Po terminie
Organizacja konferencji informacyjno-promocyjnej – Warszawa
Przedmiot zamówienia
AI- 1 dwudniowa konferencja informacyjno-promocyjna, networkingowa i warsztatowa dla 150–200 osób (Dzień I: wykłady i panel dyskusyjny), z wieczorną sesją networkingową z kolacją dla 50–100 osób i warsztatami dla 50–100 osób (Dzień II) — na obiekcie konferencyjno-hotelowym w województwie mazowieckim.
- noclegi dla 50–100 osób (pokoje 1- i 2-osobowe), sala główna dla 200 osób, min. 2 sale warsztatowe (po min. 50 osób), 50 miejsc parkingowych, 10 stolików 10-osobowych.
- wyżywienie: ciągły serwis kawowy, 2 obiady dla 200 osób, kolacja i śniadanie dla 100 osób, w tym dania wegetariańskie, wegańskie i bezglutenowe/bezlaktozowe.
- obsługa merytoryczna i organizacyjna: min. 2 prelegentów-ekspertów, moderator panelu, min. 2 trenerów warsztatów, koordynator wydarzenia, obsługa recepcyjna i techniczna.
- transmisja online z rejestracją audio-video oraz dokumentacja wydarzenia do oddania: 200 zdjęć, listy obecności, zestawienie liczby uczestników i raport z realizacji.
- materiały konferencyjne dla wszystkich uczestników (z 10% zapasu): imienne identyfikatory z papieru nasiennego, notesy ze sztywnymi teczkami i długopisami, torby, a także wyposażenie warsztatowe (4 flipcharty, 32 markery, 220 ołówków kolorowych, 4 tablice suchościeralne, 2 ekrany prezentacyjne, papier, karteczki).
- oznakowanie wydarzenia (roll-upy, potykacze, tablice informacyjne), dostępność dla osób ze szczególnymi potrzebami oraz innowacyjne technologie do obsługi uczestników (roboty, drony, rozszerzona rzeczywistość, aplikacja) według propozycji wykonawcy.
- opcja (prawo opcji zamawiającego): tłumacz symultaniczny polski–angielski na 8 godzin wraz z kabiną, konsolą, nadajnikami, odbiornikami i słuchawkami.
Trudność: wysoka
Kompleksowa organizacja dużego wydarzenia (do 200 uczestników, 100 noclegów, catering, transmisja online z rejestracją, warsztaty, materiały i dokumentacja) z opcją tłumacza symultanicznego wymaga doświadczenia i koordynacji wielu powiązanych elementów.
Terminy realizacji
Termin wykonania zamówienia
60 dni kalendarzowych od dnia podpisania umowy (dotyczy zamówienia podstawowego i opcji)
60 dni kalendarzowych od dnia podpisania umowy (dotyczy zamówienia podstawowego i opcji)
Terminy etapowe realizacji (OPZ)
informacja o lokalizacji obiektu — 7 dni, program szczegółowy — 15 dni, propozycja moderatora — 20 dni, materiały konferencyjne — 30 dni od podpisania umowy
informacja o lokalizacji obiektu — 7 dni, program szczegółowy — 15 dni, propozycja moderatora — 20 dni, materiały konferencyjne — 30 dni od podpisania umowy
Warunki udziału
AI1Warunki udziału: Zamawiający nie określił warunków udzia — łu dotyczących zdolności do występowania w obrocie gospodarczym, uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, sytuacji ekonomicznej lub finansowej ani zdolności technicznej lub zawodowej.
2Wspólne ubieganie się: dozwolone; przy wspólnym ubiegani — u się wymagany pełnomocnik do reprezentowania w postępowaniu lub zawarcia umowy; brak wymogu określonej formy prawnej.
Kryteria wyboru oferty
AIWagi punktowe, według których zamawiający oceni oferty.
Cenawzór: Cmin/Cx × 60
60%
Standard obiektu hotelowegowg liczby gwiazdek obiektu
15%
Wykorzystanie innowacyjnych technologii do obsługi uczestników konferencjiwg liczby rozwiązań technologicznych
25%
Czerwone flagi
AISygnały, na które warto zwrócić uwagę przed startem.
