Jedna część (usługa): rezerwacja, sprzedaż i dostawa biletów lotniczych na krajowe i zagraniczne podróże służbowe (ilości szacunkowe, wg bieżących potrzeb zamawiającego) w okresie 12 miesięcy, wraz z pośrednictwem wizowym (odbiór dokumentów, złożenie w ambasadzie/konsulacie, dostarczenie paszportu z wizą) dla jednostek Uniwersytetu Medycznego im. Piastów Śląskich we Wrocławiu.
Usługa obejmuje: wyszukiwanie i przedstawianie min. 3 wariantów połączeń, rezerwację i wystawienie biletów, dostarczanie biletów drogą elektroniczną w ciągu 8 godz. w godzinach 7:30–15:30, honorowanie programów lojalnościowych przewoźników, obsługę reklamacji i zwrotów, dostępność 7:30–15:30 w dni robocze oraz 24-godzinny serwis telefoniczny.
Dodatkowe produkty wytwarzane w ramach zamówienia: comiesięczny raport z wystawionych biletów (rodzaj biletu, dane uczestnika, trasa, daty, cena, liczba biletów, kwota faktur) w formie arkusza kalkulacyjnego.
Trudność: średnia
Usługa wymaga dysponowania własnym systemem rezerwacyjnym GDS, doświadczenia w obsłudze złożonych podróży służbowych (kraj + zagranica) i pośrednictwa wizowego, znajomości standardów IATA, krótkich czasów odpowiedzi i miesięcznego raportowania; zakres i odpowiedzialność wykraczają poza prostą dostawę biletów.
Terminy realizacji
Czas realizacji 12 miesięcy od podpisania umowy lub do wyczerpania ceny ofertowej brutto (co nastąpi pierwsze); możliwość przedłużenia o 6 miesięcy, jeśli po 12 miesiącach wykorzystano < 60% kwoty.
Warunki udziału
AI
1Doświadczenie — co najmniej 3 usługi rezerwacji, sprzedaży i dostawy biletów lotniczych w ostatnich 3 latach, każda o wartości ≥ 300 000,00 zł brutto
2Ubezpieczenie OC — polisa OC z tytułu prowadzonej działalności na kwotę ≥ 100 000,00 zł, utrzymywana przez cały okres umowy
Kryteria wyboru oferty
AI
Wagi punktowe, według których zamawiający oceni oferty.
Cena brutto przedmiotu zamówienia—
60%
Czas odpowiedzi na zapytanie dot. dostępnych połączeń lotniczychdo 2–5 godz. roboczych 7:30–15:30
20%
Termin dokonania rezerwacji lotniczejdo 2–5 godz. roboczych 7:30–15:30
20%
Czerwone flagi
AI
Sygnały, na które warto zwrócić uwagę przed startem.
Brak istotnych sygnałów ostrzegawczych.
Kary i sankcje
AI
Odstąpienie od umowy przez Wykonawcę (z przyczyn nie leżących po stronie Zamawiającego):10% wynagrodzenia umownego brutto (§ 3 ust. 1).
Odstąpienie od umowy przez Zamawiającego (z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy):10% wynagrodzenia umownego brutto.
Niewykonanie/nienależyte wykonanie zamówienia (droższy bilet, pominięcie optymalnego czasu, brak powiadomienia):50% ceny brutto za dane zamówienie.
Pozostałe 3 zapisy o karach po założeniu darmowego konta.
Pytania i odpowiedzi
5
Wyodrębnione z wyjaśnień treści SWZ.
1W załączonych dokumentach brakuje Załącznika nr 3 - formularza asortymentowo-ilościowego.
Zamawiający zamieścił Formularz asortymentowo-cenowy – załącznik nr 3 do SWZ na stronie prowadzonego postępowania w dniu 31.08.2026 r.
