Organizacja spotkania sieciującego w Warszawie – Warszawa

Kto wygrał, za ile i ilu było chętnych.

• Zamówienie jednoczęściowe (usługa): organizacja 1 całodniowego (10:00–16:00) stacjonarnego spotkania sieciującego w Warszawie w dniu 19.11.2026 r. dla maks. 94 uczestników i 4–6 prelegentów: wynajem i aranżacja jednej sali głównej (dla 94 osób + prelegenci) oraz 3 sal warsztatowych (każda do 35 osób + 1–2 prelegentów), zapewnienie kompleksowego zaplecza technicznego i obsługi (nagłośnienie, oświetlenie, zestaw do prezentacji z rzutnikiem i laptopem, mikrofony, dostęp do Wi‑Fi i gniazd elektrycznych, sala techniczna dla min. 2 osób, stanowisko recepcyjne dla min. 6 osób), zapewnienie dostępności dla osób z niepełnosprawnościami (miejsca parkingowe, wejścia bez barier, toalety na tej samej kondygnacji, system wspomagania słuchu, tłumacz PJM i asystenci na zgłoszenie), transport i rozstawienie materiałów Zamawiającego (w tym ścianka konferencyjna) oraz protokolarne zdanie/odbiór materiałów;
• Usługa cateringowa: ciągły bufet kawowy (kawa z ekspresu, 3 rodzaje herbat, wody w szklanych butelkach/dzbankach, ciastka, desery, owoce itp.) oraz lunch w formie szwedzkiego stołu (zupy, 4 rodzaje drugich dań w tym wegańskie, dodatki skrobiowe i warzywne, woda, oznakowanie alergenów), pełna zastawa wielokrotnego użytku i obsługa kelnerska; ilość porcji zgodna z liczbą uczestników (maks. 94), z uwzględnieniem posiłków specjalnych na zgłoszenie;
• Obsługa organizacyjna i logistyczna: przygotowanie i przedstawienie 3 propozycji obiektów (do akceptacji Zamawiającego), zapewnienie min. 2 bezpłatnych miejsc parkingowych dla Zamawiającego oraz miejsc dla osób z niepełnosprawnościami, możliwość wizytacji obiektów, dostęp do sal od 7:00 w dniu wydarzenia, koordynator Wykonawcy obecny na spotkaniu i odpowiedzialny za realizację oraz rozliczenie;
• Obsługa techniczna: personel techniczny dostępny na miejscu, usunięcie awarii w max. 15 minut lub zapewnienie zastępczego sprzętu, obsługa podczas sesji Q&A (podawanie mikrofonów), testy próbne prezentacji przed wydarzeniem oraz w dniu Spotkania, zabezpieczenie i ubezpieczenie wypożyczonego sprzętu;
• Wyposażenie i usługi dodatkowe: ustawienie stołu panelowego i mównicy, woda dla prelegentów w szklanych butelkach (do 0,5 l) na stole panelowym i mównicy, szatnia z obsługą, oznakowanie drogi do sal i toalet, ścianka konferencyjna dostarczona i ustawiona przez Wykonawcę, zapewnienie drukarki/kserokopiarki i dostępu do Internetu dla przedstawicieli Zamawiającego w sali technicznej;
• Zakres rozliczeń i dokumentacja: przygotowanie protokołu odbioru z liczbą uczestników i prelegentów, podstawą faktury jest podpisany protokół, rozliczenie proporcjonalne do faktycznej liczby uczestników (min. rozliczenie za 80 osób; możliwość zmniejszenia do max. 20 osób na 5 dni roboczych przed wydarzeniem);
• Terminy: przedstawienie 3 propozycji obiektu w ciągu 5 dni roboczych od podpisania umowy, spotkanie otwierające online w ciągu 5 dni roboczych od podpisania umowy, ostateczna lista uczestników i specjalne wymagania 5 dni roboczych przed Spotkaniem.

Trudnosc: srednia

Wymaga koordynacji usług (wynajem sal, technika, catering, dostępność osób z niepełnosprawnościami) i doświadczenia w obsłudze wydarzeń ogólnopolskich dla ~100 osób, ale nie zawiera skomplikowanych wymagań technicznych ani krótkich terminów.

Wagi punktowe, według których zamawiający oceni oferty.

Sygnały, na które warto zwrócić uwagę przed startem.

• Wadium: brak zapisu o obowiązku wniesienia wadium
• Zabezpieczenie należytego wykonania umowy: brak zapisu o obowiązku wniesienia zabezpieczenia
• Kary umowne: zapis w Projektowanych postanowieniach umowy — patrz załącznik nr 5 do SWZ

Wyodrębnione z wyjaśnień treści SWZ.

Zamawiający nie opublikował pytań ani odpowiedzi