Rozstrzygnięty
Kompleksowa usługa archiwizacji i brakowania dokumentów
Okręgowe Przedsiębiorstwo Energetyki Cieplnej Sp. z o.o.4 aktualne · 45 w archiwum·NIP 5860104291·pomorskie
Składanie ofert: 30 września 2026 · Wadium: 2000 zł
Rozstrzygnięcie
Kto wygrał, za ile i ilu było chętnych.
WygrałaARCHIWUM24 Sp. z o.o.
NIP zwycięzcy5882454420
Kwota oferty125 128,69 zł
Złożonych ofert3
Widełki ofert125 128,69 zł – 220 677,99 zł
Najtańsza oferta wygrałatak
Przedmiot zamówienia
AIZamówienie obejmuje jedną część: kompleksową usługę archiwizacji oraz brakowania dokumentów OPEC Sp. z o.o. — przyjęcie, magazynowanie (w warunkach zgodnych z rozporządzeniem Ministra Kultury) i fizyczne zniszczenie dokumentacji archiwalnej i niearchiwalnej, na okres 24 miesięcy, z wymogiem lokalizacji magazynu w odległości do 30 km od siedziby Zamawiającego w Gdyni.
Trudność: średnia
Usługa wymaga koordynacji logistycznej (magazyn w promieniu 30 km od Gdyni) i spełnienia specyficznych warunków przechowywania dokumentacji (klima, zabezpieczenie), choć technicznie jest to standardowa usługa archiwizacyjna.
Terminy realizacji
Termin wykonania
24 miesiące od dnia podpisania umowy
24 miesiące od dnia podpisania umowy
Warunki udziału
AI1Doświadczenie — min. 2 usługi przechowywania dokumentacji archiwalnej i niearchiwalnej, min. 600 m.b., każda trwająca min. 12 miesięcy, w ciągu ostatnich 3 lat
2Potencjał techniczny — magazyn spełniający Rozporządzenie Ministra Kultury z 15.02.2005 r. (temp. 14–18°C, wilgotność 30–50% RH, ogrzewanie, zabezpieczenie ppoż., przed włamaniem, okna zablokowane przed światłem dziennym)
Pozostałe 1 warunek po założeniu darmowego konta.
Czerwone flagi
AISygnały, na które warto zwrócić uwagę przed startem.
Brak istotnych sygnałów ostrzegawczych.
Kary i sankcje
AI- Wadium: 2 000,00 zł (pieniądz / gwarancja bankowa / ubezpieczeniowa)
- Kary umowne: w projekcie umowy (Załącznik nr 4)
- Zabezpieczenie: odpowiedzialność solidarna wg Kodeksu cywilnego (pkt 9.5)
Pytania i odpowiedzi
30Wyodrębnione z wyjaśnień treści SWZ.
1Proszę o przedłużenie terminu składania ofert do 30.09.2026.
Zamawiający zgodnie z punktem 10.13 przedłuża termin składania ofert do dnia 30.09.2026 r. do godz.: 10:00 oraz termin otwarcia ofert do dnia 30.09.2026 r. do godz. 10:05, a także zmienia treść SWZ w zakresie pkt. 14.1. i pkt 14.2.
2Czy Zamawiający wymaga, aby dokumentacja kategorii A była składowania w wydzielonej powierszeni magazynowej ogrodzonej siatką oraz dedykowanym systemie kontroli dostępu (SKD)?
Wskazane w pytaniu zabezpieczenia nie są wymagane przez Zamawiającego. Zamawiający wymaga, aby dokumentacja archiwalna oraz niearchiwalna była przechowywana na oddzielnych regałach.
3Czy jest możliwość załadunku auta typu TIR i użycia rampy hydraulicznej?
Nie ma możliwości załadunku auta typu TIR i użycia rampy hydraulicznej.
4Czy jest możliwość załadunku auta typu ciężarówka 16 paletowa z windą?
Tak, z zastrzeżeniem, że aktualny wykonawca może dziennie przygotować i wydać maksymalnie 5 palet.
