Unieważniony
Świadczenie usługi polegającej na udostępnieniu powierzchni konferencyjno-eventowej wraz
Sieć Badawcza Łukasiewicz - PORT Polski Ośrodek Rozwoju Technologii5 aktualnych · 204 w archiwum·NIP 8943140523·dolnośląskie
Składanie ofert: 22 września 2026
Rozstrzygnięcie
Zamawiający unieważnił to postępowanie.
Data unieważnienia2026-09-23
Złożonych ofert4
Przedmiot zamówienia
AI- Część 1 (usługa): udostępnienie powierzchni konferencyjno-eventowej (sala audytoryjna ≥450 miejsc amfiteatralnie, ≥800 m², scena ≥23×3 m, wyjście na teren zielony), przestrzeni przylegającej ≥300 m² ze stanowiskami rejestracyjnymi i sponsorskimi, 2 dodatkowych sal konferencyjnych ≥650 m² łącznie (lunch + sesja posterowa), sali bankietowej ≥650 m², tarasu ≥300 m² i przestrzeni zewnętrznych, wraz z infrastrukturą techniczną i multimedialną (projektory Ultra 4K, nagłośnienie, oświetlenie sceniczne, Wi-Fi ≥500 Mb/s sym., 12 punktów zasilania 230 V, ekrany ≥32″), zapewnieniem personelu obsługowego (techniczny, sprzątający, ochrona, księgowy/obsługa korespondencji), obsługą AV i obsługą cateringową (opcja) oraz możliwością ekspozycji materiałów promocyjnych (roll-upy, ścianki).
- Część 2 (opcja – catering): zapewnienie cateringu dla max 450 uczestników (przerwy kawowe, lunch bufetowy, bankiet 19.05.2027 w formie serwowanej lub stojącej) zgodnie z OPZ — realizowane po skorzystaniu przez Zamawiającego z opcji do 30 dni przed Konferencją.
- Termin udostępnienia: 18–22 maja 2027 r. (montaż od 18.05 godz. 7:00, demontaż do 22.05 godz. 3:00).
Trudność: wysoka
Zamówienie obejmuje zapewnienie dużej przestrzeni konferencyjnej o bardzo szczegółowych wymaganiach przestrzennych, technicznych i dostępnościowych dla 450 osób, koordynację wielospecjalistycznego personelu i obsługę cateringową w紧缩时间窗口（5天搭建+4天会议+拆卸），执行复杂性高。
Terminy realizacji
Termin realizacji
do 22.05.2027 r. (od zawarcia umowy); udostępnienie od 18.05.2027 r., demontaż do 22.05.2027 r.
do 22.05.2027 r. (od zawarcia umowy); udostępnienie od 18.05.2027 r., demontaż do 22.05.2027 r.
Warunki udziału
AI1Warunki udziału: Zamawiający nie stawia warunków w zakre — sie zdolności do występowania w obrocie gospodarczym, uprawnień do prowadzenia działalności gospodarczej/zawodowej, sytuacji ekonomiczno-finansowej ani zdolności technicznej/zawodowej.
Kryteria wyboru oferty
AIWagi punktowe, według których zamawiający oceni oferty.
Cena oferty brutto
100%
Czerwone flagi
AISygnały, na które warto zwrócić uwagę przed startem.
Brak istotnych sygnałów ostrzegawczych.
Kary i sankcje
AI- Kary umowne: 30% brutto za odstąpienie od Umowy (§ 10 ust. 3 Wzoru Umowy).
- Łączna kwota kar: max 35% brutto (§ 10 ust. 7 Wzoru Umowy).
- Kara za nienależyte wykonanie: 1 000,00 zł za stwierdzony przypadek (§ 10 ust. 4).
Pytania i odpowiedzi
18Wyodrębnione z wyjaśnień treści SWZ.
