Świadczenie usługi dostępu do platformy zarządzania informacją naukową w modelu SaaS

Nr postępowania: BZP.260.9.2025

Nazwa zamówienia: Świadczenie usługi dostępu do platformy zarządzania informacją naukową w modelu SaaS (wraz z dedykowanymi szkoleniami) dla pracowników Akademii Wychowania Fizycznego i Sportu im. Jędrzeja Śniadeckiego w Gdańsku.

Tryb udzielenia zamówienia: Podstawowy bez przeprowadzenia negocjacji, na podstawie art. 275 pkt 1 ustawy Pzp.

Rodzaj zamówienia: Usługi.

Kody CPV:

• 72416000-9 – Dostawcy usług aplikacyjnych
• 72253200-5 – Usługi w zakresie wsparcia systemu
• (+ 6 pozycji — pełna treść po zalogowaniu)

Akademia Wychowania Fizycznego i Sportu im. Jędrzeja Śniadeckiego w Gdańsku, ul. Kazimierza Górskiego 1, 80-336 Gdańsk.

• NIP: Brak danych w treści SWZ.
• Telefon: +48 58 55 47 123 (czynny w dni robocze 7:00–15:00).
• Adres e-mail: zamowienia.publiczne@awf.gda.pl.
• Adres strony/platformy postępowania: https://awfisgdansk.ezamawiajacy.pl/pn/awfisgdansk/demand/222867/notice/public/details.
• (+ 5 pozycji — pełna treść po zalogowaniu)

Postępowanie prowadzone jest w trybie podstawowym bez przeprowadzenia negocjacji na podstawie art. 275 pkt 1 ustawy Pzp (ustawa z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych).

Zamawiający nie przewiduje wyboru najkorzystniejszej oferty z możliwością prowadzenia negocjacji. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych ani wariantowych. (+ 4 zdania — pełna treść po zalogowaniu)

Zamawiający w SWZ nie podał szacunkowej wartości zamówienia ani kwoty, jaką zamierza przeznaczyć na jego sfinansowanie. Kwota ta zostanie udostępniona na Platformie najpóźniej przed otwarciem ofert (29.07.2025 r., godz. 12:00).

Cenę oferty należy podać w złotych polskich (PLN) jako wynagrodzenie ryczałtowe brutto z określoną stawką VAT. (+ 4 zdania — pełna treść po zalogowaniu)

Termin składania ofert: 30.07.2025 r., godz. 11:00. (termin zaktualizowany przez zamawiającego — pierwotna dokumentacja podawała 29.07.2025) Otwarcie ofert: 29.07.2025 r., godz. 12:00. Termin związania ofertą: 30 dni od upływu terminu składania ofert, tj. do 27.08.2025 r. (możliwe przedłużenie jednokrotne o max. 30 dni za zgodą Wykonawcy). (+ 4 zdania — pełna treść po zalogowaniu)

O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy nie podlegają wykluczeniu na zasadach określonych w Rozdziale IX SWZ (art. 108 ust. 1 Pzp, art. 109 ust. 1 pkt 4 Pzp oraz art. 7 ust. 1 ustawy sankcyjnej) oraz spełniają warunki udziału dotyczące zdolności do należytego wykonania zamówienia (art. 22 ust. 1 Pzp).

Wykonawca musi wykazać wykonanie w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert co najmniej 2 zamówień dotyczących dostawy systemu analityki i ewidencji dorobku naukowego na potrzeby ewaluacji i raportowania PBN oraz zarządzania dorobkiem naukowym pracowników Uczelni, gdzie wdrożenia systemu zostały zrealizowane w formule SaaS, obejmowały integrację z POL-on oraz integrację z PBN przy wykorzystaniu API w wersji 2.0, a wartość każdego z nich wynosiła minimum 150.000,00 zł brutto. Co najmniej jedno zamówienie musi obejmować stałą integrację z systemem POLON (pobieranie informacji o pracownikach, zatrudnieniu i oświadczeniach ewaluacyjnych).