5Czy wydanie zasobu u dotychczasowego dostawcy (ARCHIWUM24 Sp. z o.o.) odbędzie się z rampy/poziomu 0, czy Wykonawca zobowiązany jest do pobierania pudeł bezpośrednio z regałów magazynowych?
Zamawiający informuje, że wydanie zasobu od dotychczasowego Wykonawcy nastąpi z poziomu rampy. Przybliżona wysokość rampy to 1,5m.
6Proszę o informację w jaki godzinach może być odbierany zasób?
Zasób może być odbierany w dni robocze w godzinach 07:00 – 14:30.
7Proszę o informację czy zasób będzie przygotowany na paletach?
Tak, będzie przygotowany na paletach.
8Proszę o informację czy wszystkie pudełka posiadają pokrywki?
Tak, posiadają pokrywki.
9Proszę o informację ile dziennie pudeł/palet jest w stanie wydawać aktualny dostawca?
Aktualny wykonawca może dziennie przygotować i wydać maksymalnie 5 palet.
11Proszę o informację czy Zamawiający dostarczy (np. minimum 1 dzień roboczy przed odbiorem zasobu) plik w formie edytowalnej z numerami przekazywanych pudeł?
Tak, Zamawiający dostarczy plik w formie edytowalnej z numerami przekazywanych pudeł.
12Czy, z uwagi na to, że jak Zamawiający wskazuje jest to dokumentacja zawierająca dane wrażliwe, Zamawiający wymaga dodatkowych zabezpieczeń przed pożarem (np. co najmniej system wczesnego wykrywania dymu np. system typu Vesda)?
Zamawiający wymaga, aby pomieszczenie archiwum posiadało zamontowany sprawny oraz regularnie serwisowany System Sygnalizacji Pożaru. Zamawiający nie wymaga dodatkowych zabezpieczeń przed pożarem.
13Czy Wykonawca powinien w przypadku niszczenia spełniać normę DIN 66399 na poziomie co najmniej P5, umożliwiającą bezpieczne niszczenie dokumentacji zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa?
Tak, wykonawca powinien spełniać normę DIN 66399 na poziomie co najmniej P5, która umożliwi bezpieczne niszczenie dokumentów.
14Czy Zamawiający dopuszcza modyfikację pkt 2.24 OPZ i zezwoli na korzystanie z kwalifikowanych przesyłek kurierskich?
Zamawiający nie wyraża zgody na powyższe.
15Czy Zamawiający wymaga od Wykonawcy udostępnienia dedykowanego portalu/systemu IT online - do składania zamówień na wypożyczenia oraz przeglądania ewidencji przechowywanego zasobu?
Zamawiający nie wymaga dodatkowych systemów do składania zamówień na wypożyczenia i przeglądania ewidencji przechowywanego zasobu.
16W pkt 2.14 OPZ podano, że usługa brakowania dotyczy dokumentacji oczyszczonej ze spinaczy i zszywek, natomiast w pkt 3.4 OPZ Zamawiający wskazuje, że nie będzie w żaden sposób przygotowywał materiału i przekazuje go ze spinaczami/zszywkami. Prosimy o potwierdzenie czy dokumentacja zawierająca spinacze, zszywki lub koszulki foliowe, ale nieznajdująca się w segregatorze, będzie rozliczana według poz. 10 czy poz. 11 Formularza cenowego?
Dokumentacja zawierająca spinacze, zszywki lub koszulki foliowe, ale nieznajdująca się w segregatorze, będzie rozliczana według poz. 11 Formularza cenowego. Zamawiający zmienił treść załącznika nr 2 do SWZ w następujący sposób: Tabela Formularza cenowego, poz. 11: 11 Zmiana z dnia 23.09.2026 r.: Niszczenie dokumentów w segregatorach z elementami plastikowymi dodatkowymi typu spinacze, zszywki, koszulki foliowe itp.
