Tryb: zapytanie ofertowe na podstawie art. 8 ust. 1 ustawy z 14.06.2024 r. o przygotowaniu i sprawowaniu przewodnictwa RP w Radzie UE w I połowie 2025 r. (+ 3 zdania — pełna treść po zalogowaniu)
Doświadczenie: min. 2 działania odpowiadające przedmiotowi zamówienia, każde ≥ 150 000 PLN brutto, w krajach UE inne niż Polska, w ciągu ostatnich 2 lat; referencie pisemne jako dowód.
7
Kryteria oceny ofert
Pełna treść
Cena oferty brutto (K1): 70% - Dodatkowe doświadczenie wykonawcy (K2): 30%
8
Kary i sankcje
Pełna treść
Kara umowna: 2% wynagrodzenia brutto za każde 30 min zwłoki w stosunku do terminu (IPU — Załącznik nr 3)
9
Inne zapisy
Pełna treść
Tajemnicę przedsiębiorcy: informacje w ofercie mogą być oznaczone jako tajemnica, z wyłączeniem ceny, terminu realizacji, gwarancji i warunków płatności; dokumenty z tajemnicą – w odrębnym pliku. - Projekty do akceptacji: projekty torebek, plakatów A2 i stoiska – akceptacja Zamawiającego wymagana przed realizacją.
10
Dokumenty
Pełna treść
Formularz oferty zgodny z Załącznikiem nr 1 - Oświadczenie Wykonawcy (Załącznik nr 2) z dowodami należytego wykonania
Druga połowa streszczenia za darmo
Odsłoń całe streszczenie SWZ
Z każdej z 9 sekcji pokazujemy połowę. Załóż darmowe konto, żeby odsłonić pozostałe 8 zdań — pełne warunki udziału, dokumenty i analizę ryzyka Janusza. Bez karty, 14 dni za darmo.
14 dni za darmo Bez karty płatniczej Rezygnacja w 1 klik
Opis przedmiotu zamówienia
Streszczenie AI · Janusz
Jabłka grójeckie lub łąckie ChOG – min. 2,5 t (zakup przez Wykonawcę);
Rogaliki z nadzieniem jabłkowym – min. 1000 szt. (min. 40 g/szt., upieczone dzień przed wydarzeniem);
Plakaty A2 z nadrukiem – 40 szt. (dostarczone do Brukseli do 20.01.2025);
Drewniane skrzynie na jabłka – na stoisko L 6×2×2,5 m w atrium;
Papierowe torebki z nadrukiem – na indywidualne zapakowanie jabłek i rogalików;
Transport do Brukseli – co najmniej 2 samochody dostawcze (max. 3,8 m przy budynku Rady UE);
Obsługa wydarzenia – 3 hostessy (atrium) + 4 dwuosobowe zespoły piesze (hostessa + pomocnik z koszem);
Demontaż stoiska i sprzątanie po zakończeniu działań.
Pytania i odpowiedzi
Wyjaśnienia treści SWZ udzielone przez zamawiającego. Odpowiedzi wiążą wszystkich wykonawców — także tych, którzy nie zadali pytania.
Zamawiający wskazał, w Zapytaniu Ofertowym, że dostęp do budynku „Justus Lipsius” będzie możliwy w dniu wydarzenia od ok. 7.30. Jednocześnie Zamawiający wskazuje, że działania promocyjne w budynku mają się rozpocząć o godzinie 9:00. W IPU Zamawiający wskazał ponadto, że za każde 30 minut zwłoki w stosunku do tego terminu Wykonawca zapłaci 2% wynagrodzenia brutto.
Zwracamy uwagę na fakt, że montaż stoiska oraz przetransportowanie nawet tylko pierwszych 100 kg jabłek (na rozpoczęcie działań) w przeciągu 90 minut są praktycznie niemożliwe. Tym bardziej, że na etapie składania oferty Wykonawca nie zna miejsca parkowania samochodu, czasu i trasy koniecznych do przetransportowania elementów składowych stoiska od parkingu do atrium budynku. W ocenie Wykonawcy minimalny czas konieczny na dostarczenie jabłek i montaż stoiska to 4 godziny dlatego prosimy o potwierdzenie, że dostęp do budynku będzie możliwy albo od godziny 5 rano albo prosimy o możliwość wykonania montażu poprzedniego dnia w godzinach popołudniowo-wieczornych.
