Realizacja: sukcesywnie przez 12 miesięcy od daty zawarcia umowy lub do wyczerpania kwoty — pierwsze zjawisko. - Dostawa biletu: nie później niż 48 godz. przed planowanym wylotem; faktura – zgodna z przepisami (w tym KSeF).
7
Kryteria oceny ofert
Pełna treść
Cena oferty brutto: 100% — wybór najkorzystniejszej ceny.
8
Kary i sankcje
Widoczne 50%
Kary umowne: odstąpienie od umowy — 10% ceny umowy, max 50% wynagrodzenia brutto; niedotrzymanie terminu dostawy biletu — 30% wartości biletu; cena o >3% niższa — zwrot różnicy + kara 25% wartości biletu.
Kary za dane osobowe / IDW: 500 zł netto (naruszenie zobowiązania IDW), 5 000 zł netto (powierzenie danych podwykonawcy / brak info o zagrożeniu).
Z każdej z 7 sekcji pokazujemy połowę. Załóż darmowe konto, żeby odsłonić pozostałe 8 zdań — pełne warunki udziału, dokumenty i analizę ryzyka Janusza. Bez karty, 14 dni za darmo.
14 dni za darmo Bez karty płatniczej Rezygnacja w 1 klik
Opis przedmiotu zamówienia
Streszczenie AI · Janusz
Usługa rezerwacji i sprzedaży biletów lotniczych na trasy krajowe i zagraniczne z dostarczeniem biletów i faktur pod adres Zamawiającego, dla pracowników, doktorantów i studentów UP w Słupsku — ok. 200 szt. biletów, realizacja sukcesywna przez 12 miesięcy lub do wyczerpania kwoty.
Przyjmowanie zleceń min. 8h/dzień robocze + telefon alarmowy 24/7; przedstawianie ≥3 ofert przelotu w ciągu 3h, rezerwacja w ciągu 1 dnia roboczego; dostarczanie biletów ≤48h przed podróżą.
Obsługa zmian danych pasażera, terminu i trasy, zwrotów i reklamacji u przewoźników; raportowanie miesięczne wykorzystania kwoty umowy i wystawionych faktur (z rozbiciem na czynniki cenotwórcze).
30 najczęściej uczęszczanych tras podanych w SWZ — cel porównawczy, nie zobowiązanie do realizacji.
Pytania i odpowiedzi
Wyjaśnienia treści SWZ udzielone przez zamawiającego. Odpowiedzi wiążą wszystkich wykonawców — także tych, którzy nie zadali pytania.
Paragraf 2 ust. 2 projektu umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych stanowi: "Podmiot przetwarzający będzie przetwarzał, powierzone na podstawie umowy dane pracowników Uniwersytetu Pomorskiego w Słupsku w szczególności imion i nazwisk, danych teleadresowych, nr PESEL i innych tzw. osobowych danych wrażliwych."
Zamawiający podtrzymuje zapisy SWZ.
„Czy przedstawione bilety do kryterium oceny ofert powinny zapisom dokumentacji przetargowej jak OPZ czy PPU? Czyli przedstawione bilety winny odpowiadać standardom biletów wystawianych w trakcie realizacji umowy, a przedstawienie na kryterium oceny ofert biletów sprzecznych z zapisami będzie skutkowało odrzuceniem oferty?”
Zamawiający potwierdza. Bilety przedstawione przez Wykonawcę na potrzeby oceny ofert powinny być zgodne z wymaganiami określonymi w dokumentach zamówienia, w szczególności w OPZ i PPU, w zakresie dotyczącym sposobu i standardu wystawiania biletów. Przedstawione bilety powinny odzwierciedlać standard biletów, które będą wystawiane przez Wykonawcę w trakcie realizacji umowy.
„Czy data powrotu dla biletów stanowiących kryterium oceny ofert to data wylotu z miejsca docelowego czy datę lądowania w Polsce?”
Data powrotu dla biletów stanowiących kryterium oceny ofert to data wylotu z miejsca docelowego.
Paragraf 4 ust. 2 projektu umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych:
"Administrator realizować będzie prawo kontroli w godzinach pracy Podmiotu przetwarzającego i z minimum 3 dniowym jego uprzedzeniem." Czy można zmienić termin na 3 dni robocze?
