Zamówienie jednoczęściowe — body leasing zespołu specjalistów do wdrożenia systemu HR klasy ERP w obszarze kadrowo-płacowym dla Poczty Polskiej S.A.
Zamówienie realizacyjne 1 (wdrożenie podstawowe): udostępnienie 19 specjalistów (łącznie 16,5 FTE) na okres 8 miesięcy — kierownik projektu, konsultanci wiodący (portal samoobsługowy, kadry/ZFM/ZFŚS, płace/PKZP, czas pracy, raportowanie), specjaliści ds. integracji i migracji danych, programiści, trener.
Zamówienie realizacyjne 2 (moduły opcyjne): udostępnienie 17 specjalistów (łącznie 16,5 FTE) na okres 8 miesięcy — rozszerzony zespół obejmujący dodatkowo konsultantów ds. onboardingu, planowania i budżetowania, premiowania (karty zadań) oraz zarządzania celami i oceną.
Zamówienie realizacyjne 3 (wsparcie eksperckie): rezerwa do 250 roboczodni na bieżące potrzeby eksperckie w okresie obowiązywania umowy ramowej.
W ramach zamówienia wykonawca wytwarza i przekazuje: projekt techniczny i funkcjonalny, dokumentację migracji danych kadrowych i płacowych (ok. 55 000 osób), plan i scenariusze testów akceptacyjnych, materiały i dokumentację szkoleniową oraz dokumentację powdrożeniową (w tym opis konfiguracji i zmian w systemie).
Trudność: wysoka
Wdrożenie klasy ERP w organizacji zatrudniającej ok. 55 000 osób, z szerokim zakresem modułów kadrowo-płacowych, integracjami i migracją historycznych danych — wymaga doświadczonych, certyfikowanych specjalistów i ścisłej koordynacji.
Terminy realizacji
Okres obowiązywania umów ramowych 36 miesięcy od dnia zawarcia umowy ramowej lub do wyczerpania maksymalnej wartości brutto (w zależności od tego, które zdarzenie nastąpi pierwsze)
Harmonogram wdrożenia (etapy) Faza MVP: ~8 miesięcy od startu projektu; Faza II: 8 miesięcy od zakończenia Fazy MVP + 5 miesięcy stabilizacji
Warunki udziału
AI
1Doświadczenie wdrożeń ERP — w okresie ostatnich 10 lat wykonanie należycie co najmniej 2 usług polegających na wdrożeniu zintegrowanego systemu informatycznego HR klasy ERP obejmującego moduły: kadry, płace oraz rozliczanie czasu pracy, wdrażanego dla podmiotu o strukturze wielooddziałowej zatrudniającego min. 20 000 pracowników (osoby na umowach cywilnoprawnych mogą stanowić do 20% zatrudnienia).
2Kierownik Projektu — dysponowanie minimum 1 Kierownikiem Projektu w wymiarze 1 FTE posiadającym certyfikat PMI ACP lub certyfikację Producenta oraz co najmniej 8 lat doświadczenia zawodowego w zarządzaniu projektami wielodyscyplinarnymi i udziałem w min. 3 wdrożeniach systemu kadrowo‑płacowego w ostatnich 8 latach.
Pozostałe 7 warunków po założeniu darmowego konta.
Kryteria wyboru oferty
AI
Wagi punktowe, według których zamawiający oceni oferty.
Cena oferty brutto
100%
Czerwone flagi
AI
Sygnały, na które warto zwrócić uwagę przed startem.
SWZ zmodyfikowany 46 dni po udostępnieniu dokumentów
Późna modyfikacja specyfikacji może sugerować dostosowanie wymagań pod konkretnego wykonawcę lub celowe utrudnienie konkurencji, która przygotowała ofertę na pierwotną wersję SWZ.
Kary i sankcje
AI
Wadium: 100000,00 zł (może być wniesione w pieniądzu, gwarancjach bankowych, gwarancjach ubezpieczeniowych lub poręczeniach)
Zabezpieczenie należytego wykonania umowy: 2% wynagrodzenia brutto
Kary umowne: w Projektowanych postanowieniach umowy ramowej (Załącznik nr 6)
Pytania i odpowiedzi
79
Wyodrębnione z wyjaśnień treści SWZ.
