Z każdej z 9 sekcji pokazujemy połowę. Załóż darmowe konto, żeby odsłonić pozostałe 11 zdań — pełne warunki udziału, dokumenty i analizę ryzyka Janusza. Bez karty, 14 dni za darmo.
14 dni za darmo Bez karty płatniczej Rezygnacja w 1 klik
Opis przedmiotu zamówienia
Streszczenie AI · Janusz
Zabudowa przestrzeni i scenografia: wynajem sali (Duża Aula Politechniki Warszawskiej), scenografia konferencji i Gali, mapping, oświetlenie, nagłośnienie, ekran diodowy, telewizory, pętle indukcyjne, kostki dziennikarskie, recepcja (5 stanowisk + mediowe), szatnia, oznakowanie, Wi-Fi, stoliki koktajlowe, dekoracje kwiatowe/świec, dostępność dla osób z niepełnosprawnościami.
Catering: konferencja (bufet zimny, sałatki, desery, lunch: zupa + 6 dań + przekąski) + Gala (bufet: fingerfood, przekąski zimne, zupa, 6 dań, 6 deserów, open bar, kelnerzy w ubiorkach eleganckich).
Zaproszenia i rejestracja: 700 personalizowanych zaproszeń + koperty (druk FULL COLOR, papier 300 g/m²), baza ~700 rekordów, kampania online, mailing save-the-date, akredytacja dziennikarzy.
Filmy i multimedia: 3 × ~60 s filmy o laureatach + 3 rolki social media (9:16) + postprodukcja transmisji online (FullHD 1080p/25fps, player HTML5, napisy WCAG 2.1, DVR) + obsługa fotograficzna (150 zdjęć).
Katalog laureatów: projekt graficzny, 2 wersje językowe (pol/ang), 400 szt. druk (52 str., OK 350 g/m², laminat mat.), dystrybucja na Gali + biblioteki.
Nagrody: 4 statuetki PPP + 4 etui + do 5 statuetek nagrody specjalnej + tabliczki z łańcuszkami + 21 dyplomów + 20 czeków.
Ubezpieczenie i personel: OC min 300 000 zł + NNW uczestników (min 3 000 zł); recepcja 5 os., hostessy 5 os., obsługa techniczna 2 os., podający statuetki 2 os., konferansjer, moderator, prelegenci (do 15 + keynote).
Promocja i sprawozdanie: partner TV ogólnopolski + transmisja na portalu (3 h), banery, artykuły w 2 portalach, kampanie social media; sprawozdanie z dokumentacją fotograficzną po wydarzeniu.
Strefa wystawiennicza: aranżacja showroomu innowacji dla 30 wystawców (min 75 m²), stanowiska z ekspozycją, oświetlenie, multimedia, zaplecze techniczne, dostępność.
Realizacja PARP.talks: Studio nagrań mobilne + montaż do studia stałego PARP.
Pytania i odpowiedzi
Wyjaśnienia treści SWZ udzielone przez zamawiającego. Odpowiedzi wiążą wszystkich wykonawców — także tych, którzy nie zadali pytania.
Prosimy o doprecyzowanie zawartego w postępowaniu (OPZ, Zadanie 3) wymogu: "Zapewnienie partnerstwa telewizji dla Wydarzenia oraz publikacja transmisji konferencji na wiodącym portalu ogólnopolskim”.
Na etapie przetargu nie jest możliwe formalne potwierdzenie takiego zapewnienia przez nadawcę ogólnopolskiego lub portal internetowy. Jakiekolwiek wiążące rozmowy z nadawcami można podjąć jedynie jako wybrany przez Państwa producent wydarzenia lub wtedy doprowadzić do zawarcia takiego porozumienia pomiędzy Państwem a wybranymi mediami.
Czy brak formalnego zapewnienia spełnienia ww. zadania będzie skutkował odrzuceniem oferty?
Zadanie 3 OPZ "Zapewnienie partnerstwa telewizji dla Wydarzenia oraz publikacja transmisji konferencji na wiodącym portalu ogólnopolskim” będzie realizowane po podpisaniu umowy. Na etapie oferty Zamawiający nie wymaga gwarancji, czyli formalnego potwierdzenia przyszłej współpracy z telewizją i portalem ogólnopolskim. Oferent na tym etapie, powinien dokonać realnej wyceny wspomnianego zadania w formularzu ofertowym (z podziałem na dwie części). W ramach kwot podanych w formularzu ofertowym dla Zadania 3 będzie realizowane to zadanie po podpisaniu umowy.
Dzień dobry. Zwracam się z prośbą o wyjaśnienie kwestii zw. z organizacją Konferencji i Gali. Wg załączonego harmonogramu konferencja ma odbyć się w godz. 11.00 - 16.00 (400 os. ) a Gala 17.00 -21.30 (300 os. )
Przygotowując koncepcyjnie to spotkanie, nasuwa się wątpliwość czy Wykonawcy są w stanie w ciągu 1 godziny przearanżować w jakimś stopniu salę oraz mamy jeszcze wątpliwość w kwestii wyjścia (opuszczenia budynku ) Gości Konferencji i pojawiania się Gości Gali. Mamy tutaj dość wąskie gardło 1 godzina 1 szatnia 1 wejście do budynku itp. Takie same trudności zapewne będą przed firmą cateringową. Czy jest możliwość zaplanowania odstępu 2 godzin pomiędzy wydarzeniami?
Podany program jest programem ramowym, jednak przerwa nie powinna być dłuższa niż 1,5 godziny. W kwestii możliwości przearanżowania sali – wykonawca powinien zaproponować takie zmiany, które są możliwe do zrealizowania w maksymalnie 1,5 h.
Odnośnie zmiany gości dwóch części wydarzenia: część gości konferencji zostanie na Galę, część opuści budynek po skorzystaniu z lunchu. Dodatkowi Goście, który przyjdą (zarejestrują się) tylko na Galę, nie będą korzystali z lunchu. Liczbę gości na samą konferencję, liczbę gości wspólnych dla konferencji i Gali oraz liczbę gości na samą Gale poznamy na podstawie rejestracji. Dzięki temu z odpowiednim wyprzedzeniem Wykonawca będzie mógł zaplanować wszelkie niezbędne zmiany aranżacji.
Odnośnie cateringu Zamawiający zakłada, że Wykonawca zaplanuje tak pracę dostawcy cateringu, w tym liczbę pracowników niezbędnych do realizacji usługi, że będzie możliwe dokonanie zmian w zakładanym czasie, lub przygotowanie dwóch oddzielnych przestrzeni – jedną pod konferencję, drugą pod Galę. Zamawiający jednakże pozostawia te kwestie do rozstrzygnięcia przez Wykonawcę.
