Archiwum PLATFORMAZAKUPOWACPV 79000000 · Usługi biznesowe i zarządzanieCPV 55000000 · Usługi hotelarskie i restauracyjne
Organizacja wydarzeń konferencyjnych i warsztatów
Pełna nazwa postępowania: Znak sprawy:02/08/2026/W/P Organizacja wydarzeń matchmakingowych, networkingowych, specjalistycznych warsztatów, konferencji, spotkań oraz innych wydarzeń zewnętrznych realizowanych w formule stacjonarnej, online lub hybrydowej dla Instytutu Łukasiewicz-ITECH i działalności statutowej m.in. dla programów dofinansowanych z Ministerstwa Edukacji i Nauki pt. „Branżowe punkty kontaktowe dla programu ramowego w zakresie badań naukowych i innowacji Horyzont Europa
Łukasiewicz - ITECH Instytut Innowacji i Technologii
Wartość szac.
—
nie podano
Termin składania
25.09.2026
postępowanie zakończone
Otwarcie ofert
—
nie podano
Opublikowano
—
źródło: PLATFORMAZAKUPOWA
Streszczenie SWZ
Streszczenie AI · Janusz
Widzisz połowę każdej z 10 sekcjiDruga połowa — łącznie 15 zdań z warunkami, dokumentami i analizą ryzyka — odsłania się po założeniu darmowego konta.
Ubezpieczenie OC: suma gwarancyjna ≥ 2 000 000 zł; może być spełnione łącznie przez wykonawców wspólnie ubiegających się.
Doświadczenie instytucjonalne: min. 2 zamówienia na organizację ≥ 2 szkoleń/konferencji/seminariów (stacjonarne/hybrydowe), w ≥ 2 miastach wojewódzkich, każde ≥ 100 000 PLN brutto, w ostatnich 3 latach.
Koordynator organizacyjny: doświadczenie w koordynacji/nadzoru organizacji wydarzeń o łącznej wartości ≥ 200 000 PLN w ostatnich 2 latach.
Z każdej z 10 sekcji pokazujemy połowę. Załóż darmowe konto, żeby odsłonić pozostałe 15 zdań — pełne warunki udziału, dokumenty i analizę ryzyka Janusza. Bez karty, 14 dni za darmo.
14 dni za darmo Bez karty płatniczej Rezygnacja w 1 klik
Opis przedmiotu zamówienia
Streszczenie AI · Janusz
Zamówienie obejmuje organizację wydarzeń matchmakingowych, networkingowych, warsztatów, konferencji i spotkań w formule stacjonarnej, online lub hybrydowej, na terenie RP i Europy, sukcesywnie wg zapotrzebowania Zamawiającego przez 24 miesiące – od wyboru obiektu po rozliczenie, z pełnym zakresem usług pośrednich.
Część 1 (usługa): organizacja wydarzeń w typach: matchmaking, networking, warsztaty specjalistyczne, konferencje, spotkania – stacjonarnie/online/hybrydowo, grupy od 10 do 400 osób, na terenie Polski i Europy.
Część 2 (dostawa/kwatera): obiekty hotelowe min. 3 gwiazdek, noclegi 1-osobowe ze śniadaniem, w odległości do 2 km od sali wydarzenia.
Część 3 (dostawa/catering): przerwy kawowe, śniadania, lunche, kolacje w standardzie min. 3-gwiazdkowego hotelu – z wymaganiami gramatur (zupa 0,25 l, porcja mięsa 150 g, deser 150 g, owoce 200 g itp.).
Część 4 (dostawa/wypożyczenie): wyposażenie sal – krzesła, stoły, ekran ≥2×3 m, projektor, laptop, flipchart, nagłośnienie, Wi-Fi, klimatyzacja/ogrzewanie (19–23 °C).
Część 5 (usługa/transport): autokar/bus na trasie Warszawa–obiekt–Warszawa, transfer lotnisko–hotel–obiekt dla gości zagranicznych.
Część 6 (dostawa/materiały): identyfikatory imienne (druk 4+4, papier 250 g, folia transparentna), roll-upy, ścianki reklamowe, druk do 50 dwustronnych stron, listy obecności, ankiety.
