Przejdź do treści
← Wróć do listy
RozstrzygniętyPodstawowy z negocjacjami2026/BZP 00436388/01

Dzierżawa urządzeń kserograficznych – Kraków

Składanie ofert: 28 września 2026

Rozstrzygnięcie

Kto wygrał, za ile i ilu było chętnych.

WygrałaKserkop Sp. z o.o.
Kwota oferty425 088,00 zł
Złożonych ofert4, w tym odrzuconych: 2
Widełki ofert425 088,00 zł – 464 054,40 zł
Najtańsza oferta wygrałatak

Przedmiot zamówienia

AI
  • Część 1 (dostawa+montaż+uruchomienie): 53 urządzenia kserograficzne (kolorowe A3 i A4, w tym z finiszerami wewnętrznymi/zewnętrznymi broszurującymi, czytnikami Mifare Classic i oprogramowaniem do zarządzania drukowaniem) — w 14 lokalizacjach UJ CM, z montażem, instalacją, protokołami przekazania i szkoleniem użytkowników.
  • Część 2 (serwis i utrzymanie na 48 mies.): serwisowanie, naprawy, wymiana tonerów/zszywek w 24h, urządzenia zastępcze, przeglądy — cały okres umowy.
  • Część 3 (oprogramowanie + dane): system zarządzania drukowaniem (integracja z AD, pull-printing, raporty, licencje bezterminowe) + migracja danych z istniejącego systemu + 1 czytnik kart Mifare Classic dla OK UJ CM + szkolenia techniczne + dokumentacja powdrożeniowa w 21 dni.
Trudność: średnia

Wielolokalnośćowa dzierżawa 53 urządzeń z wymaganiami sprzętowymi (finiszer, czytniki Mifare, oprogramowanie AD/pull-printing) oraz integracja z istniejącym systemem i migracja danych wymaga koordynacji i doświadczenia, ale zakres jest standardowy i dobrze zdefiniowany.

Terminy realizacji

Czas na realizację (termin wykonania)
48 miesięcy od 01.12.2026 r. (do 30.11.2030 r. lub wyczerpania wartości umowy); dostawa etapowa: 30 szt. 01.12.2026, 23 szt. 01.02.2027

Warunki udziału

AI
1Ubezpieczenie OC — min. 200 000,00 zł

Kryteria wyboru oferty

AI

Wagi punktowe, według których zamawiający oceni oferty.

  • Kryteria oceny ofert: określone w zaproszeniu do negocjacji (Załącznik nr 6 SWZ) — brak danych w provided SWZ.
  • Czas naprawy ≤ 48 h: warunek dodatkowo punktowany (ref. SWZ pkt 17).

Czerwone flagi

AI

Sygnały, na które warto zwrócić uwagę przed startem.

SWZ zmodyfikowany 12 dni po udostępnieniu dokumentów
Późna modyfikacja specyfikacji może sugerować dostosowanie wymagań pod konkretnego wykonawcę lub celowe utrudnienie konkurencji, która przygotowała ofertę na pierwotną wersję SWZ.

Kary i sankcje

AI
  • Kara za odstąpienie od umowy: 20% wartości umownej brutto
  • Kary za zwłokę: 50 zł/dzień (materiały eksploatacyjne, uruchomienie, inne obowiązki); 100 zł/dzień (naprawa / urządzenie zastępcze)
  • Limit łączny kar: max 50% wynagrodzenia brutto

Pozostałe 1 zapis o karach po założeniu darmowego konta.

Pytania i odpowiedzi

40

Wyodrębnione z wyjaśnień treści SWZ.