1Prosimy o wskazanie producenta, dokładnej nazwy oraz wersji Systemu HR będącego przedmiotem wdrożenia, a także technologii i środowiska technicznego, w którym system jest rozwijany i integrowany, w szczególności technologii wymaganych dla ról programistycznych, integracyjnych oraz migracji danych.
Zamawiający informuje, że w prowadzonym obecnie postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, którego przedmiotem jest dostawa systemu HR do zarządzania zasobami ludzkimi w obszarze kadrowo-płacowym dla Poczty Polskiej S.A. w modelu Software as a Service (SaaS), złożone oferty obejmują systemy: SAP HCM Suite (SAP S/4HANA Cloud, private edition i SAP SuccessFactors) oraz Zintegrowany System Kadrowo-Płacowy (w oparciu o główne obszary funkcjonalne z SAP S/4HANA Cloud Private Edition i SAP SuccessFactors). W przedmiotowym postępowaniu do chwili obecnej nie dokonano wyboru oferty najkorzystniejszej.
1Zgodnie z komentarzem Urzędu Zamówień Publicznych do ustawy Prawo Zamówień Publicznych „..zamawiający określa warunki udziału w postępowaniu w sposób proporcjonalny do przedmiotu zamówienia. Przepis uwzględnia zatem zasadę proporcjonalności wyrażoną w art. 16 pkt 3 Pzp. W myśl art. 58 ust. 1 akapit drugi dyrektywy klasycznej wszystkie wymagania dotyczące udziału w postępowaniu muszą być związane z przedmiotem zamówienia i proporcjonalne do tego przedmiotu. Wprawdzie z art. 112 ust. 1 Pzp wynika wprost, że warunki udziału w postępowaniu muszą być określone w sposób proporcjonalny do przedmiotu zamówienia, jednak taka relacja warunkowana jest powiązaniem warunków udziału z przedmiotem zamówienia. W pierwszym rzędzie warunki udziału nie mogą być określone w sposób abstrakcyjny, lecz muszą odnosić się do konkretnego zamówienia i jego przedmiotu. Stawiane wykonawcom wymagania podmiotowe powinny zatem znajdować umocowanie przede wszystkim w opisie przedmiotu zamówienia." Przedmiotem zamówienia na „Zawarcie umów ramowych na usługę wsparcia w zakresie udostępnienia zespołu specjalistów (body leasing) do wdrożenia systemu do zarządzania zasobami ludzkimi w obszarze kadrowo-płacowym" jest usługa bodyleasingu, o czym świadczą nie tylko nazwa postępowania, ale również Opis przedmiotu zamówienia i warunki określone w PPU. M.in. określono w umowie ramowej „Zamawiający odpowiada za organizację i zarządzanie pracami realizowanymi przez zespół Specjalistów" oraz „Wykonawca nie ponosi odpowiedzialności za końcowe rezultaty prac zespołu Specjalistów realizowanych pod nadzorem Zamawiającego (…)". Tymczasem mimo określonego zakresu przedmiotu zamówienia, Zamawiający opisując warunki udziału w postępowaniu czyni to w sposób abstrakcyjny, zupełnie pomijając zapisy opisu przedmiotu zamówienia i PPU. W szczególności warunek w zakresie „zdolności technicznej lub zawodowej w zakresie posiadanego minimalnego doświadczenia, zgodnie z którym Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że w okresie ostatnich dziesięciu (10) lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie – należycie wykonał co najmniej dwie usługi polegające na wdrożeniu zintegrowanego systemu informatycznego HR klasy ERP1, do zarządzania zasobami ludzkimi w obszarze kadrowo-płacowym (…)" dotyczy doświadczenia Wykonawcy w zakresie zupełnie innym niż bodyleasing, gdyż dotyczy doświadczeń wdrożeniowych firmy (nie objętych przedmiotowym zamówieniem). Tym samym określenie takiego warunku stanowi naruszenie art. 112 ust. 1 ustawy Pzp. Mając powyższe na uwadze wnosimy o wykreślenie/zmianę tego warunku na proporcjonalny i odpowiadający przedmiotowi zamówienia.
