Jednoprzedmiotowe zamówienie na usługi dotyczące Systemu Informatycznego Elektroniczny Krajowy System Monitoringu Orzekania o Niepełnosprawności (SI EKSMOoN) — monolitycznego systemu wspierającego powiatowe i wojewódzkie zespoły do spraw orzekania o niepełnosprawności, obejmujące:
rozwój systemu,
utrzymanie, w tym administrowanie oraz usuwanie awarii i błędów,
wsparcie użytkowników oraz świadczenie usługi Hot-line.
W ramach kryterium pozacenowego wykonawca sporządza dokument „Koncepcja mechanizmów wspomagających procesy biznesowe w SI EKSMOoN", zawierający propozycje rozwiązań eliminujących cztery wskazane przez zamawiającego niedogodności w module wojewódzkim systemu (w zakresie ustalania poziomu potrzeby wsparcia) — dokumentacja wytwarzana i oceniana w ramach zamówienia, przedmiotowo istotna.
Złożona usługa utrzymania i rozwoju dużego systemu dedykowanego dla administracji publicznej (Java EE, wielowarstwowa, integracja z wieloma systemami), przetwarzającego dane wrażliwe dla min. 5 000 użytkowników w 300+ lokalizacjach, wymagająca doświadczonego 10-osobowego zespołu i koncepcji analitycznej w ramach oferty.
Terminy realizacji
Termin wykonania zamówienia 48 miesięcy od dnia zawarcia, jednak nie wcześniej niż od dnia 14 marca 2027 r.
Warunki udziału
AI
1Brak wykluczenia — Wykonawca nie może podlegać wykluczeniu z przyczyn określonych w art. 108 i 109 Pzp oraz w pkt 7.1.4–7.1.5 SWZ (w tym art. 5k rozporządzenia 833/2014 i art. 7 ust.1 ustawy o szczególnych rozwiązaniach dot. Ukrainy).
2Doświadczenie - system — Co najmniej jedna usługa trwająca nieprzerwanie co najmniej 36 miesięcy o wartości co najmniej 500 000,00 zł brutto rocznie, polegająca na utrzymaniu i rozwoju systemu teleinformatycznego z architekturą wielowarstwową, relacyjnymi/relacyjno‑obiektowymi bazami danych, usługami WebService, wykonanym w technologii Java EE, wymieniającym dane z minimum 3 zewnętrznymi systemami (w tym min. 1 system administracji publicznej), przy czym warunek wartości i czasu może być spełniony łącznie z następnym warunkiem (sumarycznie 1 000 000,00 zł brutto rocznie możliwe do uznania).
Pozostałe 12 warunków po założeniu darmowego konta.
Kryteria wyboru oferty
AI
Wagi punktowe, według których zamawiający oceni oferty.
Cena oferty brutto
50%
Koncepcja mechanizmów wspomagających procesy biznesowe w SI EKSMOoN
50%
Czerwone flagi
AI
Sygnały, na które warto zwrócić uwagę przed startem.
Brak istotnych sygnałów ostrzegawczych.
Kary i sankcje
AI
wadium: 120000,00 zł (możliwa forma: pieniężna lub niepieniężna)
zabezpieczenie należytego wykonania umowy: 2% wartości brutto oferty
kary umowne: w projekcie umowy (załącznik nr 2)
Pytania i odpowiedzi
10
Wyodrębnione z wyjaśnień treści SWZ.
1Zgodnie z poz. 2 Formularza Ofertowego wynagrodzenie za wykonanie przedmiotu umowy w zakresie § 5 ust. 1 pkt 1 i 3 PPU (modyfikacje wynikające ze zmian prawnych oraz z aktualizacji platformy sprzętowo-systemowej) ma charakter ryczałtowy i jest rozliczane w 16 okresach rozliczeniowych. Jednocześnie pkt 3.2 Procedury Rozwoju SI EKSMOoN (załącznik nr 1 do PPU) stanowi, że w przypadku zmiany któregokolwiek z 60 aktów prawnych wymienionych w pkt 3.1 Wykonawca zobowiązany jest wykonać odpowiednie modyfikacje w ramach wynagrodzenia ryczałtowego.