1Dotyczy: Część III. Funkcje i parametry techniczne finiszerów wewnętrznych - parametr „Formaty obsługiwane w zszywaniu" – w związku z odpowiedzią na Pytanie nr 22 oraz modyfikacją Załącznika B (po zmianach z 17.09.2026 r., dopuszczającą finiszer wewnętrzny o obsłudze formatu A5-A3), czy zamawiający dopuszczi finiszer wewnętrzny z parametrem „Formaty obsługiwane w zszywaniu" wynoszącym A3-A4, przy jednoczesnym spełnieniu wszystkich pozostałych wymagań (sortowanie, grupowanie, zszywanie, pojemność tac odbiorczych, gramatura papieru, tryby zszywania, maksymalna liczba zszywanych arkuszy)? Uzasadnienie: w praktyce eksploatacyjnej dokumenty zszywane są niemal wyłącznie w formatach A4 i A3; obsługa A5 jest marginalna i nie ma istotnego wpływu na potrzeby użytkowników końcowych; dopuszczenie formatu A3-A4 nie obniży wartości użytkowej przedmiotu zamówienia, a zwiększy konkurencyjność postępowania.
Zamawiający wyraża zgodę i modyfikuje treść Załącznika B do Formularza oferty w zakresie wskazanym w pytaniu.
1dostęp do danych migracyjnych Zamawiający wskazał, że nie jest właścicielem licencji obecnie użytkowanego systemu zarządzania drukiem. Prosimy o potwierdzenie, że Zamawiający posiada prawa oraz możliwości techniczne umożliwiające pozyskanie i przekazanie nowemu Wykonawcy wszystkich danych wymaganych do migracji, w szczególności: • kont użytkowników, • identyfikatorów kart, • struktur organizacyjnych, • centrów kosztów, • kolejek wydruku, • konfiguracji urządzeń, • pozostałych danych wskazanych w SWZ jako podlegających migracji.
Zamawiający potwierdza możliwość eksportu niezbędnych danych wymaganych do migracji. Dane eksportowane będą z systemu Konica Minolta Dispatcher Paragon 6 oraz YSoft SafeQ 6, tj. obecnie eksploatowanych przez zamawiającego systemów zarządzania drukiem.
1System zarządzania drukiem Prosimy o wskazanie nazwy, producenta oraz wersji obecnie eksploatowanego systemu zarządzania drukiem działającego w środowisku Windows Server 2022. SWZ wskazuje jedynie, że Zamawiający wykorzystuje obecnie system działający w środowisku Windows Server 2022.
Zamawiający wykorzystuje obecnie systemy Konica Minolta Dispatcher Paragon 6 oraz YSoft SafeQ 6.
1W Załączniku B do Formularza oferty „PARAMETRY I WARUNKI WYMAGANE PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA”, w części IV. „Funkcje i parametry techniczne finiszera zewnętrznego broszurającego”, w opisie wymaganych parametrów wskazano m.in. informacje dotyczące automatycznego podajnika dokumentów, kaset, funkcji duplex oraz podajnika bocznego, tj.: „Automatyczny podajnik dokumentów – na nie mniej niż 100 stron: obsługa formatów papieru: A6–A3, obsługa papieru o gramaturze: 35–163g/m², Dupleks: automatyczny; formaty A5–A3, 52–256 g/m², Formaty papieru – co najmniej: A6 do A3, niestandardowe rozmiary, Pojemność kaset – łącznie nie mniej niż: 1000 arkuszy A5 do A3, Podajnik boczny – nie mniej niż: 100 arkuszy formatu A6–A3, rozmiary niestandardowe, transparenty, 60–300g/m².” Zwracamy uwagę, że wymienione powyżej elementy i funkcje, tj. automatyczny podajnik dokumentów, kasety na papier, moduł duplex oraz podajnik boczny, nie stanowią samodzielnych funkcji ani wyposażenia finiszera zewnętrznego broszurującego. W związku z powyższym prosimy o wyjaśnienie, jak należy rozumieć przedmiotowy zapis. Czy Zamawiający wymaga, aby całe urządzenie, z którym współpracuje zewnętrzny finisher broszurujący, spełniało wskazane powyżej parametry dotyczące automatycznego podajnika dokumentów, duplexu, formatów i gramatur papieru, pojemności kaset oraz podajnika bocznego? Czy też wskazane wymagania zostały omyłkowo zamieszczone w części dotyczącej „finiszera zewnętrznego broszurającego” i nie dotyczą przedmiotu tego wymagania?
Zamawiający informuje, iż modyfikuje treść Załącznika B do Formularza oferty w części IV „Funkcje i parametry techniczne finiszera zewnętrznego broszurującego”.
