Po terminiePodstawowy bez negocjacji2026/BZP 00494841/01
organizacja konferencji międzynarodowej – Warszawa
Instytut Badawczy Ideas2 aktualne · 29 w archiwum·NIP 5253042617·mazowieckie
Przedmiot zamówienia
AI- Część 1 (usługa graficzna i druk): przygotowanie szaty graficznej wydarzenia, grafik promocyjnych do mediów społecznościowych, szablonu prezentacji oraz dostawa gotowych materiałów drukowanych – co najmniej 200 broszur/ulotek, 210 identyfikatorów dla uczestników oraz tablice informacyjne do oznaczenia obiektu i sali.- Część 2 (aranżacja obiektu): aranżacja sali konferencyjnej obejmująca montaż sceny, ekran LED, system oświetlenia i nagłośnienia, ustawienie miejsc siedzących dla maksymalnie 210 uczestników, przygotowanie strefy recepcji z min. 3 stanowiskami oraz strefy cateringowej, wraz z montażem, demontażem i przywróceniem obiektu do stanu pierwotnego.- Część 3 (obsługa techniczna i osobowa): zapewnienie obsługi technicznej (dźwięk, oświetlenie, internet WiFi dla uczestników), konferansjera prowadzącego wydarzenie w języku angielskim oraz obsługi recepcji i szatni (min. 3 osoby recepcyjne) przez cały czas trwania konferencji.- Część 4 (transmisja online): realizacja transmisji audiowizual
Trudność: średnia
Konferencja wymaga zorganizowania wielu elementów technicznych i organizacyjnych, co uznawane jest za średni poziom trudności.
Terminy realizacji
Termin realizacji
od zawarcia umowy do 18.12.2026 r. (Wydarzenie 8.12.2026 r.; materiały foto-wideo do 18.12.2026 r.)
od zawarcia umowy do 18.12.2026 r. (Wydarzenie 8.12.2026 r.; materiały foto-wideo do 18.12.2026 r.)
Warunki udziału
AI1Doświadczenie — min. 1 konferencja/wydarzenie w ostatnich 3 latach (charakter naukowy/biznesowy/edukacyjny/informacyjny, ≥100 uczestników, stacjonarna lub hybrydowa, organizacja i obsługa)
2Konferansjer/moderator — min. 1 osoba, biegła PL i EN (C1), doświadczenie min. 2 konferencji w ostatnich 3 latach
Pozostałe 1 warunek po założeniu darmowego konta.
Kryteria wyboru oferty
AIWagi punktowe, według których zamawiający oceni oferty.
Cena oferty brutto
90%
Potencjał osoby skierowanej do realizacji zamówienia – doświadczenie konferansjera/moderatora0 pkt: min. 2 konferencje w 3 lata, żadna po ang.; 10 pkt: min. 2 konferencje w 3 lata, w tym min. 1 po ang.
10%
Czerwone flagi
AISygnały, na które warto zwrócić uwagę przed startem.
Brak istotnych sygnałów ostrzegawczych.
Kary i sankcje
AI- Kara pieniężna: 20 000 000 zł dla podmiotu wykluczonego na podstawie ustawy sankcyjnej, który ubiega się o zamówienie.
Pytania i odpowiedzi
37Wyodrębnione z wyjaśnień treści SWZ.
1Zakres materiałów promocyjnych do mediów społecznościowych (OPZ, Rozdział 1, str. 6.) Zamawiający wymaga opracowania materiałów promocyjnych przeznaczonych do publikacji w mediach społecznościowych, w szczególności w serwisie LinkedIn, nie określając jednak ich liczby, formatu ani rodzaju. Prosimy o jednoznaczne wskazanie:
• liczby materiałów graficznych wymaganych w ramach zamówienia;
• ich rodzaju (np. grafiki statyczne, karuzele, animacje, materiały wideo);
• wymaganych formatów, wymiarów i wersji językowych;
• przewidywanej liczby rund poprawek;
• czy materiały te są niezależne od trzech filmów Shorts wymaganych w Rozdziale 7 OPZ.
Powyższe informacje są niezbędne do oszacowania nakładu pracy grafika i kosztów produkcji materiałów.
