Zakup i wdrożenie rozwiązania cyfrowego do zarządzania zautomatyzowanym magazynem i intralogistyką

Postępowanie prowadzone jest w trybie zapytania ofertowego w oparciu o zasadę konkurencyjności (brak odwołania do ustawy Pzp). Zamówienie nie jest objęte przepisami ustawy Prawo zamówień publicznych. Nie stosuje się przepisów dotyczących obronności (art.

Dokument SWZ nie zawiera informacji o wartości szacunkowej zamówienia, budżecie Zamawiającego ani wysokości środków przeznaczonych na realizację. Nie określono również, czy podana cena ma zawierać podatek VAT. Zamawiający przewiduje możliwość udzielenia zamówień uzupełniających w wysokości nieprzekraczającej 50% wartości niniejszego zamówienia (s. 10).

Nie dotyczy — Zamawiający nie stawia warunku w tym zakresie. Wykonawca musi wykazać się realizacją w okresie ostatnich 3 lat przed terminem składania ofert (tj. przed 12.06.2026) co najmniej 2 zamówień obejmujących wykonanie, wdrożenie lub rozwój systemów informatycznych wspierających procesy operacyjne, magazynowe, produkcyjne, logistyczne lub zarządzania przedsiębiorstwem. Przez systemy o charakterze porównywalnym Zamawiający rozumie rozwiązania obejmujące co najmniej: konfigurację/wykonanie systemu, integrację z innymi systemami, wdrożenie u użytkownika końcowego oraz przeprowadzenie testów i uruchomienie produkcyjne. Na potwierdzenie — wykaz usług wraz z dokumentami potwierdzającymi należyte wykonanie (referencje, protokoły odbioru). Wykaz stanowi część Załącznika nr 1 — Formularz oferty. Ocena: spełnia / nie spełnia. Wykonawca musi wykazać możliwość wykonania i wdrożenia rozwiązania, przeprowadzenia integracji z systemami Zamawiającego, testów, uruchomienia, wsparcia powdrożeniowego oraz serwisowego. Dopuszcza się korzystanie z zasobów podmiotów trzecich/podwykonawców. Na etapie składania ofert nie wymaga się umów ani zobowiązań podmiotów trzecich.

Ocena ofert dokonywana jest w systemie punktowym z dwoma kryteriami:

1. Kryterium „Cena” (KC) – waga 60%

• Ocena na podstawie całkowitego kosztu systemu w okresie 60 miesięcy (5 lat).
• Cena ofertowa musi obejmować wszystkie koszty niezbędne do realizacji i użytkowania systemu, w szczególności: koszt wykonania i wdrożenia, koszt licencji lub abonamentu (minimum 15 licencji), koszt serwisu i wsparcia technicznego, koszty utrzymania, koszty aktualizacji oraz inne obowiązkowe koszty.
• Cena w PLN; przy podaniu w innej walucie przeliczenie wg średniego kursu NBP (Tabela A) z dnia publikacji zapytania.
• Wzór: KC = (Najniższa cena / Cena badanej oferty) × 100 × 60%; wynik zaokrąglany do dwóch miejsc po przecinku.

2. Kryterium „Termin realizacji” (KT) – waga 40%

W dokumencie SWZ nie określono konkretnych stawek kar umownych, maksymalnych limitów kar, postanowień o sądzie polubownym/powszechnym ani zasad rozwiązania umowy z tytułu kar. SWZ zawiera wyłącznie zapisy dotyczące warunków zmiany umowy (s. 10–11), które mogą wpływać na terminy, wynagrodzenie lub zakres zamówienia, w tym:

• Siła wyższa — możliwość zmiany umowy w przypadku nadzwyczajnych, nieprzewidywalnych okoliczności niezależnych od stron (s. 10–11).
• Zmiana terminów — dopuszczalna m.in. w przypadku okoliczności niezależnych od Wykonawcy/Zamawiającego, opóźnień Zamawiającego przy odbiorze, konieczności zmian, których nie można było przewidzieć (s. 10).

