Świadczenie usług archiwizacyjnych (przechowywanie, transport i porządkowanie akt) dla Centrum Projektów Polska Cyfrowa — zamówienie jednoczęściowe, bez podziału na części:
przejęcie dokumentacji od dotychczasowego przechowawcy (załadunek, transport, wyładunek, potwierdzenie numerów plomb) oraz transport na bieżąco;
dokumentacja o metrażu od ok. 2 029,40 do 2 425,60 m.b., w pudełach archiwizacyjnych własności CPPC dwóch formatów: do 1 030–1 100 szt. mniejszych i do 3 900–4 780 szt. większych (razem do ok. 5 880 pudeł);
przechowywanie akt w zaplombowanych pudłach (plombowanie po stronie wykonawcy), odbiór dokumentacji z siedziby CPPC wraz z plombowaniem pudeł oraz dostarczanie nowych pudeł;
porządkowanie (archiwizacja) dokumentacji przekazywanej na bieżąco — do 4,5 m.b. na zamówienie: wartościowanie, ułożenie w teczkach bezkwasowych, paginowanie, opisy teczek, spisy zdawczo-odbiorcze;
skanowanie dokumentów (do 3 pudeł na zamówienie) z przekazaniem skanów oraz dostawy ekspresowe i zwykłe dokumentów do siedziby CPPC;
zestawienie połączenia VPN oraz udostępnienie maszyny wirtualnej ze skanami zasobu zdigitalizowanego, a także udostępnienie magazynu do wizji lokalnych i audytów.
Trudność: średnia
Usługa archiwizacyjna jest standardowa, ale obejmuje przejęcie i przechowywanie ok. 2,4 tys. m.b. akt w ok. 5,9 tys. pudeł, bieżące porządkowanie, skanowanie, niszczenie dokumentów oraz zestawienie połączenia IT — wymaga doświadczenia, zarejestrowanego przechowawcy i skoordynowanej logistyki.
Terminy realizacji
Czas na realizację (termin wykonania) 24 miesiące od zawarcia umowy, nie wcześniej niż od 03.12.2026 r., albo do wyczerpania kwoty maksymalnego wynagrodzenia (które zdarzenie nastąpi wcześniej)
Przejęcie akt (etap) 20 dni roboczych od 03.12.2026 r.
Porządkowanie (archiwizacja) (etap) 18 miesięcy od daty podpisania umowy; do 4,5 m.b. dokumentacji — 30 dni od zamówienia usługi
Warunki udziału
AI
1Wpis do rejestru przechowawców — wpis do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych lub uprawnienie do prowadzenia działalności gospodarczej w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców o czasowym okresie przechowywania
2Doświadczenie — min. 3 usługi obejmujące przechowywanie dokumentacji i jej porządkowanie (archiwizację), każda w zakresie co najmniej 100 m.b. materiałów archiwalnych i 1000 m.b. dokumentacji niearchiwalnej, w ostatnich 3 latach
Pozostałe 2 warunki po założeniu darmowego konta.
Kryteria wyboru oferty
AI
Wagi punktowe, według których zamawiający oceni oferty.
Cena oferty brutto
60%
Skrócenie terminu przekazania skanów zamówionych dokumentówz 3 dni roboczych do 1 lub 2
20%
Skrócenie terminu odbioru dokumentacji z siedziby CPPC, w tym plombowania pudełz 2 dni roboczych do 1
20%
Czerwone flagi
AI
Sygnały, na które warto zwrócić uwagę przed startem.
Brak istotnych sygnałów ostrzegawczych.
Kary i sankcje
AI
Kary umowne: w projekcie umowy (Załącznik nr 6)
Wadium: zamawiający nie wymaga wniesienia
Zabezpieczenie należytego wykonania umowy: zamawiający nie wymaga wniesienia
Pozostałe 1 zapis o karach po założeniu darmowego konta.
