Po terminiePrzetarg nieograniczony · PN444345-2026
Dostawa i wdrożenie systemu PHICS – Szczecin
URZĄD MORSKI W SZCZECINIE13 aktualnych · 1628 w archiwum·NIP 8520409053·zachodniopomorskie
Składanie ofert: 4 sierpnia 2026
Przedmiot zamówienia
AIJednoczęściowe zamówienie obejmujące:
- Zaprojektowanie i wdrożenie Systemu PHICS (Polish Harbours Information & Control System) — aplikacja webowa dla polskiej administracji morskiej, składająca się z aplikacji ADMINISTRACJA, MJE, LEKARZE, VERIFY oraz Portalu Informacyjnego (5 modułów).
- Wytworzenie Oprogramowania Dedykowanego wraz z prototypem, logotypem i Księgą znaku, wytworzonego w metodyce Agile/hybrydowej.
- Dostawę Oprogramowania Standardowego (systemowe, narzędziowe, aplikacyjne) wraz z licencjami.
- Dostawę i wdrożenie Infrastruktury Wykonawcy (środowisko produkcyjne, testowe, szkoleniowe, backup) w architekturze dwóch lokalizacji (Primary Site + DR Site) oraz sprzętowej bramki SMS.
- Migrację danych z aktualnie eksploatowanego Systemu PHICS (aplikacje UM, UMFAL, UMVERIFY, EXTERNAL, CMKE, MJE).
- Dostawę i wdrożenie Systemu raportowania (raporty wzorcowe, eksport XLSX/CSV/PDF, harmonogramowanie, model raportowy/warstwa semantyczna).
- Pełny pakiet dokumentacji: Projektowa, Testowa (3 typy), Użytkownika, Administratora, Powykonawcza, BCP, DRP, Polityka Zarządzania Podatnościami, repozytorium kodu źródłowego.
- Szkolenia, Audyt zewnętrzny Systemu wraz z poprawą poaudytowych niezgodności, Stabilizację, Asystę Techniczną (pula roboczogodzin), Usługę Utrzymania oraz Gwarancję.
Trudność: wysoka
Złożone przedsięwzięcie informatyczne obejmujące wytworzenie dedykowanego systemu webowego, migrację z systemu legacy, budowę środowiska dwulokalizacyjnego z DR, integracje z systemami zewnętrznymi, spełnienie wymogów NIS2/UKSC/RODO, audyt zewnętrzny, parametry RTO/RPO, a także wieloletnią gwarancję i asystę techniczną — wymaga doświadczonego zespołu 8 kluczowych specjalistów i znaczących zasobów.
Terminy realizacji
Czas realizacji zamówienia
24 miesiące od dnia podpisania umowy (Etap I do 6 miesięcy, Etap II do 18 miesięcy od zawarcia umowy)
24 miesiące od dnia podpisania umowy (Etap I do 6 miesięcy, Etap II do 18 miesięcy od zawarcia umowy)
Minimalny okres gwarancji na System PHICS
min. 5 lat (60 miesięcy); w kryteriach oceny do 10 lat (100–120 mies.)
min. 5 lat (60 miesięcy); w kryteriach oceny do 10 lat (100–120 mies.)
Warunki udziału
AI1Ubezpieczenie OC — odpowiedzialność cywilna z tytułu prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia na kwotę nie niższą niż 3 000 000,00 zł
2Doświadczenie — min. 2 dostawy w ostatnich 5 latach obejmujące zaprojektowanie, wytworzenie, uruchomienie produkcyjne i wdrożenie systemu teleinformatycznego (aplikacja web) z integracją API z co najmniej 2 systemami zewnętrznymi oraz migracją danych z systemu dziedziczonego; wartość każdej dostawy ≥ 2 000 000 PLN; co najmniej 1 dostawa dla podmiotu sektora finansów publicznych lub realizująca zadanie publiczne
Pozostałe 2 warunki po założeniu darmowego konta.
Kryteria wyboru oferty
AIWagi punktowe, według których zamawiający oceni oferty.