Katalog ten obejmuje między innymi Kodeks postępowania administracyjnego, Kodeks cywilny, Kodeks postępowania cywilnego, ustawę o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, ustawę o doręczeniach elektronicznych, ustawę o aplikacji mObywatel, ustawę o krajowym systemie cyberbezpieczeństwa oraz dyrektywę NIS 2 — a więc akty o bardzo szerokim zakresie przedmiotowym, podlegające częstym nowelizacjom, w horyzoncie 48 miesięcy obowiązywania umowy.
Czy Zamawiający potwierdza, że zobowiązanie wynikające z pkt 3.2 Procedury Rozwoju jest nieograniczone co do pracochłonności? Jeżeli tak, prosimy o wskazanie, w jaki sposób Wykonawca ma rzetelnie oszacować to ryzyko na etapie składania oferty, skoro nie jest znany ani zakres, ani liczba przyszłych zmian prawnych.
Wnosimy o wprowadzenie górnego limitu roboczogodzin przeznaczonych na realizację zmian prawnych w ramach wynagrodzenia ryczałtowego (na przykład określonej liczby roboczogodzin w każdym okresie rozliczeniowym), z zastrzeżeniem, że prace wykraczające ponad ten limit rozliczane będą według ceny jednostkowej za roboczogodzinę wskazanej w poz. 1 Formularza Ofertowego, w ramach puli 50 000 roboczogodzin.
Zamawiający podtrzymuje zapisy SWZ i potwierdza, że zobowiązanie wynikające z pkt 3.2 Procedury Rozwoju EKSMOoN, stanowiącej załącznik nr 1 do Projektowanych postanowień umowy (dalej PPU), jest nieograniczone co do pracochłonności. Jednocześnie Zamawiający informuje, że jeżeli nastąpi zmiana powszechnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie mającym znaczący wpływ na realizację przedmiotu umowy, to zgodnie z § 15 ust. 1 pkt 1 PPU Zamawiający ma możliwość zmiany postanowień umowy. W kontekście szacunku Zamawiający wyjaśnia, że Wykonawca powinien oprzeć je między innymi na podstawie odpowiedzi udzielonej na Pytanie nr 2 lit. a, dodając do tego nieprzewidziane ryzyko wynikające z działalności organu ustawodawczego.
Zamawiający wyjaśnia, że wynagrodzenie ryczałtowe to z góry określona, stała kwota pieniężna umówiona między stronami za wykonanie określonego zadania lub jako stały ekwiwalent za pracę w specyficznych warunkach, bez względu na rzeczywiste, ostateczne koszty czy czas realizacji. W związku z powyższym niewłaściwe jest przeliczanie tej kwoty na roboczogodziny. Należy zauważyć, że wymieniony sposób rozliczania działa w obie strony, niezależnie od realizacji zmian. Nie we wszystkich bowiem okresach rozliczeniowych mają miejsce zmiany prawne, a mimo wszystko wynagrodzenie zostaje przekazane na rzecz Wykonawcy.
2Prosimy o podanie danych historycznych za ostatnie 36 miesięcy realizacji obecnie obowiązującej umowy na utrzymanie i rozwój SI EKSMOoN:
a) liczby zrealizowanych modyfikacji wynikających ze zmian prawnych, w podziale na lata, wraz z pracochłonnością każdej z nich wyrażoną w roboczogodzinach;
b) liczby zrealizowanych modyfikacji wynikających z potrzeb i wymagań funkcjonalnych Użytkowników, wraz z ich pracochłonnością;
c) łącznej liczby roboczogodzin rozwoju wykorzystanych w skali roku.
