RozstrzygniętyPrzetarg nieograniczony · PN
Organizacja Forum Przedsiębiorczości i Gali Finałowej – Warszawa
Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości8 aktualnych · 206 w archiwum·NIP 5262501444·mazowieckie
Składanie ofert: 27 kwietnia 2026 · Wartość szacunkowa: 1 308 000 zł
Rozstrzygnięcie
Kto wygrał, za ile i ilu było chętnych.
NIP zwycięzcy5242406122
Kwota oferty1 300 000,00 zł
Przedmiot zamówienia
AI- Zabudowa przestrzeni i scenografia: wynajem sali (Duża Aula Politechniki Warszawskiej), scenografia konferencji i Gali, mapping, oświetlenie, nagłośnienie, ekran diodowy, telewizory, pętle indukcyjne, kostki dziennikarskie, recepcja (5 stanowisk + mediowe), szatnia, oznakowanie, Wi-Fi, stoliki koktajlowe, dekoracje kwiatowe/świec, dostępność dla osób z niepełnosprawnościami.
- Catering: konferencja (bufet zimny, sałatki, desery, lunch: zupa + 6 dań + przekąski) + Gala (bufet: fingerfood, przekąski zimne, zupa, 6 dań, 6 deserów, open bar, kelnerzy w ubiorkach eleganckich).
- Zaproszenia i rejestracja: 700 personalizowanych zaproszeń + koperty (druk FULL COLOR, papier 300 g/m²), baza ~700 rekordów, kampania online, mailing save-the-date, akredytacja dziennikarzy.
- Filmy i multimedia: 3 × ~60 s filmy o laureatach + 3 rolki social media (9:16) + postprodukcja transmisji online (FullHD 1080p/25fps, player HTML5, napisy WCAG 2.1, DVR) + obsługa fotograficzna (150 zdjęć).
- Katalog laureatów: projekt graficzny, 2 wersje językowe (pol/ang), 400 szt. druk (52 str., OK 350 g/m², laminat mat.), dystrybucja na Gali + biblioteki.
- Nagrody: 4 statuetki PPP + 4 etui + do 5 statuetek nagrody specjalnej + tabliczki z łańcuszkami + 21 dyplomów + 20 czeków.
- Ubezpieczenie i personel: OC min 300 000 zł + NNW uczestników (min 3 000 zł); recepcja 5 os., hostessy 5 os., obsługa techniczna 2 os., podający statuetki 2 os., konferansjer, moderator, prelegenci (do 15 + keynote).
- Promocja i sprawozdanie: partner TV ogólnopolski + transmisja na portalu (3 h), banery, artykuły w 2 portalach, kampanie social media; sprawozdanie z dokumentacją fotograficzną po wydarzeniu.
- Strefa wystawiennicza: aranżacja showroomu innowacji dla 30 wystawców (min 75 m²), stanowiska z ekspozycją, oświetlenie, multimedia, zaplecze techniczne, dostępność.
- Realizacja PARP.talks: Studio nagrań mobilne + montaż do studia stałego PARP.
Trudność: wysoka
Zamówienie obejmuje jednodniowe wydarzenie o ogromnej złożoności logistycznej (konferencja + gala + strefa wystawiennicza, 700+ osób, wiele podwykonawców), wymogi dostępności, produkcję filmów i katalogu, personalizację nagród oraz koordynację transmisji na żywo — wszystko w jednym dniu o ścisłej sekwencji czasu.
Terminy realizacji
Termin realizacji
20 października 2026 r.
20 października 2026 r.
Warunki udziału
AI1Ubezpieczenie OC — ważne ubezpieczenie OC z tytułu działalności objętej zamówieniem, min. 300 000 zł
2Ubezpieczenie NNW — ubezpieczenie NNW uczestników Wydarzenia, suma gwarancyjna min. 3 000 zł
Czerwone flagi
AISygnały, na które warto zwrócić uwagę przed startem.
Brak istotnych sygnałów ostrzegawczych.
Kary i sankcje
AI- Kary umowne: w projekcie umowy; szczegółowe stawki w §8 umowy
Pytania i odpowiedzi
2Wyodrębnione z wyjaśnień treści SWZ.