● Liczba materiałów graficznych wymaganych w ramach zamówienia: 10 postów statycznych, 2 animacje
● Wymagane formaty: 1200x629, 1080x1920, 1080x1080
● Wersje językowe: polski, angielski
● Przewidywana liczba rund poprawek: 2
● Czy materiały te są niezależne od trzech filmów Shorts wymaganych w Rozdziale 7 OPZ? - TAK
1Pytanie nr 1 – godziny dostępu do obiektu i demontażu wyposażenia
W odpowiedzi na pytanie nr 3 wskazano, że rezerwacja obiektu w dniu 8 grudnia 2026 r. obejmuje czas maksymalnie do godziny 19:00. Jednocześnie w odpowiedzi nr 20 określono, że demontaż strefy cateringowej powinien rozpocząć się dopiero po zakończeniu koktajlu, około godziny 19:00.
Prosimy o jednoznaczne wskazanie:
a) Do której godziny 8 grudnia 2026 r. możliwy będzie demontaż, wyniesienie i załadunek sprzętu AV, scenografii, mebli oraz wyposażenia cateringowego?
b) Czy Zamawiający zapewnia dostęp do obiektu również po godzinie 19:00, ewentualnie w godzinach nocnych 8/9 grudnia lub 9 grudnia 2026 r.?
c) Czy niezbędny czas dostępu do obiektu po godzinie 19:00 będzie objęty rezerwacją i opłacony przez Zamawiającego?
Ad a i b) Demontaż elementów na Dużej Auli musi rozpocząć się niezwłocznie po zakończeniu części oficjalnej Konferencji (tzn. mniej więcej od godziny 16:30, przy czym Zamawiający zastrzega pewne przesunięcia i oczekuje gotowości Wykonawcy do przystąpienia do demontażu niezwłocznie po zakończeniu części konferencyjnej) i trwać nie dłużej niż do godziny 18:00. Demontaż strefy cateringowej w podcieniach musi rozpocząć się niezwłocznie po zakończeniu koktajlu (tzn. maksymalnie od godz. 19:00 lub wcześniej, jeśli koktajl zakończy się wcześniej) i musi trwać nie dłużej niż 1 godzinę. Zamawiający oczekuje gotowości do demontażu wszystkich elementów ze strony Wykonawcy niezwłocznie po zakończeniu danych części Wydarzenia oraz szybkiego i sprawnego działania w tym zakresie. Nie ma możliwości wejścia na teren obiektu w dniu 9.12.2026.
Ad c) TAK. Dostęp do obiektu w godzinach demontażu po zakończeniu koktajlu (do godz. 20:00) jest w pełni uzgodniony z właścicielem obiektu (Politechniką Warszawską) i opłacony przez Zamawiającego w ramach umowy wynajmu. Wykonawca nie ponosi z tego tytułu żadnych dodatkowych opłat.
2Maksymalna liczba miejsc dopuszczonych w sali konferencyjnej (OPZ, Rozdział 2 pkt 4, str. 8.) Zamawiający wymaga zapewnienia miejsc siedzących dla uczestników, z uwzględnieniem miejsc rezerwowych, „w ramach maksymalnej liczby miejsc dopuszczonej dla sali konferencyjnej”. Prosimy o wskazanie:
• dokładnej sali, w której odbędzie się Wydarzenie (czy to jest Aula Główna?);
• maksymalnej dopuszczalnej liczby osób w tej sali, wynikającej z warunków technicznych i przeciwpożarowych;
• maksymalnej liczby miejsc siedzących w układzie teatralnym, z uwzględnieniem planowanej sceny, ekranu LED i niezbędnych ciągów komunikacyjnych;
• liczby miejsc rezerwowych, jakie należy zapewnić ponad ostateczną liczbę uczestników, przy maksymalnym limicie 210 osób.
Prosimy również o wyjaśnienie, czy limit 210 osób obejmuje prelegentów, panelistów, moderatora i personel Zamawiającego.
Zamawiający informuje, że Wykonawca musi zapewnić miejsca siedzące dla maksymalnie 210 osób. Wydarzenie odbędzie się w sali Duża Aula z podcieniami.
2Pytanie nr 2 – obsługa uczestników zdalnych i transmisja dwukierunkowa
W odpowiedzi na pytanie nr 22 Zamawiający wskazał obowiązek zapewnienia dwukierunkowej
komunikacji audio-wideo dla gości łączących się zdalnie, w tym udostępnienia im
odsłuchu/tłumaczenia w czasie rzeczywistym.
