Organizacja Kongresu OSE 2025

Pozostałe egzemplarze poradnika powinny zostać dostarczone do siedziby Zamawiającego wraz z nieskonfekcjonowanymi pakietami w terminie do 7 dni kalendarzowych po wydarzeniu.

Zamawiający potwierdza, że w Rozdziale X pkt 6.3 SWZ wskazanie odniesienia do „Rozdziału IX ust. 3 SWZ” stanowi omyłkę pisarską. Właściwym i prawidłowym odniesieniem jest Rozdział XIV ust. 3 SWZ, w którym wskazano wymagane akcesoria do wizualizacji. Patrz zmiana nr 1, sekcja II niniejszego pisma.

Zamawiający potwierdza, że wymóg dotyczący zapewnienia przez Wykonawcę obsługi merytorycznej znalazł się w SWZ omyłkowo. Wykonawca odpowiada za zapewnienie pełnej obsługi technicznej oraz client service w czasie realizacji umowy. Opracowanie agendy oraz zapewnienie prelegenetów pozostaje po stronie Zamawiającego. Patrz zmiana nr 2, sekcja II niniejszego pisma.

Zamawiający przekaże logotypy w krzywych zgodnie z zapisem w SOPZ: Pliki z logotypami w wymaganych formatach zostaną przekazane Wykonawcy po podpisaniu umowy. Zamawiający informuje, że logotypy zamieszczone w dokumencie (SOPZ) uznawane są za równoważne.

Zamawiający wyjaśnia, iż możliwość przesunięcia terminu Kongresu została przewidziana wyłącznie na wypadek wystąpienia okoliczności niezależnych od Zamawiającego, tj. wynikających z decyzji lub ustaleń organów nadrzędnych wobec Zamawiającego, mogących mieć wpływ na zmianę daty wydarzenia. Zamawiający podtrzymuje, iż maksymalnym terminem organizacji Wydarzenia jest 12 grudnia 2025 r., a informacja o ewentualnej zmianie terminu zostanie przekazana zgodnie z zapisami zawartymi w dokumentacji. W związku z powyższym Zamawiający dopuszcza, aby Wykonawca zawarł umowę rezerwacyjną z podmiotem udostępniającym przestrzeń eventową po ostatecznym potwierdzeniu daty Kongresu przez Zamawiającego, z zastrzeżeniem, że przestrzeń ta będzie spełniała wszystkie wymagania określone w Rozdziale IV SOPZ: „Wymagania dotyczące przestrzeni konferencyjnej"

W odpowiedzi na pytanie dotyczące miejca i daty wydarzenia Zamawiający informuje, że termin wydarzenia podany w dokumencie SOPZ oraz SWZ tj. 2 grudnia 2025 r. jest terminem obowiązującym. Natomiast miejsce wydarzenia powinno być zgodne z punktem 4 Opisu przedmiotu zamówienia (SOPZ) tj. Lokalizacja realizacji zamówienia: Warszawa, nie więcej niż 10 km od Dworca PKP Warszawa Centralna (ul. Aleje Jerozolimskie 54, 00-024 Warszawa), odległość mierzona za pomocą Google Maps, uwzględniająca najkrótszą trasę przejazdu samochodem. Przestrzeń, w której odbędzie się wydarzenie powinna być nowoczesna – szczegółowe wytyczne dotyczące miejsca wydarzenia znajdują się w dalszej treści SOPZ w Rozdziale IV pt.: „Wymagania dotyczące przestrzeni konferencyjnej”. Elementy zawarte w projekcie KV mają charakter wyłącznie przykładowej próbki graficznej i nie stanowią źródła informacji w zakresie terminu realizacji wydarzenia.

W odniesieniu do pytania dotyczącego wymagań w zakresie ekranu, o którym mowa w Rozdziale IV pt. Wymagania dotyczące przestrzeni konferencyjnej pkt. 6 Zamawiający wyjaśnia, iż Wykonawca zobowiązany jest zapewnić profesjonalny ekran multimedialny LED lub inny ekran dostosowany do specyfiki wybranej przestrzeni – pod warunkiem, że zapewni on pełną widoczność prezentacji dla wszystkich uczestników, w tym osób zajmujących miejsca w tylnej części sali. Ostateczny dobór technologii i wielkość (ekran LED, ściana diodowa czy ekran projekcyjny) będzie przedmiotem uzgodnienia z Zamawiającym na etapie realizacji. Wymagane jest, aby zaproponowane rozwiązanie spełniało warunki wskazane w SOPZ, tj. gwarantowało profesjonalną jakość, czytelność i widoczność treści prezentowanych podczas wydarzenia. Tym samym Zamawiający nie wskazuje jednego, konkretnego rodzaju ekranu ani rozmiaru. Kluczowym kryterium pozostaje dostosowanie rozwiązania do przestrzeni oraz zapewnienie odpowiedniego komfortu odbioru treści przez uczestników. Wyposażoną w scenę, sprzęt do prezentacji – prezentacja na profesjonalnym ekranie multimedialnym LED lub innym dostosowanym do specyfiki wybranej przestrzeni (w uzgodnieniu z Zamawiającym), który będzie widoczny dla wszystkich uczestników wydarzenia – również tych siedzących z tyłu sali, aparaturę nagłośnieniową dla udźwiękowionych prezentacji multimedialnych wraz z niezbędnym wyposażeniem technicznym koniecznym do jego prawidłowego funkcjonowania, ekran dla prelegentów, zegar konferencyjny oraz minimum 6 mikrofonów bezprzewodowych. Z uwagi na fakt, że w Formularzu cenowym brak jest pkt 3.2 i 4.4, jak również brak jest informacji które by się dublowały Zamawiający nie wprowadza żadnych zmian w tym zakresie.

O temacie tegorocznego Kongresu Zamawiający poinformuje Wykonawcę po rozstrzygnięciu postępowania.

Szczegółowy harmonogram wydarzenia zgodnie z SOPZ Rozdziałem II pt. Założenia „Kongresu OSE 2025” zostanie przedstawiony Wykonawcy nie później niż na 14 dni kalendarzowych przed wydarzeniem.

Zamawiający informuje, że przez client service należy rozumieć zespół osób odpowiedzialnych za kompleksową obsługę uczestników oraz prawidłowy przebieg wydarzenia jakim jest Kongres OSE.

Zamawiający informuje, że opracowanie szablonu na podstawie KV wydarzenia leży po stronie Wykonawcy zgodnie z Rozdziałem XI SOPZ pt. Oprawa wizualna i dźwiękowa pkt 5. Projekty graficzne, wraz z przekazaniem plików we wszystkich wskazanych przez Zamawiającego formatach: szablonu prezentacji dla prelegentów - do 10 slajdów (…).

W odpowiedzi na pytanie dotyczące roli prowadzącego, Zamawiający informuje, że Prowadzący/a ma zapowiadać wszystkie elementy wydarzenia zgodnie z jego harmonogramem. Prowadzący/a ma być jeden/jedna. Na tym etapie Zamawiający nie planuje, aby Prowadzący/a moderował/a panel dyskusyjny.