Cena (C)łączna cena brutto za cały przedmiot
60%
Dodatkowa gwarancja na system PHICS (G)min. 5 lat; 6–10 lat = 4–20 pkt
20%
Dodatkowa asysta techniczna (A)min. 2000 rbh; 2250–3000 rbh = 5–20 pkt
20%
Czerwone flagi
AISygnały, na które warto zwrócić uwagę przed startem.
SWZ zmodyfikowany 36 dni po udostępnieniu dokumentów
Późna modyfikacja specyfikacji może sugerować dostosowanie wymagań pod konkretnego wykonawcę lub celowe utrudnienie konkurencji, która przygotowała ofertę na pierwotną wersję SWZ.
Termin składania ofert przypada na okres wakacyjny (4 sierpnia)
Termin w okresie wakacyjnym (lipiec-sierpień) może ograniczać liczbę oferentów ze względu na urlopy.
Kary i sankcje
AI- Kary umowne: w projekcie umowy (Załącznik nr 2 do SWZ)
- Zabezpieczenie należytego wykonania: wymagane, szczegóły w projekcie umowy (Załącznik nr 2)
- Potrącanie kar: bez potrzeby uzyskiwania pisemnego potwierdzenia (projekt umowy)
Pozostałe 2 zapisy o karach po założeniu darmowego konta.
Pytania i odpowiedzi
10Wyodrębnione z wyjaśnień treści SWZ.
1Zamawiający w Załączniku nr 6.1 do OPZ, w rozdziale 7 „Kody źródłowe”, zawarł następujący zapis: „UMS aktualnie nie może przekazać kodu źródłowego Systemu stronie trzeciej celem użycia go do modernizacji lub dalszej rozbudowy Systemu”. Czy Zamawiający potwierdza, że przed rozpoczęciem realizacji Umowy zapewni Wykonawcy pełny i legalny dostęp do wszystkich materiałów niezbędnych do wykonania zamówienia, w szczególności dokumentacji technicznej, schematów baz danych, konfiguracji, interfejsów, reguł biznesowych, skryptów, struktur danych oraz informacji eksploatacyjnych? Prosimy również o potwierdzenie, że brak lub opóźnienie w przekazaniu tych materiałów będzie skutkować odpowiednim przedłużeniem terminów realizacji i wyłączeniem odpowiedzialności Wykonawcy za wynikające z tego opóźnienia.
Zamawiający wyjaśnia, że dokumentacja postępowania obejmuje OPZ wraz z załącznikami, w tym inwentaryzację zasobów aktualnie eksploatowanego Systemu PHICS, oraz Projekt Umowy określający zasady współpracy stron. Zamawiający udostępni Wykonawcy materiały, dane, kod źródłowy, informacje i dostępy w zakresie niezbędnym do realizacji Umowy i pozostającym w dyspozycji Zamawiającego, z uwzględnieniem ograniczeń wskazanych w dokumentacji, w szczególności dotyczących kodów źródłowych aktualnego Systemu. Zamawiający nie potwierdza automatycznego przedłużania terminów ani automatycznego wyłączenia odpowiedzialności Wykonawcy; ewentualne okoliczności mające wpływ na realizację będą oceniane zgodnie z postanowieniami Umowy i przepisami prawa.
2Zamawiający w Załączniku nr 6.1 do OPZ, w rozdziale 7 „Kody źródłowe”, zawarł następujący zapis: „Wykonawca aktualnie eksploatowanego Systemu PHICS okresowo przekazuje do depozytu zmodyfikowany kod źródłowy Systemu”. Czy Zamawiający zapewni, na własny koszt, współpracę dotychczasowego wykonawcy w zakresie niezbędnym do wyjaśnienia architektury, modelu danych, algorytmów, integracji, konfiguracji i sposobu działania Systemu? Prosimy o potwierdzenie, że brak odpowiedzi, odmowa współpracy lub opóźnienia po stronie dotychczasowego wykonawcy nie będą obciążały nowego Wykonawcy i odpowiednio wydłużą terminy realizacji.