1Prosimy o doprecyzowanie zawartego w postępowaniu (OPZ, Zadanie 3) wymogu: "Zapewnienie partnerstwa telewizji dla Wydarzenia oraz publikacja transmisji konferencji na wiodącym portalu ogólnopolskim”.
Na etapie przetargu nie jest możliwe formalne potwierdzenie takiego zapewnienia przez nadawcę ogólnopolskiego lub portal internetowy. Jakiekolwiek wiążące rozmowy z nadawcami można podjąć jedynie jako wybrany przez Państwa producent wydarzenia lub wtedy doprowadzić do zawarcia takiego porozumienia pomiędzy Państwem a wybranymi mediami.
Czy brak formalnego zapewnienia spełnienia ww. zadania będzie skutkował odrzuceniem oferty?
Zadanie 3 OPZ "Zapewnienie partnerstwa telewizji dla Wydarzenia oraz publikacja transmisji konferencji na wiodącym portalu ogólnopolskim” będzie realizowane po podpisaniu umowy. Na etapie oferty Zamawiający nie wymaga gwarancji, czyli formalnego potwierdzenia przyszłej współpracy z telewizją i portalem ogólnopolskim. Oferent na tym etapie, powinien dokonać realnej wyceny wspomnianego zadania w formularzu ofertowym (z podziałem na dwie części). W ramach kwot podanych w formularzu ofertowym dla Zadania 3 będzie realizowane to zadanie po podpisaniu umowy.
1Dzień dobry. Zwracam się z prośbą o wyjaśnienie kwestii zw. z organizacją Konferencji i Gali. Wg załączonego harmonogramu konferencja ma odbyć się w godz. 11.00 - 16.00 (400 os. ) a Gala 17.00 -21.30 (300 os. )
Przygotowując koncepcyjnie to spotkanie, nasuwa się wątpliwość czy Wykonawcy są w stanie w ciągu 1 godziny przearanżować w jakimś stopniu salę oraz mamy jeszcze wątpliwość w kwestii wyjścia (opuszczenia budynku ) Gości Konferencji i pojawiania się Gości Gali. Mamy tutaj dość wąskie gardło 1 godzina 1 szatnia 1 wejście do budynku itp. Takie same trudności zapewne będą przed firmą cateringową. Czy jest możliwość zaplanowania odstępu 2 godzin pomiędzy wydarzeniami?
Podany program jest programem ramowym, jednak przerwa nie powinna być dłuższa niż 1,5 godziny. W kwestii możliwości przearanżowania sali – wykonawca powinien zaproponować takie zmiany, które są możliwe do zrealizowania w maksymalnie 1,5 h.
Odnośnie zmiany gości dwóch części wydarzenia: część gości konferencji zostanie na Galę, część opuści budynek po skorzystaniu z lunchu. Dodatkowi Goście, który przyjdą (zarejestrują się) tylko na Galę, nie będą korzystali z lunchu. Liczbę gości na samą konferencję, liczbę gości wspólnych dla konferencji i Gali oraz liczbę gości na samą Gale poznamy na podstawie rejestracji. Dzięki temu z odpowiednim wyprzedzeniem Wykonawca będzie mógł zaplanować wszelkie niezbędne zmiany aranżacji.
Odnośnie cateringu Zamawiający zakłada, że Wykonawca zaplanuje tak pracę dostawcy cateringu, w tym liczbę pracowników niezbędnych do realizacji usługi, że będzie możliwe dokonanie zmian w zakładanym czasie, lub przygotowanie dwóch oddzielnych przestrzeni – jedną pod konferencję, drugą pod Galę. Zamawiający jednakże pozostawia te kwestie do rozstrzygnięcia przez Wykonawcę.
Historia zmian
31.03.2026 — publikacja ogłoszenia
27.04.2026 — upływ terminu składania ofert
17.06.2026 — aktualizacja ogłoszenia (Wartość szacunkowa: brak → 1 308 000 zł)
31.07.2026 — ogłoszenie o wyniku postępowania