Postępowanie prowadzone jest w trybie przetargu nieograniczonego w celu zawarcia Umowy ramowej na „Świadczenie na rzecz Zamawiającego usług kompleksowej organizacja wydarzeń branżowych i promocyjnych”.
Postępowanie prowadzone jest w trybie przetargu nieograniczonego na podstawie art. 132 ustawy Pzp. Zamawiający prowadzi postępowanie w celu zawarcia Umowy ramowej zgodnie z art. 311 ust. 1 pkt 1 ustawy Pzp. (+ 4 zdania — pełna treść po zalogowaniu)
Zamawiający wymaga wykazania przez Wykonawcę spełnienia następujących warunków dotyczących zdolności technicznej lub zawodowej:
Doświadczenie w organizacji dużych wydarzeń: Wykonanie w okresie ostatnich 3 lat (a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie) co najmniej dwóch usług, z których każda obejmowała:
organizację wydarzenia z udziałem minimum 300 uczestników,
kompleksową obsługę całego wydarzenia (w tym obsługę techniczną, tłumacza, catering, rejestrację uczestników, streaming),
Podwykonawstwo: Zamawiający dopuszcza udział podwykonawców. Powierzenie części zamówienia podwykonawcom nie zwalnia Wykonawcy z odpowiedzialności za jego prawidłową realizację. Jeśli zmiana/rezygnacja dotyczy podwykonawcy, na którego zasoby Wykonawca powoływał się w celu wykazania warunków udziału, Wykonawca musi wykazać, że nowy podmiot (lub Wykonawca samodzielnie) spełnia te warunki w stopniu nie mniejszym.
Zmiany umowy: Zamawiający przewiduje możliwość zmiany zawartej umowy w zakresie uregulowanym w art. 454-455 ustawy Pzp oraz w zakresie wskazanym we Wzorze Umowy (Załącznik nr 5).
RODO: Administratorem danych osobowych jest Zamawiający (NASK-PIB). Wyznaczono inspektora ochrony danych (kontakt: inspektorochronydanych@nask.pl). Dane przetwarzane są w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia. Podanie danych jest dobrowolne, ale konieczne. Decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, a Administrator nie profiluje danych. Dane nie będą przekazywane poza EOG.
Z każdej z 10 sekcji pokazujemy połowę. Załóż darmowe konto, żeby odsłonić pozostałe 29 zdań — pełne warunki udziału, dokumenty i analizę ryzyka Janusza. Bez karty, 14 dni za darmo.
14 dni za darmo Bez karty płatniczej Rezygnacja w 1 klik
Opis przedmiotu zamówienia
Streszczenie AI · Janusz
Świadczenie usług kompleksowej organizacji wydarzeń branżowych i promocyjnych (konferencje, warsztaty, targi, imprezy integracyjne, festiwale plenerowe, imprezy masowe) na podstawie jednostkowych zamówień wykonawczych w ramach umowy ramowej.
Zakres usługi obejmuje:
opracowanie koncepcji kreatywnej, harmonogramu i scenariusza wydarzeń,
produkcję audiowizualną (dokumentacja fotograficzna, nagrania wideo, wywiady, reportaże),
pośrednictwo w zakupie pakietów partnerskich na wydarzenia zewnętrzne (na zasadzie prowizji).
Pytania i odpowiedzi
Wyjaśnienia treści SWZ udzielone przez zamawiającego. Odpowiedzi wiążą wszystkich wykonawców — także tych, którzy nie zadali pytania.
Uprzejmie proszę o wskazanie miejsca, w którym Zamawiający umieścił załączniki 11 i 12.
Zamawiający informuje, że Załącznik nr 11 do SWZ tj. Opis usług podlegających wycenie i
Załącznik nr 12 do SWZ tj. Zadanie merytoryczne w ramach kryterium oceny ofert znajdują się
na końcu Specyfikacji Warunków Zamówienia, strony od 50 do 62.
Zadanie merytoryczne w ramach kryterium oceny ofert zawiera dodatkowo Załącznik - Księgę
identyfikacji Zamawiającego, który został zamieszczony jako odrębny plik na Platformie
zakupowej Zamawiającego.
