Kompleksowa usługa zaprojektowania, wykonania, integracji, wdrożenia, konfiguracji i uruchomienia środowiska ERP Optima Produkcja wraz z integratorem JTL (system e-commerce / sprzedażowy) oraz szkoleniem użytkowników w ramach projektu pn. Transformacja cyfrowa poprzez integrację i automatyzację procesów wewnętrznych, nr FEPZ.01.06-IZ.00-0021/25.

Numer postępowania: NR 01/2026 — Zapytanie ofertowe prowadzone w ramach projektu pn. Transformacja cyfrowa poprzez integrację i automatyzację procesów wewnętrznych. Rodzaj zamówienia: Usługi — kompleksowa usługa zaprojektowania, wykonania, integracji, wdrożenia, konfiguracji i uruchomienia środowiska ERP Optima Produkcja wraz z integratorem JTL oraz szkoleniem użytkowników. Kody CPV:

• 72263000-6 – Usługi wdrażania oprogramowania
• 72262000-9 – Usługi rozbudowy oprogramowania
• 72253200-5 – Usługi w zakresie wsparcia systemu
• 72265000-0 – Usługi konfiguracji oprogramowania

Zamawiającym jest Stylus Sp. z o.o. Sp.k., ul. Żyzna 17, 71-220 Szczecin, NIP: 8522635500.

Postępowanie prowadzone jest w trybie zasady konkurencyjności (a nie na podstawie ustawy Prawo zamówień publicznych) zgodnie z Wytycznymi dotyczącymi kwalifikowalności wydatków na lata 2021-2027. Do niniejszego postępowania nie stosuje się przepisów ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych. Zamawiający wszczął postępowanie, ponieważ wartość zamówienia przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty 80 000 zł netto (bez VAT).

W dokumencie nie określono wartości szacunkowej zamówienia ani konkretnej kwoty budżetu. Postępowanie jest prowadzone zgodnie z zasadą konkurencyjności, która ma zastosowanie, gdy wartość zamówienia przekracza równowartość 80 000 zł netto (tj. bez VAT). Zamówienie jest finansowane w ramach projektu pn. Transformacja cyfrowa poprzez integrację i automatyzację procesów wewnętrznych, nr FEPZ.01.06-IZ.00-0021/25, w ramach Programu Fundusze Europejskie dla Pomorza Zachodniego 2021–2027 (Priorytet 1, Działanie 1.6).

Zamawiający dopuści do postępowania wyłącznie Oferentów spełniających wszystkie poniższe warunki:

1. Uprawnienia – posiadanie uprawnień do wykonywania określonej działalności, jeżeli przepisy prawa nakładają taki obowiązek.
2. Sytuacja ekonomiczna i finansowa – Oferent nie pozostaje w stanie likwidacji, upadłości, ani nie toczy się wobec niego postępowanie naprawcze, restrukturyzacyjne lub sanacyjne.
3. Wiedza i doświadczenie – Oferent musi wykazać, że w okresie ostatnich 5 lat przed upływem terminu składania ofert należycie wykonał co najmniej 2 usługi podobne do przedmiotu zamówienia. Za usługę podobną uznaje się wdrożenie systemu ERP wraz z co najmniej jednym z elementów: integracją systemów informatycznych, migracją danych, konfiguracją środowiska produkcyjnego lub automatyzacją procesów biznesowych/produkcyjnych. Ocena na podstawie wykazu usług (Załącznik nr 2) oraz dokumentów potwierdzających należyte wykonanie (referencje, protokoły odbioru, poświadczenia).
4. Brak powiązań osobowo-kapitałowych z Zamawiającym – szczegółowe kryteria powiązań (wspólnik spółki, posiadanie ≥10% udziałów/akcji, funkcje organów, pokrewieństwo/powinowactwo do II stopnia, wspólne pożycie itp.).
5. Brak podstaw do obligatoryjnego wykluczenia – na podstawie ustawy Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2019 r., poz. 2019) oraz art. 7 ust. 1 ustawy z 13 kwietnia 2022 r. o przeciwdziałaniu wspieraniu agresji na Ukrainę (podmioty z wykazów sankcyjnych UE, beneficjenci rzeczywiści z Rosji, jednostki dominujące z Rosji). Ocena spełnienia warunków na podstawie oświadczeń w Formularzu ofertowym (Załącznik nr 1). Wymagane dokumenty:

Kara umowna za opóźnienie: Zamawiającemu przysługuje kara umowna w wysokości 2% wynagrodzenia umownego netto za każdy dzień opóźnienia w realizacji zamówienia/wykonania umowy. Szczegółowe regulacje dotyczące kar umownych zostaną zawarte w umowie z Wykonawcą. Kara za niezgłoszenie podwykonawcy: Wykonawca ma obowiązek zgłoszenia Zamawiającemu wszystkich podwykonawców przed ich przystąpieniem do realizacji powierzonej im części przedmiotu Umowy oraz poinformowania o zmianie podwykonawców lub rezygnacji z ich udziału, pod rygorem naliczenia kary umownej (wysokość kary nie została określona w SWZ). Siła wyższa: Strona dotknięta działaniem siły wyższej zobowiązana jest do pisemnego powiadomienia drugiej strony w ciągu 5 dni roboczych pod rygorem braku możliwości powoływania się na klauzulę siły wyższej. W przypadku zdarzeń siły wyższej umowa może ulec zmianie o czas trwania przeszkody. Zmiana umowy / aneksy: Wszelkie zmiany i uzupełnienia do umowy muszą być dokonywane w formie pisemnych aneksów podpisanych przez obie strony, pod rygorem nieważności. Zakazuje się istotnych zmian postanowień umowy zgodnie z Wytycznymi dotyczącymi kwalifikowalności wydatków na lata 2021–2027.

