Świadczenie usług promocyjno-informacyjnych dotyczących działalności kulturalnej Centrum Spotkania Kultur w branżowym portalu poświęconym teatrowi i kulturze oraz w kanałach social media

Postępowanie prowadzone jest w trybie podstawowym bez negocjacji na podstawie art. 275 pkt 1) ustawy Pzp. W trybie tym oferty mogą składać wszyscy zainteresowani Wykonawcy, a Zamawiający wybiera najkorzystniejszą ofertę bez przeprowadzenia negocjacji.

Zamawiający (Centrum Spotkania Kultur w Lublinie) podał szacunkową łączną wartość rezerwacji przyjętą do celów sporządzenia oferty: 650 000,00 zł brutto. Na kwotę tę składają się: 350 000,00 zł brutto na usługi noclegowe/hotelowe oraz 300 000,00 zł brutto na usługi cateringowe/restauracyjne. Kwota 650 000,00 zł brutto jest wartością szacunkową i służy wyłącznie do wyboru najkorzystniejszej oferty. Właściwą wartością umowy brutto będzie kwota, jaką Zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia (kwota ta zostanie podana przed otwarciem ofert). Rozliczenie będzie następowało za faktyczną liczbę zamówionych rezerwacji, a Zamawiający nie gwarantuje zakupu usług w podanej w SWZ konfiguracji.

• Termin składania ofert: 13.03.2026 r., godz. 12:00 (s. 17).
• Otwarcie ofert: 13.03.2026 r., godz. 12:15 (s. 17).
• Termin związania ofertą: 30 dni (do 11.04.2026 r.). Zamawiający może jednokrotnie zwrócić się o przedłużenie o maks. 30 dni (s. 13).

Zdolność do występowania w obrocie gospodarczym: Zamawiający nie określa warunku. — s. 7 Uprawnienia do prowadzenia działalności: Zamawiający nie określa warunku. — s. 7 Sytuacja ekonomiczna lub finansowa: Zamawiający nie określa warunku. — s. 7 Zdolność techniczna lub zawodowa – doświadczenie: Wykonawca musi wykazać, że w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert wykonał należycie co najmniej 2 usługi polegające na świadczeniu usług pośrednictwa w rezerwacji i sprzedaży miejsc noclegowych oraz usług cateringowych, restauracyjnych i hotelarskich dla Centrum Spotkania Kultur w Lublinie, o wartości co najmniej 200 000,00 zł każda. Za jedną umowę uznaje się także umowę ramową lub wiele zleceń na rzecz jednego podmiotu, pod warunkiem zgodności przedmiotu, okresu realizacji (nie dłuższy niż 12 miesięcy) i wartości. — s. 7 Podstawy wykluczenia:

• art. 108 ustawy Pzp (m.in. prawomocne skazanie za określone przestępstwa, zaleganie z podatkami/składkami, orzeczony zakaz ubiegania się o zamówienia, porozumienie zakłócające konkurencję) — s. 5–6
• art. 109 ust. 1 pkt 1, 4, 7, 8, 10 ustawy Pzp (m.in. naruszenie obowiązków podatkowych, otwarcie likwidacji/upadłość, nienależyte wykonanie wcześniejszej umowy, wprowadzenie zamawiającego w błąd) — s. 6
• art. 7 ust. 1 ustawy z 13.04.2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę — s. 6 Samoczyszczenie (self-cleaning): Wykonawca może wykazać, że nie podlega wykluczeniu, jeżeli naprawił szkodę, wyczerpująco wyjaśnił okoliczności oraz podjął konkretne środki techniczne, organizacyjne i kadrowe zapobiegające dalszym naruszeniom. — s. 6–7 Wadium: Zamawiający nie wymaga wniesienia wadium. — s. 17

Zamawiający stosuje trzy kryteria oceny ofert:

1. Cena brutto za wykonanie przedmiotu zamówienia („C”) – waga 60% (max 60 pkt). Ocena według wzoru: C = (Cn / Co) × 60, gdzie Cn – najniższa cena brutto wśród ofert, Co – cena oferty ocenianej. Punkty przyznawane na podstawie wypełnionego Formularza Oferty (załącznik nr 2 do SWZ).
2. Termin zgłoszenia jednostkowego zlecenia („T”) – waga 20% (max 20 pkt). Dotyczy minimalnego terminu, w którym Zamawiający może zgłosić potrzebę rezerwacji na maksymalnie 20 osób. Punktacja: – 5 dni roboczych → 0 pkt – 4 dni robocze → 5 pkt – 3 dni robocze → 10 pkt – 2 dni robocze → 15 pkt – 1 dzień roboczy → 20 pkt Brak deklaracji w ofercie skutkuje przyznaniem 0 pkt.

Zamawiający nie określił w treści SWZ ani OPZ konkretnych postanowień dotyczących kar umownych, stawek maksymalnych kar, sądu polubownego, zasad rozwiązania umowy, siły wyższej ani FKG. Projektowane postanowienia umowy mają znajdować się w załączniku nr 8 do SWZ (Wzór umowy), który nie został ujawniony w przekazanych wyciągach.

