Podstawowy bez negocjacji2026/BZP 00517776/01
usługi pocztowe gminy – gmina Zielonki
Gmina Zielonki2 aktualne · 26 w archiwum·NIP 5130038162·małopolskie
Przedmiot zamówienia
AI| Świadczenie usług pocztowych i kurierskich w obrocie krajowym i zagranicznym dla Urzędu Gminy Zielonki (141 pozycji wg formularza cenowego, ilości szacunkowe), obejmujące: - przesyłki listowe nierejestrowane krajowe (ok. 419 szt.) i zagraniczne (różne strefy i kategorie wagowe); - przesyłki listowe rejestrowane polecone krajowe (ok. 26 825 szt., ekonomiczne i priorytetowe) oraz zagraniczne; - paczki pocztowe krajowe (różne kategorie wagowe i gabaryty, w tym z zadeklarowaną wartością) oraz zwroty paczek; - druki bezadresowe (ok. 19 002 szt.); - przesyłki kurierskie w obrocie krajowym i zagranicznym; - zwroty przesyłek listowych rejestrowanych niedoręczonych (kraj i zagranica); - usługi potwierdzenia odbioru: elektroniczne potwierdzenie odbioru (26 000 szt.), papierowe potwierdzenie odbioru dla przesyłek krajowych (875 szt.) i potwierdzenie odbioru dla przesyłek zagranicznych (25 szt.).
Trudność: niska
Standardowa, powtarzalna usługa pocztowo-kurierska o jasno określonych kategoriach przesyłek i szacunkowych wolumenach.
Terminy realizacji
Czas na realizację
od 01.01.2027 do 31.12.2027
od 01.01.2027 do 31.12.2027
Warunki udziału
AI1Uprawnienia — Wpis do rejestru operatorów pocztowych prowadzonego przez Prezesa UKE.
2Doświadczenie – objętość — Doręczenie przesyłek ZPO i EPO w obrocie krajowym, łącznie ≥ 80 000 szt. każda usługa, ostatnie 3 lata.
Pozostałe 3 warunki po założeniu darmowego konta.
Kryteria wyboru oferty
AIWagi punktowe, według których zamawiający oceni oferty.
Cena
60%
Aspekty Innowacyjne Iśledzenie online rejestrowanych przesyłek listowych w obrocie krajowym
20%
Aspekty Innowacyjne IImożliwość korzystania z usługi EPO
20%
Czerwone flagi
AISygnały, na które warto zwrócić uwagę przed startem.
Wysokie referencje ilościowe
SWZ wymaga doświadczenia min. 80 000 szt. ZPO i 80 000 szt. EPO (każda usługa), przy szacunkach w formularzu 875 ZPO papierowych i 26 000 EPO.
Kary i sankcje
AI- Wadium: nie wymagane
- Kara umowna (odstąpienie/wypowiedzenie z winy Wykonawcy): 8% wynagrodzenia brutto (Zał. nr 4, § 7 pkt 1-2, wzór umowy)
- Kary za opóźnienia doręczeń przesyłek kurierskich: wg regulaminu Pocztex (wyjaśnienia nr 1, odp. 16)
Pozostałe 1 zapis o karach po założeniu darmowego konta.
Pytania i odpowiedzi
15Wyodrębnione z wyjaśnień treści SWZ.
1„w SWZ rozdz. I pkt 3.4 określił sposoby nadawania przesyłek, wskazując możliwość
odbioru przesyłek przez Wykonawcę lub osobistego nadawania przesyłek przez
Zamawiającego w placówce wykonawcy.
Wykonawca zwraca się z prośbą o potwierdzenie, że w przypadku udostępnienia
placówki spełniającej wymogi określone w dokumencie, Zamawiający nie będzie
korzystał z odbioru z siedziby, a wszystkie przesyłki będzie dostarczał samodzielnie.
Jeżeli Zamawiający przewiduje korzystanie z usługi odbioru przesyłek z siedziby przez
wykonawcę, to konieczne jest wyróżnienie w formularzu asortymentowo- cenowym
odpowiedniej pozycji umożliwiającej wycenę usługi.”