Zamawiający podtrzymuje zapisy SWZ.
Paragraf 5 ust. 5 projektu umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych: "Przekazanie powierzonych danych do państwa trzeciego może nastąpić jedynie na pisemne polecenie Administratora danych chyba, że obowiązek taki nakłada na Podmiot przetwarzający prawo Unii lub prawo państwa członkowskiego, któremu podlega Podmiot przetwarzający." Czy zamawiający może wprost w umowie wyrazić zgodę na przekazywanie danych osobowych poza obszar EOG, jeśli czynność ta stanowi element wykonania konkretnego zlecenia Wykonawcy przekazanego mu w formie dokumentowej? Specyfika usług Wykonawcy wymaga tego, by stale poszukiwać ofert najkorzystniejszych dla Zamawiającego od dostawców z obszaru całego świata, nie tylko obszaru EOG. Dodatkowo, kierowanie pisemnego polecenia na przekazanie danych, zgodnie z zacytowanym ustępem umowy, w przypadku każdego pojedynczego zlecenia Zamawiającego, stanowiło by utrudnienie w realizacji umowy głównej, zważywszy, że obsługa i kontakt między stronami będzie się odbywać on line, a nie pisemnie. Zatem dla sprawnego dla obu stron wykonywania umowy głównej, konieczne jest ustanowienie już w umowie powierzenia przetwarzania danych osobowych zgody Zamawiającego na przekazywanie danych osobowych poza obszar EOG lub wyraźne zakazanie tego. Na marginesie należy wskazać, że ewentualny zakaz przekazywania danych osobowych poza EOG wpłynie na wycenę usług i realną dostępność ofert, jakie będzie mógł otrzymywać Zamawiający, jednakże pomoże stronom zachować przejrzystość i jednolitość wykładni zawartych umów.
Zamawiający podtrzymuje zapisy SWZ.
„Czy Zamawiający wyraża zgodę na modyfikację zapisu OPZ par 2 ust 2 pkt 1) lit a) poprzez usunięcie zwrotu ubezpieczenia z zapisu „ sprzedaży biletów lotniczych zawierających wszystkie wymagane opłaty, takie jak opłaty lotniskowe, paliwowe, rezerwacyjne, podatkowe i ubezpieczenia, zgodnie z prawem krajowym i międzynarodowym;” ? Wykonawca nie dokonuje wykupu dodatkowych ubezpieczeń, a te nie stanowią części składowych biletu. Jeśli do danego kraju wymagane jest ubezpieczenie celem odbycia podróży to wynika to z przepisów wjazdowych. Standardowa cena biletu lotniczego nie zawiera w sobie ubezpieczenia. Ochronę taką jak ubezpieczenie kosztów rezygnacji z lotu, koszty leczenia za granicą czy ubezpieczenie bagażu trzeba zakupić osobno u ubezpieczyciela.”
Zamawiający wyraża zgodę i modyfikuje OPZ.
Czy zamawiający może w umowie głównej zawrzeć zgodę na przesyłanie newslettera zawierającego ofertę handlową wykonawcy do opiekunów umowy głównej ze strony zamawiającego, ale również pasażerów, tak by mogli oni uzyskiwać bieżące informacje o sytuacji na rynku lotniczym istotnej dla pasażerów i ich komfortu podróży?.
Zamawiający nie wyraża zgody.
„Czy Zamawiający będzie pokrywał kary finansowe nakładane przez linie lotnicze za odnawianie rezerwacji? Zgodnie z dobrymi politykami linii lotniczych, jak i przepisami IATA odnawianie rezerwacji (tzw. churning) jest zabronione i grozi karami finansowymi. Jeśli Zamawiający nie będzie pokrywał kar proszę o stosowną modyfikację z „Wynagrodzenie za każdy wydany bilet obejmuje wartość biletu i wszelkie koszty związane z jego wystawieniem, powtarzaniem czynności rezerwacji,
zmianą rezerwacji, zwrotem biletu, wymianą biletu, reklamacją, odprawą oraz wszelkimi innymi działaniami interwencyjnymi związanymi z obsługą przelotów” Na „Wynagrodzenie za każdy wydany bilet obejmuje wartość biletu i wszelkie koszty związane z jego wystawieniem, zmianą rezerwacji, zwrotem biletu, wymianą biletu, reklamacją, odprawą oraz wszelkimi innymi działaniami interwencyjnymi związanymi z obsługą przelotów.”