1Proszę o rozważenie rezygnacji z prawa opcji w ramach umowy a zamiast tego ujęcie usług cateringowych opisanych w par. 6 umowy oraz w zał. nr 1.2 (Formularz wyceny) w ramach zamówienia podstawowego objętego umową. W konsekwencji wprowadzenia zaproponowanej zmiany proszę rozważyć wprowadzenie do umowy zapisów umożliwiających zmianę (zmniejszenie lub zwiększenie usług cateringu o określoną wartość procentową (np. zwiększenie lub zmniejszenie o 10%) tak aby dostosować zapisy umowy do sytuacji zwiększenia lub zmniejszenia liczby uczestników wydarzenia.
Zamawiający nie wyraża zgody na proponowaną zmianę i pozostawia zapisy umowy w dotychczasowym brzmieniu.
1W formularzu kalkulacji kosztów są nieprawidłowe stawki VAT. Organizując kompleksowe wydarzenie - stawką obowiązującą jest 23 % VAT. Zamówienie nie zostało podzielone na części, a przedmiotem zamówienia jest „Świadczenie usługi polegającej na udostępnieniu powierzchni konferencyjno-eventowej wraz z niezbędną infrastrukturą techniczną, multimedialną, organizacyjną i obsługową na potrzeby organizacji Konferencji przez Sieć Badawczą ŁUKASIEWICZ - PORT Polski Ośrodek Rozwoju Technologii.”. Proszę o pilne dokonanie zmiany w tym załączniku. Elementy takie jak catering, wynajem sali, obsługa techniczna, rejestracja uczestników, scenografia czy transmisja online stanowią elementy pomocnicze służące wykonaniu świadczenia głównego, tj. organizacji wydarzenia. W niniejszym postępowaniu o wyborze oferty decyduje cena brutto. Zastosowanie zaniżonych lub nieprawidłowo zróżnicowanych stawek VAT może prowadzić do sztucznego obniżenia ceny oferty i uzyskania nieuprawnionej przewagi konkurencyjnej.
Zamawiający wyjaśnia, że Wykonawca w zmienionym w dniu 15.09.2026 zał. nr 1.1 do SWZ tj. Formularzu ofertowym powinien wskazać w tabeli poz 1.1-1.3 cenę brutto podstawowego przedmiot zamówienia zgodnie z pkt 12.1.1 SWZ, stawkę VAT [%], cenę netto podstawowego przedmiot zamówienia zgodnie z pkt 12.1.1 SWZ.
Zamawiający wyjaśnia, że usługa cateringowa nie stanowi elementu podstawowego zakresu zamówienia, lecz została wyodrębniona jako świadczenie objęte prawem opcji, z którego Zamawiający może skorzystać na zasadach określonych w dokumentach zamówienia. Wynagrodzenie z tytułu realizacji prawa opcji ustalane jest odrębnie, zgodnie z cenami wskazanymi w Formularzu wyceny.
Formularz wyceny określa stawki VAT właściwe dla poszczególnych pozycji składających się na usługę cateringową.
1Czy na terenie kampusu PORT Łukasiewicza przy ul Stabłowickiej, znajdują się sale odpowiadające wymogom przetargu i będą dostępne w wymaganym terminie?
Zamawiający informuje, że na terenie kampusu Sieci Badawczej Łukasiewicz – PORT przy ul. Stabłowickiej 147 we Wrocławiu nie znajdują sale spełniające łącznie wszystkie wymagania określone w OPZ. Jednocześnie Zamawiający wyjaśnia, że przedmiotem postępowania jest wynajem przez Zamawiającego od Wykonawcy powierzchni konferencyjno-eventowej, spełniającej wymagania OPZ i dostępnej w terminie wskazanym w dokumentach zamówienia.
1Wykonawca zwraca się z prośbą o wydłużenie terminu składania ofert do 22.09.2026.
Zamawiający wyraża zgodę na wydłużenie terminu składania ofert do dnia 22.09.2026 r.
Zamawiający informuje, że zmienia zapisy SWZ w następujący sposób:
Było:
„14.1. Wykonawca będzie związany ofertą przez okres 30 dni, tj. do dnia 20.10.2026 r. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert.”