Zamawiający wyjaśnia, że zakres informacji dotyczących aktualnie eksploatowanego Systemu PHICS został przedstawiony w Załączniku nr 6 do OPZ. Zamawiający nie zobowiązuje się do zapewnienia na własny koszt udziału dotychczasowego wykonawcy w realizacji Umowy. Wykonawca powinien wykonać przedmiot zamówienia na podstawie dokumentacji postępowania, materiałów i informacji udostępnionych przez Zamawiającego oraz własnej analizy. Zamawiający nie potwierdza automatycznego wydłużenia terminów z przyczyn wskazanych w pytaniu; takie okoliczności, jeżeli wystąpią, będą rozpatrywane zgodnie z Umową.
3Zamawiający w Załączniku nr 6.1 do OPZ, w rozdziale 7 „Kody źródłowe”, wskazał, że „Urząd Morski w Szczecinie dysponuje kodem źródłowym Systemu PHICS”, jednocześnie wskazując ograniczenia dotyczące prawa do jego udostępnienia i modyfikacji. Czy Zamawiający przed upływem terminu składania ofert udostępni wszystkim wykonawcom, na równych zasadach, aktualną dokumentację techniczną, model danych, dokumentację interfejsów, wykaz komponentów, konfigurację środowisk oraz wykaz znanych ograniczeń Systemu? Prosimy o potwierdzenie, że materiały te zostaną udostępnione wszystkim wykonawcom w identycznym zakresie i terminie.
Zamawiający wyjaśnia, że dokumentacja postępowania udostępniona wykonawcom zawiera informacje konieczne do przygotowania oferty, w tym OPZ, załączniki do OPZ, SWZ oraz Projekt Umowy. Zamawiający nie przewiduje udostępniania przed upływem terminu składania ofert dodatkowego pakietu dokumentacji technicznej aktualnego Systemu ponad dokumenty udostępnione w postępowaniu. Zamawiający wyjaśnia, że po zawarciu Umowy umożliwi Wykonawcy, w zakresie pozostającym w dyspozycji Zamawiającego oraz dopuszczalnym na podstawie posiadanych przez Zamawiającego uprawnień, dostęp do kodu źródłowego aktualnie eksploatowanego Systemu PHICS jako materiału pomocniczego o charakterze informacyjnym i analitycznym. Zamawiający podkreśla, że dostęp ten nie będzie oznaczał udzielenia Wykonawcy prawa do modyfikowania kodu źródłowego aktualnie eksploatowanego Systemu PHICS, wykorzystania tego kodu lub jego fragmentów jako elementu modernizacji albo dalszej rozbudowy aktualnego Systemu, ani przekazywania go osobom trzecim. Udostępniony kod źródłowy będzie mógł służyć Wykonawcy wyłącznie do lepszego zrozumienia dziedziny obsługiwanej przez System PHICS, procesów biznesowych, zakresu informacyjnego oraz danych gromadzonych i przetwarzanych w aktualnie eksploatowanym Systemie PHICS. Ewentualne inne materiały niezbędne do realizacji zostaną przekazane Wykonawcy po zawarciu Umowy w zakresie i trybie wynikającym z Umowy oraz OPZ. Zasady organizacyjne, techniczne i bezpieczeństwa dotyczące dostępu do tych materiałów zostaną określone na etapie realizacji Umowy, z uwzględnieniem postanowień Umowy, OPZ, zasad poufności, bezpieczeństwa informacji oraz ograniczeń wynikających z praw przysługujących Zamawiającemu do aktualnie eksploatowanego Systemu PHICS.
4Zamawiający w Załączniku nr 6.1 do OPZ wskazał, że repozytoria obecnego Systemu obejmują między innymi aplikacje UM, UMFAL, UMVERIFY, EXTERNAL, CMKE oraz MJE. Czy Zamawiający potwierdza, że zakres zamówienia obejmuje wyłącznie funkcjonalności jednoznacznie opisane w dokumentacji postępowania oraz zaakceptowanej Dokumentacji Projektowej, a nie wszystkie funkcjonalności znajdujące się w aktualnym kodzie źródłowym lub znane wyłącznie dotychczasowemu wykonawcy?
