Zdolność techniczna/zawodowa: min. 1 usługa przechowywania i obsługi dokumentacji (kategoria B) dla 1 podmiotu, przez min. (+ 1 zdanie — pełna treść po zalogowaniu)
Pakiet 1: Cena oferty (Pc) – 60%; Czas udostępniania dokumentów (Pt1) – 10%; Czas udostępniania od momentu przejęcia z aktualnego miejsca (Pt2) – 30% - Pakiet 2: Cena oferty (Pc) – 60%; Czas udostępniania dokumentów (Pt) – 40%
8
Kary i sankcje
Widoczne 50%
Kary umowne: 10% wartości dotyczonej kwoty — zwłoka dostarczenia akt, niezgodność z wnioskiem, niewłaściwe opakowanie/brak spisu, odstąpienie od umowy (zał. nr 4) - Niespełnienie wymogu zatrudnienia (art. (+ 1 zdanie — pełna treść po zalogowaniu)
Z każdej z 9 sekcji pokazujemy połowę. Załóż darmowe konto, żeby odsłonić pozostałe 14 zdań — pełne warunki udziału, dokumenty i analizę ryzyka Janusza. Bez karty, 14 dni za darmo.
14 dni za darmo Bez karty płatniczej Rezygnacja w 1 klik
Opis przedmiotu zamówienia
Streszczenie AI · Janusz
Część 1 (usługa): przejęcie jednorazowe ok. 5 800 pudeł archiwistycznych z aktualnego magazynu w Łodzi + ciągła obsługa archiwum przez 48 miesięcy (przechowywanie, niszczenie akt z certyfikatem, wyszukiwanie pojedynczych akt, transport, skanowanie i wysyłka elektroniczna, zwrot pudeł).
Część 2 (usługa): przechowywanie dokumentacji medycznej kategorii B nowo wytwarzanej — do ok. 3 840 pudeł archiwistycznych w ciągu 48 miesięcy (szacunkowo 960 rocznie), z niszczeniem, wyszukiwaniem, transportem i skanowaniem.
Pytania i odpowiedzi
Wyjaśnienia treści SWZ udzielone przez zamawiającego. Odpowiedzi wiążą wszystkich wykonawców — także tych, którzy nie zadali pytania.
Ile jest mb akt do przechowania? Czy dobrze rozumie 5 800 pudeł archiwizacyjnych *0,4 mb= 2 320 mb dokumentów do przechowania. Proszę o podanie pozostałych wymiarów pudeł, w których przechowywane są akta.
Zamawiający potwierdza, iż przekaże do przechowywania 5 800 pudeł archiwizacyjnych o maksymalnej wielkości 0,4 mb tj. 2 320 mb dokumentów. Wymiary pudła archiwizacyjnego, w którym przechowywane są zasoby wynoszą:
Długość: 40 cm
Szerokość 35 cm
Wysokość 30 cm
Czy ilość 5800 pudeł jest ilością początkową i wraz z upływem czasu ilość pudeł będzie wzrastać czy jest to szacunkowa ilość wszystkich pudeł przekazanych w ciągu trwania umowy (4 lat)?
Zamawiający w załączniku nr 2 wskazał szacunkową liczbę wszystkich pudeł przekazanych do archiwum w czasie trwania umowy tj. 5800 pudeł na okres 4 lat. W Załączniku nr 2 do SWZ - Specyfikacja asortymentowo-cenowa pakiet A i B, w arkuszu pakiet A _ aktualny zasób w Lp.1 w kolumnie 5 wskazano szacunkową liczbę wszystkich pudeł (5800) dla całej umowy (4 lata).
Czy podana ilość 200 sztuk pudeł do zniszczenia to ilość do zniszczenia w ciągu roku czy całego okresu obowiązywania umowy?
Szacunkowa liczba pudeł, wskazana w Załączniku nr 2 do SWZ - Specyfikacja asortymentowo-cenowa pakiet A i B, w arkuszu pakiet A _ aktualny zasób w Lp.2 w kolumnie 5, do zniszczenia wynosi 200 w czasie jednego roku, co potwierdza zapis – „200 x liczba lat trwania umowy”
Czy podana ilość wyszukiwania 250 sztuk pojedynczych akt pacjentów jest ilością roczną czy ilością na czas obowiązywania umowy?
Analogicznie jak w odpowiedzi na pytanie 3 szacunkowa liczba pojedynczych akt, wskazana w Załączniku nr 2 do SWZ - Specyfikacja asortymentowo-cenowa pakiet A i B, w arkuszu pakiet A _ aktualny zasób w Lp.3 w kolumnie 5 do wyszukania wynosi 250 w czasie jednego roku, co potwierdza zapis – „250 x liczba lat trwania umowy”.
Czy możliwe jest przedłużenie terminu o kilka dni?
Zgodnie z pkt II. ZMIANA TERMINÓW poniżej.
Jakiej wielkości jest zasób w pakiecie A i pakiecie B?
