Kompleksowa obsługa prawna – Gliwice

Na wstępnie Zamawiający wskazuje, że pytanie wymaga sprostowania, ponieważ dotyczy § 8 ust. 2 pkt 5 Projektowanych Postanowień Umowy. Wskazany termin „nie dłużej niż 2 godziny” był zapisem zamierzonym i nie stanowił omyłki pisarskiej. Termin ten nie odnosi się do realizacji przedmiotu umowy w zakresie sporządzania opinii prawnej lub udzielania porad prawnych, a dotyczy jedynie dokonania ewentualnych poprawek i usunięcia stwierdzonych wad. Postanowienie znajduje zastosowanie wyłącznie w sytuacjach, gdy Wykonawca wykonuje umowę wadliwie oraz pomimo wezwania nie realizuje należycie obowiązków wynikających z umowy. Zamawiający zwraca uwagę, że realizuje zadania ustawowe i statutowe, w ramach których wielokrotnie jest zobowiązany do zachowania terminów ustalonych przez inne podmioty. W takich sytuacjach zwłoka w usunięciu wad dokumentów przygotowanych przez Wykonawcę może skutkować konsekwencjami dla Zamawiającego, dlatego konieczne jest zapewnienie możliwości niezwłocznego skorygowania stwierdzonych nieprawidłowości. Jednocześnie, po ponownej analizie przedmiotowego postanowienia oraz uwzględnieniu doświadczeń związanych z realizacją poprzedniej umowy, Zamawiający uznał, że nie zachodziła dotychczas potrzeba wyznaczania tak krótkiego terminu na usunięcie stwierdzonych wad. W związku z powyższym Zamawiający postanowił zmienił treść § 8 ust. 2 pkt 5 PPU poprzez wydłużenie terminu na usunięcie wad z 2 godzin do 2 dni roboczych. Stosowna zmiana zostanie wprowadzona odrębnym pismem zmieniającym treść dokumentacji postępowania.

Zamawiający nie przewiduje wprowadzenia górnego limitu całkowitej odpowiedzialności odszkodowawczej Wykonawcy ponad ograniczenia wynikających z umowy i z obowiązujących przepisów prawa. Przedmiot zamówienia obejmuje świadczenie profesjonalnych usług prawnych, których nienależyte wykonanie może skutkować powstaniem po stronie Zamawiającego szkody przekraczającej wysokość wynagrodzenia należnego Wykonawcy z tytułu realizacji umowy.

Czas przejazdu Wykonawcy do siedziby Zamawiającego oraz powrotu nie podlega wliczeniu do liczby godzin świadczenia usług prawnych wykazywanych w miesięcznym sprawozdaniu godzinowym. Jednocześnie Zamawiający wyjaśnia, że Wykonawcy nie przysługuje odrębny zwrot kosztów dojazdu do siedziby Zamawiającego ani innych kosztów związanych ze stawiennictwem w miejscu wskazanym przez Zamawiającego lub uzgodnionym przez Strony. Wykonawca powinien uwzględnić wszelkie koszty związane z realizacją przedmiotu zamówienia, w tym ewentualne koszty dojazdu, przy kalkulacji ceny oferty. Zamawiający zwraca uwagę, że zgodnie z ust. 9 Opisu przedmiotu zamówienia, świadczenie usług prawnych w siedzibie Zamawiającego będzie miało charakter sporadyczny /incydentalny, a zasadnicza część usług będzie wykonywana w siedzibie Wykonawcy i z wykorzystaniem środków porozumiewania się na odległość. Ponadto Zamawiający informuje, że w okresie realizacji poprzedniej umowy obejmującej obsługę prawną Biura Związku nie korzystał z możliwości świadczenia usług w swojej siedzibie, a współpraca odbywała się za pośrednictwem poczty elektronicznej, kontaktów telefonicznych oraz spotkań online.

Zamawiający wyjaśnia, że przez sprawę szczególnie skomplikowaną należy rozumieć w szczególności sprawę wymagającą przeprowadzenia pogłębionej analizy stanu faktycznego lub prawnego, wymagającą znacznego nakładu pracy. Ocena, czy dana sprawa ma charakter szczególnie skomplikowany, dokonywana jest z uwzględnieniem okoliczności konkretnego przypadku. Z tego względu Zamawiający nie przewiduje zamkniętego katalogu kryteriów kwalifikacji spraw. Na Wykonawcy spoczywa obowiązek poinformowania Zamawiającego, że wydanie opinii prawnej w danej sprawie wymaga znaczącego nakładu pracy z uzasadnieniem wydłużenia terminu jej sporządzenia. Zamawiający zastrzega sobie prawo do weryfikacji przedstawionego przez Wykonawcę uzasadnienia z uwzględnieniem charakteru sprawy. Celem przedmiotowego postanowienia jest umożliwienie wydłużenia terminu realizacji w sprawach rzeczywiście wymagających ponadprzeciętnego nakładu pracy, przy jednoczesnym zapewnieniu sprawnej obsługi prawnej Zamawiającego.

Zamawiający zwraca uwagę, że w § 3 ust. 1 Umowy Wykonawca może wskazać więcej niż jedną osobę odpowiedzialną za realizację przedmiotu zamówienia. Jednocześnie należy mieć na uwadze, że w ofercie Wykonawca wskazuje osoby skierowane do realizacji zamówienia zgodnie z pkt 17.1.1.2 SWZ, a za doświadczenie tych osób Wykonawca otrzymuje punkty w ramach kryterium oceny ofert „Doświadczenie osoby skierowanej do realizacji zamówienia”. Ponadto, zgodnie z § 3 ust. 3 Projektowanych Postanowień Umowy, przed zawarciem umowy Wykonawca zobowiązany jest przedłożyć zaświadczenie o wpisie na właściwą listę radców prawnych lub adwokatów dla wszystkich osób realizujących obowiązki wynikające z umowy. W związku z powyższym Zamawiający wyjaśnia, że krótkotrwała nieobecność osoby realizującej przedmiot zamówienia, powinna być zastępowana przez inną wskazaną do realizacji zamówienia i uwzględnioną w umowie. Natomiast powierzenie realizacji obowiązków osobie niewskazanej w umowie wymaga spełnienia warunków określonych w § 3 PPU, w tym zawarcia stosownego aneksu do umowy oraz wykazania, że osoba zastępująca posiada co najmniej takie same uprawnienia, kwalifikacje i doświadczenie jak osoba pierwotnie pełniąca obowiązki. Tym samym samo pisemne powiadomienie Zamawiającego jest wystarczające wyłącznie w przypadku zastępstwa realizowanego przez osobę już wskazaną w umowie. W przypadku zastąpienia osoby realizującej zamówienie przez osobę dotychczas niewskazaną w umowie niezbędne jest dokonanie zmiany umowy w formie aneksu.

Zamawiający wyjaśnia, że reprezentowanie Zamawiającego w postępowaniach przed Krajową Izbą Odwoławczą, sądowych, administracyjnych i egzekucyjnych może być realizowane zarówno w ramach umowy zawartej w wyniku niniejszego postępowania, jak i na podstawie odrębnej umowy, w zależności od charakteru, zakresu oraz przewidywanej pracochłonności danej sprawy. W przypadku zaistnienia potrzeby reprezentowania Zamawiającego w konkretnym postępowaniu, każdorazowo będzie dokonywana ocena czy zakres czynności związanych z zastępstwem procesowym może zostać zrealizowany w ramach świadczeń objętych umową i przewidzianego limitu godzin, czy też będzie uzasadniał zawarcie odrębnej umowy.