Zamawiający dopuszcza możliwość odbioru przesyłek wychodzących z siedziby
Zamawiającego. W przypadku jeżeli Wykonawca będzie posiadał swoją placówkę
oddaloną maksymalnie do 600 m od budynku Urzędu Gminy Zielonki, ul. Krakowskie
Przedmieście 116, 32-087 Zielonki, Zamawiający będzie dostarczał przesyłki
wychodzące do siedziby Wykonawcy w swoim zakresie. W takim przypadku
Wykonawca nie będzie ponosił z tego tytułu żadnych dodatkowych kosztów. Warunek
odbioru przesyłek wychodzących z siedziby Zamawiającego dotyczy Wykonawców nie
posiadających swojej placówki w odległości do 600 m od budynku Urzędu Gminy
Zielonki, w takim przypadku Wykonawca przystępujący do przetargu powinien sam
odbierać przesyłki wychodzące z siedziby Zamawiającego, ale Zamawiający nie
dopuszcza z tego tytułu żadnych dodatkowych opłat. W związku z powyższym, nie ma
konieczności modyfikacji Formularza Oferty.
2„Zamawiający w SWZ rozdz. I pkt 3.23 i w pkt 3.24 wymaga, aby punkty odbioru
niedoręczonych pod adres przesyłek (awizowanych), znajdowały się na terenie każdej
gminy oraz że co najmniej jedna placówka oddawczo- awizacyjna była czynna minimum
6 godzin dziennie z wyjątkiem dni wolnych od pracy.
Wykonawca potwierdza, że spełnia warunki dotyczące placówek pocztowych zgodnie z
Rozporządzeniem Ministerstwa Administracji i Cyfryzacji z dnia 29 kwietnia 2013 roku w
sprawie warunków wykonywania usług powszechnych przez operatora wyznaczonego
(z późn. zmianami) tj. placówki czynne są we wszystkie dni robocze, z wyjątkiem sobót,
co najmniej 5 dni w tygodniu, a jeżeli w tygodniu przypada dzień ustawowo wolny od
pracy, liczba ta może być odpowiednio niższa.
Wykonawca informuje, iż dysponuje na terenie każdej gminy w kraju co najmniej jedną,
czynną placówką pocztową. Niemniej jednak, wydawanie przesyłek awizowanych na
terenie kraju jest tak zorganizowane, że nie w każdej gminie funkcjonuje placówka
wypłacająca przesyłki. Jeżeli w gminie nie ma placówki wydającej przesyłki awizowane,
obsługę mieszkańców zapewnia placówka z gminy sąsiedniej. Reasumując, wydawanie
przesyłek awizowanych na terenie kraju jest zorganizowane, w sposób optymalny,
zapewniający możliwość odbioru przesyłki przez Adresata, zgodnie z lokalnymi
potrzebami.
Wobec powyższego Wykonawca wnosi o potwierdzenie, że Zamawiający uzna za
spełnione warunki dotyczące placówek oddawczych w przypadku wydawania przesyłek
awizowanych w placówce funkcjonującej na terenie gminy sąsiedniej, przy
uwzględnieniu tolerancji 5%.”
Zamawiający potwierdza, że uzna za spełnione warunki określone w SWZ dotyczące
placówek oddawczych w tolerancji 5%, gdy wydawanie przesyłek awizowanych odbywa
się w placówce funkcjonującej na terenie gminy sąsiedniej.
3„Zamawiający w SWZ rozdział I pkt 3.27 wskazał, że Wykonawca zobowiązany jest do
stałego dostarczania przesyłek do siedziby Zamawiającego w dni robocze (od
poniedziałku do piątku) w godzinach od 9:00-12:00.
Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług pocztowych w zakresie przyjmowania,
przemieszczania i doręczania przesyłek. W definicji usługi pocztowej (art. 2 ust. 1
ustawy Prawo pocztowe) nie mieści się doręczanie przesyłek – opłaconych przez
nadawców i nadchodzących do Zamawiającego. Dodatkowo Zamawiający określa
poranne godziny doręczenia, które nie uwzględniają procesów pocztowych
zachodzących przed fazą doręczenia, jak np. przewóz do placówki oddawczej, rozdział
materiału na rejony doręczeń, uzupełnienie odpowiedniej dokumentacji, etc. oraz samej
fazy doręczenia do siedziby Zamawiającego, która będzie wynikała z obsługi rejonu
doręczeń dla danej lokalizacji.
Czy w związku z powyższym Zamawiający dopuszcza wykreślenie wskazanych
zapisów o godzinie doręczania przesyłek, ponieważ zapisy dotyczące terminów
doręczania przesyłek pocztowych (wskaźniki czasu przebiegu przesyłek pocztowych w
obrocie krajowym) uregulowane są Rozporządzeniem Ministra Administracji i Cyfryzacji
z dnia 29 kwietnia 2013 roku w sprawie warunków wykonywania usług powszechnych
przez operatora wyznaczonego oraz w ustawie Prawo pocztowe?
