Zapewnienie dostępności Systemu Zarządzania Oświatą – Częstochowa
Pełna nazwa postępowania: Zapewnienie w roku 2026 dostępności oraz ciągłości działania Kompleksowego Systemu Zarządzania Oświatą w Mieście Częstochowa, wdrożonego przez firmę VULCAN
GMINA MIASTO CZĘSTOCHOWA·NIP 5732745883·Częstochowa
Wartość szac.
—
nie podano
Termin składania
18.11.2025
postępowanie zakończone
Otwarcie ofert
—
nie podano
Opublikowano
27 października 2025
źródło: EZAMOWIENIA
Streszczenie SWZ
Streszczenie AI · Janusz
Widzisz połowę każdej z 8 sekcjiDruga połowa — łącznie 12 zdań z warunkami, dokumentami i analizą ryzyka — odsłania się po założeniu darmowego konta.
Z każdej z 8 sekcji pokazujemy połowę. Załóż darmowe konto, żeby odsłonić pozostałe 12 zdań — pełne warunki udziału, dokumenty i analizę ryzyka Janusza. Bez karty, 14 dni za darmo.
14 dni za darmo Bez karty płatniczej Rezygnacja w 1 klik
Opis przedmiotu zamówienia
Streszczenie AI · Janusz
Zamówienie jest jednoczęściowe (7 zadań/usług) i obejmuje zapewnienie dostępności oraz ciągłości działania Kompleksowego Systemu Zarządzania Oświatą w Częstochowie przez cały 2026 rok:
Zadanie I (usługa): dostęp do serwera Sigma (gromadzenie/analityka danych oświatowych, planowanie finansowe) z backupami, nadzorem i wsparciem.
Zadanie II (usługa): dostęp do systemu Nabór (rekrutacja do przedszkoli, szkół podstawowych, ponadpodstawowych; 4000+1800+3600 kandydatów) z dostępnością WCAG 2.0 AA.
Zadanie III (usługa): dostęp do serwera Jednorazowy dodatek uzupełniający (Art. 30) z obsługą administracyjną.
Zadanie IV (usługa): dostęp do serwera Dotacja podręcznikowa (wnioskowanie, rozliczanie dotacji celowej na podręczniki/materiały).
Zadanie V (usługa): dostęp do systemu Centralny VAT (ewidencja sprzedaży/zakupu VAT, eksport MiCOMP_VAT_v3.0) dla Biura Finansów Oświaty i jednostek.
Zadanie VI (usługa): dostęp do systemu Kadry i Płace (obsługa kadrowo-płacowa) dla Biura Finansów Oświaty.
Zadanie VII (usługa): dostęp do systemu Finanse + moduł Środki Trwałe (finansowo-księgowy) dla Biura Finansów Oświaty i jednostek.
Każde zadanie obejmuje: utrzymanie infrastruktury serwerowej (firewall, szyfrowanie, certyfikaty), codzienne backupy (10 dni, pełne tygodniowo), aktualizacje, naprawy błędów, dostosowania do zmian prawnych, szkolenia i dokumentację.
Pytania i odpowiedzi
Wyjaśnienia treści SWZ udzielone przez zamawiającego. Odpowiedzi wiążą wszystkich wykonawców — także tych, którzy nie zadali pytania.
Czy Zamawiający zgadza się na zmianę brzmienia §6 ust. 4 umowy PPDO poprzez dodanie do niego zdania: "Jeżeli Przetwarzający uzna, że wykonanie zaleceń pokontrolnych jest zbyt kosztowne lub trudne do wykonania technicznie, wdroży inne rozwiązania, nie mniej skuteczne w zakresie usunięcia wykazanych niezgodności z prawem lub podatności, o których mowa w zdaniu poprzedzającym.”?
Zamawiający nie zgadza się na zmianę brzmienia §6 ust. 4 umowy PPDO.
Czy Zamawiający zgadza się na dopisanie do §9 ust. 7 o brzmieniu: "Decyzję, o której mowa w ust. 2 i ust. 4 Administrator podejmie nie później niż na 3 dni robocze przed zakończeniem umowy. W przypadku niepodjęcia decyzji o zwrocie, nastąpi automatyczne usunięcie danych z systemów produkcyjnych do 7 dni od zakończenia umowy oraz z systemów kopii bezpieczeństwa do 30 dni od usunięcia danych z systemów produkcyjnych. (Przez systemy produkcyjne rozumie się środowiska informatyczne, w których dane osobowe są aktywnie przetwarzane w ramach realizacji usług objętych niniejszą umową.)”?
Zamawiający nie zgadza się na dopisanie do §9 ust. 7.
