RozstrzygniętyPodstawowy bez negocjacji2025/BZP 00257976/01
Organizacja i obsługa konferencji SEMTRAK – Kraków
Politechnika Krakowska im. Tadeusza Kościuszki5 aktualnych · 106 w archiwum·NIP 6750006257·małopolskie
Składanie ofert: 16 czerwca 2025
Rozstrzygnięcie
Kto wygrał, za ile i ilu było chętnych.
NIP zwycięzcy5992364600
Kwota oferty237 690,00 zł
Złożonych ofert1
Widełki ofert237 690,00 zł – 237 690,00 zł
Najtańsza oferta wygrałatak
Przedmiot zamówienia
AI- Część 1 (usługa): organizacja i obsługa trzydniowej konferencji SEMTRAK 2025 (22–24.10.2025) dla 170 osób — sale konferencyjne (1 duża na 180 os. + 2 małe na 90 os. w dni 1 i 3; 2 małe w dzień 2), wyposażenie techniczne (rzutnik, ekran, nagłośnienie min. 5 mikrofonów bezprzewodowych, laptop, mównica, krzesła teatralne, stół prezydialny), obsługa techniczna, montaż/demontaż/sprzątanie.
- Część 2 (usługa): catering — przerwy kawowe (kawa z ekspresu, herbata, wrzątek, woda, dodatki) bez limitu przez cały czas trwania konferencji + lunch bufetowy w dniach 22–24.10, serwowany na ceramicznej zastawie wielorazowej z metalowymi sztućcami.
- Część 3 (usługa): Uroczysta Kolacja 22.10.2025 w hotelu — serwis min. 3-daniowy, zimna i słodka płyta, napoje gorące/zimne, dla max 170 os. z obsługą kelnerską.
- Część 4 (usługa): Kolacja Koleżeńska 23.10.2025 poza hotelem — bufet min. 3 dania główne (w tym wegetariańskie), płyty, napoje, dla max 170 os. z obsługą + zwiedzanie Browaru i Muzeum Wódki.
- Część 5 (dostawa/usługa): noclegi — 40 pokoi dwuosobowych w hotelu konferencyjnym (22–24.10), rezerwacja przez uczestników.
- Część 6 (usługa): zapewnienie parkingu min. 80 miejsc, dostępność architektoniczna, brak kolumn w salach, recepcja, plany B1, szatnia, pełne zaplecze sanitarne, klimatyzacja 18–21°C / wilgotność 45–60%.
Trudność: średnia
Zamówienie wymaga koordynacji wielu usług (salon, catering, noclegi, transport, technika) na trzy dni dla 170 osób z wymogami dostępności i akceptacją menu, co przekracza prostą dostawę standardową.
Terminy realizacji
Termin realizacji
22-24.10.2025 r.
22-24.10.2025 r.
Warunki udziału
AI1Doświadczenie — min. 3-letnie doświadczenie w organizacji szkoleń i konferencji, poparte referencjami
Czerwone flagi
AISygnały, na które warto zwrócić uwagę przed startem.
Brak istotnych sygnałów ostrzegawczych.
Kary i sankcje
AI- Kara umowna za zwłokę / nienależyte wykonanie (przyczyny po stronie Wykonawcy): 20% wynagrodzenia maksymalnego
- Kara za każdy stwierdzony przypadek naruszenia postanowień: 0,2% wynagrodzenia maksymalnego
- Łączny maksymalny limit kar umownych: 30% wynagrodzenia maksymalnego
Pytania i odpowiedzi
2Wyodrębnione z wyjaśnień treści SWZ.
11) Proszę o potwierdzenie, czy konferencja jest trzydniowa i we wszystki 3 dni trwa od 9.00 do 17.00.
2) Prosimy o doprecyzowanie, czy przerwa kawowa ma być stała?
3) Czy dojazd do kolacje w dniu 22 i 23 października jest po stronie uczestników?
4) Czy przez trzy dni ma być do dyspozycji zarówno duża sala, jak i dwie mniejsze?
5) Prosimy o podanie przeznaczenie mniejszych sal, jak mają być wyposażone?
6) Czy Zamawiający dopuszcza organizację konferencji w obiekcie konferencyjnym nie będącym hotelem?