Zamawiający informuje, że w ostatnich 36 miesiącach realizacji obecnie obowiązującej umowy:
a) zrealizowano łącznie 4 zmiany prawne: dwie w 2024 roku i dwie w 2026 roku. Zamawiający nie jest w stanie przeliczyć ich realizacji na roboczogodziny, ponieważ płacone były w ramach ryczałtu;
b) zrealizowano 35 modyfikacji wynikających z potrzeb i wymagań funkcjonalnych w łącznym wymiarze 9366 roboczogodzin;
c) łącznie w poszczególnych latach wykorzystano:
• w 2023 roku 3268 roboczogodzin;
• w 2024 roku 2732 roboczogodzin;
• w 2025 roku 2049 roboczogodzin;
• w 2026 roku 1317 roboczogodzin.
3Wśród aktów prawnych wymienionych w pkt 3.1 Procedury Rozwoju znajduje się Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2024/2841 z dnia 23 października 2024 r. w sprawie ustanowienia europejskiej karty osoby z niepełnosprawnością i europejskiej karty parkingowej dla osób z niepełnosprawnościami (pkt 3.1.26), którego wdrożenie przypada w okresie obowiązywania umowy i będzie wymagało istotnych zmian w SI EKSMOoN w obszarze kart parkingowych oraz legitymacji osób niepełnosprawnych.
Czy Zamawiający potwierdza, że wdrożenie rozporządzenia 2024/2841 ma zostać zrealizowane w ramach wynagrodzenia ryczałtowego z poz. 2 Formularza Ofertowego? Jeżeli tak, prosimy o udostępnienie posiadanej przez Zamawiającego analizy wpływu tego rozporządzenia na SI EKSMOoN lub o oszacowanie zakresu tych prac. W przeciwnym razie prosimy o wyłączenie tego wdrożenia z wynagrodzenia ryczałtowego i rozliczanie go w ramach puli roboczogodzin z poz. 1 Formularza Ofertowego.
W związku z faktem, że wspomniany akt prawny jest już obowiązujący, zmiana dotycząca europejskiej karty osoby z niepełnosprawnością i europejskiej karty parkingowej dla osób z niepełnosprawnościami będzie realizowana z puli roboczogodzin z poz. 1 Formularza Ofertowego (dalej FO), stanowiącego załącznik nr 1 do SWZ.
4Zgodnie z pkt 8.1.2 Procedury Rozwoju, w formularzu ZMO-01 „Lista zmian do wersji SI EKSMOoN" data zakończenia realizacji zmiany jest wskazywana przez Zamawiającego, przy czym w przypadku zmian innych niż funkcjonalne data ta nie podlega uzgodnieniom. Jednocześnie § 10 ust. 1 pkt 2 PPU przewiduje karę umowną w wysokości 1% wynagrodzenia brutto za dany okres rozliczeniowy za każdy rozpoczęty dzień roboczy zwłoki w stosunku do terminu określonego w danym zleceniu.
Oznacza to, że Wykonawca ponosi odpowiedzialność finansową za dotrzymanie terminu, na którego wyznaczenie nie ma żadnego wpływu, przy pracach o nieznanym z góry zakresie.
Prosimy o wprowadzenie do Procedury Rozwoju mechanizmu, zgodnie z którym termin realizacji zmiany prawnej wyznaczany jest z uwzględnieniem oszacowanej przez Wykonawcę pracochłonności, a w przypadku terminu obiektywnie niemożliwego do dotrzymania Wykonawcy przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżenia wraz z uzasadnieniem, podlegającego rozpatrzeniu przez Zamawiającego przed rozpoczęciem biegu terminu. Czy Zamawiający dopuszcza taką zmianę?
Zamawiający podtrzymuje zapisy SWZ. Jednocześnie wyjaśnia, że celem realizacji umowy jest zapewnienie możliwości wykonywania zadań ustawowych i poprawnej pracy użytkowników i dokłada wszelkich starań w celu prawidłowej realizacji Umowy. Niemniej jednak Zamawiający nie zawsze ma wpływ na terminy wynikające z aktów prawnych.