Czy Zamawiający potwierdza właściwe rozumienie tego wymagania przez Wykonawcę, że zapewnienie dostępności systemu Nabór zgodnie z międzynarodowym standardem WCAG 2.0 z uwzględnieniem poziomu AA, zgodnie z § 19 Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 21 maja 2024 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (j.t. Dz. U. 2024, poz. 773), odnosi się do części systemu przeznaczonej dla rodziców i kandydatów jako użytkowników końcowych, wśród których mogą znaleźć się osoby ze specjalnymi potrzebami.
Zamawiający potwierdza prawidłowość rozumienia przez Wykonawcę wymagania dot. Zadania II - Zapewnienie prawa do korzystania z oprogramowania Nabór – wspomaganie elektronicznej rekrutacji do przedszkoli, szkół podstawowych oraz szkół ponadpodstawowych w roku 2026; ppkt.20).
Czy Zamawiający zaakceptuje system klasy HelpDesk udostępniony przez Wykonawcę (np. system JIRA) jako jedyny kanał obsługi zgłoszeń, z wyłączeniem przypadku awarii systemu zgłoszeń, w którym Zamawiający może skorzystać z pozostałych kanałów komunikacji wskazanych w § 9 pkt 4? System klasy HelpDesk daje wyznaczonym osobom po stronie Zamawiającego pełny wgląd i możliwość bieżącego monitorowania zgłoszenia. Takiej dostępności nie mogą zagwarantować kontakty mailowe i telefoniczne. Tym samym zaproponowane narzędzie pozwoli na lepszą i skuteczniejszą kontrolę realizacji zgłoszonych problemów. Ponadto system ten umożliwia również klasyfikację Problemów według typów oraz określenie konkretnego SLA dla każdego typu zgłoszenia, co znacznie usprawnia jego realizację.
Zamawiający nie zaakceptuje systemu klasy HelpDesk jako jedynego kanału obsługi zgłoszeń.
Czy Zamawiający wyrazi zgodę na wprowadzenie zmiany w zapisie Par. 4 ust. 6 na następujący:
Błędy zgłaszane przez Zamawiającego, uwzględniające związany z tym czas naprawy:
Błąd priorytetu A – Wykonawca zobowiązany jest do rozpoznania oraz naprawy błędu w czasie 2 dni roboczych
Błąd priorytetu B - Wykonawca zobowiązany jest do rozpoznania oraz naprawy błędu w czasie 7 dni roboczych
Zaproponowana zmiana podyktowana jest koniecznością dostosowania terminów usunięcia błędów do realnych możliwości technicznych i organizacyjnych związanych z diagnozą oraz wdrożeniem poprawek w środowisku produkcyjnym systemu.
Określone w projekcie umowy terminy (1 dzień roboczy dla błędu typu A oraz 5 dni roboczych dla błędu typu B) są bardzo krótkie, co w praktyce może utrudniać wykonanie napraw w sposób należyty, z zachowaniem zasad jakości, stabilności oraz bezpieczeństwa działania aplikacji.
Proponowane terminy – 2 dni robocze dla błędów o najwyższym priorytecie (A) oraz 7 dni roboczych dla błędów istotnych, lecz niekrytycznych (B) – pozostają krótkie i zapewniają sprawną reakcję Wykonawcy, a jednocześnie umożliwiają wykonanie prac serwisowych w sposób rzetelny, zgodny z dobrą praktyką inżynierii oprogramowania.
Zmiana ta pozwoli na zachowanie równowagi między szybkością reakcji a jakością i trwałością wdrożonych rozwiązań, co leży w interesie zarówno Zamawiającego, jak i Wykonawcy.
Zamawiający nie wyraża zgody na wydłużenie maksymalnego czasu usunięcia nieprawidłowości w przypadku: błędu priorytetu „A” na 2 dni robocze od dokonania formalnego zgłoszenia i błędu priorytetu „B” na 7 dni roboczych od dokonania formalnego zgłoszenia.
Wykonawca wnosi o rezygnację z warunku dotyczącego wykazania realizacji co najmniej jednej usługi polegającej na udostępnianiu i utrzymaniu przez okres co najmniej 9 miesięcy aplikacji wspierającej jednostki samorządu terytorialnego (JST) w wypełnianiu obowiązku potwierdzania prawdziwości danych wprowadzonych przez jednostki oświatowe do systemu SIO.
Zdaniem Wykonawcy, wskazany warunek nie pozostaje w bezpośrednim związku z przedmiotem zamówienia, a wymagania dotyczące doświadczenia powinny odnosić się wyłącznie do usług lub dostaw tożsamych lub zbliżonych zakresem do przedmiotu zamówienia.
Zamawiający wyraża zgodę na rezygnację z powyższego zapisu.