Szczególnie mając na uwadze zapisy dot. kar umownych w IPU zwracamy uwagę na fakt, że Zamawiający powinien zapewnić realny czas na przygotowanie stoiska, które wymaga bezpiecznej i stabilnej konstrukcji z drewnianych skrzynek, montażu dwóch grafik oraz stabilnego montażu co najmniej wykładziny, która zabezpieczy podłogę.
Ad 1.
Dostęp do budynku „Justus Lipsius” nie będzie możliwy przed godziną 7.30 w dniu wydarzenia ani w dniu poprzedzającym (weekend).
Dostęp do budynku będzie możliwy od strony Quai de déchargement, 70. Chaussée d’Etterbeeck (ta informacja została podana w pkt. II „Szczegółowego opisu przedmiotu zamówienia”, który jest załącznikiem nr 1 do dokumentu „Istotne postanowienia umowy”).
Stoisko promocyjne w atrium powinno być na tyle proste, aby jego montaż był jak najszybszy. (Zamawiający przypomina, że projekt stoiska zostanie przedstawiony Zamawiającemu przez wyłonionego Wykonawcę; projekt stoiska nie jest elementem oferty, którą należy złożyć w odpowiedzi na niniejsze Zapytanie ofertowe).
W związku z otrzymanym pytaniem Zamawiający przesuwa godzinę rozpoczęcia funkcjonowania stoiska promocyjnego na godz. 10.30, natomiast dystrybucja jabłek i rogalików przez hostessy w atrium budynku „Justus Lipsius” powinna zostać rozpoczęta o godz. 9.00. (bez zmian).
Zamawiający informuje, że w Szczegółowym opisie przedmiotu zamówienia w pkt. III wprowadzono odpowiednie zmiany (w załączeniu poprawiony dokument).
Zapisy dotyczące kar umownych pozostają bez zmian.
„Zgodnie z punktem V.2 SIWZ określającym warunki udziału w postępowaniu, wykonawca ma przedstawić doświadczanie w realizacji działań "odpowiadających swoim rodzajem przedmiotowi zamówienia". Z racji iż przedmiot zamówienia ma charakter niepowtarzalny, prosimy o potwierdzenie czy doświadczenie wykonawcy w organizacji np stoiska promocyjnego czy targowego (zabudowa, obsługa, transport) będzie spełniała wymagane warunki?”
Doświadczenie Wykonawcy w organizacji stoisk promocyjnych i targowych spełnia warunki udziału w postępowaniu dotyczące zdolności zawodowej.
Prosimy o potwierdzenie, że zespół pieszy może być wyposażony w kosz wiklinowy na kółkach lub na plecach. Zwracamy uwagę na fakt, że w przypadku kosza na plecach wyjmowanie jabłek do degustacji będzie bardzo utrudnione po opróżnieniu połowy kosza.
Ad 2.
Pracownicy pomocniczy wchodzący w skład zespołów pieszych dystrybuujących jabłka na terenie miasta powinni być wyposażeni w kosze niesione na plecach.
„zwracam się z prośbą o przedłużenie terminu składania ofert. Swoją prośbę motywuję przerwą świąteczną, która wypada w trakcie terminu na złożenie ofert”
Zamawiający nie przedłuża terminu składania ofert.
Prosimy o informację czy Wykonawca ma zakładać jakiekolwiek koszty parkingu, dostępu do budynku „Justus Lipsius” - czy też koszty te / dostęp - zostanie zapewniony przez Zamawiającego.
Ad 3.
Wykonawca nie ponosi kosztów parkingu na terenie budynku „Justus Lipsius” ani dostępu do budynku.