5§ 5 ust. 1 pkt 3 PPU obejmuje wynagrodzeniem ryczałtowym modyfikacje wynikające z aktualizacji platformy sprzętowo-systemowej, w tym upgrade oprogramowania i modernizację platformy, a pkt 1.2.3 i 1.2.4 Procedury administrowania — migrację SI EKSMOoN do nowszych wersji oprogramowania systemowego i narzędziowego oraz instalację i konfigurację systemu na innej platformie sprzętowej wskazanej przez Zamawiającego.
Prosimy o wyjaśnienie:
a) czy Zamawiający planuje w okresie obowiązywania umowy migrację SI EKSMOoN na nową platformę sprzętową lub do innego centrum przetwarzania danych, a jeżeli tak — w jakim terminie i zakresie;
b) czy Zamawiający planuje migrację z Java EE w wersji 8 do nowszej wersji platformy Java, zmianę serwera aplikacyjnego lub zmianę wersji silnika bazy danych;
c) czy prace, o których mowa w lit. a i b, mieszczą się w wynagrodzeniu ryczałtowym, czy podlegają rozliczeniu według ceny jednostkowej za roboczogodzinę.
Zamawiający wyjaśnia, że na dzień udzielenia odpowiedzi:
a) nie jest w stanie określić czy będzie migracja SI EKSMOoN na nową platformę sprzętową lub do innego centrum przetwarzania danych;
b) planuje migrację Java EE w wersji 8 do nowszej wersji platformy Java, zmianę serwera aplikacyjnego lub zmianę wersji silnika bazy danych;
c) prace, o których mowa w lit. a i b, mieszczą się w wynagrodzeniu ryczałtowym, a nie podlegają rozliczeniu według ceny jednostkowej za roboczogodzinę.
6Poz. 5 Formularza Ofertowego przewiduje wycenę ryczałtową (ilość: 1) prac, o których mowa w § 5 ust. 1 pkt 4 PPU, to jest zmian zdefiniowanych w rozdziale 6 Procedury Rozwoju — czyli realizacji czterech mechanizmów opisanych w „Koncepcji" składanej wraz z ofertą.
Jednocześnie pkt 6.2.1 Procedury Rozwoju stanowi, że Wykonawca dokona powtórnej analizy zaproponowanych zmian z uwzględnieniem uwag i sugestii Zamawiającego, a następnie sporządzi projekt wstępny podlegający akceptacji Zamawiającego.
Oznacza to, że Wykonawca zobowiązany jest wycenić ryczałtowo prace, których ostateczny zakres zostanie ukształtowany dopiero po zawarciu umowy, w oparciu o uwagi nieznane na etapie składania oferty.
Prosimy o wyjaśnienie, w jaki sposób rozliczone zostaną prace wykraczające poza zakres zaproponowany w „Koncepcji", jeżeli ich źródłem będą uwagi i sugestie Zamawiającego zgłoszone na etapie powtórnej analizy lub akceptacji projektu wstępnego. Wnosimy o wprowadzenie do PPU postanowienia, zgodnie z którym rozszerzenie zakresu ponad „Koncepcję" złożoną wraz z ofertą rozliczane jest według ceny jednostkowej za roboczogodzinę z poz. 1 Formularza Ofertowego.
Zamawiający podtrzymuje zapisy SWZ i wyjaśnia, że przed realizacją zmiany zdefiniowanej niezbędne jest dokonanie powtórnej analizy, ponieważ koncepcja przedstawiona na etapie składania ofert może zawierać błędy, które są konieczne do wyeliminowanie przed jej wdrożeniem. Zamawiający jednak nie zakłada wprowadzenia znaczących zmian. Te prace powinny być uwzględnione przez Wykonawcę na etapie składania ofert.