Część 7 (usługa/logistyka): transmisja online, tłumaczenia konsekutywne/symultaniczne/facjalne, obsługa fotograficzna i wideo, recepcja i rejestracja uczestników, personel 1–8 osób wg liczebności grupy.
Część 8 (usługa/koordynacja): koordynator organizacyjny z doświadczeniem min. 200 000 zł, zespół realizacyjny min. 3 osoby, ciągła koordynacja z Zamawiającym od zlecenia do rozliczenia.
Pytania i odpowiedzi
Wyjaśnienia treści SWZ udzielone przez zamawiającego. Odpowiedzi wiążą wszystkich wykonawców — także tych, którzy nie zadali pytania.
Termin składania pytań do SWZ
W Rozdz pkt IX SWZ wskazano, że Zamawiający udziela wyjaśnień nie później niż na 2 dni przed terminem składania ofert, pod warunkiem wpłynięcia pytania nie później niż 4 dni przed tym terminem.
Postępowanie prowadzone jest w trybie przetargu nieograniczonego na podstawie
art. 132 Pzp. Czy Zamawiający potwierdza, że do terminów składania pytań i
udzielania wyjaśnień zastosowanie mają terminy właściwe dla przetargu
nieograniczonego, określone w art. 135 Pzp? Prosimy o odpowiednią korektę
SWZ.
Uwzględniono. Patrz wersja SWZ z 07.09.2026.
Formularz oferty
W Formularzu oferty wskazano:
• nazwę zakończoną określeniem „II postępowanie”;
• znak sprawy 03/12/2024/W;
• prowadzenie postępowania w trybie podstawowym;
• jednocześnie podstawę prawną w postaci art. 132 Pzp.
Czy Zamawiający potwierdza, że wskazane informacje pochodzą z innego
postępowania? Prosimy o udostępnienie poprawionego Formularza oferty,
zawierającego właściwą nazwę, znak i tryb postępowania.
Uwzględniono. Patrz wersja Formularza oferty z 07.09.2026.
Tryb postępowania wskazany w projekcie umowy
W preambule PPU wskazano, że umowa zostanie zawarta w wyniku postępowania
prowadzonego w trybie podstawowym z możliwośći przeprowadzenia negocjacji,
na podst. art. 275 pkt 2 Pzp. SWZ i ogłoszenie wskazują natomiast przetarg
nieograniczony prowadzony na podstawie art. 132 Pzp.
Prosimy o potwierdzenie, że właściwym trybem jest przetarg nieograniczony, oraz
o opublikowanie poprawionego projektu umowy.
Uwzględniono. Patrz wersja Projektu umowy z 07.09.2026.
Forma podpisania oferty
Rozdz. I SWZ wskazuje, że oferta i dokumenty muszą zostać opatrzone
kwalifikowanym podpisem elektronicznym, a zastosowanie podpisu zaufanego lub
osobistego jest nieskuteczne. W ogłoszeniu TED wskazano natomiast możliwość
zastosowania zaawansowanego lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego.
Prosimy o jednoznaczne potwierdzenie, czy oferta aby być ważną, musi zostać
podpisana jedynie kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
Potwierdzamy obowiązek podpisu dokumentów składających się na ofertę
kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
Progi wartości wydarzeń i wysokość prowizji
W kryterium dotyczącym prowizji zastosowano następujące kategorie:
• wydarzenia powyżej 320 000 zł brutto;
• wydarzenia poniżej 20 000 zł brutto;
• wydarzenia poniżej 10 000 zł brutto.
Jednocześnie w Cenniku Szczegółowym:
• 320 000 zł brutto;
• 20 000 zł brutto;
• 10 000 zł brutto.
Wartości te literalnie nie mieszczą się w kategoriach opisanych jako „powyżej”
albo „poniżej”. W nagłówkach Cennika zastosowano natomiast określenie „do
kwoty”, które sugeruje uwzględnienie wartości granicznej.
