miejsca ekspozycji materiałów promocyjnych i oznakowania konferencji. Zamawiający nie wymaga ciągłej rejestracji całości konferencji ani przekazania pełnego nagrania dwóch dni wydarzenia. Nie wymaga również przygotowania reportażu, spotu promocyjnego ani innego zmontowanego materiału filmowego, zastosowania lektora, podkładu muzycznego, napisów, określonej liczby kamer ani zapewnienia profesjonalnej ekipy filmowej. Zakres OPZ nie wymienia ww. czynności po stronie Wykonawcy. Zamawiający wskazuje, iż sposób realizacji i montażu zależny jest od Wykonawcy i przyjętej przez Niego metody realizacji. Dokumentacja filmowa ma mieć charakter dokumentacyjny i sprawozdawczy i może obejmować krótkie nagrania poszczególnych elementów wydarzenia wskazanych w OPZ. Zamawiający nie określa minimalnego czasu trwania poszczególnych nagrań ani łącznego czasu materiału filmowego. Materiały należy przekazać Zamawiającemu w wersji elektronicznej, w pełnej rozdzielczości, w terminie określonym w OPZ. Zamawiający wyjaśnia, że przedmiot zamówienia nie obejmuje wykonania profesjonalnego materiału filmowego przeznaczonego do publikacji lub promocji wydarzenia. Tym samym odpowiedź nie rozszerza zakresu przedmiotu zamówienia, lecz wyjaśnia znaczenie pojęcia „dokumentacja filmowa” użytego w OPZ. W związku z powyższym Zamawiający nie dokonuje zmiany OPZ oraz nie przedłuża terminu składania ofert. Zamawiający wyjaśnia, że udzielona odpowiedź nie rozszerza zakresu przedmiotu zamówienia ani nie wprowadza nowych wymagań dotyczących sposobu realizacji dokumentacji filmowej, lecz jedynie doprecyzowuje znaczenie postanowień już zawartych w OPZ. W konsekwencji odpowiedź nie powoduje konieczności zmiany sposobu kalkulacji ceny ani nie wymaga dodatkowego czasu na przygotowanie oferty. Zamawiający nie znajduje zatem podstaw do przedłużenia terminu składania ofert. Zamawiający informuje, że powyższe pytania i odpowiedzi do SWZ stanowią jej integralną część i nie wpływają na konieczność przedłużenia terminu składania ofert.

W związku z powyższym Zamawiający nie przewiduje prowadzenia streamingu wydarzenia, a zatem określanie szacowanej liczby odbiorców transmisji ani wskazywanie platformy streamingowej nie jest wymagane.

Ad. 2. Zamawiający nie wymaga zapewnienia ciągłego serwisu kawowego przez cały czas trwania obrad. Serwis powinien być zapewniony w czasie powitalnej rejestracji uczestników oraz w czasie każdej z czterech przerw kawowych wskazanych w harmonogramie, w ilości odpowiedniej dla wszystkich uczestników konferencji.

Zamawiający wyjaśnia, że obiady w dniach 6 i 7 listopada 2026 r. mają być podawane w formie bufetowej (szwedzki stół), z zapewnieniem wszystkich elementów i minimalnych ilości wskazanych w OPZ, w tym m.in. co najmniej dwóch rodzajów zup, dwóch rodzajów mięs do wyboru, co najmniej jednego dania bezmięsnego, dwóch rodzajów dodatków skrobiowych oraz co najmniej dwóch rodzajów sałat, sałatek lub surówek. Obsługa kelnerska jest wymagana. Forma ta powinna umożliwiać uczestnikom wybór spośród wskazanych w OPZ wariantów potraw. Jednocześnie Zamawiający podtrzymuje pozostałe wymagania dotyczące wyżywienia, w szczególności zapewnienie obsługi kelnerskiej, zastawy porcelanowej, szkła, metalowych sztućców oraz możliwości jednoczesnego spożywania posiłku przez wszystkich uczestników. Zamawiający wyjaśnia, że forma bufetowa nie zwalnia Wykonawcy z zapewnienia obsługi kelnerskiej podczas obiadu. Obsługa kelnerska powinna obejmować w szczególności bieżące uprzątanie ze stołów wykorzystanych naczyń, sztućców i szkła po zakończeniu spożywania kolejnych dań oraz dbanie o porządek i estetykę nakrycia stołów w trakcie trwania obiadu.

Ad. 3. Tak. Koszt zapewnienia powitalnego serwisu kawowego oraz serwisu podczas czterech przerw kawowych należy uwzględnić w całkowitej cenie oferty, zgodnie z obowiązkiem uwzględnienia wszystkich kosztów niezbędnych do prawidłowej realizacji przedmiotu zamówienia.

Zamawiający wyjaśnia, że zamówienie obejmuje również zapewnienie noclegu i wyżywienia dla prelegentów uczestniczących w konferencji oraz wykładowców i instruktorów prowadzących warsztaty. Powyższe wynika wprost z zapisów OPZ, w szczególności z części „Zakwaterowanie”, pkt 2 ppkt e, zgodnie z którym: „Koszty zakwaterowania wykładowców oraz instruktorów warsztatów pokrywa Wykonawca”, a także z części „Inne”, w której Zamawiający wskazał, że Wykonawca zobowiązany jest zapewnić dla wszystkich dodatkowych osób niezbędnych ze strony Wykonawcy zakwaterowanie i wyżywienie zgodnie z zapotrzebowaniem. Jednocześnie Zamawiający wyjaśnia, że wskazana w OPZ liczba 55 osób (50 uczestników i 5 organizatorów) nie obejmuje dodatkowych osób zapewnianych przez Wykonawcę w związku z realizacją przedmiotu zamówienia, w tym prelegentów, wykładowców oraz instruktorów warsztatów. W związku z powyższym koszty noclegu i wyżywienia prelegentów, wykładowców oraz instruktorów warsztatów należy uwzględnić w cenie oferty. Zamawiający nie zapewnia tych świadczeń we własnym zakresie.

Zamawiający nie uwzględnia wniosku o przedłużenie terminu składania ofert. Zamawiający wskazuje, że obowiązek zapewnienia serwisu kawowego nie jest nowym elementem przedmiotu zamówienia – został przewidziany wprost w harmonogramie stanowiącym część OPZ, w którym wskazano zarówno „powitalny serwis kawowy”, jak i cztery „przerwy kawowe”. Udzielona odpowiedź służy wyłącznie doprecyzowaniu zakresu i sposobu realizacji tego obowiązku. W związku z powyższym Zamawiający nie stwierdza okoliczności uzasadniających przedłużenie terminu składania ofert. Termin składania ofert pozostaje bez zmian.