Ad.1 Konferencja jest trzy dniowa. W pierwszym i drugim dniu trwa od 9.00 – 17.00 w trzeci dzień trwa od 9.00 – 14.00, po godzinie 14.00 odbywają się wycieczki techniczne
Ad.2 Przerwa kawowa jest stała we wszystkie dni.
Ad.3 Na obie kolacje dojazd jest po stronie uczestników
Ad.4 Pierwszego i trzeciego dnia potrzebne są: 1 sala duża i 2 małe, w drugi dzień potrzebne są 2 sale małe.
Ad.5 Mniejsze sale mają być wyposażone jak duża sala konferencyjna. Dokładne wyposażenie jest ujęte w SWZ.
Ad.6 Zamawiający nie przewiduje organizacji konferencji poza hotelem.
21) Czy uroczysta kolacja może być w hotelu w którym organizowana będzie konferencja? w OPZ użyte jest słowo "w lokalu" w związku z tym nie jest to tak jasne jak w przypadku kolacji koleżeńskiej gdzie użyto sformułowania "w lokalu poza hotelem". Proszę o uszczegółowienie.
2) W opisie obiektu widnieje zapis, że sala ma być na 180 osób, maksymalna liczba osób to 160, czy to pomyłka czy Zamawiający oczekuje po prostu tak przestronnej sali?
3) Zamawiający w wyszczególnieniu zadań Wykonawcy zaznaczył w punkcie g) jako wymaganie: "brak kolumn w salach konferencyjnych" - czy zamawiający dopuszcza ich obecność jeżeli nie zasłaniają one widoku i nie utrudniają one poruszania się również dla osób na wózkach?
4) Zamawiający przy kolacji uroczystej oraz przy kolacji koleżeńskiej zastosował zapis "Menu powinno stanowić załącznik do postępowania i musi zostać zaakceptowane przez zamawiającego" - w SWZ nie ma wyszczególnionej tej pozycji jako przedmiotowe środki dowodowe, nie jest to również kryterium oceny Wykonawcy na jakiej podstawie więc ma to być ocenione i zaakceptowane przez Zamawiającego? W praktyce stosuje się zazwyczaj zapis, że "menu musi zostać zaakceptowane przez Zamawiającego" i te ustalenia mają miejsce najczęściej już na etapie realizacji tak aby Wykonawca mógł wprowadzać poprawki i spełnić oczekiwania Zamawiajacego. Proszę o zmianę zapisów OPZ na: "Menu musi zostać zaakceptowane przez Zamawiającego" lub zmianę zapisów SWZ w kwestiach kryteriów oceny i/lub przedmiotowych środków dowodowych.
5) Zamawiający wskazuje, że maksymalna liczba osób wynosić będzie 160 natomiast przy uroczystej kolacji i kolacji koleżeńskiej wskazana jest liczba 170. W formularzu ofertowym ponownie widnieje ilość 160. Proszę o adekwatne zmiany w dokumentacji.
6) Jednocześnie proszę o adekwatne przedłużenie terminu składania ofert.
Ad.1 Uroczysta kolacja w pierwszym dniu konferencji powinna odbyć się w obiekcie, w którym organizowana jest konferencja.
Ad.2 Zamawiający oczekuje przestronnej sali. Napisane jest 180 osób, ponieważ należy uwzględnić osoby obsługujące konferencję.
Ad.3 Sala nie powinna posiadać kolumn, ponieważ kolumny zajmują miejsce, które mogłoby być wykorzystane na dodatkowe siedzenia, sprzęt multimedialny, czy materiały partnerów konferencji. Dodatkowo kolumny mogą wpływać na rozpraszanie dźwięku, co może prowadzić do problemów z akustyką i zrozumiałością mowy.
Ad.4 Zamawiający dokonał modyfikacji Opisu Przedmiotu Zamówienia w tej kwestii.
Ad.5 Zamawiający w formularzu ofertowym zaktualizował liczbę osób o liczbę osób z obsługi konferencji. W SWZ ma być: Szacowana liczba osób: 170 osób.
Ad.6 Zamawiający przedłuża terminu składania i otwarcia ofert -powiadomienie w odrębnym piśmie.
Historia zmian
02.06.2025 — publikacja ogłoszenia
16.06.2025 — upływ terminu składania ofert
14.07.2025 — ogłoszenie o wyniku postępowania