Zamawiający nie zastrzega obowiązku osobistego wykonania zamówienia przez Wykonawcę. Wykonawca może powierzyć część zamówienia Podwykonawcom, ale nie zwalnia go to z odpowiedzialności za należyte wykonanie (§7 SWZ). W ofercie należy wskazać części zamówienia przeznaczone do podwykonawstwa oraz – jeśli są znani – nazwy Podwykonawców. Brak informacji uznaje się za deklarację samodzielnej realizacji. Zamawiający przewiduje możliwość zmiany treści umowy w okolicznościach określonych we wzorze umowy (załącznik nr 8 do SWZ). Zakres świadczenia Wykonawcy z umowy jest tożsamy z zobowiązaniem zawartym w ofercie. Dopuszcza się waloryzację wynagrodzenia umownego brutto, jednak pierwsza zmiana może nastąpić nie wcześniej niż po 10 miesiącach od dnia zawarcia umowy. Administratorem danych jest Centrum Spotkania Kultur w Lublinie (Plac Teatralny 1, 20-029 Lublin, e-mail: iod@spotkaniakultur.com). Dane przetwarzane są na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu udzielenia zamówienia publicznego i będą przechowywane przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania (lub przez cały czas trwania umowy, jeśli przekracza 4 lata). Wykonawca zobowiązany jest do ubezpieczenia się od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności na cały okres realizacji zamówienia, o minimalnej wartości przedstawionej w ofercie. Przed podpisaniem umowy należy przedstawić polisę wraz z dowodem opłaty składki.

Wymagane dokumenty składane wraz z ofertą:

1. Oświadczenie wstępne (Jednolity Dokument) według wzoru — załącznik nr 3 do SWZ — potwierdzające brak podstaw wykluczenia oraz spełnianie warunków udziału w postępowaniu (art. 125 ust. 1 ustawy Pzp). Składane w postaci elektronicznej opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym.
2. Formularz Oferty według wzoru — załącznik nr 2 do SWZ — zawierający cenę ofertową, deklarację terminu zgłoszenia jednostkowego zlecenia oraz wysokość opustu. Nie podlega uzupełnieniu na podstawie art. 128 ustawy Pzp.
3. Zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby (jeżeli dotyczy) — według wzoru — załącznik nr 4 do SWZ — w przypadku polegania na zdolnościach innych podmiotów (art. 118 ustawy Pzp).
4. Oświadczenie Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia (jeżeli dotyczy) — według wzoru — załącznik nr 5 do SWZ.
5. Pełnomocnictwo (jeżeli dotyczy) — dla osób podpisujących ofertę, jeżeli umocowanie nie wynika wprost z dokumentów rejestrowych. Dokumenty żądane przed wyborem najkorzystniejszej oferty (wezwanie do Wykonawcy, którego oferta została najwyżej oceniona, termin nie krótszy niż 5 dni):

• Oświadczenie o aktualności informacji zawartych w oświadczeniu wstępnym — załącznik nr 6 do SWZ.
• Odpis lub informacja z KRS lub CEiDG — sporządzona nie wcześniej niż 3 miesiące przed jej złożeniem.
• Oświadczenie o przynależności lub braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej — załącznik nr 7 do SWZ.

Brak opublikowanych pytań i odpowiedzi dotyczących treści niniejszej SWZ. Zamawiający przewiduje jednak możliwość składania wniosków o wyjaśnienie treści SWZ — wniosek należy przesłać za pośrednictwem Platformy Zakupowej https://csk.ezamawiajacy.pl nie później niż na 4 dni przed upływem terminu składania ofert.

Analiza SWZ i OPZ ujawnia następujące ryzyka i sygnały ostrzegawcze: 1. Krótki termin składania ofert — termin upływa 13.03.2026 r., godz. 12:00 (SWZ, Rozdział XVIII). SWZ zatwierdzono 04.03.2026 r., co daje zaledwie 9 dni na przygotowanie oferty. Jest to okres istotnie krótszy niż standardowe 14–30 dni w trybie podstawowym. 2. Wysoka szacunkowa wartość referencyjna — warunek doświadczenia wymaga co najmniej 2 usług o wartości minimum 200 000,00 zł każda (Rozdział X ust. 2 pkt 4). W połączeniu z krótkim terminem może to ograniczyć liczbę potencjalnych wykonawców. 3. Złożona formuła ceny ofertowej — cena wyliczana jest według wzoru uwzględniającego opust procentowy oraz opłatę transakcyjną (Rozdział XIX ust. 5). Ryzyko błędów rachunkowych i nieporównywalności ofert. 4. Nie gwarantowany wolumen zamówienia — Zamawiający nie gwarantuje zakupu usług we wskazanej konfiguracji (Rozdział XIX ust. 7); rozliczenie następuje za faktycznie zamówione rezerwacje. Ryzyko niższych niż zakładane przychodów dla Wykonawcy. 5. Warunek dotyczący zatrudnienia na umowę o pracę — art. 95 ustawy Pzp wymaga zatrudnienia na umowę o pracę osób wykonujących czynności bezpośrednio związane z realizacją zamówienia (Rozdział III ust.