Prosimy o jednoznaczne potwierdzenie, czy wskazane kategorie należy rozumieć
odpowiednio jako:
• 320 000 zł brutto i więcej;
• 20 000 zł brutto i mniej;
• 10 000 zł brutto i mniej.
Prosimy również o odpowiednią korektę SWZ, ogłoszenia i Cennika
Szczegółowego.
Uwzględniono. Patrz wersja SWZ i Cennika Szczegółowego z 07.09.2026.
Ogłoszenie zostanie dostosowane odpowiednio.
Błąd formuły w Cenniku Szczegółowym
W komórce AG19 Cennika Szczegółowego, dotyczącej kosztu organizacji
seminarium europejskiego netto wraz z prowizją, zastosowano formułę
odwołującą się do wartości brutto wydarzenia z komórki AG15 zamiast do wartości
netto z komórki AG14. Powoduje to dodanie wartości brutto wydarzenia do
prowizji netto.
Czy Zamawiający potwierdza wystąpienie błędu? Prosimy o opublikowanie
poprawionego i zabezpieczonego przed zmianą kosztów bazowych Cennika
Szczegółowego.
Uwzględniono. Patrz wersja Cennika Szczegółowego z 07.09.2026.
Doświadczenie zespołu realizacyjnego
Warunek udziału wymaga, aby każda z trzech osób zespołu realizacyjnego
uczestniczała w organizacji co najmniej trzech wydarzeń dla minimum 100 osób
każde.
W kryterium oceny ofert wskazano natomiast:
• powyżej 3 wydarzeń do 50 osób - 1 pkt;
• powyżej 5 wydarzeń do 100 osób - 3 pkt;
• powyżej 10 wydarzeń do 100 osób - 5 pkt.
Prosimy o wyjaśnienie:
a) czy określenia „do 50 osób” oraz „do 100 osób” oznaczają maksymalną czy
minimalną liczbę uczestników;
b) czy wydarzenia przedstawiane w celu uzyskania punktów muszą dotyczyć
minimum 100 uczestników każde;
c) czy przez „powyżej 3”, „powyżej 5” i „powyżej 10” należy rozumieć
odpowiednio minimum 4, 6 i 11 wydarzeń;
d) czy punkty w ramach progów sumują się, czy Wykonawca otrzymuje
wyłącznie liczbę punktów odpowiadającą najwyższemu spełnionemu progowi;
Prosimy o odpowiednią korektę opisu kryterium.
Uwzględniono. Patrz wersja SWZ z 07.09.2026. Wyjaśnienie ad. 4 – punkty
sumują się, ale ustalono pułap max 5 punktów na osobę.
Doświadczenie koordynatora organizacyjnego
Prosimy o wyjaśnienie:
a) czy „powyżej 8 umów” oznacza konieczność wykazania minimum 9 umów;
b) czy umowy o wartości powyżej 500 000 zł, punktowane dodatkowo, mogą być
jednocześnie umowami zaliczonymi do progu powyżej 200 000 zł;
c) czy wartości 200 000 zł i 500 000 zł są wartościami brutto;
d) czy jedna umowa obejmująca wiele wydarzeń jest liczona jako jedna umowa,
niezależnie od liczby zrealizowanych na jej podstawie wydarzeń;
e) czy w celu uzyskania maksymalnych 15 punktów należy wykazać minimum 9
umów powyżej 200000 zł każda, w tym minimum 5 umów powyżej 500 000
zł każda?
Tak, w każdym z zagadnień wskazanych w pkt. a)- e). Patrz wersja SWZ z
07.09.2026.
Terminy przedstawiania propozycji obiektów
W pkt 4.8 OPZ wskazano terminy:
• do 5 dni roboczych dla grup 51-100 osób „i więcej”;
• do 10 dni roboczych dla grup 101-400 osób „i więcej”.
Przedziały te nakładają się na siebie. Prosimy o potwierdzenie, że właściwe
przedziały to odpowiednio 51-100 osób oraz 101-400 osób, bez określenia „i
więcej”.