17Zgodnie z pkt 2.15 OPZ, odbiór i wyniesienie materiałów przeznaczonych do brakowania nastąpi z siedziby Zamawiającego przy ul. Opata Hackiego 14 w Gdyni (budynek B, parter) bądź bezpośrednio z magazynu Wykonawcy. W związku z powyższym prosimy o informację, jaka szacunkowa ilość metrów bieżących (m.b.) z wykazanych w poz. 10 (70 m.b.) oraz poz. 11 (60 m.b.) Formularza cenowego będzie odbierana z siedziby Zamawiającego w Gdyni, a jaka część będzie niszczona bezpośrednio ze składowanego zasobu w magazynie Wykonawcy?
Około 15-20 m.b. dokumentacji (pudła w całości) będzie niszczona bezpośrednio ze składowanego zasobu w magazynie Wykonawcy. Pozostała część zasobu zostanie odebrana i wyniesiona z siedziby Zamawiającego przy ul. Opata Hackiego 14 w Gdyni (budynek B, parter).
18Prosimy o informację, ile razy w trakcie 24-miesięcznego okresu obowiązywania umowy Zamawiający planuje przekazywać dokumentację do niszczenia ze swojej siedziby w Gdyni (jaka jest przewidywana częstotliwość odbiorów oraz średnia wielkość jednej partii przekazywanej do brakowania z budynku B)?
Zamawiający przewiduje minimum 4 odbiory dokumentacji przeznaczonej do brakowania, po około 40-50 m.b. ze swojej siedziby w Gdyni w trakcie 24-miesięcznego okresu obowiązywania umowy. Są to jednak ilości szacunkowe, a ich częstotliwość i wielkość jest ujęzależniona od bieżących potrzeb Zamawiającego.
19Prosimy o potwierdzenie, że nowa dokumentacja przekazywana sukcesywnie w trakcie trwania umowy (do 20 pudeł w ramach poz. 9 Formularza cenowego) będzie przekazywana przez Zamawiającego wyłącznie w stanie uporządkowanym, w zamkniętych, opisanych i pudłach archiwizacyjnych?
Zamawiający potwierdza, że nowa dokumentacja będzie przekazywana wyłącznie w stanie uporządkowanym, w zamkniętych i opisanych pudłach archiwizacyjnych.
20Prosimy o potwierdzenie, że obowiązek sporządzenia spisów zdawczo-odbiorczych dokumentacji leży wyłącznie po stronie Zamawiającego, a Wykonawca zobowiązany jest jedynie do prowadzenia ewidencji w swoim systemie IT na poziomie numerów /kodów kreskowych (barkodów) całych pudeł archiwizacyjnych, bez konieczności pozycjonowania i indeksowania poszczególnych teczek zawartych w pudle?
Zamawiający potwierdza, że obowiązek sporządzenia spisów zdawczo-odbiorczych dokumentacji leży wyłącznie po stronie Zamawiającego, a Wykonawca zobowiązany jest jedynie do prowadzenia ewidencji w swoim systemie IT na poziomie numerów /kodów kreskowych (barkodów) całych pudeł archiwizacyjnych, bez konieczności pozycjonowania i indeksowania poszczególnych teczek zawartych w pudle.
21Czy Zamawiający dopuszcza, aby zwrot wcześniej wypożyczonych pudeł archiwizacyjnych z siedziby Zamawiającego do magazynu Wykonawcy był realizowany wyłącznie w momencie i przy okazji odbioru nowej dokumentacji do archiwizacji (poz. 9 Formularza cenowego) lub przy okazji świadczenia innych usług transportowych (np. dostawy kolejnych partii wypożyczeń)?
Zamawiający nie wyraża zgody na powyższe.
Historia zmian
23.09.2026 — publikacja ogłoszenia
23.09.2026 — aktualizacja ogłoszenia (Termin składania: 25.09.2026 → 30.09.2026)
25.09.2026 — wyjaśnienia treści SWZ
30.09.2026 — upływ terminu składania ofert
06.10.2026 — ogłoszenie o wyniku postępowania