Zamawiający modyfikuje wzór umowy § 3 ust. 7 na następujący zapis: „Wynagrodzenie za każdy wydany bilet obejmuje wartość biletu i wszelkie koszty związane z jego wystawieniem, zmianą rezerwacji, zwrotem biletu, wymianą biletu, reklamacją, odprawą oraz innymi czynnościami związanymi z obsługą przelotów. Zamawiający nie pokrywa kar nałożonych na Wykonawcę wskutek naruszenia przez niego zasad przewoźników lotniczych lub zasad i/lub regulacji IATA. Wykonawca zobowiązany jest poinformować Zamawiającego, jeżeli wykonanie zleconej czynności może skutkować naliczeniem przez przewoźnika dodatkowej opłaty lub kary. W takim przypadku wykonanie czynności wymagającej poniesienia dodatkowych kosztów wymaga uprzedniej akceptacji Zamawiającego.”
„Czy Zamawiający wyraża zgodę na wykreślenie zapisu OPZ ust 2 pkt 1 lit f „gwarantowania utrzymania wybranej przez pracownika UP w Słupsku rezerwacji (taryfy i oferty biletowej) pod względem trasy i ceny do czasu zatwierdzenia realizacji usługi przez osobę upoważnioną z Biura ds. Nauki UP w Słupsku, dotyczy to wyłącznie biletów na trasy zagraniczne. Lista osób upoważnionych do zatwierdzania realizacji usług międzynarodowych zostanie podana przy zawarciu umowy.” ? Jest to zapis sprzeczny z innymi zapisami dokumentacji np. „Wykonawca zobowiązuje się do świadczenia usług zgodnie z zasadami Międzynarodowego Stowarzyszenia Transportu Lotniczego (IATA) w zakresie sprzedaży biletów lotniczych;” Cena jest gwarantowana dopiero w momencie wystawienia biletu, a nie w momencie założenia rezerwacji. Zamawiający dokonuje rezerwacji miejsca w określonej klasie rezerwacyjnej i na określony czas, nie dokonuje rezerwacji ceny. Wykonawca może zagwarantować cenę wyłącznie na regularnego przewoźnika (nie na przewoźnika niskobudżetowego) i wyłącznie na dzień kiedy rezerwacja jest dokonywana. Przewoźnik ma prawo z dnia na dzień zmienić np. wysokość taryfy, podatku paliwowego i nie informuje o tym wcześniej Wykonawców. Cena ulega również codziennie zmianie ze względu na wahania kursów walut. Gwarancja ceny — zgodnie z definicją zawartą w rezolucji IATA 049x ...”
Zamawiający dokonuje modyfikacji zapisu na następujący: „Wykonawca zobowiązany jest do dokonania rezerwacji zgodnie z wybraną przez pracownika UP w Słupsku ofertą oraz do podejmowania działań mających na celu utrzymanie dostępności wybranej trasy i taryfy do czasu uzyskania potwierdzenia Zamawiającego, tj. upoważnionego pracownika Biura ds. Nauki. Zamawiający przyjmuje do wiadomości, że ostateczna cena biletu, dostępność taryfy oraz warunki przewozu zależą od przewoźnika i są gwarantowane zgodnie z zasadami obowiązującymi u danego przewoźnika oraz regulacjami IATA.”
„Czy Zamawiający wyraża zgodę na modyfikację zapisu OPZ z „ zwrot Zamawiającemu części kosztów poniesionych w związku z zakupem biletów zgodnie z warunkami zastosowanej taryfy, jeżeli konieczny jest zwrot biletu (zwrot tych kosztów powinien nastąpić w ciągu 14 dni kalendarzowych od daty zwrotu biletu na podstawie faktury korygującej)” na „zwrot Zamawiającemu części kosztów poniesionych w związku z zakupem biletów zgodnie z warunkami zastosowanej taryfy, jeżeli konieczny jest zwrot biletu (zwrot tych kosztów powinien nastąpić w ciągu 14 dni kalendarzowych od daty otrzymania zwrotu biletu przez Wykonawcę na podstawie faktury korygującej);” Niestety Wykonawca nie zawsze otrzymuje zwrot od przewoźnika w terminie 14 dni od dnia faktycznego dokonania zwrotu biletu. W przypadku zwrotów manualnych poprzez BSP link, reklamacji do przewoźnika, zwrot ten jest wyliczany i dokonywany przez przewoźnika, nie przez Wykonawcę. Wykonawca zwykle zna szacowaną wysokość zwrotu, jednakże rzeczywista kwota do zwrotu jest znana w momencie faktycznego otrzymania zwrotu od przewoźnika.”
