Archiwum EZAMOWIENIACPV 55000000 · Usługi hotelarskie i restauracyjneCPV 79000000 · Usługi biznesowe i zarządzanie Małopolskie
Organizacja i obsługa konferencji SEMTRAK – Kraków
Pełna nazwa postępowania: Organizacja i obsługa XIX Ogólnopolskiej Konferencji Naukowo-Technicznej z zakresu Trakcji Elektrycznej i Elektromobilności SEMTRAK 2025
Politechnika Krakowska im. Tadeusza Kościuszki·NIP 6750006257·Kraków
Wartość szac.
—
nie podano
Termin składania
16.06.2025
postępowanie zakończone
Otwarcie ofert
—
nie podano
Opublikowano
2 czerwca 2025
źródło: EZAMOWIENIA
Streszczenie SWZ
Streszczenie AI · Janusz
Widzisz połowę każdej z 8 sekcjiDruga połowa — łącznie 6 zdań z warunkami, dokumentami i analizą ryzyka — odsłania się po założeniu darmowego konta.
Podwykonawstwo: dopuszczone; wykonawca odpowiada za podwykonawców jak za własne; w ofercie wskazać części i firmy.
Zmiany umowy: dopuszczalne przy istotnych zmianach okoliczności, zmianach prawa, sile wyższej, rezygnacji z części, przeszkodach obiektywnych; formy pisemnej.
Oferta: formularz ofertowy (Załącznik nr 2 do SWZ) z ceną i oświadczeniami.
Druga połowa streszczenia za darmo
Odsłoń całe streszczenie SWZ
Z każdej z 8 sekcji pokazujemy połowę. Załóż darmowe konto, żeby odsłonić pozostałe 6 zdań — pełne warunki udziału, dokumenty i analizę ryzyka Janusza. Bez karty, 14 dni za darmo.
14 dni za darmo Bez karty płatniczej Rezygnacja w 1 klik
Opis przedmiotu zamówienia
Streszczenie AI · Janusz
Część 1 (usługa): organizacja i obsługa trzydniowej konferencji SEMTRAK 2025 (22–24.10.2025) dla 170 osób — sale konferencyjne (1 duża na 180 os. + 2 małe na 90 os. w dni 1 i 3; 2 małe w dzień 2), wyposażenie techniczne (rzutnik, ekran, nagłośnienie min. 5 mikrofonów bezprzewodowych, laptop, mównica, krzesła teatralne, stół prezydialny), obsługa techniczna, montaż/demontaż/sprzątanie.
Część 2 (usługa): catering — przerwy kawowe (kawa z ekspresu, herbata, wrzątek, woda, dodatki) bez limitu przez cały czas trwania konferencji + lunch bufetowy w dniach 22–24.10, serwowany na ceramicznej zastawie wielorazowej z metalowymi sztućcami.
Część 3 (usługa): Uroczysta Kolacja 22.10.2025 w hotelu — serwis min. 3-daniowy, zimna i słodka płyta, napoje gorące/zimne, dla max 170 os. z obsługą kelnerską.
Część 4 (usługa): Kolacja Koleżeńska 23.10.2025 poza hotelem — bufet min. 3 dania główne (w tym wegetariańskie), płyty, napoje, dla max 170 os. z obsługą + zwiedzanie Browaru i Muzeum Wódki.
Część 5 (dostawa/usługa): noclegi — 40 pokoi dwuosobowych w hotelu konferencyjnym (22–24.10), rezerwacja przez uczestników.
Część 6 (usługa): zapewnienie parkingu min. 80 miejsc, dostępność architektoniczna, brak kolumn w salach, recepcja, plany B1, szatnia, pełne zaplecze sanitarne, klimatyzacja 18–21°C / wilgotność 45–60%.
Pytania i odpowiedzi
Wyjaśnienia treści SWZ udzielone przez zamawiającego. Odpowiedzi wiążą wszystkich wykonawców — także tych, którzy nie zadali pytania.
1) Proszę o potwierdzenie, czy konferencja jest trzydniowa i we wszystki 3 dni trwa od 9.00 do 17.00.
2) Prosimy o doprecyzowanie, czy przerwa kawowa ma być stała?
3) Czy dojazd do kolacje w dniu 22 i 23 października jest po stronie uczestników?
4) Czy przez trzy dni ma być do dyspozycji zarówno duża sala, jak i dwie mniejsze?