Szanowni Państwo,
działając w interesie zapewnienia uczciwej konkurencji oraz efektywności zakupowej, wnosimy o zmianę treści postępowania prowadzonego w trybie podstawowym bez przeprowadzenia negocjacji treści złożonych ofert zgodnie z art. 275 pkt 1 ustawy Pzp poprzez:
1. dopuszczenie składania ofert częściowych, oraz
2. formalne rozdzielenie przedmiotu zamówienia na dwie odrębne części:
Część 1:
Zadanie I – Zapewnienie prawa do korzystania z oprogramowania Sigma w roku 2026,
Zadanie III – Zapewnienie prawa do korzystania z oprogramowania Jednorazowy dodatek uzupełniający (Artykuł 30) w roku 2026,
Zadanie IV – Zapewnienie prawa do korzystania z oprogramowania Dotacja podręcznikowa, wspomagającego proces otrzymywania i rozliczania dotacji celowej na wyposażenie szkół w podręczniki, materiały edukacyjne i materiały ćwiczeniowe w roku 2026,
Zadanie V – Zapewnienie prawa do korzystania z oprogramowania Centralny VAT przez Biuro Finansów Oświaty i podległe jednostki oświatowe w Częstochowie w roku 2026,
Zadanie VI – Zapewnienie prawa do korzystania z oprogramowania Kadry i Płace umożliwiającego obsługę systemu kadrowo-płacowego przez Biuro Finansów Oświaty w Częstochowie w roku 2026,
Zadanie VII – Zapewnienie prawa do korzystania z oprogramowania Finanse oraz modułu Środki Trwałe umożliwiających obsługę systemu finansowo-księgowego w roku 2026 przez Biuro Finansów Oświaty i podległych jednostkach oświatowych w Częstochowie
Część 2:
Zadanie II – Zapewnienie prawa do korzystania z oprogramowania Nabór – wspomaganie elektronicznej rekrutacji do przedszkoli, szkół podstawowych oraz szkół ponadpodstawowych w roku 2026,
Zadanie II obejmuje zapewnienie prawa do korzystania z oprogramowania Nabór – wspomaganie elektronicznej rekrutacji do przedszkoli, szkół podstawowych oraz szkół ponadpodstawowych w roku 2026.
Zakres tego zadania ma odrębny charakter funkcjonalny, technologiczny i organizacyjny w stosunku do pozostałych zadań objętych przedmiotem zamówienia, co uzasadnia możliwość jego wyodrębnienia jako samodzielnej części zamówienia, możliwej do realizacji przez innego wykonawcę.
Informuję, iż zgodnie z treścią art. 91 ust.1 ustawy z dnia 19 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych (tj.Dz. U. z 2024r., poz. 1320 ze zm.) Zamawiający „może udzielić zamówienia w częściach”, co wprost wskazuje, iż podział zamówienia na części nie ma charakteru bezwzględnego i nie stanowi źródła obowiązku dla zamawiającego.
Tym samym to Zamawiający zachowuje swobodę autonomicznego podejmowania decyzji o podziale zamówienia na części po rozważeniu aspektów związanych z realizacją zamówienia wpływających na możliwość jego wykonania w najbardziej efektywny sposób. Zamawiający obowiązany jest również - mając na uwadze finanse publiczne oraz przepisy o naruszeniu dyscypliny finansów publicznych - uwzględnić efektywność ekonomiczną udzielanego zamówienia.
Przedkładając powyższe, ogólne rozważania na grunt sprawy niniejszej, należy zauważyć, że Zamawiający - mając na uwadze efektywny sposób wykonania zamówienia, w tym jego ekonomiczną efektywność - nie zdecydował o podziale tego zamówienia na części. O powyższej decyzji przesądziły następujące kwestie:
- krótki czas testowania integracji interfejsu między modułami,
- zintegrowany system, stanowi rozwiązanie zdecydowanie bardziej efektywne i bezpieczne,
- zintegrowana funkcjonalność obowiązująca między zadaniami minimalizuje ryzyko błędów, skraca czas wdrożenia,
- jeden dostawca zadań spowoduje uproszczenie procesu wdrożenia i utrzymania poprzez: jeden harmonogram wdrożeniowy, jedną umowę serwisową, jeden punkt kontaktu w przypadku zgłoszeń technicznych lub pytań.
Ponadto jeden dostawca (jedna umowa) spowoduje niższe koszty operacyjne, administracyjne oraz logistyczne poprzez m.in. redukcję kosztów szkoleń i wsparcia technicznego, upraszczając proces realizacji i nadzoru nad zamówieniem
Podział zamówienia na części zwiększa ryzyko związane z właściwym i terminowym wykonaniem zamówienia z uwagi na potrzebę skoordynowania działań różnych wykonawców realizujących poszczególne części zamówienia, a także stwarza trudności z jednoznacznym ustaleniem przyczyn błędów w wykonaniu zamówienia w przypadku prac prowadzonych przez kilku wykonawców.
Zamawiający zdecydował się na jedno zamówienie, aby jeden wykonawca przyjął na siebie całe ryzyko związane z realizacją projektu.
