Tryb postępowania: postępowanie prowadzone w trybie podstawowym na podstawie art. 275 pkt 1 w zw. z art. 359 pkt 2 ustawy z dnia 11.09.2019 r. Prawo zamówień publicznych (Pzp).
Uzasadnienie trybu: brak dodatkowego uzasadnienia w SWZ; dokument wskazuje jedynie podstawę prawną trybu (art. 275 pkt 1 w zw. z art. (+ 5 zdań — pełna treść po zalogowaniu)
Wartość szacunkowa zamówienia:powyżej 170 000 złotych (podana w nagłówku SWZ).
Waluta:PLN.
VAT: cena ofertowa ma być podana jako brutto; Zamawiający wymaga, aby Cena ofertowa brutto była ostateczna i nie podlegała zmianie w czasie realizacji zamówienia.
Termin realizacji usługi (konferencji): 2 dni pomiędzy 28.09 – 02.10.2026 r.; szczegółowy termin konferencji zostanie potwierdzony przez Zamawiającego w ciągu 7 dni od podpisania Umowy. Zamawiający wyklucza dni ustawowo wolne od pracy. (SOPZ: czas dojazdu/lokalizacja wymagane — nie wpływa na termin)
Planowany okres realizacji umowy (całościowy): od podpisania umowy do 15.10.2026 r.; Zamawiający zastrzega, że termin konferencji może ulec zmianie.
Termin potwierdzenia przez Zamawiającego lokalizacji (informacja o obiekcie): na 20 dni kalendarzowych przed planowanym rozpoczęciem wydarzenia Wykonawca przekaże informację o obiekcie (SOPZ).
Termin przekazania grafik i projektów materiałów: Zamawiający dostarczy grafiki do projektów w wersji elektronicznej w terminie nie dłuższym niż 3 dni robocze od daty zawarcia Umowy; Wykonawca przedstawi projekty graficzne do akceptacji w terminie nie dłuższym niż 3 dni od przekazania grafik; po akceptacji Wykonawca wnosi ewentualne zmiany w terminie 3 dni.
Termin przedstawienia szczegółowego harmonogramu realizacji przez Wykonawcę: w ciągu 5 dni roboczych od zawarcia umowy.
Zamawiający wymaga, aby Wykonawca miał doświadczenie: posiadał co najmniej 2 usługi obejmujące organizację stacjonarnych dwudniowych wydarzeń (konferencje/seminaria/szkolenia) dla co najmniej 120 osób wykonanych w okresie ostatnich 3 lat (jeżeli okres prowadzenia działalności krótszy — w tym okresie), z podaniem przedmiotu, wartości, daty i odbiorcy oraz dowodami należytego wykonania (referencje lub oświadczenie z uzasadnieniem braku dokumentu; referencje z ostatnich 3 miesięcy dla świadczeń trwających nadal). Usługa powinna obejmować także zapewnienie wyżywienia oraz zakwaterowania.
Zamawiający dopuszcza poleganie na zasobach innych podmiotów; w takim przypadku Wykonawca musi dołączyć zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby do oddania ich do dyspozycji oraz dowody, że podmiot ten nie podlega wykluczeniu (zgodnie z Rozdz. VII ust. 5–9 SWZ).
Wykonawca musi dysponować personelem/koordynatorem: Koordynator konferencji dostępny przez cały czas trwania konferencji (osoba odpowiedzialna za koordynację, współpracę z obiektem, zakwaterowanie, przygotowanie sal i nadzór); minimalny czas pracy koordynatora i obsługi: przez cały czas trwania konferencji.
Wymagany standard obiektu i lokalizacja: obiekt musi znajdować się w promieniu do 25 km od Dworca Centralnego z dogodnym dojazdem komunikacją miejską (czas przejazdu zgodnie z rozkładem jazdy ≤ 45 minut, maksymalnie 1 przesiadka, odległość końcowego przystanku ≤ 400 m od obiektu; dojazd może być spoza granic administracyjnych m.st. Warszawy) oraz spełniać standard minimum 3‑gwiazdkowy hotel; obiekt i pomieszczenia muszą być dostosowane do potrzeb osób niepełnosprawnych.