2Dotyczy: części IV „Funkcje i parametry techniczne finiszera zewnętrznego broszurującego" - parametr „Formaty obsługiwane w zszywaniu" – czy zamawiający dopuszczi finiszer zewnętrzny broszurujący z parametrem „Formaty obsługiwane w zszywaniu" wynoszącym A3-A4 zamiast wymaganego „A3-A5 podłużnie" (wprowadzonym w zmodyfikowanym Załączniku B po zmianach z 21.09.2026 r.), przy jednoczesnym spełnieniu wszystkich pozostałych wymagań dotyczących broszurowania, składania, pojemności tac odbiorczych, trybów zszywania i maksymalnej liczby zszywanych arkuszy? Uzasadnienie: w praktyce eksploatacyjnej zszywanie jest wykorzystywane niemal wyłącznie dla dokumentów A4 i A3; wymóg A3-A5 podłużnie niepotrzebnie ogranicza konkurencję, bez istotnej korzyści funkcjonalnej dla Zamawiającego.
Zamawiający wyraża zgodę i modyfikuje treść Załącznika B do Formularza oferty w zakresie wskazanym w pytaniu.
2System zarządzania drukiem Czy Zamawiający jest właścicielem licencji obecnie użytkowanego systemu zarządzania drukiem, czy korzysta z oprogramowania w modelu subskrypcyjnym lub dzierżawionym?
Zamawiający nie jest właścicielem licencji na obecnie użytkowany system zarządzania drukiem.
2odpowiedzialność za brak danych W przypadku, gdy obecny dostawca systemu nie udostępni eksportu danych lub nie zapewni dostępu do danych niezbędnych do przeprowadzenia migracji, czy Zamawiający potwierdza, że Wykonawca nie będzie ponosił odpowiedzialności za brak możliwości wykonania migracji w pełnym zakresie?
Zamawiający potwierdza możliwość eksportu niezbędnych danych wymaganych do migracji. Zaoferowany przez Wykonawcę system musi zapewnić minimalne funkcjonalności wymagane przez Zamawiającego. Wykonawca zobowiązany będzie w oparciu o przekazane dane przeprowadzić m.in. migrację i konfigurację systemu, o których mowa m.in. w pkt. 5) ppkt.12.19 i 12.20. Jednocześnie Zamawiający informuje, iż dokonuje poprawy oczywistych omyłek pisarskich w treści SWZ polegających na omyłkowym powtórzeniu numeracji w pkt. 5), gdzie po ppkt. 12.22 jest numer ppkt. 12.18 i kolejne, a powinny to być kolejne numery ppkt. 12.23 do numeru ppkt.12.31.
3System zarządzania drukiem Czy obecnie użytkowany system jest objęty aktywnym wsparciem producenta lub partnera serwisowego? Jeśli tak, prosimy o wskazanie daty obowiązywania wsparcia.
Zamawiający nie jest właścicielem licencji. Wsparcie dla obecnie użytkowanego systemu jest realizowane przez Wykonawców.
3możliwość uzyskania danych od obecnego dostawcy Czy Zamawiający posiada zagwarantowane w obowiązującej umowie z obęym dostawcą systemu prawo do uzyskania eksportu danych oraz wsparcia procesu migracji do nowego rozwiązania? Jeżeli tak, prosimy o wskazanie zakresu takiego wsparcia i współpracy.
Zamawiający nie posiada w aktualnie zawartych umowach z dostawcami systemu do zarządzania drukiem zapisów o eksporcie danych, ponieważ Zamawiający jest właścicielem tych danych i ma do nich bezpośredni dostęp.
4zakres danych możliwych do migracji Prosimy o wskazanie, które z danych wymienionych w SWZ zostały przez Zamawiającego zweryfikowane jako możliwe do eksportu z obecnie użytkowanego systemu i przekazania nowemu Wykonawcy.
Zamawiający na potrzeby migracji zapewni dostęp do listy użytkowników z Active Directory wraz z przypisanymi do nich numerami kart MIFARE oraz struktury organizacyjne, centra kosztów, kolejki wydruku, konfigurację urządzeń orz pozostałe dane wskazane w SWZ jako podlegające migracji.
4System zarządzania drukiem Czy Zamawiający może udostępnić informacje o liczbie użytkowników zapisanych w obecnym systemie zarządzania drukiem?
W obecnym systemie zapisanych jest około 800 użytkowników. Nowy system musi umożliwiać rejestrowanie kolejnych użytkowników.
5identyfikatory kart MIFARE Prosimy o potwierdzenie, że wykorzystywane obecnie identyfikatory kart MIFARE Classic są dostępne do eksportu i mogą zostać przekazane nowemu Wykonawcy wraz z przypisaniem do odpowiednich użytkowników.
Tak, Zamawiający potwierdza.
5System zarządzania drukiem Czy Zamawiający może podać liczbę aktywnych kart Mifare Classic zarejestrowanych obecnie w systemie?
W obecnym systemie zarejestrowanych jest około 800 aktywnych kart MIFARE Classic. Nowy system musi umożliwiać rejestrowanie kolejnych kart.