Działając na podstawie art. 135 ust. 1 ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2024 r. poz. 1320 ze zm.), zwracamy się z uprzejmą prośbą o wyjaśnienie treści SWZ oraz dokonanie zmiany warunku zdolności technicznej lub zawodowej określonego w Rozdziale V ust. 3 pkt 4) lit. a) tiret pierwsze SWZ poprzez usunięcie z opisu wymaganego doświadczenia wymogu, aby wykazana usługa konferencyjna obejmowała „zapewnienie tłumacza”, i zastąpienie go sformułowaniem: „obejmuje/obejmowała kompleksową obsługę całego wydarzenia, w tym obsługę techniczną, zapewnienie usług cateringu, zapewnienie usługi rejestracji uczestników oraz przeprowadzenie streamingu z wydarzenia”.
Obecny wymóg jest nieadekwatny do przedmiotu zamówienia i nieproporcjonalny do jego wartości, ponieważ zamówienie obejmuje szerokie spektrum usług eventowych, takich jak warsztaty, stoiska plenerowe czy targi, które co do zasady nie wymagają udziału tłumacza, a tłumaczenie symultaniczne stanowi jedynie element towarzyszący, uzależniony od potrzeb konkretnego wydarzenia. Uzależnienie spełnienia warunku od historycznego zaangażowania tłumacza narusza art. 112 ust. 1 oraz art. 16 ustawy Pzp, gdyż w sposób nieuprawniony ogranicza krąg potencjalnych wykonawców do podmiotów obsługujących konferencje międzynarodowe, eliminując firmy posiadające tożsame doświadczenie organizacyjne o wymaganej skali i wartości.
Zamawiający zmienia warunek udziału w postępowaniu, o którym mowa w Rozdziale V ust. 3 pkt 4) lit. a) tiret pierwsze SWZ poprzez usunięcie wymagania o zapewnieniu tłumacza – patrz Zmiana nr 2 i 3.
Czy Zamawiający może doprecyzować, dla jakiego rodzaju wydarzenia, grupy docelowej należy
przygotować Koncepcję organizacji konferencji stanowiącą przedmiotowy środek dowodowy, tak
aby zapewnić porównywalność ofert i równe traktowanie wykonawców?
Zgodnie z zapisami SWZ jako przedmiotowy środek dowody należy złożyć Koncepcję organizacji
Konferencji, która ma zostać opracowana przez Wykonawcę na podstawie Zadania
merytorycznego, które stanowi Załącznik nr 12 do SWZ, z uwzględnieniem Księgi identyfikacji
Zamawiającego stanowiącej Załącznik nr 1 do Zadania.
Koncepcja ta podlega ocenie w ramach kryterium oceny ofert i ma pokazać potencjał Wykonawcy
w zakresie podejścia i pomysłowości przy organizowaniu konferencji. Zamawiający opisał
przedmiotowe kryterium oceny ofert w sposób jednoznaczny i zrozumiały, a także w sposób
zapewniający równe traktowanie wykonawców.
W Załączniku nr 12 do SWZ tj. – Zadanie merytoryczne w ramach kryterium oceny ofert,
Zamawiający jasno wskazał, że ocenia podlega koncepcja kompleksowej organizacji konferencji,
podał cele konferencji, kluczowe informacje oraz zakres koncepcji m.in.:
„Celem konferencji jest stworzenie przestrzeni do merytorycznego dialogu pomiędzy ekspertami
i pasjonatami cyberbezpieczeństwa (…)”;
„Konferencja w szczególności służy:
• wymianie doświadczeń i poglądów pomiędzy przedstawicielami sektora publicznego,
prywatnego, środowiska akademickiego oraz ekspertami branżowymi (…)”;
„Uczestnicy konferencji: eksperci NASK - Naukowa i Akademicka Sieć Komputerowa, CERT
Polska, Ministerstwo Cyfryzacji, przedstawiciele administracji centralnej, środowisk naukowych
oraz sektora biznesu.”
Pytania dla Usługi nr 1: Proszę o informację czy usługę tłumaczeń symultanicznych oraz usługi tłumaczenia migowego, mamy wyceniać tylko dla konferencji, czy również w każdej z sal warsztatowych
Zamawiający informuje, że zgodnie z zapisami Rozdziału 7 “Tłumaczenie symultaniczne i tłumaczenie migowe” Załącznika nr 11 do SWZ zapewnienie tłumaczeń dotyczy tylko konferencji, która jest częścią składową Wydarzenia podlegającego wycenie.
Pytanie dotyczy: Kategoria I – Partnerstwa i udział w Wydarzeniach
Chcielibyśmy się dowiedzieć jaką stawką VAT opodatkowana jest usługa zakupu udziału partnerskiego od instytucji/organizatora wydarzenia, w którym w imieniu NASK będziemy wykupować udział partnerski?
