Usługi doradcze w zakresie zarządzania procesowego – Gdańsk

W odpowiedzi na pytanie wyjaśniamy, że Zamawiający nie zakłada mapowania i szczegółowej analizy wszystkich procesów, które mogą zostać zidentyfikowane w organizacji. Przedmiot zamówienia obejmuje w pierwszej kolejności identyfikację procesów funkcjonujących w Polskiej Agencji Kosmicznej, ich uporządkowanie oraz przypisanie do odpowiednich obszarów działalności Agencji. Następnie, na podstawie wyników tej identyfikacji, Wykonawca powinien dokonać oceny znaczenia poszczególnych procesów i zaproponować wybór procesów wymagających pogłębionego mapowania oraz analizy. Zamawiający celowo nie określa z góry liczby procesów podlegających szczegółowemu opracowaniu, ponieważ liczba ta powinna wynikać z przeprowadzonej przez Wykonawcę diagnozy, przyjętej metodyki, stopnia złożoności zidentyfikowanych procesów oraz ich znaczenia dla funkcjonowania Agencji. Ustalenie właściwego poziomu szczegółowości i zakresu prac analitycznych stanowi element profesjonalnego wykonania zamówienia. W ramach realizacji zamówienia należy zatem rozróżnić: identyfikację i uporządkowanie procesów funkcjonujących w organizacji – obejmujące całość działalności Zamawiającego w zakresie możliwym do rozpoznania na podstawie dostępnej dokumentacji oraz informacji uzyskanych od pracowników; pogłębione mapowanie, analizę, opracowanie rekomendacji oraz – w przypadkach, w których będzie to uzasadnione – zaprojektowanie stanu docelowego dla procesów wybranych jako priorytetowych. Dobór procesów priorytetowych powinien nastąpić na podstawie przejrzystych kryteriów zaproponowanych przez Wykonawcę, takich jak w szczególności: znaczenie procesu dla realizacji zadań Agencji, jego wpływ na sprawność organizacyjną, poziom ryzyka, liczba zaangażowanych komórek organizacyjnych, występujące problemy lub wąskie gardła oraz potencjał usprawnień. Zamawiający oczekuje, że Wykonawca zaplanuje zakres i intensywność prac w sposób zapewniający należytą jakość produktów w określonym terminie realizacji i w ramach zaoferowanego wynagrodzenia. Oferta powinna zatem uwzględniać metodologię pozwalającą na przeprowadzenie pełnej identyfikacji procesów, a następnie na objęcie szczegółową analizą takiej liczby procesów priorytetowych, jaka będzie możliwa do rzetelnego opracowania w warunkach określonych w dokumentacji postępowania. Jednocześnie przedstawione w pytaniu szacunki dotyczące możliwej liczby procesów mają charakter wynikający z doświadczeń Wykonawcy i nie stanowią danych potwierdzonych przez Zamawiającego ani wiążącego założenia dotyczącego zakresu zamówienia. Zamawiający nie potwierdza zatem, że w Agencji funkcjonuje 150 procesów ani że wszystkie zidentyfikowane procesy mają zostać poddane jednakowo szczegółowemu mapowaniu i analizie.

Zamawiający potwierdza, że przez „opracowanie koncepcji narzędzia automatyzującego procesy wewnętrzne Polskiej Agencji Kosmicznej” należy rozumieć przygotowanie koncepcji funkcjonalno-procesowej. Koncepcja powinna obejmować w szczególności: • określenie celu i zakresu funkcjonalnego narzędzia; • wskazanie procesów lub grup procesów możliwych do objęcia automatyzacją; • określenie ról i kategorii użytkowników; • opis podstawowych przepływów informacji i dokumentów; • zdefiniowanie wymagań biznesowych i funkcjonalnych; • wskazanie zależności pomiędzy procesami; • określenie wymagań dotyczącymi bezpieczeństwa, zarządzania dostępem, rozliczalności i audytowalności operacji; • przedstawienie rekomendowanych kierunków technologicznych oraz możliwych wariantów dalszego postępowania. Przedmiot zamówienia nie obejmuje opracowania kompletnego projektu technicznego lub wykonawczego systemu informatycznego, przygotowania prototypu, wytworzenia kodu źródłowego, dostawy oprogramowania ani wdrożenia rozwiązania. Koncepcja powinna jednak zostać opracowana z odpowiednim poziomem szczegółowości, umożliwiającym Zamawiającemu wykorzystanie jej przy podejmowaniu dalszych decyzji organizacyjnych i technologicznych, a w razie potrzeby również przy przygotowaniu odrębnego postępowania dotyczącego zaprojektowania, wykonania lub wdrożenia narzędzia.

