Organizacja Kongresu Edukacyjnego – Warszawa

Kto wygrał, za ile i ilu było chętnych.

Kompleksowa organizacja stacjonarnego, trzydniowego Kongresu Edukacyjnego „Moc(ne) szkoły. Przyszłość uczniów w naszych rękach" (część organizacyjno-logistyczna) dla maksymalnie 220 uczestników, w tym:

• zapewnienie bazy konferencyjno-hotelowej (obiekt min. 3-gwiazdkowy na terenie Warszawy, do 15 km od Dworca Centralnego): 1 sala plenarna na min. 200 osób i 6 sal warsztatowych po ok. 30 osób – wszystkie w jednym budynku, z pełnym wyposażeniem multimedialnym i nagłośnieniem;
• noclegi (do 220 osób, pokoje 1- i 2-osobowe z pełnym węzłem sanitarnym);
• pełne wyżywienie przez 3 dni (śniadania, obiady, kolacje w tym 1 uroczysta kolacja zasiadana z obsługą kelnerską, 3 całodniowe przerwy kawowe) z zastawą ceramiczną/szklaną;
• obsługa organizacyjna: recepcja konferencyjna (min. 2 osoby), 1 koordynator, wsparcie techniczne, transport uczestników w razie potrzeby;
• druk i dystrybucja programu kongresu oraz 2 pakietów materiałów merytorycznych na osobę (druk kolor A4);
• przygotowanie i dystrybucja 220 pakietów kongresowych (teczka laminowana, długopis metalowy, notes A4, smycz z identyfikatorem, torba bawełniana, zestaw piśmienniczy, butelka termiczna);
• oznakowanie i identyfikacja graficzna obiektu i sal.

Prawo opcji (do wykorzystania w całości lub w części): do 10 stoisk wystawienniczych (zabudowa w kształcie litery L, lada, 2 krzesła, zasilanie) oraz wykonanie dokumentacji fotograficznej (min. 100 zdjęć) i wideorelacji z kongresu (3–4 min, plik MP4 z napisami SRT).

Zamówienie obejmuje jednocześnie wiele skoordynowanych usług (baza hotelowo-konferencyjna, gastronomia, transport, druk, pakiet gadżetów, opcjonalnie foto/wideo) dla dużego wydarzenia trzydniowego z limitem 220 uczestników – wymaga doświadczenia w kompleksowej obsłudze kongresów, ale bez elementów wysoce specjalistycznych.

Wagi punktowe, według których zamawiający oceni oferty.

Sygnały, na które warto zwrócić uwagę przed startem.

Brak istotnych sygnałów ostrzegawczych.

• Odstąpienie od umowy z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy: kara 25% maksymalnego łącznego wynagrodzenia brutto (§6 ust. 1), także w razie niezrealizowania kongresu.
• Brak realizacji warunków umowy/OPZ: kary ryczałtowe i za zwłokę, m.in. 5% wynagrodzenia brutto za dwukrotne zgłoszenie obiektu niezgodnego z OPZ, 10% za brak sali, 5% za skierowanie nieuprawnionego personelu.
• Kary za zwłokę: 100 zł/dzień za opóźnienie projektu pakietu, listy obecności, przekazania pakietów niewykorzystanych oraz dokumentacji foto/wideo; 300 zł za każdą osobę bez noclegu; 500 zł za każde niezapewnione stoisko.

Wyodrębnione z wyjaśnień treści SWZ.

Zamawiający nie opublikował pytań ani odpowiedzi