Zamawiający działając na podstawie art. 137 ust. 1 PZP, dokonuje modyfikacji treści SWZ w ten sposób, że:
1. Rozdz. VIII ust. 1 pkt 4 otrzymuje nowe – następujące brzmienie:
„zdolności technicznej lub zawodowej w zakresie posiadanego minimalnego doświadczenia, zgodnie z którym Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że w okresie ostatnich dziesięciu (10) lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie – należycie wykonał co najmniej dwie usługi polegające na:
➢ wdrożeniu zintegrowanego systemu informatycznego HR klasy ERP, do zarządzania zasobami ludzkimi w obszarze kadrowo-płacowym:
a) obejmującego co najmniej następujące moduły (obszary): kadry, płace oraz rozliczanie czasu pracy,
b) wdrażanego dla podmiotu o rozproszonej, tj. wielooddziałowej strukturze organizacyjnej, zatrudniającego min. 20 000 pracowników, rozumianych jako osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę oraz osoby zatrudnione na podstawie umów cywilnoprawnych. Zamawiający dopuszcza, że w liczbie zatrudnionych pracowników osoby zatrudnione na podstawie umów cywilnoprawnych mogą stanowić nie więcej niż 20% ogólnego zatrudnienia, lub
➢ udostępnieniu zespołu ekspertów (składającego się łącznie z osób pełniących co najmniej role: Kierownika Projektu, Konsultanta Wiodącego portalu samoobsługowego, Konsultanta Wiodącego ds. kadr, ZFM z ZFŚS, Konsultanta Wiodącego ds. płac, PKZP, Konsultanta Wiodącego ds. Zarządzania Czasem Pracy, Konsultanta Wiodącego ds. raportowania i sprawozdań, Specjalisty ds. Integracji, Specjalisty ds. migracji danych, Programisty, Trenera, Konsultanta Wiodącego ds. onboardingu, Konsultanta Wiodącego ds. planowania i budżetowania, Konsultanta Wiodącego ds. premiowania w oparciu o karty zadań, Konsultanta wiodącego ds. zarządzania celami pracowników i oceną), którzy brali udział we wdrożeniu zintegrowanego systemu informatycznego HR klasy ERP, do zarządzania zasobami ludzkimi w obszarze kadrowo-płacowym:
a) obejmującego co najmniej następujące moduły (obszary): kadry, płace oraz rozliczanie czasu pracy,
b) wdrażanego dla podmiotu o rozproszonej, tj. wielooddziałowej strukturze organizacyjnej, zatrudniającego min. 20 000 pracowników, rozumianych jako osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę oraz osoby zatrudnione na podstawie umów cywilnoprawnych. Zamawiający dopuszcza, że w liczbie zatrudnionych pracowników osoby zatrudnione na podstawie umów cywilnoprawnych mogą stanowić nie więcej niż 20% ogólnego zatrudnienia".
2. Załącznik nr 3 do SWZ – Wykaz wykonanych/wykonywanych usług otrzymuje brzmienie zgodne z załącznikiem do niniejszego pisma.
2W związku z przygotowywaniem oferty w postępowaniu dotyczącym świadczenia usług w modelu Body Leasing w ramach BZ.26.396.2026, zwracamy się z uprzejmą prośbą o doprecyzowanie zapisów dotyczących warunków udziału. W dokumentacji znajduje się wymóg wykazania doświadczenia w zakresie wdrożenia systemu ERP. Biorąc pod uwagę charakter zamówienia (dostarczenie kompetencji/personelu w modelu Body Leasing), chcielibyśmy potwierdzić, czy Zamawiający uzna ten warunek za spełniony w przypadku wykazania usługi polegającej na dostarczeniu ekspertów, którzy realizowali prace wdrożeniowe systemu ERP u klienta, czy też Zamawiający oczekuje referencji za wdrożenie takiego systemu w całości w modelu "fixed price".
Zamawiający odsyła do odpowiedzi na pytanie nr 1.