Wykonawca musi skierować:

• Kierownik/koordynator Projektu — min. 1 osoba: w okresie ostatnich 5 lat pełniła rolę kierownika/koordynatora/konsultanta głównego w co najmniej 2 projektach informatycznych o wartości min. 150.000,00 zł brutto dla uczelni wyższych; wykształcenie wyższe; biegła znajomość języka polskiego; aktualny certyfikat PMP (lub równoważny: Prince2 Practitioner, IPMA Level C) oraz certyfikat PMI-ACP (lub równoważny: AgilePM Practitioner, AgileBA Practitioner).
• Analityk projektu — min. 1 osoba: w okresie ostatnich 3 lat pełniła rolę analityka/specjalisty wdrożeniowego w co najmniej 2 projektach informatycznych o wartości min. 150.000,00 zł brutto dla uczelni wyższych; wykształcenie wyższe; biegła znajomość języka polskiego; aktualny certyfikat Certified SCRUM Master (lub równoważny: Certified SCRUM Product Owner).
• (+ 5 pozycji — pełna treść po zalogowaniu)

Zamawiający stosuje dwa kryteria oceny ofert, łącznie 100,00 pkt. Łączna punktacja liczona według wzoru: PŁ = C + O.

1. Kryterium 1 – Cena (C) – waga 60,00 pkt. Punkty wyliczane według wzoru: C = (C_MIN / C_B) × 60,00 pkt, gdzie C_MIN to najniższa cena spośród ofert niepodlegających odrzuceniu, a C_B to cena oferty badanej.

2. Kryterium 2 – Ocena fakultatywnych funkcjonalności systemu (O) – waga 40,00 pkt. Punkty przyznawane za zaoferowanie dodatkowych funkcjonalności systemu (wymagania fakultatywne nr 105–117 OPZ), zgodnie z tabelą:

• Wysyłka opłat za publikację do PBN – 4,00 pkt
• Przypisanie osiągnięcia do aktualnej dyscypliny z zawężeniem listy – 2,00 pkt
• Narzędzia logowania zmian w rekordach osiągnięć – 2,00 pkt
• Wychwycenie niezgodności dyscypliny autora z dyscypliną czasopisma – 3,00 pkt
• (+ 7 pozycji — pełna treść po zalogowaniu)

Szczegółowe postanowienia dotyczące kar umownych, gwarancji należytego wykonania umowy oraz sankcji znajdują się w Projektowanych postanowieniach umowy (PPU) — Załącznik nr 7 do SWZ, który nie został przekazany do analizy. W związku z powyższym, niniejsza sekcja opiera się wyłącznie na informacjach dostępnych w treści SWZ.

• Zabezpieczenie należytego wykonania umowy: Wykonawca, którego oferta zostanie wybrana, zobowiązany jest przed zawarciem umowy wnieść zabezpieczenie w wysokości 5% ceny całkowitej podanej w ofercie (Rozdział XXI ust. 1 SWZ, s. 27). Zabezpieczenie może być wnoszone w formach określonych w art. 450 ust. 1 ustawy Pzp (Rozdział XXI ust. 2 SWZ, s. 27).
• Gwarancja na przedmiot umowy: Wykonawca udziela gwarancji od dnia zakończenia wdrożenia i uruchomienia produkcyjnego systemu do 31.12.2027 r. (OPZ, Rozdział IV ust. 1, s. 2 OPZ). Gwarancja świadczona jest w formie usługi serwisowej (OPZ, Rozdział IV ust. 2, s. 2 OPZ).
• (+ 3 pozycje — pełna treść po zalogowaniu)

Podwykonawstwo: Zamawiający nie zastrzega obowiązku osobistego wykonania kluczowych zadań; Wykonawca może powierzyć część zamówienia Podwykonawcy. W ofercie należy wskazać części przeznaczone do podwykonawstwa oraz — jeżeli są znani — nazwy Podwykonawców. Powierzenie nie zwalnia Wykonawcy z odpowiedzialności.

Zmiany umowy: Termin realizacji może ulec zmianie w przypadkach określonych w Projektowanych Postanowieniach Umowy (PPU), stanowiących Załącznik nr 7 do SWZ.

