Świadczenie na rzecz Zamawiającego usług kompleksowej organizacja wydarzeń branżowych i

Zamawiający informuje, że Załącznik nr 11 do SWZ tj. Opis usług podlegających wycenie i Załącznik nr 12 do SWZ tj. Zadanie merytoryczne w ramach kryterium oceny ofert znajdują się na końcu Specyfikacji Warunków Zamówienia, strony od 50 do 62. Zadanie merytoryczne w ramach kryterium oceny ofert zawiera dodatkowo Załącznik - Księgę identyfikacji Zamawiającego, który został zamieszczony jako odrębny plik na Platformie zakupowej Zamawiającego.

Zgodnie z zapisami SWZ jako przedmiotowy środek dowody należy złożyć Koncepcję organizacji Konferencji, która ma zostać opracowana przez Wykonawcę na podstawie Zadania merytorycznego, które stanowi Załącznik nr 12 do SWZ, z uwzględnieniem Księgi identyfikacji Zamawiającego stanowiącej Załącznik nr 1 do Zadania. Koncepcja ta podlega ocenie w ramach kryterium oceny ofert i ma pokazać potencjał Wykonawcy w zakresie podejścia i pomysłowości przy organizowaniu konferencji. Zamawiający opisał przedmiotowe kryterium oceny ofert w sposób jednoznaczny i zrozumiały, a także w sposób zapewniający równe traktowanie wykonawców. W Załączniku nr 12 do SWZ tj. – Zadanie merytoryczne w ramach kryterium oceny ofert, Zamawiający jasno wskazał, że ocenia podlega koncepcja kompleksowej organizacji konferencji, podał cele konferencji, kluczowe informacje oraz zakres koncepcji m.in.: „Celem konferencji jest stworzenie przestrzeni do merytorycznego dialogu pomiędzy ekspertami i pasjonatami cyberbezpieczeństwa (…)”; „Konferencja w szczególności służy: • wymianie doświadczeń i poglądów pomiędzy przedstawicielami sektora publicznego, prywatnego, środowiska akademickiego oraz ekspertami branżowymi (…)”; „Uczestnicy konferencji: eksperci NASK - Naukowa i Akademicka Sieć Komputerowa, CERT Polska, Ministerstwo Cyfryzacji, przedstawiciele administracji centralnej, środowisk naukowych oraz sektora biznesu.”

W odpowiedzi na pytanie Zamawiający zamieszcza Załącznik nr 1 do Zadania merytorycznego w formacie pdf.

Zamawiający informuje, że stawka podatku VAT za zakup pakietów partnerskich w wydarzeniach branżowych, w których Zamawiający dotychczas brał udział wynosiła 23%.

Zamawiający informuje, że zgodnie z zapisami Rozdziału 7 “Tłumaczenie symultaniczne i tłumaczenie migowe” Załącznika nr 11 do SWZ zapewnienie tłumaczeń dotyczy tylko konferencji, która jest częścią składową Wydarzenia podlegającego wycenie.

Zamawiający informuje, że zgodnie z Rozdziałem XIV ust. 4 SWZ „W celu porównania przez Zamawiającego zaoferowanych cen, Wykonawca w Formularzu ofertowym wycenia dwa przykładowe wydarzenia obejmujące elementy, które Zamawiający zamierza najczęściej zamawiać w ramach Zamówień Wykonawczych. (…) Szczegółowy opis usług został zawarty w Załączniku nr 11 do SWZ.” Tym samym usługi opisane w Załączniku nr 11 do SWZ podlegają jedynie wycenie przez Wykonawców i nie należy przedstawiać dla nich żadnych dodatkowych dokumentów.

Zamawiający informuje, że Załącznik nr 11 do SWZ i Załącznik nr 12 do SWZ należy traktować osobno. Załącznik nr 11 stanowi opis usług podlegających wycenie, zgodnie z Rozdziałem XIV SWZ, natomiast Załącznik nr 12 zawiera opis zadania merytorycznego w ramach kryterium oceny ofert, zgodnie z Rozdziałem XV SWZ.

Zamawiający zmienia warunek udziału w postępowaniu, o którym mowa w Rozdziale V ust. 3 pkt 4) lit. a) tiret pierwsze SWZ poprzez usunięcie wymagania o zapewnieniu tłumacza – patrz Zmiana nr 2 i 3.

Zgodnie z informacjami zawartymi w Załączniku nr 12 do SWZ tj. Zadaniu merytorycznym w ramach kryterium oceny ofert Wykonawca ma przedstawić rekomendację „lokalizacji oraz obiektu, tj. przedstawienie dokumentacji jednej lokalizacji oraz obiektu, rekomendowanej przez Wykonawcę do organizacji konferencji”.

Patrz odpowiedź na pytanie nr 1.

Zamawiający informuje, że zgodnie ze wzorem Formularza cenowego gwiazdka „*” znajduje się w pozycji 3.11 Formularza, czyli dotyczy tylko pozycji, w której wartość pakietów to 300 000,00 i więcej. Dla pozostałych pozycji Formularza Wykonawca ma możliwość zaoferowania prowizji w innej wysokości.

Zamawiający potwierdza, że zgodnie z treścią Załącznik nr 11 do SWZ, Usługa nr 1, Zamawiający zapewnia najem powierzchni, a sala konferencyjna posiada scenę oraz krzesła dla uczestników. Wykonawca wycenia wszystkie elementy opisane w Załączniku nr 11, które zostały opisane jako elementy leżące po stronie Wykonawcy.

Zamawiający informuje, że zgodnie z zapisami Rozdziału 4 “Dokumentacja fotograficzna i filmowa” Załącznika nr 11 do SWZ dokumentacja dotyczy całego Wydarzenia tj. konferencji i warsztatów. Zgodnie z zapisami Rozdziału 4 w przypadku nagrań wystąpień postprodukcja oznacza nagranie każdego z wystąpień z dźwiękiem w dwóch wersjach językowych (język prezentacji oraz tłumaczenie z kabiny tłumaczy), w przypadku wywiadów z prelegentami Wydarzenia oznacza nagrania video z dźwiękiem z transkrypcją, a w przypadku relacji z Wydarzenia oznacza fragmenty wystąpień prelegentów i prowadzącego, przebitki z sali konferencyjnej, fragmenty wywiadów z prelegentami i przedstawicielami Zamawiającego oraz animacje i infografiki, video z dźwiękiem z transkrypcją.

Zamawiający informuje, że do wyceny Usługi nr 1 opisanej w Załączniku nr 11 do SWZ należy przyjąć, że warsztaty będą się odbywały w pięciu salach równolegle.

Zamawiający informuje, że zgodnie z zapisami Załącznika nr 11 do SWZ, w ramach wyceny Usługi nr 1, Zamawiający wymaga „Transmisji audiowizualnej i streamingu konferencji”, która jest częścią całego Wydarzenia.

Jako przestrzeń przeznaczoną dla gości VIP Zamawiający rozumie pokój, w którym zostanie zaaranżowany mini salonik, przeznaczony to rozmów 1:1 i innych spotkań poufnych, z zapleczem cateringowym, tj. kawa, herbata, woda, sok, drobne przekąski. W zakresie strefy spotkań z mediami, Zamawiający informuje, że spotkanie będzie miało charakter briefingu prasowego.

Zamawiający potwierdza, że sale warsztatowe opisane w Usłudze nr 1 w Załączniku nr 11 do SWZ są wyposażone w podstawowe wyposażenie audiowizualne i nie należy tego wyposażenia uwzględniać w wycenie.