RozstrzygniętyPrzetarg nieograniczony · PN608063-2026
Organizacja i obsługa konferencji międzynarodowej – Warszawa
Składanie ofert: 2 października 2026
Rozstrzygnięcie
Kto wygrał, za ile i ilu było chętnych.
WygrałaFOX EVENTS Sp. z o.o.
NIP zwycięzcy7732498227
Kwota oferty130 000,00 zł
Złożonych ofert7
Przedmiot zamówienia
AI- Kompleksowa organizacja i obsługa jednodniowej konferencji międzynarodowej (100-150 uczestników): zapewnienie sali plenarnej i 2 sal warsztatowych w odległości max 2 km od Dworca PKP Warszawa Centralna, przygotowanie programu, moderacja paneli i warsztatów, tłumaczenie symultaniczne (pl/niem/fr), rekrutacja uczestników, kampania promocyjna na 5+ portalach i w mediach społecznościowych.
- Produkcja i druk 150 egz. programu konferencyjnego A5, 150 identyfikatorów imiennych, notesów, toreb konferencyjnych i zestawów piśmienniczych dla uczestników.
- Obsługa cateringowa w formie stołu szwedzkiego dla 150 osób: przerwę kawową z tortem okolicznościowym, lunch gorący z bufetem sałatkowym, napoje ciepłe i zimne, ekspres kawowy z baristami.
- Tłumaczenie symultaniczne z obsługą techniczną (kabinę, odbiorniki, słuchawki, system audio) dla części plenarnej i panelu.
- Infrastruktura techniczna: ekran diodowy min 3,5x2 m, scenę, nagłośnienie, oświetlenie sceniczne, sprzęt AV w salach warsztatowych.
- Przekazanie raportu podsumowującego konferencję z analizą uczestników i konkluzjami.
- Ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej organizatora.
Trudność: średnia
Zamówienie wymaga koordynacji wielu jednoczesnych usług (catering, tłumaczenia, technika, promocja, logistyka) oraz znajomości standardów imprez międzynarodowych, ale format konferencyjny jest powszechnie znany i upscaled.
Terminy realizacji
Termin realizacji
do 7 grudnia 2026 r.; konferencja 16 listopada 2026 r.
do 7 grudnia 2026 r.; konferencja 16 listopada 2026 r.
Warunki udziału
AI1Doświadczenie — 2 usługi organizacji konferencji/kongresu/forum/seminarium/wydarzenia międzynarodowego (min. 100 uczestników, sala, technika, catering) w ciągu ostatnich 3 lat; 1 usługa działań promocyjnych (min. 100 uczestników); 1 usługa tłumaczenia symultanicznego; usługi (a)–(c) można sumować
2Kadra — koordynator wydarzenia z doświadczeniem w roli koordynatora/kierownika projektu przy min. 2 usługach organizacji konferencji międzynarodowej (min. 100 uczestników każda), z których min. 1 ≥ 100 000 PLN brutto, w ciągu ostatnich 3 lat; umowa o pracę pełny etat lub właściciel/prezes/wiceprezes Wykonawcy
Kryteria wyboru oferty
AIWagi punktowe, według których zamawiający oceni oferty.
Cena oferty bruttonajniższa cena = 60 pkt
60%
Doświadczenie koordynatora wydarzeniakonferencje międzynarodowe, ≥100 uczestników
30%
Klauzula społecznazatrudnienie osób z art. 96 ust. 2 pkt 2
10%
Czerwone flagi
AISygnały, na które warto zwrócić uwagę przed startem.
Brak istotnych sygnałów ostrzegawczych.
Kary i sankcje
AI- Kary umowne: w projekcie umowy (zał. nr 3).
Pytania i odpowiedzi
0Wyodrębnione z wyjaśnień treści SWZ.
Zamawiający nie opublikował pytań ani odpowiedzi
Historia zmian
03.09.2026 — ogłoszenie o zamówieniu
02.10.2026 — upływ terminu składania ofert
04.11.2026 — rozstrzygnięcie