Organizacja wydarzenia i dokumentacja fotograficzno-filmowa

Zamówienie JEDNOCZĘŚCIOWE (LOT-0001) – kompleksowa organizacja i obsługa „Zlotu OSEhero” (3–4 VII 2025, Warszawa, do 220 osób) + dokumentacja fotograficzno-filmowa 4 wydarzeń „OSEhero Tour” w szkołach.

• Usługa hotelowa: pulę pokoi na 1 noc (75–100 dwuosobowe + do 10 jednoosobowych, min. standard 3*) dla 150–210 osób ze śniadaniem.
• Catering: wyżywienie do 230 osób – przerwy kawowe, kolacja, śniadanie, lunch (bufet szwedzki + obsługa kelnerska, min. 6 osób obsługi dziennie).
• Transport: przewóz 150–200 osób z hotela na Centrum Kreatywności Targowa i na Dworzec Centralny (4 VII).
• Personel i recepcja: min. 3 client service, animator/animatorka wydarzenia, recepcja min. 6 os./dzień, obsługa szatni min. 4 os., gość specjalny kolacji (min. 3 propozycje).
• Scena i oprawa techniczna: scena 2,5×5×0,3 m, ekran LED 5×3,5 m, min. 3 mikrofony bezprzewodowe, 6 plastików, nagłośnienie, dostęp do internetu, ksero/drukarka.
• Materiały graficzne i brandingowe: 2 stany tekstylne 100×200 cm + 2 ścianki aluminiowe 300×230 cm, wizualizacje, oznakowanie przestrzeni.
• Akcesoria konferencyjne: 170–250 zestawów (torba, koszulka, notes, pudełko z kostkami do storytellingu, naklejki, kostka antystresowa, mazaki, przypinka, plecak, filiżanka) + smycze i identyfikatory (do 200 uczestników + 15 organizatorów + 15 prelegentów + 15 obsługa).
• Druk broszury: 1000 szt. format A4, do 120 str., okładka 350 g/m², oprawa klejono-zszywana, paczki po 20 szt.
• Dokumentacja foto/film Zlotu: min. 50 zdj./dzień, 2 operatorów kamery + 1 fotograf, relacja filmowa 120–180 s, wywiady, bumpery, licencja muzyczna.
• Dokumentacja OSEhero Tour: 4 lokalizacje, min. 20 zdjęć/lokalizacja, 4 relacje filmowe 120–180 s + 1 film zapowiadający 30–45 s, dojazd ekipy.
• Zadanie teambuildingowe: min. 3 propozycje (do wyboru 1), dla 150–200 osób, dotyczące bezpieczeństwa w internecie, max 3 h.
• Wizualizacje akcesoriów i prezentacja teambuildingu – jako elementy oceny oferty (kryteria W i T).