Organizacja konferencji i warsztatów tematycznych dla Narodowego Centrum Badań i Rozwoju

Kto wygrał, za ile i ilu było chętnych.

Zamówienie jednoczęściowe — organizacja konferencji i warsztatów stacjonarnych we Wrocławiu w Mövenpick Grand Hotel Wrocław; opis ma być konkretny:

• Organizacja 2‑dniowego IV Forum Innowacyjnych Zamówień Publicznych: dzień 1 – konferencja dla maks. 100 uczestników (sala plenarna), dzień 2 – warsztaty dla maks. 60 uczestników.
• Zapewnienie aranżacji sali plenarnej ze sceną: 5 foteli prelegentów, stolik/stoliki kawowe, mównica multimedialna, scenografia z logotypami i flagami, dekoracje kwiatowe oraz lokalizacja kabiny tłumacza; dostawa i montaż elementów scenograficznych zgodnie z koncepcją wizualną (wizualizacje 3D i rzut z góry wymagane w ofercie).
• Zapewnienie aranżacji i obsługi strefy rejestracji: recepcja, oznakowanie zgodne z Key Visual, miejsce na gift‑packi, ciągi komunikacyjne i rozwiązania dostępnościowe (pętla indukcyjna, tłumacz migowy jako opcje), wizualizacje 3D i rzut z góry.
• Obsługa techniczna AV i multimedialna przez cały event: nagłośnienie i obsługa, obsługa wizualizacji/ekranów, przygotowanie materiałów audiowizualnych z użyciem Key Visual Zamawiającego, realizacja ewentualnego połączenia live (opcja).
• Zapewnienie obsługi tłumaczeń symultanicznych: kabina tłumacza i słuchawki dla uczestników (ilość stanowisk/odbiorników zgodnie z SOPZ); możliwość zapewnienia tłumacza migowego (opcja).
• Produkcja i dostawa materiałów uczestników: identyfikatory — 120 szt., certyfikaty dla uczestników warsztatów — 60 szt., materiały promocyjne/gift‑packi (ilości wg SOPZ), przygotowanie i wysyłka zaproszeń elektronicznych oraz rejestracja uczestników.
• Zapewnienie obsługi organizacyjnej i personelem: koordynator‑reżyser wydarzenia plus niezbędna obsługa techniczna i logistyczna podczas wydarzenia; obsługa szatni dostępna w hotelu (opcja do realizacji przez Zamawiającego/Wykonawcę).
• Zapewnienie usług fotograficznych i filmowych (realizacja i dostawa materiałów foto‑video po wydarzeniu).
• Przygotowanie i dopracowanie scenariusza konferencji oraz modułów warsztatowych; współpraca z Zamawiającym przy finalizacji programu.
• Dekoracje kwiatowe oraz inne elementy estetyczne zgodne z koncepcją aranżacji.
• Realizacja zamówienia zgodnie z zasadami zrównoważonego wydarzenia: procedura środowiskowa (oszczędne gospodarowanie materiałami, ograniczenie druku, materiały wielorazowe/recyklingowe, selektywna zbiórka odpadów) — zadeklarowanie w ofercie daje 1 pkt.
• Wycena ryczałtowa za całość; cena za pierwszy dzień przyjęta dla 100 osób, za drugi dzień (warsztaty) dla 60 osób; prawo opcji obejmuje szatnię, interaktywną formę zbierania opinii, pętlę indukcyjną, tłumacza migowego i połączenie live.

Wymagane doświadczenie eventowe, koordynacja AV, tłumaczeń i produkcji materiałów oraz przygotowanie szczegółowych wizualizacji — standardowe, ale wielowątkowe zadanie.

Wagi punktowe, według których zamawiający oceni oferty.

Sygnały, na które warto zwrócić uwagę przed startem.

• kary umowne: w projekcie umowy (Załącznik nr 4)

Wyodrębnione z wyjaśnień treści SWZ.

Zamawiający nie opublikował pytań ani odpowiedzi