2"Wykonawca wykaże, że dysponuje systemem rezerwacyjnym zawierającym wyszukiwarkę połączeń lotniczych, pozwalających na przeszukiwanie ofert różnych przewoźników lotniczych i cen biletów oraz ich rezerwację." Czy oczekują Państwo systemu do samodzielnej rezerwacji przez Zamawiającego, czy naszego wewnętrznego systemu do rezerwacji, np. Amadeus - czyli globalny system rezerwacyjny (GDS – Global Distribution System) używany przez biura podróży?
Zamawiający nie wymaga systemu do samodzielnej rezerwacji biletów.
3Czy Zamawiający akceptuje rozwiązanie, w którym obsługa zleceń odbywa się w standardowych godzinach pracy biura (dni robocze 8:00-18:00), a poza tymi godzinami oraz w dni wolne od pracy zapewniony jest telefon alarmowy, gwarantujący ciągłość i bezpieczeństwo obsługi w sytuacjach awaryjnych?
Tak, Zamawiający akceptuje takie rozwiązanie.
4W nawiązaniu do zapisu dokumentacji: Wykonawca przesyła fakturę Wyjeżdżającemu i kopię pracownikom Zamawiającego wskazanym do kontaktu. Chcielibyśmy zwrócić uwagę, że ustawodawca nakłada na Wykonawcę obowiązek przesyłania faktur w KSeF, w związku z czym wyżej przytoczony zapis nie jest możliwy do spełniania. Zgodnie z nakładanymi wymogami Wykonawca ma możliwość przesyłania na adres email jedynie potwierdzeń transakcji zawierających dane umożliwiające wyszukanie danej faktury w KSeF. W związku z powyższym zwracamy się z prośbą o modyfikację przytoczonego zapisu do: Wykonawca przesyła Wyjeżdżającemu oraz pracownikom Zamawiającego wskazanym do kontaktu informacje umożliwiające wyszukanie faktury w KSef.
Zamawiający zmienia zapis SWZ zgodnie z wnioskiem Wykonawcy.
5Czy Zamawiający, w odniesieniu do zapisów dotyczących fakturowania, dopuszcza dokumentowanie zwrotu kosztów samych opłat wizowych oraz opłat taryfowych (niepodlegających opodatkowaniu podatkiem VAT) za pomocą not księgowych (obciążeniowych)? Zgodnie z art. 29a ust. 7 pkt 3 ustawy o podatku od towarów i usług (VAT), do podstawy opodatkowania nie wlicza się kwot otrzymanych od nabywcy lub usługobiorcy jako zwrot poniesionych wydatków, działając w imieniu i na rzecz nabywcy lub usługobiorcy, pod warunkiem że wydatki te są ujęte przejściowo w ewidencji wykonawcy. Opłaty wizowe uiszczane w placówkach dyplomatycznych mają charakter danin publicznoprawnych. Wykonawca w tym zakresie występuje jedynie jako pośrednik płatności (płaci w imieniu Zamawiającego). Dokumentowanie takich czynności fakturą VAT jest prawnie kwestionowane, gdyż sugeruje, że opłata ta stanowi element świadczonej przez Wykonawcę usługi, co jest niezgodne ze stanem faktycznym i prawnym. Dopuszczenie rozliczania tych kosztów notą księgową: 1. Zapewnia bezpieczeństwo podatkowe Zamawiającego (brak ryzyka zakwestionowania rzetelności faktury przez organy kontrolne). 2. Jest zgodne z powszechną praktyką rynkową w zakresie obsługi podróży służbowych dla jednostek sektora finansów publicznych. Biorąc pod uwagę powyższe, uprzejmie prosimy o dopuszczenie takiej formy rozliczenia, co pozwoli na złożenie ofert przez Wykonawców w sposób przejrzysty i zgodny z obowiązującymi przepisami prawa podatkowego.
Tak, Zamawiający dopuszcza dokumentowanie zwrotu kosztów samych opłat wizowych oraz zwrotu opłat taryfowych przy biletach kolejowych na notach księgowych.