Techniczno‑organizacyjne minimum realizacji: zapewnienie sali plenarnej dla 200 osób przez 2 dni oraz 4 sal szkoleniowych po 50 osób (wymogi wyposażenia sal, sprzętu AV, internetu, miejsca rejestracji, punktu informacyjnego, przestrzeni dla streamingu i tłumacza zgodnie z SOPZ) — Wykonawca musi mieć możliwość zapewnienia tych zasobów osobiście lub przez podwykonawców/podmioty udostępniające zasoby.
Oceniane będą oferty nieodrzucone według dwóch kryteriów: Cena brutto (waga 80) oraz Aspekt społeczny – zatrudnienie osoby z niepełnosprawnością (waga 20). Zwycięża oferta z najwyższą sumą punktów obliczoną jako: P = C + AS, gdzie C — punkty za cenę (wzór w SWZ), AS — punkty za aspekt społeczny (20 pkt za zatrudnienie min. (+ 1 zdanie — pełna treść po zalogowaniu)
Powierzenie części zamówienia podwykonawcom dozwolone za zgodą Zamawiającego; Wykonawca odpowiada za działania podwykonawców jak za własne (§2 ust.2–3 umowy; SOPZ VI pkt 11).
Zmiany umowy dopuszczalne pisemnym aneksem w przypadkach: zmiany wytycznych instytucji finansującej, siła wyższa, zmiana stanu prawnego, brak możliwości przeprowadzenia konferencji w umówionym terminie (zmiana nie może zwiększać wynagrodzenia) (§6 ust.2 umowy; SOPZ V pkt 2).
Audit / kontrola: Wykonawca zobowiązany przechowywać dokumentację realizacji umowy do 31.12.2030 i udostępniać ją instytucjom kontrolnym (krajowym i UE) oraz Zamawiającemu; kopie polis ubezpieczeniowych i inne dokumenty muszą być dostępne (§2 ust.11 umowy; SOPZ VI pkt 10).
Własność intelektualna: Wykonawca przenosi na Zamawiającego autorskie prawa majątkowe do utworów powstałych przy realizacji (projekty teczek, notatników, długopisów, identyfikatorów) na wszystkie wskazane pola eksploatacji; Zamawiający nabywa własność egzemplarzy materiałów; Wykonawca odpowiada za roszczenia stron trzecich z tytułu naruszenia praw autorskich (§7 umowy; SOPZ V pkt 5.5–5.9).
Z każdej z 10 sekcji pokazujemy połowę. Załóż darmowe konto, żeby odsłonić pozostałe 31 zdań — pełne warunki udziału, dokumenty i analizę ryzyka Janusza. Bez karty, 14 dni za darmo.
14 dni za darmo Bez karty płatniczej Rezygnacja w 1 klik
Opis przedmiotu zamówienia
Streszczenie AI · Janusz
Zamówienie (usługa jednoczęściowa): kompleksowa organizacja i obsługa stacjonarnej, dwudniowej konferencji w Warszawie dla do 200 osób: wynajem obiektu konferencyjnego (sala plenarna na 200 osób przez 2 dni + 4 sale warsztatowe po 50 osób w pierwszym dniu), recepcja/rejestracja, punkt informacyjny, stanowisko ekspozycyjne 4 m2, koordynator wydarzenia i obsługa administracyjna (min. 2 osoby), obsługa techniczna i AV (rzutnik, ekran, laptopy, mikrofony bezprzewodowe i nauszne, piloty, nagłośnienie, dostęp do internetu, oświetlenie, klimatyzacja), przestrzeń dla streamingu (min. 20 m2), pełne wyżywienie dla uczestników (całodzienny serwis kawowy, śniadania, obiady, kolacje zgodnie z liczbami uczestników), noclegi (ok. 184 osobonocy w pokojach dwuosobowych i 16 osobonocy w pokojach jednoosobowych oraz opcjonalne przednoclegi dla 16 osób), produkcja, druk, transport i dystrybucja materiałów konferencyjnych dla każdego uczestnika (teczka składana, notatnik A4, długopis metalowy, identyfikator ze smyczą oraz publikacje), obsługa kelnerska, oznakowanie i materiały informacyjno-promocyjne zgodne z wytycznymi FERS, zapewnienie parkingu (min. 10 miejsc dla Zamawiającego + miejsca dla uczestników), usługa skan/druk do 200 kartek, zwrot niewykorzystanych materiałów do Zamawiającego po konferencji; miejsce obiektu w promieniu do 25 km od Dworca Centralnego (czas komunikacją publiczną ≤45 min, max 1 przesiadka, koncowy przystanek ≤400 m od obiektu).