Ad. 1. Zamawiający nie określa na obecnym etapie zamkniętej liczby procesów, które będą podlegały zmapowaniu i analizie. Ustalenie katalogu procesów, ich granic, wzajemnych zależności, właścicieli i uczestników, uporządkowanie oraz kwalifikacja stanowią element przedmiotu zamówienia i powinny zostać przeprowadzone przez wykonawcę z wykorzystaniem zaproponowanej przez niego metodyki. Podanie z góry określonej liczby procesów mogłoby prowadzić do nieuzasadnionego przesądzenia wyników analizy, podczas gdy jednym z oczekiwanych rezultatów realizacji zamówienia jest identyfikacja rzeczywistej architektury procesów POLSA. Liczba procesów będzie wynikiem prac analitycznych, a nie daną wejściową przekazywaną przez Zamawiającego. Ad. 2. Mapowanie i analiza procesów nie mają być prowadzone wyłącznie na podstawie dokumentacji udostępnionej przez Zamawiającego. Zamawiający zakłada, że wykonawca zastosuje łącznie odpowiednie metody pozyskiwania i weryfikowania informacji, obejmujące w szczególności: analizę dokumentacji organizacyjnej, spotkania z przedstawicielami kierownictwa i komórek organizacyjnych, wywiady z osobami odpowiedzialnymi za poszczególne obszary działalności, warsztaty z właścicielami i uczestnikami identyfikowanych procesów, weryfikację przygotowanych map i opisów procesów, uzgodnienia robocze oraz spotkania statusowe, konsultowanie wniosków i rekomendacji przed opracowaniem końcowych rezultatów zamówienia. Zamawiający zapewni współpracę swoich pracowników i osób pełniących funkcje kierownicze w zakresie niezbędnym do prawidłowej realizacji zamówienia. Spotkania, wywiady i warsztaty będą organizowane w sposób uzgodniony z wykonawcą, z uwzględnieniem zakresu obowiązków pracowników POLSA, bieżącej działalności Agencji, obowiązujących zasad organizacyjnych oraz dostępności poszczególnych osób. Nie oznacza to zagwarantowania wykonawcy nieograniczonej ani ciągłej dostępności wszystkich pracowników przez cały okres realizacji projektu. Zamawiający zapewni natomiast racjonalną i adekwatną do potrzeb projektu dostępność osób posiadających wiedzę o analizowanych obszarach. Harmonogram spotkań i warsztatów powinien zostać przygotowany przez wykonawcę z odpowiednim wyprzedzeniem oraz uzgodniony z Zamawiającym. W przypadku czasowej niedostępności konkretnej osoby Zamawiający, w miarę możliwości organizacyjnych, wskaże inny termin spotkania albo osobę posiadającą wiedzę niezbędną do przeprowadzenia analizy. Spotkania statusowe służą przede wszystkim monitorowaniu postępu realizacji zamówienia, uzgadnianiu kolejnych działań, identyfikowaniu ryzyk oraz odbiorowi rezultatów cząstkowych. Nie zastępują one wywiadów i warsztatów merytorycznych z osobami zaangażowanymi w przebieg analizowanych procesów.

Wskazane w OPZ „szczególne uwzględnienie obszaru cyberbezpieczeństwa” oznacza obowiązek: • uwzględnienia w identyfikacji i priorytetyzacji procesów także procesów związanych z zarządzaniem cyberbezpieczeństwem; • dokonania oceny wpływu projektowanych zmian procesowych na bezpieczeństwo informacji i systemów; • uwzględnienia wymagań bezpieczeństwa na poziomie projektowanych procesów oraz koncepcji narzędzia automatyzującego; • wskazania ryzyk związanych z automatyzacją, integracją systemów, przepływem danych i zarządzaniem uprawnieniami; • uwzględnienia takich zagadnień jak kontrola dostępu, zasada minimalnych uprawnień, uwierzytelnianie, rejestrowanie operacji, rozliczalność, ciągłość działania, tworzenie kopii zapasowych, obsługa incydentów oraz ochrona danych; • przedstawienia rekomendacji organizacyjnych i kierunkowych rekomendacji technologicznych. Zamawiający nie oczekuje w ramach tego zamówienia przygotowania kompletnego projektu technicznego systemu cyberbezpieczeństwa ani dokumentacji wykonawczej konkretnego rozwiązania informatycznego. Wymagania dotyczące cyberbezpieczeństwa nie mogą mieć jednak wyłącznie ogólnego lub deklaratywnego charakteru. Powinny być powiązane ze zidentyfikowanymi procesami, ryzykami, przepływami informacji oraz proponowaną koncepcją automatyzacji.