Zgodnie z SAC:
W załączniku nr 2 do SWZ - Specyfikacja asortymentowo-cenowa pakiet A i B, w arkuszu pakiet A _ aktualny zasób w Lp.1 w kolumnie 5 wskazano szacunkową liczbę sztuk dla całej umowy tj. 5800 pudeł archiwistycznych.
W załączniku nr 2 do SWZ - Specyfikacja asortymentowo-cenowa pakiet A i B, w arkuszu pakiet B _ nowy zasób w Lp.1 w kolumnie 5 wskazano szacunkową liczbę sztuk dla całej umowy tj. 3840 pudeł archiwistycznych (szacunkowo 960 pudeł rocznie).
Opublikowana wartość przedmiotu przetargu 221 000,00 EURO jest wartością netto czy brutto?
Zamawiający określa próg w jakim jest prowadzone postępowanie przetargowe, a zatem w specyfikacji warunków zamówienia określił, iż postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego jest o wartości mniejszej niż progi unijne tj. wartości szacunkowej nieprzekraczającej kwoty 221 000 euro tj. równowartości 1 024 799,00 złotych netto.
Jednocześnie Zamawiający informuje, iż podana kwota nie jest szacunkową wartością zamówienia a jedynie wskazuje w jakim reżimie prawnym znajduje się prowadzone postepowanie tj. procedura unijna lub krajowa.
Jaki rodzaj kursu i z jakiej daty należy przyjąć do przeliczenia wartości przedmiotu przetargu 221 000,00 EURO na walutę PLN, która jest jedyną i główną walutą stosowaną w pozostałych częściach dokumentacji przetargowej
Zgodnie z obwieszczeniem prezesa Urzędu Zamówień Publicznych z 3 grudnia 2023 r. w sprawie aktualnych progów unijnych, ich równowartości w złotych, równowartości w złotych kwot wyrażonych w euro oraz średniego kursu złotego w stosunku do euro stanowiącego podstawę przeliczania wartości zamówień publicznych lub konkursów, średni kurs euro stanowiący podstawę przeliczania wartości zamówień w latach 2024 i 2025 wynosi 4,6371 zł za euro.
Projektowane postanowienia umowy— załączniki nr 3 do SWZ dla pakietu A i B — nie zawierają żadnych postanowień dotyczących określenia kosztów wydania dokumentów przez przechowawcę następnemu przechowawcy, który zostanie wyłoniony w wyniku postępowania przetargowego ZSS/ZP/10/2025 lub zamawiającemu. Natomiast załącznik nr2 do SWZ w arkuszach pakiet A i B zawiera takie pozycje.
Postanowienia umowy nie zawierają takich klauzul, gdyż wszelkie prawa i obowiązki aktualnego przechowawcy, w tym dotyczące etapu zakończenia umowy opisuje zawarta z nim umowa. Natomiast umowa zawarta w wyniku postępowania przetargowego ZSM/ZP/10/2025 może regulować wyłącznie zasady takiego przekazania na moment jej zakończenia i będzie obowiązywać zamawiającego oraz wyłonionego wykonawcę.
W związku z pytaniem, dla opisania intencji Zamawiającego dokonano modyfikacji załącznika nr 2 do SWZ oraz załącznika nr 4 do SWZ - Projektowane postanowienia umowy.
W jaki sposób obliczyć wartość części zamówienia zawartą w załączniku nr 2 do SWZ — pakiet B pozycja nr 3.
Proszę zauważyć, że podstawiając wartość kosztu przechowywania1 kartonu dla zaprojektowanego przez Państwa arkusza, po przeliczeniu z uwzględnieniem spodziewanej liczby kartonów 3840 w okresie 48 miesięcy daje nieadekwatną kwotę 5760 PLN w całym okresie trwania umowy — zgodnie z kolumnami F i G. Proszę o porównanie sposobu działania pkt3 arkusza pakiet B — nowy zasób z pkt1 arkusza pakiet A — aktualny zasób w pliku załącznik nr 2 do SWZ przy założeniu kosztu przechowania na przykładowym poziomie 1,50 PLN netto.
Proszę o podanie informacji o sposobie wyliczenia jaki powinien być przyjęty dla pkt 3 arkusza pakiet B tak aby uniknąć nieporozumień i podania nierealnej ceny za tą usługę.
W związku z pytaniem, dla opisania intencji Zamawiającego zmieniono załącznik nr 2 do SWZ.
Czy szpital dopuszcza możliwość zmiany zapisów umowy poprzez wykreślenie zapisów paragraf 9 ust. 3 umowy —odstąpienie od umowy.
Zapisy wskazane w § 9 ust. 3 Załącznika nr 4 do SWZ - Projektowane postanowienia umowy - pakiet A oraz pakiet B dotyczą ustawowych przypadków uzasadniających odstąpienie przez Zamawiającego od umowy, których dopuszczalność jest obligatoryjna.
Dodatkowo w związku z pytaniem Zamawiający przeanalizował treść projektowanych postanowień umowy i zdecydował o wprowadzeniu zmian w § 9.
