RozstrzygniętyPodstawowy bez negocjacji2026/BZP 00427315/01
Dzierżawa urządzeń wielofunkcyjnych i usługa serwisowa – Szczecinek
Powiat Szczecinecki0 aktualnych · 45 w archiwum·NIP 6731630032·zachodniopomorskie
Składanie ofert: 17 września 2026 · Wadium: 5000 zł
Rozstrzygnięcie
Kto wygrał, za ile i ilu było chętnych.
WygrałaRICOH POLSKA Sp. z o.o.
NIP zwycięzcy5210125578
Kwota oferty314 271,15 zł
Złożonych ofert1
Widełki ofert314 271,15 zł – 314 271,15 zł
Najtańsza oferta wygrałatak
Przedmiot zamówienia
AI- Dzierżawa i wdrożenie (dostawa + usługa): dostarczenie i zainstalowanie 10 urządzeń wielofunkcyjnych — 8 kolorowych i 2 monochromatycznych — z oprogramowaniem serwerowego systemu wydruku i wydruku podążającego dla maksymalnie 99 użytkowników oraz podstawami (na kółkach) i uruchomieniem.
- System wydruku (dostawa + wdrożenie): dostawa i uruchomienie serwerowego systemu zarządzania wydrukiem, integracja z Active Directory/Azure AD, import użytkowników (AD/CSV), obsługa autoryzacji kart, mechanizmy kolejkowania i przechowywania wydruków (server/device hybrid), monitorowania, raportowania i wysokiej dostępności (klastrowanie).
- Oprogramowanie skanowania i OCR (dostawa + wdrożenie): wdrożenie funkcji skanowania do maila/folderu, OCR (polski) bez limitu stron, metadane przy skanowaniu i przekierowywanie dużych skanów.
- Bezpieczeństwo i autoryzacja (dostawa + konfiguracja): implementacja uwierzytelniania na urządzeniach (min. PIN, karta zbliżeniowa, login/hasło; FIDO2 opcjonalnie), szyfrowane przechowywanie prac na serwerze, szyfrowana komunikacja TLS, rejestracja kart przy urządzeniu.
- Monitoring i zarządzanie (wdrożenie + konfiguracja): konfiguracja centralnego monitoringu urządzeń (powiadomienia o zdarzeniach i stanach toner/papier/zacięcie itp.), szablony konfiguracji urządzeń, zdalne aktualizacje firmware, automatyczne korekty konfiguracji i audyty cykliczne.
- Rozliczanie i raportowanie (wdrożenie): konfiguracja rozliczania wydruków/kopii/skanów/faksów na podstawie liczników urządzeń, raporty per użytkownik/dział/MPK, raporty dostępności i wymiany tonerów, harmonogram wysyłki raportów i możliwość tworzenia raportów niestandardowych.
- Serwis i eksploatacja (usługa): kompleksowa obsługa serwisowa obejmująca przeglądy, naprawy, dostawę wszystkich części zamiennych i materiałów eksploatacyjnych (poza papierem), montaż i sukcesywną dostawę materiałów eksploatacyjnych przez cały okres umowy.
- Integracje i odporność (wdrożenie): integracja z wielooddziałowym środowiskiem i obsługą urządzeń różnych producentów (np. Lexmark, Konica Minolta, HP, Ricoh, Xerox) oraz mechanizmy przekierowywania wydruków na urządzenia zapasowe przy awarii.
- Funkcjonalności użytkownika (wdrożenie): personalizacja paneli urządzeń (widoczne tylko funkcje przypisane użytkownikowi), możliwość natychmiastowego wydruku po autoryzacji oraz konwersji kolor->mono i duplex zgodnie z politykami grup AD.
- Ilości eksploatacyjne (prognoza w SWZ): rozliczenie na podstawie rzeczywistej liczby stron: prognozowane obciążenie 1 770 000 stron A4 czarno-białych i 800 000 stron A4 kolor przez 36 miesięcy (rozliczanie miesięczne), przy czym koszty A3 liczone jako 2× A4.
- Dokumentacja i przekazanie (dostawa usługi): dostarczenie dokumentacji wdrożeniowej, instrukcji użytkownika oraz szkoleń/rejestracji kart i przekazanie systemu do eksploatacji.
Trudność: wysoka
Złożone wdrożenie sprzętowo‑programowe z integracjami AD/Azure, wymaganiami wysokiej dostępności, zaawansowanym systemem wydruku podążającego, OCR bez limitów oraz szerokim monitoringiem i serwisem na 36 miesięcy.
Terminy realizacji
Termin wykonania
36 miesięcy od daty zawarcia umowy
36 miesięcy od daty zawarcia umowy
Kryteria wyboru oferty
AIWagi punktowe, według których zamawiający oceni oferty.
Cena (C)brutto
60%
Wiek urządzeń (W)wiek urządzeń
40%
Czerwone flagi
AISygnały, na które warto zwrócić uwagę przed startem.
Brak istotnych sygnałów ostrzegawczych.