Zamawiający potwierdza, że zakres zamówienia wynika z dokumentacji postępowania, tj. SWZ, Projektu Umowy, OPZ wraz z załącznikami oraz wyjaśnień udzielonych w toku postępowania. Kod źródłowy aktualnie eksploatowanego Systemu PHICS oraz informacje o repozytoriach, o których mowa w inwentaryzacji, nie stanowią samodzielnej podstawy do wymagania funkcjonalności niewskazanych w dokumentacji postępowania. Jednocześnie Dokumentacja Projektowa opracowana przez Wykonawcę nie może ograniczać ani uchylać wymagań wynikających z dokumentacji postępowania.
5Zamawiający w § 2 ust. 5 projektu Umowy zawarł następujący zapis: „Przedmiot Umowy zostanie zrealizowany zgodnie z OPZ, z uwzględnieniem wszelkich zmian oraz wyjaśnień udzielonych w odpowiedzi na pytania Wykonawców”. Wnosimy o uzupełnienie projektu Umowy o jednoznaczną hierarchię dokumentów na wypadek wystąpienia sprzeczności. Proponujemy przyjęcie następującej kolejności pierwszeństwa: zmiany dokumentacji i wyjaśnienia Zamawiającego, Umowa, OPZ główny, załączniki do OPZ, zaakceptowana Dokumentacja Projektowa.
Zamawiający nie wyraża zgody na wprowadzenie proponowanej zmiany Projektu Umowy. Zasady realizacji Przedmiotu Umowy wynikają z Projektu Umowy, OPZ wraz z załącznikami, SWZ oraz wyjaśnień i ewentualnych zmian dokumentacji dokonanych przez Zamawiającego w toku postępowania. Ewentualne rozbieżności będą interpretowane z uwzględnieniem całokształtu dokumentacji postępowania oraz celu zamówienia.
6Zamawiający w Załączniku nr 6.1 do OPZ wskazał, że aktualnie eksploatowany System podlega bieżącym modyfikacjom, a kod źródłowy jest okresowo przekazywany do depozytu. Czy Zamawiający przekaże przed rozpoczęciem analizy zamkniętą i jednoznacznie oznaczoną wersję referencyjną obecnego Systemu wraz z wykazem wszystkich zmian wdrożonych po dacie sporządzenia inwentaryzacji? Prosimy o potwierdzenie, że późniejsze zmiany aktualnego Systemu będą obsługiwane w ramach formalnej procedury zarządzania zmianą, uwzględniającej wpływ na wynagrodzenie i terminy.
Zamawiający wyjaśnia, że Załącznik nr 6 do OPZ przedstawia stan zinwentaryzowany aktualnie eksploatowanego Systemu PHICS na potrzeby przygotowania postępowania. Zamawiający udostępni Wykonawcy informacje niezbędne do wykonania migracji i analizy w zakresie pozostającym w dyspozycji Zamawiającego. Zamawiający nie potwierdza, że każda późniejsza zmiana aktualnego Systemu będzie automatycznie stanowiła zmianę wynagrodzenia lub terminów; ewentualny wpływ takich okoliczności będzie oceniany zgodnie z Umową i procedurą zmian.
7Zamawiający w OPZ wskazał, że System PHICS ma zostać zbudowany z aplikacji ADMINISTRACJA, MJE, LEKARZE, VERIFY oraz Portalu Informacyjnego. Czy Zamawiający potwierdza, że żadne wymagania funkcjonalne, reguły biznesowe ani praktyki operacyjne niewskazane w dokumentacji postępowania nie będą wymagane w ramach wynagrodzenia podstawowego, a ich wprowadzenie będzie stanowiło zmianę zakresu Umowy?