„15.1. Ofertę wraz z wymaganymi dokumentami należy umieścić na Platformie pod adresem: https://platformazakupowa.pl/pn/port na stronie internetowej prowadzonego postępowania do dnia 21.09.2026 r. do godz. 10:00.
„15.5. Otwarcie ofert nastąpi w dniu 21.09.2026 r. godz. 10:30.”
Zmienia się na:
„14.1. Wykonawca będzie związany ofertą przez okres 30 dni, tj. do dnia 21.10.2026 r. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert.”
„15.1. Ofertę wraz z wymaganymi dokumentami należy umieścić na Platformie pod adresem: https://platformazakupowa.pl/pn/port na stronie internetowej prowadzonego postępowania do dnia 22.09.2026 r. do godz. 10:00.
„15.5. Otwarcie ofert nastąpi w dniu 22.09.2026 r. godz. 10:30.”
Pozostałe postanowienia SWZ oraz załączników do SWZ pozostają bez zmian.
1§ 1 ust. 1 pkt 3 oraz § 1 ust. 4 Wzoru Umowy – personel Zgodnie z § 1 ust. 1 pkt 3 Wzoru Umowy przedmiot Umowy obejmuje m.in. „zapewnienie niezbędnego personelu do obsługi Konferencji
Personel wymagany do realizacji zamówienia został określony w pkt 9 OPZ (załączniku nr 1 do umowy). Wykonawca, jako profesjonalny podmiot świadczący usługi objęte przedmiotem zamówienia, powinien samodzielnie określić skład oraz liczebność personelu niezbędnego do prawidłowej realizacji wszystkich obowiązków wynikających z dokumentacji postępowania, z uwzględnieniem charakteru, zakresu i skali Konferencji.
2Zwracamy się o rozważenie zmiany terminu płatności, na całkowitą przedpłatę przed wydarzeniem.
Zamawiający nie wyraża zgody na wprowadzenie całkowitej przedpłaty przed wydarzeniem.
2§ 2 ust. 4 Wzoru Umowy – dodatkowy dostęp do Przedmiotu najmu
Zamawiający uwzględnia wniosek. Dodatkowe udostępnienie Przedmiotu najmu poza terminami określonymi w § 2 ust. 2 Wzoru Umowy będzie wymagało każdorazowego uzgodnienia z Wykonawcą z minimum 2 dniowym wyprzedzeniem oraz z uwzględnieniem dostępności obiektu. Jednocześnie Zamawiający informuje, że zmienia zapisy w § 2 ust. 4 zał. nr 3 do SWZ tj. Wzoru umowy.
3§ 4 ust. 4 Wzoru Umowy – odpowiedzialność za szkody
Zamawiający uwzględnia wniosek i doprecyzuje § 4 ust. 4 Wzoru Umowy poprzez wskazanie, że odpowiedzialność Wykonawcy dotyczy szkód pozostających w adekwatnym związku przyczynowym z działaniem lub zaniechaniem Wykonawcy albo osób, za które Wykonawca ponosi odpowiedzialność. Jednocześnie Zamawiający informuje, że zmienia zapisy w § 4 ust. 4 zał. nr 3 do SWZ tj. Wzoru umowy.
3Wykonawca zwraca się z prośbą o wydłużenie terminu składania ofert do dnia 21.09.2026.
Zamawiający wyraża zgodę na wydłużenie terminu składania ofert do dnia 21.09.2026 r.
4§ 7 ust. 2 Wzoru Umowy – Protokół zwrotu
Zamawiający nie wyraża zgody. Jednocześnie Zamawiający informuje, że zgodnie z zapisami Umowy nie ma możliwości braku przystąpienia przez Zamawiającego do procedury zwrotu Przedmiotu Najmu.