Uwzględniono. Patrz wersja OPZ z 07.09.2026
Wykonalność terminów realizacyjnych
OPZ dopuszcza przekazanie zlecenia:
• 14 dni przed wydarzeniem dla grupy 101-200 osób;
• 21 dni przed wydarzeniem dla grupy 201-400 osób.
Jednocześnie Wykonawca może mieć 10 dni roboczych na przygotowanie
propozycji, a Zamawiający do 15 dni roboczych na wybór oferty w przypadku
wydarzenia zleconego co najmniej 21 dni przed realizacją.
Prosimy o wyjaśnienie, w jaki sposób należy stosować powyższe terminy,
jeżeli ich łączny wymiar przekracza minimalny okres pomiędzy przekazaniem
zlecenia a wydarzeniem. Prosimy również o potwierdzenie, że Wykonawca
nie będzie ponosił odpowiedzialności za opóźnienie wynikające z czasu
potrzebnego Zamawiającemu na wybór lub akceptację propozycji.
Poprawiono termin w pkt. 4.15 e) – winno być 5 dni roboczych. Potwierdzamy, że
Wykonawca nie będzie ponosił odpowiedzialności za opóźnienie wynikające z
czasu potrzebnego Zamawiającemu na wybór lub akceptację propozycji.
Kara za naruszenie zasady ceny oficjalnej
Pkt 4.7 OPZ przewiduje karę w wysokości 5% wartości danego zlecenia, natomiast
§8 projektu umowy przewiduje za to samo naruszenie karę w wysokości 10%
wartości zlecenia. Prosimy o wskazanie obowiązującej wysokości kary i
ujednolicenie dokumentacji.
Uwzględniono. Patrz wersja OPZ z 07.09.2026 – w obu dokumentach wskazano
na 10% karę.
Koszty wykorzystania zasobów własnych Wykonawcy
Zgodnie z §3 ust. 2 projektu umowy wykorzystanie zasobów własnych
Wykonawcy może zostać rozliczone wyjątkowo, po uprzedniej zgodzie
Zamawiającego. Prosimy o wyjaśnienie:
a) w jaki sposób Wykonawca ma dokumentować koszt wykorzystania własnego
sprzętu, transportu, powierzchni, infrastruktury lub personelu;
b) czy koszt może obejmować amortyzację, przygotowanie, montaż, obsługę,
transport i pracę personelu;
c) w jaki sposób ustalana będzie wartość kosztu podlegającego zwrotowi;
d) czy od zaakceptowanego kosztu wykorzystania zasobów własnych będzie
naliczana prowizja
Wykonawcy;
e) czy odmowa zgody na wykorzystanie zasobu własnego wymaga uzasadnienia.
Ad a) – wystarczającym jest zestawienie kosztów – zwracamy uwagę że
warunkiem poniesienia danego kosztu jest uprzednia zgoda Zamawiającego dla
jego wysokości.
Ad. b) Tak, patrz odpowiedź ad. a)
Ad. c) patrz odpowiedź ad. a)
Ad. d) – tak
Ad. e – NIE- patrz odpowiedź ad. a) – powodem może być np. zbyt wysoki
zaproponowany koszt.
Koszty anulowania lub zmniejszenia zlecenia
Zamawiający przewidział możliwość bezkosztowego anulowania wydarzenia oraz
zmniejszenia poszczególnych świadczeń. Prosimy o wyjaśnienie, kto ponosi
koszty anulowania rezerwacji lub zmniejszenia zamówienia, jeżeli:
• rezerwacja została dokonana po formalnej akceptacji lub na polecenie
Zamawiającego;
• obiekt albo podwykonawca stosuje mniej korzystne warunki anulacji;
• przed anulowaniem zostały już poniesione udokumentowane i nieodwracalne
koszty.
Czy Zamawiający pokryje takie koszty, jeżeli zostały poniesione na podstawie
zaakceptowanego zlecenia i przy zachowaniu należytej staranności przez
Wykonawcę?