Wykonawca może korzystać z zasobów podmiotów trzecich lub podwykonawców, pod warunkiem wykazania realnej możliwości dysponowania tymi zasobami na etapie realizacji zamówienia. Na etapie składania ofert Zamawiający nie wymaga przedłożenia umów ani zobowiązań podmiotów trzecich. Zamawiający może wezwać wybranego Wykonawcę do przedstawienia dokumentów potwierdzających możliwość dysponowania wskazanymi zasobami przed podpisaniem umowy lub na etapie realizacji. Dopuszcza się udzielenie wykonawcy zamówień uzupełniających w wysokości nieprzekraczającej 50% wartości niniejszego zamówienia. Zamawiający dopuszcza zmianę umowy w formie aneksu pisemnego pod rygorem nieważności w następujących sytuacjach:

• Termin lub zakres realizacji – w przypadku okoliczności niezależnych od stron, opóźnień Zamawiającego, konieczności wprowadzenia zmian z przyczyn obiektywnie nieprzewidywalnych.
• Wynagrodzenie – wyłącznie w razie zmiany stawki VAT, o kwotę równą różnicy w podatku.
• Siła wyższa – nadzwyczajne, nieprzewidywalne okoliczności niezależne od woli stron.
• Decyzje instytucji zarządzającej – w przypadku otrzymania decyzji zawierającej zmiany zakresu zadań, terminów lub dodatkowych postanowień. Z udziału w postępowaniu wykluczone są podmioty powiązane osobowo i kapitałowo z Zamawiającym. Definicja powiązań obejmuje m.in. posiadanie co najmniej 10% udziałów/akcji, członkostwo w organach zarządczych, pokrewieństwo do drugiego stopnia, pozostawanie we wspólnym pożyciu. Oferent zobowiązany jest podpisać Oświadczenie o braku powiązań (Załącznik nr 2).

Zamawiający wymaga złożenia wraz z ofertą następujących dokumentów:

1. Formularz oferty – przygotowany na wzorze stanowiącym Załącznik nr 1 do Zapytania Ofertowego, zawierający m.in. wykaz zrealizowanych usług potwierdzających spełnienie warunku wiedzy i doświadczenia (minimum 2 zamówienia na systemy informatyczne), oświadczenia o niezaleganiu w opłacaniu podatków i składek na ubezpieczenie zdrowotne/społeczne, oraz oświadczenie o spełnieniu warunku potencjału technicznego i osobowego (— s. 6, 7, 8, 11).
2. Oświadczenie o braku powiązań osobowych/kapitałowych z Zamawiającym – na wzorze stanowiącym Załącznik nr 2 do Zapytania Ofertowego (— s. 9–10, 11).
3. Opis proponowanego rozwiązania (opis techniczno-funkcjonalny) – zawierający co najmniej: opis architektury systemu i głównych komponentów, sposób realizacji funkcjonalności wymaganych w OPZ, sposób integracji z Comarch ERP Optima, ITCube CRM i Microsoft 365, proponowaną technologię, model wymiany danych, model wdrożenia, harmonogram głównych etapów, wymagania infrastrukturalne (jeśli występują), koszty utrzymania/zakres wsparcia, oraz wskazanie elementów standardowych vs. dedykowanych. Dopuszcza się formę dokumentacji technicznej, koncepcji wdrożeniowej, opisu funkcjonalnego lub dokumentu równoważnego (— s. 4, 11).

Na podstawie analizy dokumentu SWZ zidentyfikowano następujące sygnały ostrzegawcze:

• Niejasne podstawy unieważnienia postępowania — Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania na każdym etapie bez podania przyczyny, a Oferenci zrzekają się wszelkich roszczeń z tego tytułu (s. 8–9). Jest to zapis potencjalnie niekorzystny dla wykonawców, którzy ponoszą koszty przygotowania oferty.
• Zamówienia uzupełniające do 50% wartości — Dopuszcza się udzielenie zamówień uzupełniających w wysokości nieprzekraczającej 50% wartości zamówienia podstawowego (s. 9). To znaczący zakres potencjalnych dodatkowych prac bez ponownej konkurencji.
• Brak określenia budżetu / wartości szacunkowej — W dokumencie nie podano kwoty, jaką Zamawiający zamierza przeznaczyć na realizację zamówienia, co utrudnia ocenę realności budżetowej (s. 11).