5) Prosimy o podanie przeznaczenie mniejszych sal, jak mają być wyposażone?
6) Czy Zamawiający dopuszcza organizację konferencji w obiekcie konferencyjnym nie będącym hotelem?
Ad.1 Konferencja jest trzy dniowa. W pierwszym i drugim dniu trwa od 9.00 – 17.00 w trzeci dzień trwa od 9.00 – 14.00, po godzinie 14.00 odbywają się wycieczki techniczne
Ad.2 Przerwa kawowa jest stała we wszystkie dni.
Ad.3 Na obie kolacje dojazd jest po stronie uczestników
Ad.4 Pierwszego i trzeciego dnia potrzebne są: 1 sala duża i 2 małe, w drugi dzień potrzebne są 2 sale małe.
Ad.5 Mniejsze sale mają być wyposażone jak duża sala konferencyjna. Dokładne wyposażenie jest ujęte w SWZ.
Ad.6 Zamawiający nie przewiduje organizacji konferencji poza hotelem.
1) Czy uroczysta kolacja może być w hotelu w którym organizowana będzie konferencja? w OPZ użyte jest słowo "w lokalu" w związku z tym nie jest to tak jasne jak w przypadku kolacji koleżeńskiej gdzie użyto sformułowania "w lokalu poza hotelem". Proszę o uszczegółowienie.
2) W opisie obiektu widnieje zapis, że sala ma być na 180 osób, maksymalna liczba osób to 160, czy to pomyłka czy Zamawiający oczekuje po prostu tak przestronnej sali?
3) Zamawiający w wyszczególnieniu zadań Wykonawcy zaznaczył w punkcie g) jako wymaganie: "brak kolumn w salach konferencyjnych" - czy zamawiający dopuszcza ich obecność jeżeli nie zasłaniają one widoku i nie utrudniają one poruszania się również dla osób na wózkach?
4) Zamawiający przy kolacji uroczystej oraz przy kolacji koleżeńskiej zastosował zapis "Menu powinno stanowić załącznik do postępowania i musi zostać zaakceptowane przez zamawiającego" - w SWZ nie ma wyszczególnionej tej pozycji jako przedmiotowe środki dowodowe, nie jest to również kryterium oceny Wykonawcy na jakiej podstawie więc ma to być ocenione i zaakceptowane przez Zamawiającego? W praktyce stosuje się zazwyczaj zapis, że "menu musi zostać zaakceptowane przez Zamawiającego" i te ustalenia mają miejsce najczęściej już na etapie realizacji tak aby Wykonawca mógł wprowadzać poprawki i spełnić oczekiwania Zamawiajacego. Proszę o zmianę zapisów OPZ na: "Menu musi zostać zaakceptowane przez Zamawiającego" lub zmianę zapisów SWZ w kwestiach kryteriów oceny i/lub przedmiotowych środków dowodowych.
5) Zamawiający wskazuje, że maksymalna liczba osób wynosić będzie 160 natomiast przy uroczystej kolacji i kolacji koleżeńskiej wskazana jest liczba 170. W formularzu ofertowym ponownie widnieje ilość 160. Proszę o adekwatne zmiany w dokumentacji.
6) Jednocześnie proszę o adekwatne przedłużenie terminu składania ofert.
Ad.1 Uroczysta kolacja w pierwszym dniu konferencji powinna odbyć się w obiekcie, w którym organizowana jest konferencja.
Ad.2 Zamawiający oczekuje przestronnej sali. Napisane jest 180 osób, ponieważ należy uwzględnić osoby obsługujące konferencję.
Ad.3 Sala nie powinna posiadać kolumn, ponieważ kolumny zajmują miejsce, które mogłoby być wykorzystane na dodatkowe siedzenia, sprzęt multimedialny, czy materiały partnerów konferencji. Dodatkowo kolumny mogą wpływać na rozpraszanie dźwięku, co może prowadzić do problemów z akustyką i zrozumiałością mowy.
Ad.4 Zamawiający dokonał modyfikacji Opisu Przedmiotu Zamówienia w tej kwestii.
Ad.5 Zamawiający w formularzu ofertowym zaktualizował liczbę osób o liczbę osób z obsługi konferencji. W SWZ ma być: Szacowana liczba osób: 170 osób.
Ad.6 Zamawiający przedłuża terminu składania i otwarcia ofert -powiadomienie w odrębnym piśmie.