Kary i sankcje
AI- Wadium: 5 000,00 PLN (możliwość wniesienia także w gwarancjach bankowych/ubezpieczeniowych/poręczeniach)
- Okres związania wadium: 30 dni od daty składania ofert
- Kary umowne: szczegóły zawarte we wzorze umowy (Załącznik nr 4)
Pozostałe 1 zapis o karach po założeniu darmowego konta.
Pytania i odpowiedzi
33Wyodrębnione z wyjaśnień treści SWZ.
1Czas wykonania pierwszego wydruku Prosimy o dopuszczenie urządzenia oferującego czas wykonania pierwszego wydruku:
mono: 4,6 s zamiast wymaganych 3 s,
kolor: 6,1 s zamiast wymaganych 4 s.
Uzasadnienie:
Różnica wynosząca odpowiednio 1,6 s oraz 2,1 s pozostaje niezauważalna w codziennej pracy użytkownika i nie wpływa na wydajność urządzenia podczas realizacji wielostronicowych zadań. Parametr ten dotyczy wyłącznie pierwszej strony po wybudzeniu urządzenia, natomiast zasadnicze znaczenie dla efektywności pracy ma prędkość wydruku ciągłego, która pozostaje zgodna z wymaganiami Zamawiającego.
Zamawiający informuje, że wymagania określone w Załączniku nr 1 do SWZ stanowią wymagania minimalne i pozostają bez zmian.
1Czy Zamawiający dopuści urządzenia wielofunkcyjne kolorowe wyposażone w pamięć RAM minimum 5 GB zamiast wymaganych 6 GB?
Zamawiający informuje, że wymagania określone w Załączniku nr 1 do SWZ stanowią wymagania minimalne i pozostają bez zmian.
2Czy Zamawiający dopuści urządzenia posiadające pojemność odbiornika papieru minimum 400 arkuszy A4 lub 400 arkuszy z możliwością rozbudowy?
Zamawiający informuje, że wymagania określone w Załączniku nr 1 do SWZ stanowią wymagania minimalne i pozostają bez zmian.
2Pojemność wejściowa i wyjściowa papieru Prosimy o dopuszczenie urządzenia wyposażonego w:
pojemność wejściową 1150 arkuszy zamiast 1200 arkuszy,
pojemność wyjściową 250 arkuszy zamiast 500 arkuszy.
Uzasadnienie:
Różnica 50 arkuszy w pojemności wejściowej stanowi jedynie około 4% wymaganej wartości i nie ma praktycznego znaczenia eksploatacyjnego. Jednocześnie pojemność odbiornika 250 arkuszy jest wystarczająca do typowych zastosowań biurowych i nie ogranicza funkcjonalności urządzenia.
Zamawiający informuje, że wymagania określone w Załączniku nr 1 do SWZ stanowią wymagania minimalne i pozostają bez zmian.
3Czy Zamawiający dopuści urządzenia o poborze energii podczas drukowania do 700 W?
Zamawiający informuje, że wymagania określone w Załączniku nr 1 do SWZ stanowią wymagania minimalne i pozostają bez zmian.
3Jednoprzebiegowy podajnik dokumentów Prosimy o dopuszczenie urządzenia wyposażonego w jednoprzebiegowy podajnik dokumentów na 100 arkuszy zamiast wymaganych 200 arkuszy.
Uzasadnienie:
Pojemność 100 arkuszy pozwala na jednorazowe skanowanie obszernych dokumentów i jest wystarczająca dla zdecydowanej większości zastosowań biurowych. Parametr ten nie wpływa na jakość ani funkcjonalność procesu skanowania.
Zamawiający informuje, że wymagania określone w Załączniku nr 1 do SWZ stanowią wymagania minimalne i pozostają bez zmian.
4Prędkość skanowania Prosimy o dopuszczenie urządzenia oferującego prędkość skanowania:
100 obrazów/min jednostronnie,
200 obrazów/min dwustronnie przy 200 dpi,
zamiast wymaganych 300 obrazów A4/min.
Uzasadnienie:
Prędkość 100/200 obrazów na minutę stanowi bardzo wysoki poziom wydajności i w pełni odpowiada potrzebom standardowego środowiska biurowego. Różnica nie wpływa na efektywność codziennej pracy użytkowników.
Zamawiający informuje, że wymagania określone w Załączniku nr 1 do SWZ stanowią wymagania minimalne i pozostają bez zmian.
4Czy Zamawiający dopuści urządzenia zapewniające czas wydruku pierwszej strony do 6 sekund w trybie monochromatycznym oraz do 8 sekund w kolorze?
Zamawiający informuje, że wymagania określone w Załączniku nr 1 do SWZ stanowią wymagania minimalne i pozostają bez zmian.
5Czy Zamawiający dopuści urządzenia z czasem wyjścia z trybu uśpienia do 20 sekund?
Zamawiający informuje, że wymagania określone w Załączniku nr 1 do SWZ stanowią wymagania minimalne i pozostają bez zmian.