Projektowane zapisy umowy nie zawierają zapisów dotyczących sposobu i trybu wydania dokumentów w przypadku zmiany przechowawcy. Czy ten brak zostanie uzupełniony.
W odpowiedzi na zadane pytanie, po przeprowadzonej analizie, Zamawiający dokonał zmian w zapisach zawartych w Załączniku nr 5 do umowy: pakiet A oraz pakiet B.
W nawiązaniu do opublikowanego zapytania przetargowego składam pytanie dotyczące kryteriów wyliczenia składnika kosztowego w załączniku nr 2 do SWZ - pkt 6 arkusz pakiet A (opłata jednorazowa od obecnego przechowawcy oraz pkt 8 arkusz pakiet B (zwrot pudeł archiwistycznych). Dlaczego kryteria w dwóch arkuszach różnią się od siebie zakresem - pakiet A - "opłata jednorazowa za przejęcie całego składu akt (dokumentów) od obecnego Wykonawcy wraz z transportem do nowego miejsca przechowywania i rozlokowaniem składu akt w nowym miejscu (archiwum) oraz sporządzeniem spisu wszystkich przejętych akt (każda sztuka akt znajdująca się w pudłach zbiorczych) - pakiet B - opłata jednorazowa za zwrot całego składu akt (dokumentów) Pakiet A posiada szersze wymogi i parametry a pakiet B węższe. Czy zwrot z pakietu B oznacza również transport do nowego przechowawcy czy zwrot do Zleceniodawcy (szpital).
Wskazane kryteria różnią się ponieważ zasób A zawiera dokumentację przechowywaną aktualnie przez IMPEL BUSINESS SOLUTIONS Sp. z o.o. (szacunkowo 5800 pudeł archiwistycznych), który zostanie jednorazowo przekazany do przechowywania. Aktualny zasób znajdujący się u ww. Realizatora był przekazywany od 2007 roku. Z uwagi na fakt, że zarówno aktualny Realizator umowy jak i SP ZOZ ZSM są następcą prawnym innych podmiotów, Zamawiający nie posiada pełnego wykazu wszystkich przechowywanych akt, zatem dla właściwego zarządzania przechowywaną dokumentacją niezbędne jest przekazanie spisu.
Natomiast zasób B będzie zawierał pudła przekazywane sukcesywnie w trakcie trwania umowy (szacunkowa maksymalna liczba pudeł przekazana do przechowywania w okresie trwania umowy wynosi 3840) i ww. spis dokumentacji będzie na bieżąco przygotowywany przez SP ZOZ ZSM.
W związku z pytaniem zmieniono Załącznik nr 5 do umowy pakiet A oraz pakiet B.
W nawiązaniu do opublikowanego zapytania przetargowego składam pytanie dotyczące kryteriów wyliczenia składnika kosztowego w załączniku nr 2 do SWZ - pkt 6 arkusz pakiet A (opłata jednorazowa od obecnego przechowawcy oraz pkt 8 arkusz pakiet B (zwrot pudeł archiwistycznych). W nawiązaniu do pytania nr 1 - kwestia transportu - dokąd ten transport miałby się odbyć? Procedura przetargowa może wyłonić dowolnego przechowawcę w dowolny miejsce w Polsce. Jest istotna różnica w zakresie wyceny tego składnika zapytania przetargowego jeśli transport miałby odbyć się dystansie 50 km lub 500 km.
W związku z pytaniem, dla opisania intencji Zamawiającego zmieniono załącznik nr 2 do SWZ.
W nawiązaniu do opublikowanego zapytania przetargowego składam pytanie dotyczące kryteriów wyliczenia składnika kosztowego w załączniku nr 2 do SWZ - pkt 6 arkusz pakiet A (opłata jednorazowa od obecnego przechowawcy oraz pkt 8 arkusz pakiet B (zwrot pudeł archiwistycznych). Jakie jest uzasadnienie dla podziału przetargu na pakiety A i B (zasób aktualny i zasób nowy)?
Zgodnie z intencją Ustawodawcy, Zamawiający podejmując decyzję o przeprowadzeniu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, ma obowiązek zbadać, czy przedmiot zamówienia jest podzielny, czy podział zamówienia na części znajduje swoje racjonalne uzasadnienie i czy podział zamówienia przyniesie lub może przynieść wymierne korzyści finansowe. Decyzja zamawiającego musi uwzględniać sytuację podmiotową wykonawców, tj. zamawiający zobowiązany jest zbadać, czy jego decyzja nie naruszy zasad wyrażonych w przepisie art. 7 ust. 1 ustawy p.z.p. tj. zasady konkurencyjności i zasady równego traktowania wykonawców. Swoboda zatem zamawiającego o podziale zamówienia na części jest ograniczoną zasadą uczciwej konkurencji. Zamawiający podzielił ww. zamówienie na dwie części, kierując się zasadą wyrażoną w przepisie art. 7 ust. 1 ustawy p.z.p.
W związku z pytaniem, dla opisania intencji Zamawiającego zmieniono załącznik nr 2 do SWZ.