SWZ zmodyfikowany 4 dni po udostępnieniu dokumentów
Późna modyfikacja specyfikacji może sugerować dostosowanie wymagań pod konkretnego wykonawcę lub celowe utrudnienie konkurencji, która przygotowała ofertę na pierwotną wersję SWZ.
Kary i sankcje
AI- Kary umowne: określone w projektowanych postanowieniach umowy (Załącznik nr 2 do SWZ).
Pytania i odpowiedzi
11Wyodrębnione z wyjaśnień treści SWZ.
1Zamawiający wymaga, aby sala główna zapewniała co najmniej 2 m² powierzchni na osobę. Prosimy o wyjaśnienie, czy wymóg ten odnosi się do maksymalnej liczby 200 uczestników, czy do faktycznej liczby uczestników przekazanej przez Zamawiającego (nie mniej niż 150 osób). Jednocześnie prosimy o informację, czy Zamawiający dopuści salę o powierzchni nieznacznie mniejszej niż 400 m², jeżeli zapewnia ona ustawienie teatralne dla 200 osób, scenę o powierzchni min. 30 m² oraz pełną widoczność dla wszystkich uczestników. Dopuszczenie takiego rozwiązania poszerzy krąg obiektów spełniających wymagania i sprzyja uzyskaniu korzystniejszych ofert.
Zamawiający wyjaśnia, że wymagania zawarte są w pkt. 2.8.1 zmienionego opisu przedmiotu zamówienia, który stanowi załącznik 1 do SWZ.
1Prosimy o potwierdzenie, że prawidłowo rozumiemy zasady ustalania wynagrodzenia Wykonawcy opisane w § 5 (ostatni ustęp) i § 1 ust. 1 i 4 projektowanych postanowień umowy oraz w § 17 SWZ. Rozumiemy, że wynagrodzenie należne Wykonawcy w każdej z trzech części wydarzenia to cena jednostkowa brutto z oferty pomnożona przez liczbę uczestników tej części.
Zamawiający wyjaśnia, że zgodnie z § 17 Wykonawca podaje cenę jednostkową brutto za jedną osobę, w danej części wydarzenia danego dnia, natomiast wartość brutto ceny oferty będzie automatycznie wyliczona przez system jako suma kwot z każdej części dla maksymalnej liczby osób.
2Wynagrodzenie nie może być niższe niż za 150 uczestników części konferencyjnej dnia I oraz 50 uczestników części wieczornej z noclegami i 50 uczestników części warsztatowej dnia II. Czy Zamawiający to potwierdza?
Zgodnie z § 5 ust. 20. Projektowanych postanowień umowy, minimalna liczba uczestników, za którą przysługuje Wykonawcy wynagrodzenie określona została w § 1 ust. 1.
2Zamawiający wymaga identyfikatorów z papieru zawierającego nasiona drzew liściastych. Papiery nasienne dostępne na rynku zawierają standardowo nasiona roślin zielnych (kwiatów łąkowych, ziół). Prosimy o informację, czy Zamawiający dopuści identyfikatory z papieru z nasionami takich roślin, spełniające pozostałe wymagania określone w OPZ.
Zamawiający wyjaśnia, że zgodnie z pkt. 2.11 zmienionego opisu przedmiotu zamówienia, dopuszcza zastosowanie papieru nasiennego z nasionami roślin zielnych jako spełniające wymogi funkcjonalne i środowiskowe określone dla identyfikatorów.
3§ 1 ust. 1 wzoru umowy wskazuje minimum 50 osób dla warsztatów i noclegów, ale nie wymienia wprost części wieczornej networkingowej. Czy minimum 50 osób dotyczy także pozycji „Dzień I – część wieczorna networkingowa wraz z noclegami”?
Zamawiający wyjaśnia, że zgodnie z pkt 2.3.1 OPZ, minimalna liczba uczestników 50 dotyczy części wieczornej networkingowej, noclegów oraz części networkingowej drugiego dnia.