Zamawiający dokonuje modyfikacji zapisu na następujący: „Wykonawca zobowiązany jest do niezwłocznego wystąpienia do przewoźnika o zwrot należnych środków. Wykonawca dokona zwrotu środków w terminie 14 dni od ich otrzymania od przewoźnika, nie później jednak niż w terminie 90 dni od dnia złożenia wniosku o zwrot, chyba że opóźnienie wynika z przyczyn leżących wyłącznie po stronie przewoźnika, co Wykonawca udokumentuje. Wykonawca zobowiązany jest informować Zamawiającego o statusie procedury zwrotu na jego żądanie.”
„Czy Zamawiający ze względu na zapis OPZ „wyznaczanie pracowników i numerów telefonów do kontaktów z pracownikami Zamawiającego, umożliwienie pracownikom, doktorantom i studentom UP w Słupsku kontaktowania się z Wykonawcą i zamawiania biletów w trybie alarmowym (telefon alarmowy czynny 24 godziny na dobę w każdy dzień tygodnia, niezależnie od dni roboczych Zamawiającego)” akceptuje rozwiązanie, w którym obsługa zleceń odbywa się w standardowych godzinach pracy biura (dni robocze 8:00-18:00), a poza tymi godzinami oraz w dni wolne od pracy zapewniony jest telefon alarmowy, gwarantujący ciągłość i bezpieczeństwo obsługi w sytuacjach awaryjnych ?”
Tak, Zamawiający wyraża zgodę.
„Czy Zamawiający wyraża zgodę na wykreślenie zapisu OPZ „Na każde wezwanie Zamawiającego, Wykonawca będzie zobowiązany dostarczyć (w formie pisemnej) potwierdzenie udokumentowanej w zestawieniu ceny taryfowej biletu, odnoszącej się do wybranego przez Zamawiającego zrealizowanego zlecenia. Dodatkowo, będzie zobowiązany do przedstawienia wykazu przewoźników, których ceny taryfowe biletów były brane pod uwagę przy wyborze najkorzystniejszej oferty przelotu, zgodnie z warunkami określonymi w zleceniu. Należy jednak podkreślić, że Zamawiający zastrzega sobie prawo do wezwania Wykonawcy do dostarczenia potwierdzenia oraz listy przewoźników w ciągu 7 dni od daty dostarczenia miesięcznego zestawienia, jednak tylko w odniesieniu do zleceń wskazanych w danym raporcie” lub jego stosowną modyfikację ? Zamawiający posiada takie informacje, gdyż wysyłając zapotrzebowanie ma otrzymać co najmniej 3 oferty. Te 3 oferty znajdują się w treści korespondencji, którą Zamawiający posiada. Wykonawca dokonując zapytania w systemie rezerwacyjnym otrzymuje informację zwrotną uwzględniających wszystkich dostępnych na rynku polskim przewoźników.”
Zamawiający nie wyraża zgody na wykreślenie wskazanego zapisu w całości, jednak dokonuje jego modyfikacji. Zapis otrzymuje następujące brzmienie:
„Na żądanie Zamawiającego Wykonawca zobowiązany będzie, w odniesieniu do wskazanego zrealizowanego zlecenia, przedstawić dokumentację lub informację umożliwiającą weryfikację ceny biletu oraz ofert przedstawionych Zamawiającemu na etapie realizacji danego zlecenia. Dokumentacja może zostać przekazana w formie elektronicznej. Zamawiający może wystąpić z takim żądaniem w terminie 7 dni od dnia otrzymania miesięcznego zestawienia dotyczącego danego zlecenia.”
Pokazujemy 12 z 17 pytań. Komplet wyjaśnień — razem z załącznikami, których dotyczą — jest w dokumentacji postępowania.