Zamawiający informuje, że stawka podatku VAT za zakup pakietów partnerskich w wydarzeniach branżowych, w których Zamawiający dotychczas brał udział wynosiła 23%.
Dzień dobry, załącznik "zalacznik_nr_1_do_zadania_merytorycznego _ksiega_identyfikacji_zamawiajacego" nie rozpakowuje się, najpewniej nastąpił błąd przy wgrywaniu tego załącznika przez państwa do systemu przetargowego, uprzejmie proszę o udostępnienie do ponownie z odpowiednim rozszerzeniem umożliwiającym rozpakowanie zawartości.
W odpowiedzi na pytanie Zamawiający zamieszcza Załącznik nr 1 do Zadania merytorycznego w formacie pdf.
Czy zamawiający w ramach zadania 11 oczekuje wyłącznie wyceny opisanych świadczeń czy również wizualizacji stref w nich opisanych?
Zamawiający informuje, że zgodnie z Rozdziałem XIV ust. 4 SWZ „W celu porównania przez Zamawiającego zaoferowanych cen, Wykonawca w Formularzu ofertowym wycenia dwa przykładowe wydarzenia obejmujące elementy, które Zamawiający zamierza najczęściej zamawiać w ramach Zamówień Wykonawczych. (…) Szczegółowy opis usług został zawarty w Załączniku nr 11 do SWZ.”
Tym samym usługi opisane w Załączniku nr 11 do SWZ podlegają jedynie wycenie przez Wykonawców i nie należy przedstawiać dla nich żadnych dodatkowych dokumentów.
Czy opisana w Załączniku nr 11 do SWZ Opis Usług Podlegających Wycenie, usługa nr 1 - Kompleksowa
organizacja dwudniowego wydarzenia, które składa się z jednego dnia konferencji oraz drugiego dnia
warsztatów, stanowi szczegółowy opis Zadania merytorycznego jakie ma zostać przygotowane w ramach
kryterium oceny ofert?
Tj. czy przy przygotowaniu zadania merytorycznego, Wykonawca ma wziąć pod uwagę wszystkie opisane
w Załączniku 11 wytyczne co do ilości osób, sprzętu oraz wyposażenia?
Zamawiający informuje, że Załącznik nr 11 do SWZ i Załącznik nr 12 do SWZ należy traktować osobno.
Załącznik nr 11 stanowi opis usług podlegających wycenie, zgodnie z Rozdziałem XIV SWZ, natomiast
Załącznik nr 12 zawiera opis zadania merytorycznego w ramach kryterium oceny ofert, zgodnie z
Rozdziałem XV SWZ.
Czy Zamawiający ma jakieś wymagania do miejsca w którym odbędzie się kolacja zasiadana dla max
150 osób? Czy Wykonawca ma zaproponować jedną czy kilka rekomendowanych miejsc?
Zgodnie z informacjami zawartymi w Załączniku nr 12 do SWZ tj. Zadaniu merytorycznym w ramach
kryterium oceny ofert Wykonawca ma przedstawić rekomendację „lokalizacji oraz obiektu, tj.
przedstawienie dokumentacji jednej lokalizacji oraz obiektu, rekomendowanej przez Wykonawcę do
organizacji konferencji”.
Prosimy o doprecyzowanie formularza oferty: "*Wykonawca wylicza cenę prowizji brutto uwzględniając pakiet w wysokości 300 000,00 zł".
Czy biorąc pod uwagę zapis oznaczony gwiazdką powinniśmy rozumieć, że cena prowizji brutto ma być wartością stałą dla każdego pakietu?
Zamawiający informuje, że zgodnie ze wzorem Formularza cenowego gwiazdka „*” znajduje się w pozycji 3.11 Formularza, czyli dotyczy tylko pozycji, w której wartość pakietów to 300 000,00 i więcej. Dla pozostałych pozycji Formularza Wykonawca ma możliwość zaoferowania prowizji w innej wysokości.
Pytania dla Usługi nr 1: Czy wycena dokumentaccji zdjęciowej dla wydarzenia ma obejmować jeden czy dwa dni. Prosimy o doprecyzowanie oczekiwanego zakresu postprodukcji materiałów video, w szczególności, zakresu montażu, przygotowania napisów, tłumaczeń oraz animacji, jakie należy uwzględnić w kalkulacji.
Zamawiający informuje, że zgodnie z zapisami Rozdziału 4 “Dokumentacja fotograficzna i filmowa” Załącznika nr 11 do SWZ dokumentacja dotyczy całego Wydarzenia tj. konferencji i warsztatów.