Prosimy o doprecyzowanie:
a) Czy Zamawiający przewiduje udział prelegentów lub panelistów łączących się zdalnie? Jeśli tak,
jaka jest ich maksymalna liczba oraz maksymalna liczba jednoczesnych aktywnych połączeń?
b) Czy Zamawiający zapewni platformę do połączeń zdalnych (np. Zoom lub Microsoft Teams)
wraz z wymaganymi licencjami, czy obowiązek ten spoczywa na Wykonawcy?
c) Czy obowiązek udostępnienia tłumaczenia w czasie rzeczywistym dotyczy wyłącznie
prelegentów i panelistów zdalnych, czy również wszystkich odbiorców transmisji internetowej?
d) Czy uczestnicy zdalni mają mieć możliwość wyboru między oryginalną ścieżką dźwiękową a
tłumaczeniem symultanicznym, czy wystarczające będzie udostępnienie im jednego, wskazanego
przez Zamawiającego kanału językowego?
Ad a) Zamawiający przewiduje możliwość zdalnego połączenia maksymalnie 2–3
prelegentów/panelistów w trakcie całej konferencji, przy czym w danym panelu dyskusyjnym
jednocześnie występować będzie maksymalnie 1 prelegent zdalny.
Ad b) Obowiązek ten spoczywa na Wykonawcy.
Ad c) i d) Obowiązek zapewnienia dwukierunkowej komunikacji z odsłuchem tłumaczenia w
czasie rzeczywistym dotyczy wyłącznie prelegentów i panelistów łączących się zdalnie (aby
słyszeli polską/angielską wypowiedź z Sali w swoim języku). Dla widzów transmisji internetowej
na żywo na kanale YouTube strumień nadawany jest w języku oryginalnym (angielskim) z
automatycznymi napisami.
3Warunki techniczne obiektu oraz wymagania bezpieczeństwa (OPZ, Rozdział 2, str. 7–8.)
Zamawiający wielokrotnie odwołuje się do warunków technicznych obiektu, wymagań bezpieczeństwa i regulaminów obiektu, które mają bezpośredni wpływ na dobór infrastruktury oraz koszty jej montażu i demontażu. Prosimy o udostępnienie posiadanej dokumentacji technicznej obiektu, w szczególności:
• rzutu sali konferencyjnej wraz z wymiarami i wysokością;
• planu rozmieszczenia dróg ewakuacyjnych i dopuszczalnej liczby osób;
• warunków technicznych dotyczących montażu sceny, ekranu LED, oświetlenia i nagłośnienia; • parametrów dostępnych przyłączy elektrycznych i internetowych;
• ograniczeń dotyczących obciążenia podłóg, podwieszania konstrukcji oraz zabezpieczania infrastruktury;
• warunków transportu sprzętu, rozładunku, dostępu do obiektu i dopuszczalnych godzin pracy; • obowiązujących wymagań BHP, przeciwpożarowych i regulaminów administratora obiektu.
Jeżeli Zamawiający nie dysponuje odrębnym dokumentem zawierającym powyższe warunki, prosimy o ich określenie w odpowiedzi na niniejsze pytanie.
Wydarzenie odbędzie się w Dużej Auli z podcieniami, która na co dzień służy do organizacji dużych imprez i jest do tego w pełni przystosowana.
● Harmonogram: Rezerwacja obiektu obejmuje 7 grudnia (czas przeznaczony na rozstawienie sprzętu i prace montażowe) oraz 8 grudnia maksymalnie do godziny 19:00.
● Plany obiektu: Rzut sali (wraz z wymiarami i wysokością) oraz plan rozmieszczenia dróg ewakuacyjnych z dopuszczalną liczbą osób znajdują się w załączniku do tej wiadomości.
● Sprawy techniczne i organizacyjne: Pozostałe kwestie – w tym szczegółowe warunki montażu sceny i sprzętu AV, parametry przyłączy, nośność podłóg, logistyka transportu i rozładunku oraz regulaminy BHP i PPOŻ – będą ustalane bezpośrednio z wynajmującym salę.