5§ 7 ust. 4 Wzoru Umowy – wysokość zaliczki
Zamawiający uwzględnia wniosek i zwiększa wysokość zaliczki do 30% wynagrodzenia, o którym mowa w § 5 ust. 1 Wzoru Umowy. Zamawiający informuje, że zmienia zapisy w § 7 ust. 4 załącznika nr 3 do SWZ tj. wzoru umowy oraz w SWZ (pkt 12.7).
6§ 9 ust. 2 Wzoru Umowy – odstąpienie od Umowy z przyczyn niezależnych od Stron
Zamawiający nie wyraża zgody na zmiany zapisów w § 9 ust. 2 Wzoru umowy. Jednocześnie Zamawiający dokonuje modyfikacji § 10 ust. 3 Wzoru Umowy – kara umowna za odstąpienie od Umowy na warunkach określonych w § 9 ust. 2 pkt 3 wzrasta z 15% do 30% wynagrodzenia brutto.
7§ 10 ust. 3 i ust. 7 Wzoru Umowy – dostosowanie postanowień dotyczących kar umownych
W związku z modyfikacją § 10 ust. 3 Wzoru umowy Zamawiający zmienia § 10 ust. 7 Wzoru Umowy, tak aby postanowienia dotyczące kar umownych oraz ich maksymalnej wysokość pozostawały spójne z zasadami rozliczenia odstąpienia od Umowy. Łączna wysokość kar umownych nie może przekroczyć 35% wynagrodzenia brutto (zmiana z 25%).
8§ 10 ust. 4 Wzoru Umowy – pojęcie „każdego stwierdzonego przypadku naruszenia”
Zamawiający wyjaśnia, że przez „każdy stwierdzony przypadek nienależytego wykonywania Umowy” należy rozumieć odrębne zdarzenie stanowiące naruszenie postanowień Umowy. Jedno zdarzenie lub awaria wynikające z tej samej przyczyny będą traktowane jako jeden przypadek naruszenia, niezależnie od liczby osób, których dotyczą.
9§ 15 Wzoru Umowy – utrata lub zmniejszenie finansowania jako przypadek siły wyższej
Zamawiający wyraża zgodę na zmianę zapisu § 15 ust. 2 Wzoru umowy – wykreślono z definicji siły wyższej przypadek „utrata lub zmniejszenie finansowania na organizację Konferencji ze strony Zamawiającego”.
10§ 16 Wzoru Umowy – wymóg zatrudnienia na podstawie umowy o pracę
Zamawiający nie przewiduje wykreślenia § 16 Wzoru Umowy. Jednocześnie zmienia zapisy § 16 ust. 1 pkt.1 Wzoru umowy – z katalogu czynności wymagających zatrudnienia na umowę o pracę wykreślono „obsługę urządzeń multimedialnych i audiowizualnych podczas Konferencji”. Zmiany wprowadzono również w tekście SWZ.
11§ 10 ust. 1 Wzoru Umowy – kara związana z wymogiem zatrudnienia
Zamawiający ograniczył w § 16 ust. 1 pkt 1 Wzoru Umowy katalog czynności objętych wymogiem zatrudnienia na podstawie umowy o pracę. Tym samym zakres zastosowania kary umownej został odpowiednio ograniczony poprzez zmianę § 16 Wzoru Umowy. Zamawiający nie wyraża zgody na modyfikację § 10 ust. 1.
12Wykonawca zwraca się z prośbą o wydłużenie terminu składania ofert do 11.09.2026.
Zamawiający wydłużył termin składania ofert do dnia 11.09.2026 do godz. 10:00 pismem nr PORT/KW/2026/09/00115 z dnia 07.09.2026, a następnie ponownie wydłużył termin składania ofert do dnia 16.09.2026 do godz. 10:00 pismem nr PORT/KW/2026/09/00115 z dnia 11.09.2026.
Historia zmian
21.09.2026 — publikacja ogłoszenia
22.09.2026 — aktualizacja ogłoszenia (Termin składania: 21.09.2026 → 22.09.2026)
22.09.2026 — upływ terminu składania ofert
23.09.2026 — ogłoszenie o unieważnieniu postępowania