Intencją Zamawiającego jest, aby Wykonawca, dokonując rezerwacji w danym
obiekcie, każdorazowo podejmował działania zmierzające do wynegocjowania
możliwie najkorzystniejszych warunków anulacji lub zmniejszenia zakresu
rezerwacji, w szczególności umożliwiających bezkosztową rezygnację. W
przypadku, gdy anulacja lub zmiana rezerwacji będzie wiązała się z dodatkowymi
kosztami, ich poniesienie wymaga uprzedniej zgody Zamawiającego. Po
uzyskaniu takiej zgody Zamawiający będzie ponosił odpowiedzialność za koszty
anulacji lub zmiany rezerwacji.
Termin przekazania dokumentacji i odmowa zapłaty prowizji
Pkt 16.1 OPZ przewiduje, że przekroczenie terminu przekazania dokumentacji
może skutkować odmową zapłaty całej prowizji Wykonawcy. Prosimy o
wyjaśnienie:
a) czy odmowa może dotyczyć całej prowizji niezależnie od długości opóźnienia,
przyczyny i znaczenia brakującego dokumentu;
b) czy Wykonawca zostanie wcześniej wezwany do uzupełnienia dokumentacji;
c) czy sankcja będzie stosowana wyłącznie w przypadku opóźnienia zawinionego
przez Wykonawcę;
d) czy sankcja zostanie zmieniona na proporcjonalną do skali naruszenia.
Kwestionowany zapis zostaje usunięty - Patrz wersja OPZ z 07.09.2026.
Prefinansowanie usług i potwierdzenia zapłaty
Dokumentacja wymaga sfinansowania usług przez Wykonawcę oraz
przedstawienia potwierdzeń zapłaty podwykonawcom przed rozliczeniem z
Zamawiającym.
Czy Zamawiający potwierdza, że zwrot kosztów nie będzie możliwy przed
faktycznym opłaceniem wszystkich faktur podwykonawców? Jak należy postąpić,
jeżeli zaakceptowany podwykonawca wystawi fakturę z terminem płatności
przypadającym po terminie przekazania dokumentacji rozliczeniowej?
Zamawiający potwierdza, że płatność na rzecz Wykonawcy może nastąpić
wyłącznie po uprzednim opłaceniu przez Wykonawcę wszystkich faktur
wystawionych przez podwykonawców oraz po dostarczeniu Zamawiającemu
dokumentów potwierdzających dokonanie tych płatności.
W związku z powyższym zwrot kosztów nie będzie możliwy przed faktycznym
uregulowaniem wszystkich zobowiązań wobec podwykonawców i
przedstawieniem stosownych potwierdzeń zapłaty.
W przypadku gdy zaakceptowany podwykonawca wystawi fakturę z terminem
płatności przypadającym po terminie przekazania dokumentacji rozliczeniowej,
Wykonawca zobowiązany jest do dokonania zapłaty tej faktury przed złożeniem
wniosku o rozliczenie do Zamawiającego. Warunkiem rozliczenia wydatków
pozostaje bowiem wcześniejsze opłacenie wszystkich faktur podwykonawców oraz
przedłożenie potwierdzeń ich zapłaty.
Kary i odpowiedzialność wynikające z umowy RODO
Umowa powierzenia przewiduje:
• karę 10 000 zł za każde naruszenie;
• karę 15 000 zł za utrudnianie audytu lub nieusunięcie nieprawidłowości;
• odpowiedzialność w wysokości 100% kary administracyjnej lub
odszkodowania poniesionego przez Administratora.
Prosimy o potwierdzenie, czy kary wynikające z umowy powierzenia wliczają się
do łącznego limitu kar w wysokości 10% maksymalnego wynagrodzenia,
określonego w umowie głównej. Jeżeli nie, prosimy o wskazanie maksymalnego
łącznego limitu odpowiedzialności Wykonawcy wynikającej z umowy powierzenia.
Kary te wchodzą w limity wskazane w pkt. 8 projektu umowy. Patrz wersja
Projektu umowy z 07.09.2026, patrz zdanie drugie w par. 8 pkt. 3 umowy
Pokazujemy 16 z 20 pytań. Komplet wyjaśnień — razem z załącznikami, których dotyczą — jest w dokumentacji postępowania.