Podwykonawstwo – Wykonawca może powierzyć część zamówienia podwykonawcom pod warunkiem uprzedniego wskazania Zamawiającemu części Umowy. Zgłoszenie wszystkich podwykonawców przed przystąpieniem do realizacji, a także informowanie o zmianie lub rezygnacji z podwykonawcy, jest obowiązkowe pod rygorem naliczenia kary umownej. Wykonawca odpowiada za działania/zaniechania podwykonawców jak za własne. — s. 15 Kary umowne – W przypadku opóźnienia w realizacji zamówienia Zamawiającemu przysługuje kara umowna w wysokości 2% wynagrodzenia umownego netto za każdy dzień opóźnienia. Szczegółowe regulacje dotyczące kar zostaną zawarte w umowie. — s. 15 Warunki płatności – Zamawiający przewiduje jednorazową zapłatę wynagrodzenia po należytym wykonaniu całości przedmiotu zamówienia. Podstawą wystawienia faktury VAT jest podpisany przez Strony protokół odbioru końcowego bez uwag i zastrzeżeń. Akceptacja sprawozdań etapowych nie stanowi podstawy do wystawienia faktury ani dokonania częściowej płatności. — s. 15–16 Wsparcie powdrożeniowe – Wykonawca zapewni minimum 12-miesięczny okres wsparcia powdrożeniowego od dnia podpisania protokołu odbioru końcowego. — s. 2 Zasada równości szans – Wykonawca zobowiązuje się do realizacji zamówienia z poszanowaniem zasad równości szans i niedyskryminacji, w tym dostępności dla osób ze szczególnymi potrzebami, zgodnie z wytycznymi Funduszy Europejskich. — s. 16 Zmiany umowy – Zakazuje się istotnych zmian postanowień umowy (sekcja 3.2.4 Wytycznych).

Wykonawca zobowiązany jest złożyć następujące dokumenty i oświadczenia:

• Formularz ofertowy według wzoru stanowiącego Załącznik nr 1 do Zapytania ofertowego — zawierający m.in. nazwę, adres i NIP Oferenta, datę sporządzenia i termin ważności oferty, cenę netto/brutto w PLN oraz oświadczenia wymienione w pkt 4 ppkt 3 lit. a–j (zapoznanie się z warunkami, posiadanie uprawnień, sytuacja finansowa, doświadczenie, brak powiązań kapitałowych, brak podstaw wykluczenia, RODO, zgoda na przetwarzanie danych, aktualność informacji).
• Wykaz usług według wzoru stanowiącego Załącznik nr 2 do Zapytania ofertowego — potwierdzający spełnienie warunku doświadczenia (min. 2 usługi podobne w okresie ostatnich 5 lat), wraz z dokumentami potwierdzającymi należyte wykonanie (referencje, protokoły odbioru, poświadczenia lub dokumenty równoważne).
• Pełnomocnictwo (jeżeli dotyczy) — w przypadku ustanowienia pełnomocnika do reprezentowania Oferenta.

Brak opublikowanych pytań i odpowiedzi. W dokumencie SWZ Zamawiający wskazał jedynie procedurę zadawania pytań (pkt 7.4–7.8), rekomendując składanie wniosków o wyjaśnienie treści zapytania ofertowego nie później niż do końca dnia, w którym upływa połowa wyznaczonego terminu składania ofert.

Na podstawie analizy treści SWZ zidentyfikowano następujące potencjalne ryzyka: 1. Brak regulacji kar umownych w SWZ — W dokumencie wskazano jedynie ogólną stawkę kary umownej za opóźnienie (2% wynagrodzenia netto za każdy dzień opóźnienia), ale zapisano, że szczegółowe regulacje dotyczące kar umownych zostaną zawarte dopiero w umowie. Oznacza to, że Wykonawca w momencie składania oferty nie zna pełnego reżimu sankcyjnego (np. kar za inne naruszenia, limitów kar, łącznej maksymalnej wysokości kar), co stanowi istotną niepewność kontraktową. 2. Brak informacji o wymaganym wadium lub zabezpieczeniu należytego wykonania — W SWZ nie wskazano wymogu wniesienia wadium ani zabezpieczenia należytego wykonania umowy. Jest to sygnał ostrzegawczy, ponieważ przy zamówieniach finansowanych ze środków europejskich o tej wartości brak zabezpieczeń może być ryzykiem dla Zamawiającego, ale dla Wykonawcy oznacza niższe koszty wejścia w kontrakt. 3. Ryzyko związane z tajemnicą przedsiębiorstwa — W pkt 8 ust. 11 SWZ wskazano, że nieskuteczne zastrzeżenie tajemnicy przedsiębiorstwa skutkuje jej odtajnieniem przez Zamawiającego, co może narazić Wykonawcę na ujawnienie know-how konkurentom. 4. Jednorazowe wynagrodzenie po zakończeniu całości — Zamawiający przewiduje jednorazową zapłatę wynagrodzenia po należytym wykonaniu całości przedmiotu zamówienia, a akceptacja sprawozdań etapowych nie stanowi podstawy do wystawienia faktury ani dokonania częściowej płatności.