Własność intelektualna i gwarancja: Wykonawca udziela Zamawiającemu gwarancji na przedmiot Umowy od dnia zakończenia wdrożenia i uruchomienia produkcyjnego do 31.12.2027 r. Gwarancja obejmuje m.in. zapewnienie nowych wersji systemu, aktualizację do zmienionych przepisów prawa (w terminie do 8 tygodni od zmiany przepisów) oraz dostosowanie do zmieniających się zasad ewaluacji. Okres obowiązywania licencji czasowych i utrzymania systemu: od uruchomienia systemu do 31 grudnia 2027 roku.

RODO: Administrator danych — Akademia Wychowania Fizycznego i Sportu im. Jędrzeja Śniadeckiego w Gdańsku. Dane osobowe przetwarzane są na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z postępowaniem. (+ 10 zdań — pełna treść po zalogowaniu)

• Oświadczenie Wykonawcy o niepodleganiu wykluczeniu oraz spełnianiu warunków udziału w postępowaniu – składane na podstawie art. 125 ust. 1 ustawy Pzp, według wzoru – Załącznik nr 2 do SWZ. Oświadczenie potwierdza brak podstaw wykluczenia (art. 108 ust. 1, art. 109 ust. 1 pkt 4 ustawy Pzp oraz art. 7 ust. 1 ustawy o szczególnych rozwiązaniach ws. agresji na Ukrainę) oraz spełnianie warunków udziału w postępowaniu na dzień składania ofert.
• Gdy Wykonawca polega na zdolnościach podmiotu trzeciego – składa także oświadczenie podmiotu udostępniającego zasoby (Załącznik nr 2a do SWZ, art. 125 ust. 5 ustawy Pzp).

Zamawiający wzywa Wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w terminie nie krótszym niż 5 dni od dnia wezwania:

a) Potwierdzenie braku podstaw wykluczenia (Rozdział IX SWZ):

• Oświadczenie o przynależności/braku przynależności do grupy kapitałowej (art. 108 ust. 1 pkt 5 ustawy Pzp) – wzór Załącznik nr 5.
• Odpis z KRS/CEiDG (lub innego właściwego rejestru) w zakresie art. 109 ust. 1 pkt 4 ustawy Pzp, sporządzony nie wcześniej niż 3 miesiące przed złożeniem.

b) Potwierdzenie spełniania warunków udziału (Rozdział VIII ust. 1 pkt 2 SWZ):

• Wykaz usług – wzór Załącznik nr 6; dotyczy okresu ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert; wraz z dowodami (referencje lub inne dokumenty) potwierdzającymi należyte wykonanie.
• Wykaz osób skierowanych do realizacji zamówienia – wzór Załącznik nr 6a.

Zgodnie z Rozdziałem XVI SWZ, do oferty należy dołączyć:

• Formularz oferty (Załącznik nr 1) oraz Formularz wymagań funkcjonalnych (Załącznik 1a).
• Oświadczenie wstępne (Załącznik 2) – ww. pkt 1.
• Oryginał gwarancji/poręczenia w postaci elektronicznej (jeśli wadium w formie niepieniężnej).
• Odpis z KRS/CEiDG (lub inne potwierdzenie umocowania do reprezentowania), chyba że Zamawiający może uzyskać go samodzielnie.
• (+ 14 pozycji — pełna treść po zalogowaniu)

Na podstawie dokumentów zidentyfikowano następujące potencjalne ryzyka:

1. Skomplikowane i restrykcyjne warunki doświadczenia – wymóg wykonania co najmniej dwóch zamówień dotyczących dostawy systemu analityki i ewidencji dorobku naukowego spełniających łącznie warunki: wartość każdego min. 150.000,00 zł brutto, formuła SaaS, integracja z POL-on i PBN (API v2.0), a w przypadku jednego z nich – stała integracja z POLON. Punkty te znacząco zawężają krąg potencjalnych wykonawców. 2. Rozbudowane wymagania kadrowe – konieczność skierowania trzech odrębnych osób (Kierownik/koordynator projektu z certyfikatem PMP + Agile, Analityk i Specjalista wdrożeniowy z certyfikatem CSM), z zakazem łączenia funkcji, każda z określonym wieloletnim doświadczeniem w projektach o wartości **min. (+ 5 zdań — pełna treść po zalogowaniu)