6doprecyzowanie zakresu migracji Czy Zamawiający potwierdza, że obowiązek migracji dotyczy wyłącznie danych, które zostaną udostępnione Wykonawcy przez Zamawiającego lub obęego dostawcę systemu w formie umożliwiającej ich import do oferowanego rozwiązania?
Zamawiający udostępni dane potrzebne do migracji, ale za prawidłową konfigurację systemu odpowiada Wykonawca zgodnie z zapisami SWZ.
6Dotyczące migracji Prosimy o potwierdzenie, że w przypadku zaoferowania nowego systemu Zamawiający zapewni dostęp do bazy danych, dokumentacji oraz niezbędnych interfejsów obecnie wykorzystywanego rozwiązania w celu wykonania migracji danych.
Zamawiający na potrzeby migracji zapewni dostęp do listy użytkowników z Active Directory wraz z przypisanymi do nich numerami kart MIFARE.
7Dotyczące migracji Jakie dane Zamawiający uznaje za obowiązkowe do migracji poza wymienionymi w SWZ kontami użytkowników, identyfikatorami kart Mifare Classic, strukturami organizacyjnymi, centrami kosztów, kolejkami wydruku i konfiguracją urządzeń?
Obowiązkowy zakres migracji obejmuje konta użytkowników, identyfikatory kart MIFARE Classic, struktury organizacyjne, centra kosztów, kolejki wydruku oraz konfiguracje urządzeń.
7podstawa możliwości rozbudowy istniejącego rozwiązania Zamawiający wskazał, że nie jest właścicielem licencji obecnie użytkowanego systemu zarządzania drukiem. Prosimy o informację, na jakiej podstawie Zamawiający zakłada możliwość rozbudowy obecnego systemu przez nowego Wykonawcę oraz czy posiada prawa umożliwiające przejęcie obsługi systemu przez podmiot inny niż obęy dostawca.
Zgodnie z odpowiedzią udzieloną w dniu 17.09.2026r. na pytanie numer 2, Zamawiający nie jest właścicielem obęego stosowanych systemów. Zamawiający informuje, iż modyfikuje treść SWZ w pkt. 5) ppkt. 12.23 (pierwotnie omyłkowo powtórzonego ppkt. 12.18), który otrzymuje następujące brzmienie: „Zamawiający obecnie wykorzystuje system zarządzania drukiem działający w środowisku Windows Server 2022. Oferowane rozwiązanie musi spełniać może stanowić rozbudowę istniejącego systemu albo nowe rozwiązanie spełniające wszystkie wymagania funkcjonalne określone w niniejszym postępowaniu W przypadku zaoferowania rozwiązania innego niż aktualnie wykorzystywane przez Zamawiającego, Wykonawca zobowiązany jest zapewnić zachowanie ciągłości działania usługi druku podążającego oraz przeprowadzić migrację danych niezbędnych do prawidłowego funkcjonowania systemu, w szczególności kont użytkowników, identyfikatorów kart Mifare Classic, struktur organizacyjnych, centrów kosztów, kolejek wydruku, konfiguracji urządzeń oraz innych danych dostępnych do eksportu lub możliwych do przeniesienia z dotychczasowego rozwiązania. Najpóźniej w dniu dostarczenia pierwszego urządzenia korzystającego z oprogramowania do zarządzania drukowaniem Wykonawca uruchomi integrację z istniejącym systemem albo zakończy migrację i uruchomi nowe rozwiązanie produkcyjnie.” Dodatkowo Zamawiający informuje, iż dokonuje poprawy oczywistych omyłek pisarskich w pkt. 7) SWZ tj. w treści projektowanych postanowień umowy polegających na omyłkowym powtórzeniu numeracji w §1, gdzie po ust. 23 dokonuje zmiany na ust. 24 z zachowaniem kolejności numeracji. Jednocześnie zmianie ulega treść §1 ust. 24 projektowanych postanowień umowy.
8możliwość zakupu dodatkowych licencji Czy Zamawiający posiada potwierdzenie lub gwarancję, że dodatkowe licencje, moduły oraz usługi producenta obęego systemu mogą być nabywane za pośrednictwem każdego Wykonawcy uczestniczącego w postępowaniu?
Zamawiający nie jest właścicielem obecnie stosowanego systemu oraz wskazuje, że Wykonawca musi zastosować rozwiązanie spełniające wszystkie wymagania funkcjonalne określone w niniejszej SWZ, a zaoferowane rozwiązanie nie musi być związane z obecnie użytkowanym systemem.

Historia zmian

14.09.2026 — publikacja ogłoszenia
22.09.2026 — wyjaśnienia i modyfikacja dokumentacji (1 dokument z wyjaśnieniami · 2 modyfikacje dokumentacji)
26.09.2026 — modyfikacja dokumentacji (3 modyfikacje dokumentacji)
28.09.2026 — upływ terminu składania ofert
04.11.2026 — ogłoszenie o wyniku postępowania