Zamawiający wyjaśnia, że wymagania funkcjonalne i niefunkcjonalne Systemu PHICS wynikają z dokumentacji postępowania, w szczególności OPZ i załączników aplikacyjnych. Zamawiający nie będzie wymagał w ramach wynagrodzenia podstawowego realizacji nowych funkcjonalności niewynikających z dokumentacji postępowania. Jednocześnie wykonawca ma obowiązek uwzględnić wszystkie wymagania opisane w dokumentacji, także jeżeli wynikają one z procesów, opisów rejestrów, przypadków użycia, wymagań ogólnych, integracyjnych, bezpieczeństwa lub prawnych.
8Zamawiający w Załączniku nr 6.1 do OPZ zawarł inwentaryzację funkcjonalności, procesów, dokumentów, bazy danych i integracji aktualnego Systemu. Czy Zamawiający przekaże Wykonawcy pełną listę znanych rozbieżności pomiędzy inwentaryzacją a rzeczywistym stanem środowiska produkcyjnego? Prosimy o potwierdzenie, że skutki nieujawnionych rozbieżności nie będą obciążały Wykonawcy.
Zamawiający wyjaśnia, że Załącznik nr 6 do OPZ stanowi udokumentowanie przeprowadzonej inwentaryzacji zasobów aktualnie eksploatowanego Systemu PHICS. Zamawiający nie przewiduje przekazania przed zawarciem Umowy odrębnej listy rozbieżności ponad informacje zawarte w dokumentacji postępowania. Ewentualne rozbieżności stwierdzone podczas realizacji będą podlegały analizie w ramach prac analitycznych i projektowych, zgodnie z Umową.
9Zamawiający w Załączniku nr 6.1 do OPZ wskazał istnienie rozbudowanej bazy danych, repozytoriów szablonów, numeracji dokumentów oraz danych historycznych. Czy Zamawiający przed terminem składania ofert udostępni aktualne statystyki obejmujące co najmniej liczbę tabel, rekordów, dokumentów, załączników, rozmiar baz danych, przyrost danych, liczbę aktywnych użytkowników oraz liczbę operacji wykonywanych w okresach szczytowych?
Zamawiający wyjaśnia, że informacje dotyczące bazy danych, struktury tabel, wolumenów i zawartości aktualnie eksploatowanego Systemu PHICS zostały przedstawione w dokumentacji postępowania, w szczególności w Załączniku nr 6 do OPZ. Zamawiający nie przewiduje udostępniania przed terminem składania ofert dodatkowych statystyk ponad informacje zawarte w dokumentacji postępowania. Wykonawca powinien uwzględnić przy kalkulacji również wymagania OPZ dotyczące wydajności, skalowalności, migracji danych, archiwizacji i utrzymania.
10Zamawiający w § 3 ust. 1 projektu Umowy zawarł następujący zapis: „Wykonawca zobowiązuje się do wykonania Przedmiotu Umowy w terminie 24 miesięcy licząc od dnia zawarcia niniejszej Umowy”. Prosimy o potwierdzenie, że terminy realizacji ulegną odpowiedniemu przedłużeniu o okres opóźnień w przekazywaniu danych, dostępów, decyzji, uzgodnień, środowisk, informacji lub świadczeń podmiotów trzecich, za które Wykonawca nie ponosi odpowiedzialności.
Zamawiający nie potwierdza automatycznego przedłużenia terminów realizacji z przyczyn wskazanych w pytaniu. Terminy wykonania zamówienia oraz etapów określają SWZ, OPZ i Projekt Umowy. Ewentualne zdarzenia mające wpływ na możliwość realizacji Umowy będą oceniane indywidualnie zgodnie z postanowieniami Umowy, procedurą zmian oraz przepisami prawa.
Historia zmian
29.06.2026 — ogłoszenie o zamówieniu
04.08.2026 — upływ terminu składania ofert
04.08.2026 — wyjaśnienia i modyfikacja dokumentacji (1 dokument z wyjaśnieniami · 1 modyfikacja dokumentacji)
12.08.2026 — rozstrzygnięcie