Duża Aula z podcieniami
● powierzchnia Auli: 809 m2,
● bez wyposażenia,
● bez nagłośnienia,
● bez dodatkowego oświetlenia,
● brak klimatyzacji,
● bez usługi cateringowej,
● z obsługą (opłacone przez Zamawiającego)
● sprzątanie powierzchni wynajmowanej,
● szatnia na ok. 600 miejsc,
● dyżur elektryka,
● dyżur pracownika administracji,
● ochrona mienia PW,
● możliwość dostępu do internetu.
Ustawienie, uwzględniając scenę/podium:
● kinowe, maks. 800 osób
● ze stolikami, maks. 600 osób
3Pytanie nr 3 – polskie napisy do nagrania konferencji
W odpowiedzi na pytanie nr 22 Zamawiający potwierdził, że transmisja na żywo będzie
prowadzona w języku oryginalnym, z napisami generowanymi automatycznie, natomiast
nagranie ma zostać dostarczone dodatkowo z napisami w języku polskim.
Prosimy o potwierdzenie:
a) Czy polskie napisy do nagrania mogą zostać wygenerowane automatycznie, z wykorzystaniem
narzędzi rozpoznawania mowy i tłumaczenia, czy Zamawiający wymaga ich ręcznej redakcji,
korekty i synchronizacji?
b) Czy napisy w języku polskim mają zostać trwale osadzone w obrazie nagrania, czy
dopuszczalne jest dostarczenie ich w postaci odrębnego pliku napisów, np. SRT?
c) Czy wymagane są wyłącznie polskie napisy stanowiące tłumaczenie wypowiedzi
anglojęzycznych, czy również odrębna wersja napisów w języku angielskim?
Ad a) Z uwagi na fakt, że nagranie całej transmisji stanowi oficjalny materiał archiwalny i
promocyjny Instytutu, Zamawiający wymaga, aby dostarczone polskie napisy do nagrania były
poddane redakcji, korekcie i synchronizacji (wyeliminowanie błędów ASR/transkrypcji
automatycznej).
Ad b) Dopuszczalne i preferowane jest dostarczenie napisów w postaci odrębnego pliku (np. w
formacie .srt lub .vtt), zsynchronizowanego z nagraniem wideo
Ad c) Do nagrania końcowego przekazywanego po konferencji wymagane jest dostarczenie
wyłącznie napisów w języku polskim.
4Pytanie nr 4 – parametry i dostępność łącza internetowego
W odpowiedzi na pytanie nr 3 Zamawiający wskazał możliwość dostępu do internetu na terenie
obiektu, nie określając parametrów technicznych dostępnego łącza.
Prosimy o potwierdzenie:
a) Czy Zamawiający zapewni Wykonawcy dostęp do stabilnego, przewodowego łącza
internetowego umożliwiającego realizację transmisji Full HD oraz dwukierunkowych połączeń
audio-wideo?
b) Jaka jest dostępna przepustowość łącza, w szczególności prędkość wysyłania danych, oraz czy
możliwe jest udostępnienie odrębnego połączenia na potrzeby transmisji?
c) Czy udostępnienie internetu jest ujęte w kosztach wynajmu obiektu ponoszonych przez
Zamawiającego, czy Wykonawca powinien uwzględnić w cenie ofertowej koszt zapewnienia
własnego łącza?
Powyższe informacje mają bezpośredni wpływ na dobór sprzętu, zakres obsługi technicznej,
harmonogram prac montażowych i demontażowych oraz wysokość wynagrodzenia
ryczałtowego.
Zgodnie z zapisem OPZ Rozdział 4 pkt 1 Wykonawca musi zapewnić łącze internetowe o
odpowiedniej przepustowości. Wykonawca może uzyskać informacje bezpośrednio od zarządcy
Obiektu na temat warunków technicznych łącza internetowego lub zapewnić je we własnym
zakresie. Wykonawca jest zobowiązany do zapewnienia łącza o odpowiedniej przepustowości do
przeprowadzenia transmisji on-line w jakości co najmniej Full HD, natomiast Zamawiający nie
ingeruje w sposób zapewnienia łącza przez Wykonawcę.
Historia zmian
19.10.2026 — publikacja ogłoszenia
27.10.2026 — wyjaśnienia treści SWZ (2 dokumenty z wyjaśnieniami)
30.10.2026 — upływ terminu składania ofert