Ewentualnie, czy ze względów logistycznych Zamawiający dopuszcza ustalenie
dokładnych godziny dostarczania przesyłek po wybraniu oferty i wskazanie innych
przedziałów godzinowych w uzgodnieniu z Wykonawcą?”.
Zamawiający nie wyraża zgody na wprowadzenie powyższych zmian SWZ w rozdz. I
pkt. 3.27.
4„Zamawiający jako jedno z kryteriów oceny oferty określił udostępnienie przez wykonawcę systemu monitorowania przesyłek rejestrowanych. Wykonawca prosi o potwierdzenie, że Zamawiający bierze pod uwagę możliwość czasowego sporadycznego braku dostępu do systemu, co może być spowodowane czynnikami niezależnymi od wykonawcy np. atak na systemy informatyczne, albo wymogiem wstrzymania działania programu w związku z prowadzonymi działaniami technicznymi na stronie/aktualizacjami systemu, a same dane zawarte w systemie mają charakter poglądowy. Wykonawca deklaruje, że dołoży wszelkich starań, by system był stale dostępny, a w miarę możliwości przerwy związane z pracami technicznymi lub opóźnienia/błędy w ujawnianiu danych nie dotykały Zamawiającego np. poprzez prowadzenie prac w godzinach nocnych.
Zamawiający informuje, że bierze pod uwagę możliwość czasowego sporadycznego braku dostępu do systemu, co może być spowodowane czynnikami niezależnymi od wykonawcy np. atak na systemy informatyczne, albo wymogiem wstrzymania działania programu w związku z prowadzonymi działaniami technicznymi na stronie/aktualizacjami systemu.
5„Zamawiający w SWZ rozdział I pkt. 3.42 oraz we wzorze umowy § 5 punkt 9 określa termin płatności faktury na 21 dni od dnia doręczenia prawidłowo wystawionej faktury. Przepisy prawa nie przewidują instytucji „prawidłowej” faktury VAT. Ustawa o podatku od towarów i usług (Dz.U.2018.0.2174 t.j. - Ustawa z dnia 11 marca 2004 r.) w art. 106 e wymienia jedynie niezbędne elementy, która musi zawierać faktura.
Wykonawca informuje, iż faktury za usługi pocztowe wystawiane są za pośrednictwem scentralizowanego systemu informatycznego, którego wymogi określają takie kryteria jak termin wystawienia faktury, datę wysłania faktury do klienta, jak również termin płatności będący w ścisłej zależności z terminami sporządzanie faktury. Standardowo obowiązujący termin płatności faktury mierzony od daty wystawienia został wprowadzony ze względu na zapewnienie prawidłowego funkcjonowania systemu fakturowania wykonawcy. Takie rozwiązanie daje możliwość oszacowania terminów wpływu środków oraz opóźnień w ich płatnościach.
Czy w związku z powyższym Zamawiający zaakceptuje inny niż określony przez Zamawiającego, a dłuższy niż powszechnie stosowany u Wykonawcy termin płatności, liczony od dnia wystawienia faktury określony jako 21 dni od daty wystawienia faktury VAT i ujednolici zapis na 21 dni od daty wystawienia faktury? Jeśli Zamawiający nie wyraża zgody, Wykonawca prosi odoprecyzowanie co Zamawiający ma na myśli pod pojęciem „prawidłowej” faktury VAT.”
Zamawiający nie wyraża zgody na wprowadzenie proponowanych zmian w zarówno w rozdziale I w pkt. 3.42 jak i w załączniku nr 4 do SWZ (wzór umowy §5 ust. 9).
Informacje dotyczące danych niezbędnych do prawidłowo wystawionej faktury zostały wskazane w rozdziale I pkt. 3.43 SWZ oraz w załączniku nr 4 do SWZ (wzór umowy) §5 ust. 6,7 i 8.
6„Zamawiający we wzorze umowy § 2 punkt 3 zastrzega świadczenie usługi druku bezadresowego, jednocześnie nie określając charakterystyki usługi. Wykonawca prosi o potwierdzenie, że usługa może być świadczona zgodnie z regulaminem i charakterystyką usługi Druk bezadresowy, świadczonej przez wykonawcę i dostępnym na stronie www.poczta-polska.pl, co umożliwi złożenie oferty wykonawcy.”