3W opisie materiałów Zamawiający wymienia notesy konferencyjne oraz sztywne teczki, a przy określeniu liczby materiałów posługuje się sformułowaniem „notesów/teczek”. Prosimy o wyjaśnienie, czy każdy uczestnik ma otrzymać zarówno notes, jak i teczkę, czy wystarczy jeden z tych elementów.
Zamawiający wyjaśnia, że zgodnie z pkt. 2.11 zmienionego opisu przedmiotu zamówienia, w ramach realizacji zamówienia należy przygotować oba wskazane materiały tj. notes konferencyjny i sztywną teczkę, zgodnie z wymaganiami określonymi w OPZ. W związku z tym Zamawiający wymaga dostarczenia teczek wraz z notesami stanowiącymi komplet dla wszystkich uczestników wydarzenia.
4Wykonawca rezerwuje noclegi, kolację i posiłki według listy uczestników od Zamawiającego. Lista jest przekazywana 7 dni przed wydarzeniem, a ostateczne zmiany 3 dni przed wydarzeniem (pkt 2.6.4 OPZ). Kosztów nie da się więc zmniejszyć, gdy osoba z listy nie przyjedzie. Czy przez „liczbę uczestników Konferencji” w § 5 Zamawiający rozumie: a) liczbę osób zakwalifikowanych do udziału, przekazaną Wykonawcy zgodnie z § 1 ust. 4 wzoru umowy, czyli ostateczną listę z 3. dnia przed wydarzeniem, czy b) liczbę osób faktycznie obecnych, potwierdzoną podpisami na listach obecności i listach noclegowych? Jeżeli obowiązuje wariant b), prosimy o informację, czy Zamawiający dopuszcza rozliczenie według listy ostatecznej w części kosztów poniesionych na osoby Nieobecne.
Zamawiający wyjaśnia, że wymagania zawarte są w § 5 ust. 21 zmienionych projektowanych postanowień umowy.
4Wykonawca zwraca się z prośbą o udzielenie informacji na temat kwoty jaką Zamawiający zamierza przeznaczyć na realizację zamówienia.
Zamawiający informuje, że na realizację przedmiotowego zamówienia zamierza przeznaczyć kwoty: kwota brutto bez opcji 234 755,52 zł, kwota brutto z opcją 242 627,52 zł.
5W słowniku pojęć OPZ „Uczestnik” to osoba biorąca udział w wydarzeniu stacjonarnie i online. Czy do liczby uczestników części konferencyjnej dnia I wlicza się osoby, które wzięły udział online i zostały ujęte w raporcie uczestnictwa wygenerowanym z platformy (pkt 2.13 OPZ)?
Zamawiający informuję, że zgodnie ze zmienionym OPZ „Uczestnikiem” jest osoba biorąca udział w wydarzeniu (stacjonarnie), konferencji, warsztacie lub innym przedsięwzięciu realizowanym w ramach przedmiotu zamówienia.
6§ 5 wzoru umowy określa drugą transzę jako 80% łącznego wynagrodzenia brutto. Rozumiemy, że jeżeli wynagrodzenie zostanie pomniejszone z powodu mniejszej liczby uczestników, druga transza będzie równa wynagrodzeniu należnemu po rozliczeniu minus wypłacona zaliczka. Czy Zamawiający to potwierdza?
Zamawiający potwierdza, że druga transza w wysokości 80% łącznego wynagrodzenia brutto zostanie pomniejszona gdyby liczba uczestników okaże się mniejsza. Druga transza będzie równa wynagrodzeniu należnemu po rozliczeniu minus wypłacona zaliczka.
7Czy wynagrodzenie za prawo opcji (tłumaczenie symultaniczne) jest wypłacane w pełnej wysokości ceny z oferty po skorzystaniu z opcji, niezależnie od liczby uczestników korzystających z tłumaczenia?
Zamawiający wyjaśnia, że wynagrodzenie za wykorzystanie prawa opcji zostanie wypłacone w całości.
Historia zmian
10.09.2026 — publikacja ogłoszenia
12.10.2026 — wyjaśnienia i modyfikacja dokumentacji (1 dokument z wyjaśnieniami · 4 modyfikacje dokumentacji)
12.10.2026 — upływ terminu składania ofert