1Przedmiotem zamówienia na „Zawarcie umów ramowych na usługę wsparcia w zakresie udostępnienia zespołu specjalistów (body leasing) do wdrożenia systemu do zarządzania zasobami ludzkimi w obszarze kadrowo-płacowym” jest usługa bodyleasingu, o czym świadczą nie tylko nazwa postępowania, ale również Opis przedmiotu zamówienia i warunki określone w PPU. M.in. określono w umowie ramowej „Zamawiający odpowiada za organizację i zarządzanie pracami realizowanymi przez zespół Specjalistów” oraz „Wykonawca nie ponosi odpowiedzialności za końcowe rezultaty prac zespołu Specjalistów realizowanych pod nadzorem Zamawiającego (…)”. Tymczasem mimo określonego zakresu przedmiotu zamówienia, Zamawiający opisując warunki udziału w postępowaniu czyni to w sposób abstrakcyjny, zupełnie pomijając zapisy opisu przedmiotu zamówienia i PPU. W szczególności warunek w zakresie „zdolności technicznej lub zawodowej w zakresie posiadanego minimalnego doświadczenia, zgodnie z którym Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że w okresie ostatnich dziesięciu (10) lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie – należycie wykonał co najmniej dwie usługi polegające na wdrożeniu zintegrowanego systemu informatycznego HR klasy ERP1, do zarządzania zasobami ludzkimi w obszarze kadrowo-płacowym (…)” dotyczy doświadczenia Wykonawcy w zakresie zupełnie innym niż bodyleasing, gdyż dotyczy doświadczeń wdrożeniowych firmy (nie objętych przedmiotowym zamówieniem). Tym samym określenie takiego warunku stanowi naruszenie art. 112 ust. 1 ustawy Pzp. Mając powyższe na uwadze wnosimy o wykreślenie/zmianę tego warunku na proporcjonalny i odpowiadający przedmiotowi zamówienia.
Zamawiający działając na podstawie art. 137 ust. 1 PZP, dokonuje modyfikacji treści SWZ w ten sposób, że:
1. Rozdz. VIII ust. 1 pkt 4 otrzymuje nowe – następujące brzmienie:
„zdolności technicznej lub zawodowej w zakresie posiadanego minimalnego doświadczenia, zgodnie z którym Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że w okresie ostatnich dziesięciu (10) lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie –
należycie wykonał co najmniej dwie usługi polegające na:
➢ wdrożeniu zintegrowanego systemu informatycznego HR klasy ERP , do zarządzania zasobami ludzkimi w obszarze kadrowo-płacowym:
a) obejmującego co najmniej następujące moduły (obszary): kadry, płace oraz rozliczanie czasu pracy,
b) wdrażanego dla podmiotu o rozproszonej, tj. wielooddziałowej strukturze organizacyjnej, zatrudniającego min. 20 000 pracowników, rozumianych jako osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę oraz osoby zatrudnione na podstawie umów cywilnoprawnych. Zamawiający dopuszcza, że w liczbie zatrudnionych pracowników osoby zatrudnione na podstawie umów cywilnoprawnych mogą stanowić nie więcej niż 20% ogólnego zatrudnienia, lub
➢ udostępnieniu zespołu ekspertów (składającego się łącznie z osób pełniących co najmniej role: Kierownika Projektu, Konsultanta Wiodącego portalu samoobsługowego, Konsultanta Wiodącego ds. kadr, ZFM z ZFŚS, Konsultanta Wiodącego ds. płac, PKZP, Konsultanta Wiodącego ds. Zarządzania Czasem Pracy, Konsultanta Wiodącego ds. raportowania i sprawozdań, Specjalisty ds. Integracji, Specjalisty ds. migracji danych, Programisty, Trenera, Konsultanta Wiodącego ds. onboardingu, Konsultanta Wiodącego ds. planowania i budżetowania, Konsultanta Wiodącego ds. premiowania w oparciu o karty zadań, Konsultanta wiodącego ds. zarządzania celami pracowników i oceną), którzy brali udział we wdrożeniu zintegrowanego systemu informatycznego HR klasy ERP, do zarządzania zasobami ludzkimi w obszarze kadrowo-płacowym:
a) obejmującego co najmniej następujące moduły (obszary): kadry, płace oraz rozliczanie czasu pracy,
b) wdrażanego dla podmiotu o rozproszonej, tj. wielooddziałowej strukturze organizacyjnej, zatrudniającego min. 20 000 pracowników, rozumianych jako osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę oraz osoby zatrudnione na podstawie umów cywilnoprawnych. Zamawiający dopuszcza, że w liczbie zatrudnionych pracowników osoby zatrudnione na podstawie umów cywilnoprawnych mogą stanowić nie więcej niż 20% ogólnego zatrudnienia”.
2. Załącznik nr 3 do SWZ – Wykaz wykonanych/wykonywanych usług otrzymuje brzmienie zgodne z załącznikiem do niniejszego pisma.
Historia zmian
12.08.2026 — ogłoszenie o zamówieniu
04.09.2026 — sprostowanie
25.09.2026 — sprostowanie
03.10.2026 — wyjaśnienia i modyfikacja dokumentacji (5 dokumentów z wyjaśnieniami · 6 modyfikacji dokumentacji)