Zamawiający potwierdza, że usługa Druku bezadresowego może być świadczona zgodnie z regulaminem i charakterystyką usługi Druk bezadresowy, świadczonej przez Wykonawcę i dostępnej na stronie www.poczta-polska.pl
7„Zamawiający w Projekcie Umowy stanowiącym Załącznik nr 4 do SWZ w § 4 pkt 19-21 zastrzega przeprowadzenie kontroli w miejscu wykonywania świadczenia. Wykonawca zwraca uwagę, że przeprowadzenie takiej kontroli przez osoby nieumocowane budzi duże ryzyko pod kątem spełnienia przepisów, w tym BHP oraz RODO ze względu na charakter pracy w oddziałach klienta. W związku z powyższym wykonawca sugeruje wykreślenie niniejszego zapisu, a prawo kontroli w miejscu pracy zgodnie z obowiązującymi przepisami będzie dostępne dla Państwowej Inspekcji Pracy zgodnie z kompetencjami.”
Zamawiający nie wyraża zgody na wykreślenie § 4 pkt 19-21 we wzorze umowy (Załacznik nr 4 do SWZ). Jednocześnie Zamawiający wyjaśnia, że wskazane postanowienia dotyczą kontroli dokumentów i oświadczeń potwierdzających spełnienie wymogu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę i nie przewidują prowadzenia kontroli w miejscu wykonywania pracy.
8Zamawiający w zapisach SWZ oraz Projektu umowy wskazał zapisy określające współpracę w ramach świadczenia usługi EPO oraz przedstawił ogólne zasady pt. „Ramowe zasady korzystania przy świadczeniu usług w obrocie krajowym, objętych przedmiotem zamówienia ze zwrotek EPO”, ale nie doprecyzował szczegółowych zasad realizacji tej usługi.
Wykonawca prosi o potwierdzenie, że zastosowanie będzie miał wzór załącznika do EPO zaproponowany przez wykonawcę.
Zamawiający informuje, że szczegółowe zasady realizacji usługi EPO zostały określone w SWZ oraz we wzorze umowy stanowiącej załącznik nr 4 do SWZ.
Dodatkowo informuję, że zasady korzystania z usługi EPO przy świadczeniu usług w obrocie krajowym objętych przedmiotem zamówienia zostały określone w załączniku nr 5 do umowy.
9Zamawiający w zapisach SWZ oraz Projektu umowy wskazał zapisy określające współpracę w ramach świadczenia usługi EPO, ale nie wskazał wzoru załącznika do umowy.
Wykonawca prosi o potwierdzenie, że zastosowanie będzie miał wzór załącznika do EPO zaproponowany przez wykonawcę.
Zamawiający informuje, że szczegółowe zasady realizacji usługi EPO zostały określone w SWZ oraz we wzorze umowy stanowiącej załącznik nr 4 do SWZ.
Dodatkowo informuję, że zasady korzystania z usługi EPO przy świadczeniu usług w obrocie krajowym objętych przedmiotem zamówienia zostały określone w załączniku nr 5 do umowy.
10Zamawiający w Projekcie Umowy stanowiącym Załącznik nr 4 w § 7 pkt 1 i 2 zastrzegł karę w wysokości 8% wartości wynagrodzenia brutto w przypadku odstąpienia lub wypowiedzenia przez Zamawiającego z winy Wykonawcy lub wykonawcy. Określenie procentowe naliczanej kwoty może obciążyć wykonawcę kosztami niewspółmiernymi do zaistniałych nieprawidłowości. Ponadto w umowie nie zostały jasno i enumeratywnie określone kryteria uprawniające Zamawiającego do odstąpienia, stanowiąc duże ryzyko dla potencjalnych wykonawców.
Czy Zamawiający dopuszcza wykreślenie lub chociażby złagodzenie wygórowanej w ocenie Wykonawcy kary postanowień i oparcie odpowiedzialności Wykonawcy na zasadach określonych w ustawie Prawo pocztowe z dnia 23 listopada 2012 roku oraz powszechnie obowiązujących przepisów prawa?
Zamawiający nie wyraża zgody na zmianę zapisów załącznika nr 4 do SWZ (wzór umowy § 7 pkt.1 i pkt.2).
Historia zmian
03.11.2026 — publikacja ogłoszenia
09.11.2026 — wyjaśnienia treści SWZ (2 dokumenty z wyjaśnieniami)