5Obsługa skanowania WSD zamiast WIA Prosimy o dopuszczenie obsługi skanowania w standardzie WSD zamiast WIA.
Uzasadnienie:
WSD (Web Services for Devices) jest nowoczesnym standardem komunikacji urządzeń sieciowych opracowanym przez firmę Microsoft i zapewnia pełną integrację z systemami Windows. Funkcjonalnie umożliwia realizację tych samych procesów biznesowych co WIA i nie ogranicza możliwości użytkownika.
Zamawiający informuje, że wymagania określone w Załączniku nr 1 do SWZ stanowią wymagania minimalne i pozostają bez zmian.
6Obsługiwana gramatura papieru Prosimy o dopuszczenie urządzenia obsługującego:
kasety: 52-256 g/m²,
podajnik ręczny: 60-300 g/m².
Uzasadnienie:
Zakres ten obejmuje wszystkie typowe media biurowe wykorzystywane w administracji publicznej, w tym papier zwykły, papier grubszy, papier kolorowy oraz materiały prezentacyjne. Parametr zapewnia pełną funkcjonalność urządzenia w codziennej eksploatacji.
Zamawiający informuje, że wymagania określone w Załączniku nr 1 do SWZ stanowią wymagania minimalne i pozostają bez zmian.
6Czy Zamawiający dopuści urządzenia monochromatyczne wyposażone w pamięć RAM minimum 5 GB zamiast wymaganych 6 GB?
Zamawiający informuje, że wymagania określone w Załączniku nr 1 do SWZ stanowią wymagania minimalne i pozostają bez zmian.
7Język drukarki PCL6 Emulation Prosimy o dopuszczenie urządzenia wyposażonego w język drukarki PCL6 Emulation zamiast natywnego PCL6.
Uzasadnienie:
PCL6 Emulation zapewnia pełną zgodność funkcjonalną z językiem PCL6 dla środowisk biurowych i systemów operacyjnych stosowanych przez Zamawiającego. Rozwiązanie to jest powszechnie stosowane przez renomowanych producentów urządzeń drukujących i nie powoduje ograniczeń w zakresie wydruku.
Zamawiający informuje, że wymagania określone w Załączniku nr 1 do SWZ stanowią wymagania minimalne i pozostają bez zmian.
7Czy Zamawiający dopuści urządzenia monochromatyczne o poborze energii podczas drukowania do 700 W?
Zamawiający informuje, że wymagania określone w Załączniku nr 1 do SWZ stanowią wymagania minimalne i pozostają bez zmian.
8Czy Zamawiający dopuści urządzenia monochromatyczne zapewniające czas wykonania pierwszego wydruku do 6 sekund?
Zamawiający informuje, że wymagania określone w Załączniku nr 1 do SWZ stanowią wymagania minimalne i pozostają bez zmian.
8Czas wykonania pierwszego wydruku 4,6 s zamiast 4 s
Uzasadnienie:
Różnica 0,6 sekundy nie ma praktycznego znaczenia dla użytkownika i nie wpływa na wydajność pracy ani realizację zadań drukowania.
Zamawiający informuje, że wymagania określone w Załączniku nr 1 do SWZ stanowią wymagania minimalne i pozostają bez zmian.
9Czy Zamawiający dopuści urządzenia monochromatyczne z czasem wyjścia z trybu uśpienia do 20 sekund?
Zamawiający informuje, że wymagania określone w Załączniku nr 1 do SWZ stanowią wymagania minimalne i pozostają bez zmian.
9Obsługa skanowania WSD zamiast WIA
Uzasadnienie:
Standard WSD zapewnia równoważną funkcjonalność w zakresie skanowania sieciowego i jest obsługiwany przez środowiska Microsoft Windows.
Zamawiający informuje, że wymagania określone w Załączniku nr 1 do SWZ stanowią wymagania minimalne i pozostają bez zmian.
10Czy Zamawiający dopuści integrację systemu z Microsoft Entra ID, Azure AD lub równoważnymi usługami katalogowymi zamiast wymogu integracji wyłącznie z Azure Active Directory Domain Services?
Zamawiający informuje, że wymagania określone w Załączniku nr 1 do SWZ stanowią wymagania minimalne i pozostają bez zmian.
10PCL6 Emulation zamiast PCL6
Uzasadnienie:
PCL6 Emulation zapewnia kompatybilność z aplikacjami i systemami wydruku wykorzystywanymi przez Zamawiającego, zachowując pełną funkcjonalność eksploatacyjną urządzenia.
Zamawiający informuje, że wymagania określone w Załączniku nr 1 do SWZ stanowią wymagania minimalne i pozostają bez zmian.
Historia zmian
08.09.2026 — publikacja ogłoszenia
16.09.2026 — wyjaśnienia treści SWZ (2 dokumenty z wyjaśnieniami)
17.09.2026 — upływ terminu składania ofert
13.10.2026 — ogłoszenie o wyniku postępowania