Zgodnie z zapisami Rozdziału 4 w przypadku nagrań wystąpień postprodukcja oznacza nagranie każdego z wystąpień z dźwiękiem w dwóch wersjach językowych (język prezentacji oraz tłumaczenie z kabiny tłumaczy), w przypadku wywiadów z prelegentami Wydarzenia oznacza nagrania video z dźwiękiem z transkrypcją, a w przypadku relacji z Wydarzenia oznacza fragmenty wystąpień prelegentów i prowadzącego, przebitki z sali konferencyjnej, fragmenty wywiadów z prelegentami i przedstawicielami Zamawiającego oraz animacje i infografiki, video z dźwiękiem z transkrypcją.
Po analizie zadań do wyceny pojawiły nam się dodatkowe pytania. Będziemy bardzo wdzięczni za jak najpełniejsze odpowiedzi.
W opisie Usługi nr 1 wskazano, że Zamawiający zapewnia najem powierzchni. Prosimy o potwierdzenie, że po stronie Zamawiającego pozostaje wyłącznie zapewnienie powierzchni wraz z istniejącą sceną i krzesłami, natomiast wszelkie pozostałe elementy infrastruktury technicznej, wyposażenia oraz obsługi wskazane w opisie przedmiotu zamówienia pozostają po stronie Wykonawcy.
Zamawiający potwierdza, że zgodnie z treścią Załącznik nr 11 do SWZ, Usługa nr 1, Zamawiający zapewnia najem powierzchni, a sala konferencyjna posiada scenę oraz krzesła dla uczestników. Wykonawca wycenia wszystkie elementy opisane w Załączniku nr 11, które zostały opisane jako elementy leżące po stronie Wykonawcy.
Zwracam się z uprzejmą prośbą o ponowne udostępnienie księgi identyfikacji wizualnej w innej formie. (załącznik nr 1). Niestety, pomimo prób otwarcia załącznika na różnych urządzeniach i systemach operacyjnych, nie mamy możliwości uzyskania dostępu do przesłanego pliku.
Patrz odpowiedź na pytanie nr 1.
Czy pięć warsztatów dla maksymalnie 150 uczestników należy przyjąć jako odbywające się równolegle w pięciu salach warsztatowych, czy w innej konfiguracji?
Zamawiający informuje, że do wyceny Usługi nr 1 opisanej w Załączniku nr 11 do SWZ należy przyjąć, że warsztaty będą się odbywały w pięciu salach równolegle.
Pytania dla Usługi nr 1: Czy Usługi streamingu mają być realizowane tylko podczas konferencji, czy również podczas warsztatów.
Zamawiający informuje, że zgodnie z zapisami Załącznika nr 11 do SWZ, w ramach wyceny Usługi nr 1, Zamawiający wymaga „Transmisji audiowizualnej i streamingu konferencji”, która jest częścią całego Wydarzenia.
W Załączniku nr 12 jest mowa, że Wykonawca ma przedstawić wraz z dokumentacją lokalizacji
informacje o przestrzeniach m.in. dla gości VIP. Na ile osób powinna być zorganizowana taka
przestrzeń i czy są jakieś wymagania techniczne wobec jej wyposażenia?
W ramach projektu kreatywnego konferencji Wykonawca ma przedstawić propozycję aranżacji
przestrzeń oraz koncepcję scenograficzną strefy spotkań z mediami – jak duża powinna być
przestrzeń, czy będzie to spotkanie w formie konferencji prasowej czy wywiadu?
Jako przestrzeń przeznaczoną dla gości VIP Zamawiający rozumie pokój, w którym zostanie
zaaranżowany mini salonik, przeznaczony to rozmów 1:1 i innych spotkań poufnych, z zapleczem
cateringowym, tj. kawa, herbata, woda, sok, drobne przekąski.
W zakresie strefy spotkań z mediami, Zamawiający informuje, że spotkanie będzie miało charakter
briefingu prasowego.
W ramach projektu kreatywnego konferencji Wykonawca ma przedstawić propozycję aranżacji
przestrzeń oraz koncepcję scenograficzną strefy networkingowej – czy strefa powinna zakładać
spotkania 1:1 czy spotkania w większych grupach?
Zamawiający informuje, że strefa powinna zakładać spotkania w większych grupach tj. powinna być
dostosowana do liczby uczestników konferencji.
Pokazujemy 17 z 34 pytań. Komplet wyjaśnień — razem z załącznikami, których dotyczą — jest w dokumentacji postępowania.