Pytania i odpowiedzi
Wyjaśnienia treści SWZ udzielone przez zamawiającego. Odpowiedzi wiążą wszystkich wykonawców — także tych, którzy nie zadali pytania.
Zamawiający w Szczegółowym Opisie Przedmiotu Zamówienia w Rozdziale II pkt 3 wskazał, że
wydarzenie ma odbyć się w obiekcie zlokalizowanym „w Warszawie”, jednocześnie precyzując, że obiekt
„powinien znajdować się w promieniu do 25 km od Dworca Centralnego” oraz spełniać warunek
dogodnego dojazdu komunikacją miejską (czas przejazdu do 45 minut, maksymalnie jedna przesiadka,
przystanek końcowy nie dalej niż 400 m od obiektu). Wskazujemy, że wyznaczony przez Zamawiającego
promień do 25 km od Dworca Centralnego obejmuje swoim zasięgiem również obszary położone poza
granicami administracyjnymi m.st. Warszawy (m.in. gminy ościenne, takie jak Piaseczno, Legionowo,
Marki, Ząbki, Pruszków). Zapisy pkt 3 pozostają zatem w tym zakresie niejednoznaczne - kryterium „w
Warszawie” nie pokrywa się z kryterium „w promieniu do 25 km od Dworca Centralnego”. W związku z
powyższym wnosimy o wyjaśnienie: Czy Zamawiający dopuszcza wskazanie w ofercie obiektu położonego
poza granicami administracyjnymi m.st. Warszawy, o ile obiekt ten spełnia łącznie pozostałe wymagania
określone w Rozdziale II pkt 3–4 SOPZ, tj. znajduje się w promieniu do 25 km od Dworca Centralnego,
zapewnia dogodny dojazd komunikacją miejską (czas przejazdu do 45 minut, maksymalnie jedna
przesiadka, przystanek końcowy do 400 m od obiektu) oraz spełnia standard minimum hotelu
trzygwiazdkowego.
Zamawiający informuje, że:
dopuszcza, aby obiekt znajdował się poza granicami administracyjnymi m.st. Warszawy,
jednakże musi spełniać warunki:
• Znajdować się w promieniu do 25 km od Dworca Centralnego, z dogodnym dojazdem komunikacją
miejską. Przez dogodny dojazd (Zamawiający wyklucza dojazd autobusami linii nocnych) komunikacją
miejską Zamawiający rozumie dojazd środkami komunikacji miejskiej tj. m.in. autobus, tramwaj,
metro, kolej miejska, z Dworca Centralnego w Warszawie, w promieniu do 25 km od Dworca
Centralnego.
• Czas dojazdu komunikacją publiczną, zgodnie z rozkładem jazdy, nie może przekraczać 45 minut. Przez
dogodny dojazd rozumie się przejazd, z maksymalnie jedną przesiadką w odległości przystanków
komunikacji miejskiej do 500 m od dworca (odległość drogowa liczona na podstawie mapy, np. Google
Maps, przy zachowaniu dokładności pomiaru rzędu max. 100 m.).
• Odległość końcowego przystanku nie większa niż 400 m od obiektu/miejsca wydarzenia (według
odległości dla pieszego według Google Maps). Czas dojazdu do obiektu nie dotyczy dojścia z/do
przystanku i oczekiwania na transport.
Powyższe informacja są wiążące i stanowią integralną część SWZ.
Wykonawcy zobowiązani są uwzględnić powyższe zmiany w składanych przez siebie ofertach.
Pozostałe zapisy SWZ pozostają bez zmian.
